3.3.Осущестштяёт прием, учет, регистрацию, оформление доку- ментов, их экспедиционную обработку, хранение, а также инфор мационно-справочную работу по документам.
3.4.Организует своевременное рассмотрение и подготовку док- лада руководству о поступающих документах, осуществляет конт- роль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству.
3.5. Обеспечивает контроль за прохождением и исполнением до- кументов в подразделениях организации (и подведомственной сети,). Контролирует исполнение документов в установленные сро ки, обобщает и анализирует сведения о ходе и результатах испол- нения документов, систематически информирует руководство по этим вопросам.
3.6.Организует работы по составлению графика документообо рота и представляет его на утверждение руководителю организации. Контролирует соблюдение исполнителями графика документообо рота в целом.
3.7.Организует по поручению руководства подготовку проектов документов, обеспечивает их оформление и выпуск.
3.8.Создает и поддерживает в качественном состоянии справоч- но-информационный аппарат к документообороту организации.
3.9. Организует машинописное изготовление, копирование и оперативное размножение документов; разрабатывает и проектирует бланки документов.
3.10.Разрабатывает сводную номенклатуру дел организации, обеспечивает подготовку номенклатур дел структурными подразде лениями, обеспечивает хранение дел ц ведение архива традицион ных и машиночитаемых документов, а также оперативное исполь зование документной информации. Осуществляет контроль за пра вильностью оформления и формирования подразделениями дел и подготовке их к сдаче в архив организации.
3.11.Обеспечивает единый порядок отбора, учета, сохранности, качества обработки и использования документов, образующихся в деятельности организации (и подведомственной сети), для переда чи на государственное хранение
3.12.Организует работы по исполнению обращений .
3.13.Разрабатывает совместно с подразделениями организации мероприятия по совершенствованию форм и методов работы с до кументами, а также по повышению исполнительской дисциплины.
3.14.Осуществляет работу по формированию, ведению, попол нению информационной базы (ИБ) и банка данных (БД) для обес печения контроля исполнения документов и поручений.
3.15.Администрирует ИБ и БД. Организует защиту информации И документации, санкционирует допуск к информации.
3.16.Корректирует по согласованию со структурными подразде ле ними орган изашш соответствующие части Табеля форм докумен тов организации, Альбома форм документации.
Разрабатывает нормативную базу по организации работ с информационным фондом организации.
3.17.Изучает и внедряет передовой зарубежный и отечественный опыт работы с документами.
3.19. Осуществляет планирование работ подразделений c.iv ЛОУ, подготовку и предоставление отчетом о проделанной р,4. Права
Служба имеет право:
4.1. В соответствии с соглашениями и договорами запр.: lи получать информацию из внешних источников.
4.2. Запрашивать и получать от всех структурных полрл организации информацию, необходимую для осушесвлепияjдеятельности.
4.3. Принимать участие в созываемых руководством организации совещаниях представителей структурных подразделений организации, а также других учреждений и организаций ала рассмотрения вопросов, входящих в компетенцию службы и связанных с выполнением ее задач и функций.
4.4.Участвовать в научно-практических мероприятиях поналралениям деятельности службы.
4.5.Вносить предложения по совершенствованию работы и структурных подразделений, в том числе в области
, 4.6. Привлекать с согласия руководства организации сотрудников других структурных подразделений организации для выполнения работ, связанных с решением задач Службы.
4.7. Пользоваться относящимися к компетенции службы ннфор-;мационными фондами организации в соответствии с установленным разграничением прав доступа к информации.
4.8. Вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении и увольнении работников службы, их поощрении и наложении на них взысканий.
4.9. Проводить проверки состояния документационного обеспечения в подразделениях и доводить итоги проверок руководителей подразделений для принятия соответствующих мер. Вносить предложения руководству о привлечении к дисциплинарной ответственности во всех случаях нарушения подразделениями и: должностными лицами установленных правил работы с документами.
4.10, Контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с доку- ментами;
5. Ответственность
Служба ДОУ в лице руководителя несет ответственность за:
5.1.Несоблюдение трудовой и исполнительской дисциплины в службе.
5.2.Необеспечение сохранности и конфиденциальности информационных ресурсов организации в соответствии с установленным разграничением прав доступа к информации.
5.3 Несвоевременное и качественное выполнение функций службы, изложенных в настоящем положении.
5.4.Нерациональное распределение обязанностей между сотрудниками службы.
5.5.Необеспечение условий труда работников службы в соответствии с санитарными нормами.
5.6.Невыполнение положений Инструкции по делопроизводству , утвержденной в организации.
6. Взаимоотношения и связи
В процессе осуществления своих функций служба взаимодействует со следующими структурными подразделениями организации:
6.1. Со структурными подразделениями во вопросам: документационного обеспечения их деятельности; соблюдения
норм, правил, сроков и технологии информаиионно-документационного обеспечения;
исполнения поручений руководства организации, решений коллегиального органа;
корректировки Табеля форм документов организации;
обеспечения программными продуктами, необходимыми для функционирования документационного обеспечения управления, в том числе программами антивирусной защиты, бланками документов;
организации доступа к информационному фонду организации;
получения информации, поступающей в службу, в том числе на магнитных носителях и отправки подготовленной службой корреспонденции.
6.2.С юридическим лицом — по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов и подготовкой еженедельной и ежемесячной отчетности.
6.3.С хозяйственной службой — по вопросам обеспечения средствами организационной техники и расходными материалами к ней,
необходимой для функционирования Службы, мебелью, канцелярскими принадлежностями, предметами бытового обслуживания paботников.
6.4.С отделом кадров — по вопросам подбора, расстановки и повышения квалификации кадров.
6.5.С Финансово-бухгалтерским отделом — по финансовым вопросам, касающимся деятельности Службы.
Приложение 4
ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ ОБ АРХИВЕ ГОСУДАРСТВЕННОГО ПРЕДПРИЯТИЯ (УЧРЕЖДЕНИЯ, ОРГАНИЗАЦИИ)96
1. Общие положения
l.l. Документы государственного учреждения, организации, предприятия, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в государственных архивах Российской Федерации.
До передачи ма государственное хранение эти документы временно, в пределах, установленных Государственной архивной службой Российской Федерации, хранятся в учреждениях, организациях, на
предприятиях.
1.2. Учреждения обеспечивают сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в их деятельности. В соответствии с правилами, устанавливаемыми Государственной архивной службой, обеспечивают своевременную передачу этих документов на государственное хранение.
Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет учреждений.
За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации должностные лица учреждений несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.
1.3. В учреждениях для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использовании и подготовки к передаче на государственное хранение создаются архивы.
Учреждения обеспечивают архивы необходимым помещением;, оборудованием и кадрами.
1.4. Архив учреждения создается как самостоятельное подраздение, возглавляемое заведующим архивом, либо его функции возлагаются на лицо, ответственное за ведение архива.
1.5. В своей работе архив учреждения руководствуется законода-едьством Российской Федерации, законодательным» актами пшархивному делу, приказами, указаниями вышестоящих организации руководства учреждения, правилами и другими нормативно-метслпческлми документами Комитета неделям архивов при Правительстве Российской Федерации, методическими документами соогвствующего учреждения Государственной архивное)! службы и настоящим положением,
1.6. Положение об архиве учреждения разрабатывается на основании Примерного положения и утверждается руководством учреждения по согласованию с соответствующим учреждением Государственной архивной службы.
1.7. Архип учреждения работает по планам, утверждаемым руко-волством учреждения и отчитывается перед ним в своей работе. ,
1.8. Контроль за деятельностью архива учреждения исуществля- руководство учреждения.
1.9. Организационно-методическое руководство деятельностью архива учреждения осуществляет соответствующее учреждение Государственной архивной службы.
2. Состав документов архива
В архив поступают:
2.1. законченные делопроизводством учреждения документы Я постоянного хранения, образовавшиеся и деятельности структурные подразделений, документы временною (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу;
2.2. документы постоянного хранения и по личному составу учреждений-предшественников;
2.3.документы постоянного хранения и по личному составу лив вотированных учреждений, непосредственно подчиненных дан нош организации;
2,4. личные фонды ведут их работников учреждения, поступившие в архив;
служебные и ведомственные издания;
2.5.научно-справочный аппарат к документам архива.
3 Задачи и функции архива
3.1. Основными задачами архива являются:
3.1.1.комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Примерного положения;
3.1.2.учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве;
3.1.3.подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда РФ на государственное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых Государственной архивной службой РФ;
3.1.4.осуществления контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве учреждения;
3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:
3.2.1. принимает не позднее, чем через 3 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы структурных подразделений учреждения, обработанные в соответствии с требованиями, установленными Государственной архивной службой РФ:
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12
