Залежно від змісту вся службова інформація може бути підрозділена на два класи:
1) властиво управлінська (організаційна, командна, керівна);
2) обліково-довідкова (відомості стану, довідкова) - це відомості констатуючого й оціночного характеру про стан справ, цілі, засоби, методи, процеси і результати тих або інших дій і т.д.
Основними змістовними компонентами, властиво управлінської інформації, є різні управлінські рішення. Виходячи із сутності й призначення управління в органах безпеки, можна визначати управлінські рішення як обрані керівниками одні з можливих варіантів (кращі з їхнього погляду на момент вибору) майбутнього створення, підтримки й розвитку внутрішніх умов, що дозволяють виконавцям досягати найкращих результатів у даній конкретній обстановці.
Зміст управлінських рішень такий, щоб можна було однозначно відповісти на наступні ключові питання: чому (в ім'я чого), як (яким образом), хто (які, за допомогою чого), коли, де, у яких (при яких) умовах будуть діяти керівники?
Практично використовуються різноманітні по змісту управлінські рішення, наприклад, регламентаційні, розпорядницькі, кадрові, ресурсні, планові, контрольні, оцінні. У них можуть обґрунтовуватися всі або окремі компоненти діяльності керівників тих або інших організаційних ланок.
По ступені унікальності такі рішення можуть бути: рутинними (нетворчими) і унікальними (творчими); по ступені невизначеності (повноти інформації) - в умовах визначеності, в умовах ризику (імовірнісної визначеності) і в умовах невизначеності; по чисельності можливих варіантів - бінарні («так» або «ні»), стандартні (нечисленний набір), різноманітні (велике, але кінцеве число) [4].
Слід зазначити, що рішення «несуть» у собі основний «управлінський заряд». Саме вони багато в чому визначають успіхи в службовій діяльності виконавців.
Для систем управління в органах безпеки характерні наступні риси:
- Це цільові системи. Вони завжди формуються, функціонують і розвиваються заради досягнення певних цілей, які задаються їм ззовні або виробляються усередині них; у кожному разі вони є інструментом або окремими особами, або групи осіб, або держави в цілому;
- Це ієрархічні системи. Вони завжди мають пірамідальну побудову з єдиним управлінським центром на вищому рівні; а за структурними принципами повторюють будову цілей, для досягнення яких властиво й існують; у кожному разі основними є керуюча (суб'єкт управління) і керована (об'єкт управління) підсистеми;
- Це «людські» системи. Вони завжди являють собою спільності людей, тобто сукупності людей, які не просто взаємодіють, а взаємозалежать - дії одних з них обумовлені й викликають дії інших заради досягнення загальних для всіх цілей.
Виходячи із цього, органи безпеки, їх підрозділи й первинні ланки - це цільової, ієрархічні спільності людей. Внаслідок певної організаційної оформленості такі спільності мають надзвичайно важливу системну якість - здатність більш-менш успішно реалізовувати ті цілі, заради досягнення яких вони створюються, функціонують і розвиваються.
Системи управління в органах безпеки визначені як сукупність взаємозалежних і функціонуючих компонентів (організаційних ланок), упорядкованих таким чином, що в результаті в них (сукупностях) виникають нові загальні якості, відсутні в утворюючих їх окремих компонентів, зв'язків і процесів.
Склади систем управління в органах безпеки — це сукупності компонентів (підсистем), що утворять у цілому ці системи. Як компоненти виступають різноманітні об'єднання співробітників: органи безпеки, їх підрозділи й первинні ланки. Кінцевими (неподільними) елементами є окремі співробітники.
Залежно від виконуваних функцій, необхідних для досягнення певних їм цілей, серед підсистем виділяються два основні різновиди: 1) суб'єкти управління - керівники, що формують, застосовують і оцінюють управлінські рішення в ході реалізації управлінських функцій, і 2) об'єкти управління - організаційні ланки, виконавці, що реалізують у процесі службової діяльності базові (предметні) функції.[5]
Між цими підсистемами не існує абсолютних границь: будучи суб'єктами управління стосовно тих або інших об'єктів, вони самі є об'єктами управління стосовно інших суб'єктів. Так, начальники окремих органів безпеки є одночасно керівниками стосовно всіх співробітників цих органів і виконавцями стосовно керівництва центра. Начальники відділів - керівники стосовно співробітників даних відділів і виконавці стосовно начальників органів безпеки. Начальники відділень - керівники стосовно співробітників цих відділень і виконавці стосовно начальників відділів. Оперативні співробітники є керівниками стосовно позаштатних співробітників і виконавцями стосовно начальників відділень.
Всі складені компоненти систем управління (від органів безпеки, відділів і відділень до конкретних оперативних співробітників і апаратів позаштатних співробітників) звичайно позначаються терміном «організаційні ланки» («ланки»). При цьому органи безпеки нерідко називаються основними організаційними ланками, відділи й відділення - підрозділами, оперативними співробітниками, й апарати позаштатних співробітників - первинними ланками.
Структури систем управління в органах безпеки — це будова тих або інших систем, взаємне розташування їхніх складених компонентів (підсистем) і зв'язки між ними.
Нерідко в управлінській літературі структура розуміється як сукупність елементів і зв'язків між ними.
Структури мають ієрархічний, ступеневий характер. Ступені (рівні) - це сукупності організаційних ланок, розташованих на певних ієрархічних позиціях структур систем управління. Так, перший рівень - керівники окремих органів безпеки, другий - керівники відділів, третій - керівники відділень, четвертий - оперативні співробітники, п'ятий - позаштатні співробітники.
Всі організаційні ланки взаємозалежні. Зв'язку між ними мають інформаційний характер і підрозділяються на два типи:
1) вертикальні зв'язки (між організаційними ланками, розташованими на різних ієрархічних рівнях)- зв'язки субординації;
2) горизонтальні зв'язки (між організаційними ланками, розташованими на тих самих ієрархічних рівнях)- зв'язки координації.
Вертикальні ж зв'язки підрозділяються на лінійні (підпорядкування по всіх функціях) і функціональні (підпорядкування по окремих функціях).
Мал.1.1. Лінійно-функціональна організаційна структура
У системах управління цілі й функції, склади й структури можуть виникати, існувати й розвиватися або нормативним способом, або мимовільно. У першому випадку мова йде про формальні системи управління, у другому — про неформальні.
Формальні системи управління характеризуються наявністю цілей, порядку діяльності по їхньому досягненню, складів і структур, установлених відповідними положеннями, інструкціями, методичними рекомендаціями й т.д.
Неформальні виникають на основі реальних взаємних відносин людей, єдності й суперечливості їхніх поглядів, схильностей, інтересів і т.д.
Необхідність створення й використання в органах безпеки формальних систем управління обумовлена об'єктивними обставинами.
Різні організаційні ланки, як різновид соціальних систем, відносяться до числа надскладних систем. Виділяється чотири основних види складності цих організаційних ланок.
Перший ступінь складності (абсолютна - об'єктивна, закладена в природі самих організаційних ланок) характеризується множинністю елементів-виконавців.
Другий ступінь складності (відносна - суб'єктивна, обумовлена здатностями їх керівників) виникає через розмаїтість елементів-виконавців. Така розмаїтість стосується не тільки цілей і функцій, прав і обов'язків, відповідальності виконавців, але і їх природних (психологічних і фізіологічних) якостей.
Третій ступінь складності організаційних ланок визначається різноманіттям зв'язків між елементами-виконавцями, тим більше якщо ці ланки мають ієрархічну будову. Причому максимум складності виникає через протиріччя між окремими виконавцями, групами виконавців на різних рівнях.
Четвертий ступінь складності викликається відомою автономією окремих виконавців, груп виконавців на різних ієрархічних рівнях.
Керівники при цьому мають справу зі своєю головною проблемою - невизначеністю, суб'єктивністю основного «матеріалу» організаційних ланок, тобто наявністю у виконавців власних потреб, інтересів, установок, мотивів, більшої або меншої волі вибору дій [3].
У результаті складність різних організаційних ланок часто перевищує можливості їхніх керівників управляти ланками, включеними в них виконавцями, що відбуваються в них процесами. У такій обстановці виникають різні проблеми.
Ці проблеми керівники можуть дозволити або шляхом звуження діапазону управління, або шляхом спрощення пристрою ланок.
Звужуючи діапазон управління, керівники тих або інших організаційних ланок прагнуть обмежити кількість виконавців, безпосередньо їм підлеглих у різній формі, наближаючи його до нижньої границі діапазону.
Діапазон управління обмежується кількістю відносин між керівниками й виконавцями, а також між самими виконавцями. При цьому виділяється три роди відносин:
1) безпосередньо індивідуальні (керівники — виконавці)
2) безпосередньо групові (керівники — виконавці в присутності інших виконавців)
3) пересічні (виконавці — виконавці)
Із численних факторів, що визначають потенційний діапазон управління, основними є наступні:
а) ступінь труднощів завдань виконавців;
б) ступінь важливості завдань виконавців;
в) ступінь різнорідності завдань виконавців;
г) наявність (відсутність) стійких зв'язків між керівниками й виконавцями;
д) територіальне розміщення виконавців;
е) ступінь самостійності керівників;
ж) наявність (відсутність) у керівників помічників;
з) рівень культури виконавців і керівників;
и) кваліфікація виконавців і керівників, і т.д.
В органах безпеки в інтересах спрощення різних організаційних ланок частіше інших застосовується метод формалізації, що розуміє як синонім методу стандартизації поводження.
Формалізація виступає у вигляді свідомо створюваних зразків функціонального поводження (статуси, зв'язки, процедури й т.д.), а також як елемент організованості. Всі вони фіксуються в єдиній системі найрізноманітніших норм (правових, організаційних, технологічних і т.п.). При цьому різні організаційні ланки будуються як безособові системи.
Основними елементами формальних систем управління є:
1) системи посад, створювані в процесі спеціалізації, кожна з яких наділяється конкретними обов'язками, правами й відповідальністю так, що всі вони не повторюються, як правило, навіть у двох з них;
2) системи комунікацій, що утворять канали організаційних зв'язків, які забезпечують проходження службової інформації, необхідної для успішної взаємодії й функціонування;
3) системи процедур, що забезпечують упорядковане найбільш успішне виконання найбільш важливих видів діяльності.
Будова формальних систем управління в органах безпеки характеризується взаємним розташуванням тих або інших організаційних ланок у їхньому складі й наявністю сукупності безособових зв'язків між ними. Такі зв'язки цілеспрямовано вводяться за допомогою відповідних норм. Структури є тією формальною основою, що повинна забезпечувати (створювати, підтримувати й розвивати умови) оптимальну взаємодію підсистем для досягнення цілей системи у цілому.
Відповідно до характеру взаємного розташування певних типів організаційних ланок і типів зв'язку між ними можуть створюватися три основні системи управління: лінійна, функціональна й лінійно-функціональна будови.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17
