Для обеспечения связи между компонентами организационно-произ-водственной системы, системы окружающей среды необходима оперативная и достоверная информационная система. В процессе управления производственной деятельностью необходимы сведения о достижении заданной цели с тем, чтобы воздействовать на производственный процесс, обеспечивать выполнение управленческих решений. Отсюда следует, что любой системе управления экономическим объектом соответствует своя информационная система, которая обеспечивает связь внутренних и внешних потоков прямой и обратной информации экономического субъекта, методов, средств, специалистов, участвующих в процессе обработки информации и выработке управленческих решений. Важность получения оперативных и достоверных данных обусловлена прямой зависимостью результатов принимаемых стратегических решений от точности прогнозных значений финансовых показателей. Необходимо отметить, что надежность прогнозов финансовых показателей связана в большей степени с качеством исходной информации, чем с применяемыми методами анализа. Учитывая значение информационной базы для практического формирования внутреннего аудита, мы считаем необходимым провести систематизацию существующих источников информации и выработать рекомендации по подготовке базы данных как этапу аудиторских процедур.
Основу информационной системы организации составляют внешние и внутренние источники (бухгалтерская информационная система, где хронологически и систематически накапливаются и обрабатываются данные, связанные с учетом, контролем, анализом и регулированием процессов). Сотрудники внутренней службы аудита должны с особой тщательностью подходить к формированию информационной базы аудита, т.к. этот этап требует наибольшей трудоемкости и сравнительно трудно поддается формализации и автоматизации. Поэтому возрастает значение систематизации базы данных проведения аудиторских процедур.
Мы предлагаем использовать следующую классификацию источников информационной базы аудиторских процедур:
1) внутренние и внешние (по отношению к организации);
2) первичные и вторичные (по целям первоначального сбора информации);
3) постоянные и динамические (переменные) - в зависимости от периодичности изменения и скорости устаревания информации;
4) по источникам:
– данные нормативных актов (федеральных и местных законов, постановлений Правительства, приказов Министерства финансов и т.п.);
– данные стандартов и правил (Положения по бухгалтерскому учету, аудиторских стандартов и т.д.);
– методические рекомендации и указания, утвержденные государственными органами по учету, контролю;
– общеэкономическая информация (уровень инфляции, уровень процентных ставок и т.д.);
– финансовая информация;
– данные бухгалтерского, управленческого и налогового учета;
– отраслевые и внутрифирменные нормы и нормативы;
– техническая и технологическая информация;
– прочая информация.
Формирование информационной базы должно проходить в тесном взаимодействии с функциональными подразделениями организации.
Основным источником количественной информации для аудита финансовой устойчивости являются данные бухгалтерского учета, технико-экономические показатели бизнес-планов. Нормативные акты, регламентирующие порядок бухгалтерского учета, формируют основу анализа и контроля, поскольку непосредственно определяют отражение соответствующих доходов, расходов, активов и обязательств в регистрах учета и отчетности, являющихся информационной базой для принятия управленческих решений.
3.2 Оперативное управление финансовой устойчивостью в системе внутреннего аудита
Управление финансовой устойчивостью предприятия в реальном режиме времени предполагает, что управленческие воздействия могут быть текущими и оперативными.
Текущее управление означает, что анализ финансовой устойчивости предприятия осуществляется на базе аналитических финансовых таблиц, включает в себя рассмотрение обменных, распределительных и финансовых операций. Отдельно рассматривается также движение собственного капитала в денежной форме.
Соответственно, такой анализ должен основываться на достаточном информационном массиве данных, а поэтому текущее управление финансовой устойчивостью целесообразно проводить не реже 2-3 раз в месяц и обязательно при закрытии отчетного периода. Помимо организационных и информационных аспектов проведения текущего аудита, необходимо выявить состав показателей, подлежащих отслеживанию со стороны руководителя организации, т.е. критических показателей. Мы предлагаем использовать приведенную в разделе 2.3 укрупненную систему критических показателей, детализируя её по мере необходимости. Именно при таком анализе можно проводить текущий контроль спрогнозированных в этом параграфе финансовых показателей методом сравнения и на основе полученных результатов разрабатывать мероприятия по улучшению финансовой устойчивости организации, используя уже методы оперативного управления.
Оперативное управление, в отличие от текущего, имеет совсем другой временной разрез - сутки, и поэтому управленческие воздействия могут осуществляться ежедневно, а в течение одного рабочего дня - неоднократно. В этом случае используются другие выходные формы - формы внутренней отчетности, анализа и аудита, которые называют сводными отчетами. Основная задача данных форм отчетности - обеспечить руководство организации оперативной информацией о движении материальных, финансовых потоков, собственных и заемных средств, расчетах с покупателями и заказчиками. Эти внутренние формы отчетности могут составляться не только за истекшие сутки, но и за любой отрезок времени и нарастающим итогом. Они содержат натуральные, стоимостные и финансовые показатели, а также дают исчерпывающую информацию о работе структурных подразделений. Отсюда можно сделать вывод, что оперативное управление - это управление по отклонениям фактических значений показателей от нормы.
Оперативное управление финансовой устойчивостью очень тесно взаимосвязано с бухгалтерским, финансовым и управленческим учетом, поскольку через сводные формы отчетности наиболее наглядно проявляется взаимосвязь между бюджетированием, учетом, анализом и контролем, с одной стороны, и движение материальных, финансовых и документарных потоков - с другой. Следовательно, необходимо разработать внутренние формы отчетности, которые позволили бы создать мощный информационный блок для руководства организации, вобравший в себя всю оперативную информацию о:
– остатках ТМЦ на складе (средства труда, материалы, топливо, запасные части и т.д.);
– остатках готовой продукции на складе;
– поступлении и оплате ТМЦ;
– отпуске ТМЦ в производство;
– выпуске готовой продукции и её остатках на складе;
– движении денежных средств;
– задолженности отдельных дебиторов, материально-ответственных лиц;
– общем финансовом состоянии организации.
Исходя из этого, мы видим что информативность данных форм внутренней отчетности будет зависеть от своевременности поступления исходной информации (входной) и её обработки сотрудниками бухгалтерии и внутренней аудиторской службы. Соответственно, чем быстрее исходная информация будет поступать в общую базу данных, тем более качественней будет информативность внутренней отчетности и, следовательно, тем более эффективными будут принятые управленческие решения по оперативному управлению. Представим блок-схемой систему документооборота на организации (рис. 8).
96
1
Рис. 8. Блок-схема документооборота отдела внутреннего аудита
Необходимо отметить, что внутренняя отчетность составляется нарастающим итогом с начала периода, содержит натуральные и стоимостные показатели, включает информацию по каждой службе и подразделению. Исходя из этого, появляется возможность получить общую информацию о выполнении запланированных показателей, возникших отклонениях, достаточности или недостаточности собственных средств, необходимости привлечения заемных средств, состоянии платежеспособности и финансовой устойчивости.
Особенностью разработанных ниже форм внутренней отчетности является то, что в них собирается вся необходимая информация, возникающая в период деятельности организации:
– по факту и месту возникновения какой-либо операции;
– с учетом временного разреза (нарастающим итогом);
– в разбивке по видам ТМЦ, материально-ответственным и подотчетным лицам, а также отдельным договорам и проектам;
– для принятия управленческих решений конкретным руководителем.
В результате на базе бухгалтерской, финансовой и управленческой информации предлагается создать серию взаимосвязанных форм внутренней отчетности, в которых отражаются натурально-вещественные, стоимостные и финансовые показатели, а их подготовкой, обработкой и анализом занимается исключительно служба внутреннего аудита и контроля. В этих целях предлагаем следующий перечень внутренних документов, которые предназначены для директора предприятия и руководителей финансово-экономических служб. Примерная форма этих внутренних отчетных документов представлена в Приложении (числовые данные представляют условный пример).
Эти внутренние формы составляются либо в любой момент времени по мере необходимости, либо по определенному графику:
1. Суточный свод № 1 - остатки по наиболее важным счетам бухгалтерского учета и расчетные коэффициенты (приложение Г). В данном суточном своде содержится агрегированная информация в разбивке по каждому виду деятельности и отдельным подразделениям, включает в себя сведения о состоянии некоторых счетов бухгалтерского учета на конкретную дату и время. Время необходимо указывать потому, что в течение одного и того же дня можно неоднократно получать этот свод и видеть происходящие изменения, осуществлять управленческие воздействия, принимать решения и контролировать их выполнение.
Руководитель предприятия, получая такую информацию, имеет общее представление о:
– остатках текущих активов (денежные средства, запасы, незавершенное производство, задолженность покупателей (если имеется), авансы выданные, прочие активы);
– остатках текущих обязательств;
– величине собственных денежных средств на основе экспресс-анализа финансовой устойчивости;
– размере разницы между текущими активами и текущими обязательствами в целях оценки величины текущих собственных оборотных средств;
– расчетных показателях и коэффициентах: рентабельности активов; рентабельности продаж; уровня дебиторской и кредиторской задолженности; коэффициента автономии; коэффициента соотношения заемных и собственных средств; коэффициента маневренности; коэффициента обеспеченности собственными средствами.
Из рассмотренного перечня показателей, входящих в суточный свод, видно, что вся информация сжата и представлена исключительно общими итогами. Исходя из этого, каждая строка суточного свода может быть далее развернута в самостоятельный баланс, в котором уже содержится динамика, показывающая движение материальных и финансовых ресурсов.
Однако, несмотря на простоту и агрегированность сводного документа, работа с ним требует определенного подготовительного этапа (сроки сдачи документов на обработку и т.п.). Кроме того, при составлении данного отчета вряд ли можно будет избежать некоторых условностей, вследствие чего неизбежны отдельные допущения и погрешности.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19
