- приобретение, установка и адаптация специализированного программного обеспечения бухгалтерского и оперативного учета.
5.2 Текущий уровень автоматизации бухгалтерского учета на ОАО «ВМП «АВИТЕК»
Одна из актуальных проблем на предприятии - это проблема автоматизации бухгалтерского учета (в настоящее время данная проблема стоит перед всеми крупными предприятиями). На крупном предприятии очень сложно организовать сбор и обработку информации. Хотя рабочее место бухгалтера оснащено современным персональным компьютером, обработка учетной информации организована централизованно, то есть через посредника - вычислительный информационный центр (ИВЦ). Таким образом, компьютер используется неэффективно. С помощью существующей программы бухгалтер может формировать только первичные документы, выписывать приходные и расходные кассовые ордера. Накопленные в течение месяца кассовые отчеты обрабатываются в ИВЦ, 5 числа месяца, следующего за отчетным, контролер ИВЦ предоставляет бухгалтеру сводные машинограммы для составления мемориального ордера №1 (регистр синтетического учета). Регистр аналитического учета - оборотная ведомость по счету 5001 «Касса организации» также формируется в ИВЦ. Таким образом, отсутствует возможность автоматизации всех процедур по обработке учетной информации непосредственно на рабочем месте бухгалтера. Данный факт способствует снижению эффективности ведения бухгалтерского учета.
В обособленных подразделениях ОАО «ВМП «АВИТЕК» (Комбинат общественного питания, отдел 43 (транспортный), Культурно-спортивный центр, детский сад профилакторного типа) бухгалтерский учет в целом и учет денежных средств, в частности, ведется в программе «1С: Предприятие 7.7». Данная программа позволяет:
- вести контроль за остатками денежных средств на расчетном счете;
- формирование ПКО, РКО, авансовых отчетов;
- формирование кассовой книги;
- формирование оборотно-сальдовых ведомостей, карточек счета.
Понятие «бухгалтерские счета» в «1С: Бухгалтерии 7.7» соответствует общепринятому пониманию счетов бухгалтерского учета. В отличие от предыдущих версий в «1С: Бухгалтерии 7.7» при описании счета необходимо указывать признак контроля остатка (активный, пассивный, активно-пассивный).
Операции и проводки - используются для отражения данных о хозяйственной деятельности предприятия в системе бухгалтерского учета. Каждая операция содержит одну или несколько проводок, полностью отражающих соответствующие факты хозяйственной деятельности, ситуации.
Документы - используются для отражения в информационной базе различных действий, связанных с хозяйственной деятельностью. Большинство документов «1С: Бухгалтерии» совпадает с набором реально используемых типовых форм первичных документов.
Журналы - используются для ввода, редактирования и просмотра документов, операций и проводок. Каждый журнал представляется в виде списка, внешний вид которого определяется при конфигурировании системы.
Отчеты - предназначены для получения информации, содержащей бухгалтерские итоги или детальную информацию, отобранную по различным критериям.
Обработка - эта процедура, предназначенная для внесения изменений в информационную базу системы, с помощью которой осуществляется ведение бухгалтерского учета: ввод документов, операций и проводок, заполнение справочников, формирование отчетов, выполнение регламентных расчетов.
Аналитический учет в «1С: Бухгалтерия 7.7» можно организовать двумя способами:
- первый способ предполагает использование многоуровневой системы субсчетов;
- второй способ состоит в применении аналитических счетов. Для обозначения объектов аналитического учета в программе используется термин «субконто».
Аналитический учет можно вести в разрезе нескольких видов субконто. Например, счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» можно вести в разрезе видов субконто «Сотрудники» и «Подразделения». За счет этого можно получить несколько независимых резервов предоставления информации при выводе итогов, например для счета «Расчеты с подотчетными лицами» - сведения о движении и остатках конкретных подотчетных сумм в разрезе сотрудников или использование подотчетных сумм в разрезе подразделений. Субконто позволяет детально раскрыть информацию о средствах предприятия, учитываемых на счетах бухгалтерского учета. Использование субконто предоставляет более гибкие возможности по организации аналитического учета, чем многоуровневые субсчета.
Учет кассовых операций на промышленном предприятии обеспечивает контроль за использованием денежных средств. Условиями правильной постановки учета являются: соблюдение установленного порядка документирования; заключение договоров о материальной ответственности; периодическое проведение инвентаризации.
Автоматизация рабочего места бухгалтера - кассира позволит охватить все выполняемые бухгалтером работы, в том числе выписку и обработку первичных документов, ввод с них данных. Автоматизированное рабочее место позволит осуществлять учет движения денежных сумм, выдачу авансовых отчетов и расходных кассовых ордеров в распечатанном виде, автоматическое формирование проводок, бухгалтерской и налоговой отчетности.
Слияние автоматизации учета в бухгалтерии и в кассе предприятия позволит сэкономить время и деньги предприятия.
5.3 Рекомендации по совершенствованию автоматизации учета денежных средств
Под влиянием новых веяний в сфере управления бизнесом ОАО «ВМП «АВИТЕК» не может оставаться в стороне от общей автоматизации.
Необходимость, возможность и целесообразность использования прикладного программного продукта.
Система должна уметь выполнять все основные операции на предприятии, а также, возможно, некоторые специфические, характерные для конкретных типов предприятий (торговых, страховых, посреднических и т.д.). Большинство предлагаемых на российском рынке бухгалтерских систем имеют приемлемую (по крайне мере для малых и средних предприятий) функциональную полноту. При этом на первый план выходят другие параметры оценки системы.
Важнейший критерий выбора системы - это возможность понимания принципов ее конкретным бухгалтером или другим специалистом. Если автоматизация важнейших участков учета на собственном примере при помощи выбранной системы идет успешно и технология выполнения операции не вызывает трудностей, можно считать, что система в целом понятна пользователю.
Следующий важный момент при выборе системы - удобный интерфейс с пользователем. Сегодня в России на компьютерах работают люди разных специальностей, имеющих различные квалификацию, стаж работы, возраст и т.д. Именно поэтому нельзя говорить о том, что данная система удобна для работы в целом. Конкретный пользователь должен определить степень удобности автоматизированной системы для себя, и эта оценка должна быть решающей.
Система должна быть надежной.
- Во-первых, система должна отслеживать все виды случайных ошибок, нарушающих ведение учета.
- Во-вторых, в ней должны быть предусмотрены средства защиты от случайной или немедленной порчи информации. Система обязана либо проинформировать вас о возможности потери информации, либо отказаться выполнять запрещенную операцию. Кроме того, желательны средства защиты от несанкционированного доступа.
- В-третьих, система должна быть устойчива к сбоям и поломкам оборудования.
Переходная экономика характеризуется обилием изменений в правилах бухгалтерского учета и отчетности. В этих условиях приобретаемая автоматизированная система достаточно быстро может оказаться неадекватной текущему положению дел. Возможны, по крайней мере, два пути решения этой проблемы.
Первый путь: фирма-разработчик готовит новую версию системы, заменяя старую систему. Ключевые моменты такой технологии: стоимость обновления, понятность и надежность новой версии, способ постановки ее пользователю, частота смены версий.
Второй путь предполагает настройку системы в соответствии с текущими требованиями. Это означает, что она изначально разрабатывается как легко адаптируемая, мобильная и гибкая. Позитивным при таком методе внесения изменений в систему является отсутствие частой смены версий, а негативным - усложнение работы бухгалтера ввиду необходимости самостоятельной настройки.
Есть еще одно решение, смысл которого заключается в постоянном или периодическом сопровождении системы со стороны работников фирмы-разработчика. Для этого в структуру поставляющей компании включаются выездные бригады консультантов или создаются филиалы в наиболее важных регионах. Как правило, работа специалистов разработчика на выезде стоит весьма дорого и может значительно превышать стоимость самой компьютерной программы, поэтому перед приобретением системы с сопровождением целесообразно произвести расчет всех будущих затрат.
Разработчик должен быть «солидным»
Критерии оценки солидности фирмы- разработчика:
- стаж работы фирмы на рынке;
- количество проданных копий или внедрения системы (всего и за последний год);
- цена системы (очень низкие и очень высокие цены одинаково опасны);
- наличие или отсутствие поддержки системы, виды поддержки
- наличие или отсутствие учебных центров;
- отзыв пользователей, уже купивших такую систему;
- другая деятельность фирмы.
С целью решения задач автоматизации бухгалтерского учета предприятию рекомендуется приобрести бухгалтерскую программу «1С: Предприятие Управление производственным предприятием 8.0» сетевой вариант, выбор которой осуществляется в соответствии с выше указанными правилами. «1С: 8.0» в различных модификациях является сегодня наиболее распространенной системой автоматизации бухгалтерского учета.
Данная конфигурация является комплексным решением, охватывающим основные контуры управления и учета на производственном предприятии. Она позволяет организовать единую информационную систему для управления различными аспектами деятельности предприятия, может использоваться во всех службах предприятия.
Подсистема Управление денежными средствамивыполняет две основные функции:
1 - оперативный учет фактического движения денежных средств предприятия на расчетных счетах и в кассах;
2 - управление намерениями по поступлению или расходованию денежных средств предприятия.
Учет намерения по расходованию денежных средств означает регистрацию в системе прогноза расхода денежных средств в соответствии с платежными поручениями.
Учет фактического движения денежных средств и учет намерений по движению денежных средств ведется раздельно.
Для учета намерений по движений денежных средств в системе используются платежные документы.
Фактическое поступление денежных средств фиксируется после регистрации в системе платежного документа с установленным признаком оплаты.
В системе возможно планирование расхода денежных средств. Для этого предусмотрен учет заявок на расходование денежных средств.
Так же в системе можно планировать поступление денежных средств.
Получение информации о резервах денежных средств и об их доступности можно с помощью соответствующих отчетов:
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30, 31, 32, 33, 34
