Документация по созданию предприятия (организации, учреждения) предназначена для документирования факта его учреждения (формирования) в порядке и по основаниям, предусмотренным законодательством документов, их индексов, названий, дат, номеров листов.
124. Проверка наличия {состояния] дел: устаноатение соответствия 1реального количества единиц хранения записям в учетных документах архива, а также выявление дел и документов, требующих улучшения физического состояния, реставрации, дезинфекции.
125.Научно-информационная деятельность архива: создание архивных справочников, организация использования и публикация архивных документов.
126.Использование архивных документов: применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и Д1Я обеспечения законных прав и интересов граждан.
127.Публикация архивных документов: подготовка документов-изданию в соответствии с установленными правилами.
128.Система научно-справочного аппарата к документам архива: комплекс взаимосвязанных архивных справочников и автомагизи-1роианных информационно-поисковых систем о составе и содержа-•'нии документов, создаваемых на единых научно-методических ocновах для поиска архивных документов и архивной информации в целях их эффективного использования.
129.Историческая справка к архивному фонду: документ, содер-1жашин сведения но истории фондообразователя и архивного фон-1да, краткую характеристику состава и содержания его документов и Iнаучно-справочного аппарата.
130.Архивный справочник: справочник, предназначенный для поиска информации об архивных фондах и/или архивных документах.
Межархивный справочник: архивный справочник, содержащий сведения о документах нескольких архивов.
131.Архивная опись: архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, кол и предназначенный для их учета и раскрытия их содержания.
132.Путеводитель по (архивным) фондам архива: архивный справочник, содержащий в систематизированном порядке характеристики или краткие сведения об архивных фондах и предназначенный, ознакомления с его составом и содержанием.
133.Обзор архивных документов: архшшый справочник, включающий систематизированные сведения о составе, содержании и поисковых данных отдельных комплексов архивных документов, дополненные в необходимых случаях их источниковедческим анализом.
135.Архивный каталог: архивный справочник, в котором информация об архивных документах расположена в соответствии с выбранной схемой классификации.
136.Указатель (архивный): архивный справочник, содержащий систематизированный перечень наименований предметов или объектов, о которых содержатся сведения в архивных документах, с указанием их поисковых данных.
137.Доступ к архивным документам: предусмотренные нормативными документами условия использования архивных документов.
138.Архивная справка: официальный документ, имеющий юридическую силу и содержащий архивную информацию о предмет запроса, с указанием поисковых данных документов.
139.Архивная копия: официальный документ архива, воспроизводящий текст или изображение архивного документа с указанием
. его поисковых данных.
140. Архивная выписка: копия части текста архивного документа, оформленная в установленном порядке.
ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ЗАКОНОДАТЕЛЬНЫХ, НОРМАТИВНО-ПРАВОВЫХ АКТОВ, ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ И НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ, РЕГЛАМЕНТИРУЮЩИХ ОРГАНИЗАЦИЮ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА (ДОУ)
Конституция Российской Федерации.
Гражданский кодекс Российской Федерации (ч. I и II).
Федеральный закон от 28августа 1995г. Ns 154-ФЗ «Обобщим принципах местного самоуправления в Российской Федерации» (с последующими изменениями).
Федеральный закон РФ от 25 января 1995 г. «Об информации, j информатизации и защите информации».
Федеральный конституционныii закон РФ от 25 декабря 2000г.] № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации».
Федеральный закон РФ от 10 января 1902 «Об электронной цифровой подписи».
Федеральный закон РФ от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регулировании».
Закон Российской Федерации от 25октября 1991 г. № IS07-11 «О языках народов Российской Федерации» (в ред. Федеральном закона от 24 июля 1998 г. № 126-ФЗ).
Основные требования к концепции и разработке проектов федеральных законов (утверждены Постановлением Правительств; РФ от 2 августа 2001 г. № 576).
Указ Президента Российской Федерации от 2 мая 1996 г. № 638 «О порядке подготовки проектов указов, распоряжений Президента Российской Федерации, предусматривающих принятие по-1 становлений, распоряжений Правительства Российской Федерации».
Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации 140
(утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009 (с последующими изменениями).
Распоряжение Правительства Российской Федерации от 31 октября 2000г. № 1547-р «О совершенствовании делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти и усилении исполнительской дисциплины».
ГОСТ Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утвержден постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. № 28).
ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документации» (утвержден постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст).
Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения (одобрена коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г.. Введена в действие Приказом Главархива СССР от 25 мая 1988г. №33).
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказом Росархива от 27 ноября 2000 г. № 68).
Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов служащих (утвержден постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998г. №37).
Общероссийский классификатор управленческой документации ОК011-93 (утвержден постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 г. № 299).
Перечень типовых управленческих документов, образующихся в Деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 6 октября 2000 г.).
Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).
ПРИМЕРНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ О СЛУЖБЕ ДОУ
1. Общие положения
I, I. Служба ДОУ действует на правах самостоятельного структурного подразделения и подчиняется непосредственно руководителе организации {первому заместителю руководителя).
1.2. Служба осуществляет документационное обеспечение управления организации и в своей деятельности руководствуется законами Российской Федерации, Указами Президента Российском Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства РФ, законодательными актами по архивному делу Российской Федерации, правилами, инструкциями и методическими рев коменаациями учреждений Федеральной архивной службы России действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления, нормативными материалами, касаюшн мися автоматизации информационных процессов: Уставом (положением) об организации, приказами и распоряжениями руководителя организации, Инструкцией по делопроизводству организации.
1.3. В состав отдела входят следующие группы: секретариат ( сек- ретари руководителя организации и его заместителей), канцелярия копировально-множительное бюро, архив, группа обслужи на ни автоматизированной системы делопроизводства.
Служба ДОУ оказывает методическую помощь ответственным за документационное обеспечение (делопроизводство) в структурных подразделениях организации.
1.4. Деятельность работников службы регламентируется должно- стными инструкциями, которые разрабатываются службой и под исываются руководителем службы, согласовываются с юридичес ким лицом по правовым вопросам, руководителем отдела кадров и утверждаются руководителем организации.
При изменении функций и задач службы должностные инструкции пересматриваются,
1,5. Службу ДОУ возглавляет руководитель, который назначает-it на должность и освобождается от должности приказом руководителя организации. Квалификационные требования для замешена должности руководителя службы: высшее профессиональное Авизование по специализации государственных должностей госувенной службы или образование, считаюшсеси равноценным, ; дополнительным высшим профессиональным образованием по государевенных должностей государственной службы. Стаж государственной службы на ведущих государственных должностях государственной службы не менее двух лет или стаж работы по специальности не менее пяти лет.
2. Основные задачи и функции
Основными задачами службы являются установление единою фидки работы с документами и организации с ГОСТами и другими действующими нормативами.
Служба в соответствии с основными задачами и в пределах предоставленных полномочий осуществляет следующие функции:
2.1. Формирует и совершенствует автоматизированную систему -доументаиионного обеспечения в деятельности организации.
12. Разрабатывает, внедряет и совершенствует единую нормативно-методическую базу, регулирующую деятельность службы, работников органииии и по документа пион ному обеспечению управления.
2.3.Упорядочивает документальную базу, унифицирует формы документов, устанавливает правила подготовки и оформления до- к> ментов. Определяет эстетические и эргономические требования к оформлению документов и средствам работы с ними.
2.4.Определяет порядок прохождения и обработки документов, внедряет новые технологические приемы работы с документами, сокращающие объем документооборота.
2.5.Разрабатывает информационно-поисковые системы по до кументам ( автоматизированные или традиционные картотеки, справочники, классификаторы и кодификаторы документной ин формации).
2.6, Осуществляет контроль за исполнением документов в уста сроки; обобщает сведения о ходе и результатах
2.7. Организует работу архива с делами и документами органиими в соответствии с законодательством по архивному делу Российской Федерации, правилами, инструкциями и методическими коммендациями, разрабатываемыми учреждениями Федеральной _ хивиой службы России.
2.8. Осущестааяет организационно-методическое руководство по] документационному обеспечению, организует повышение киалпфикаини и обучение сотрудников службы и структурных подразделений организации в работе с документами, разрабатывает учебные и j методические пособия по ДОУ,
2.9. Контролирует порядок обслуживания пользователей авюма- тизированной системы документационного обеспечения управления, правила формирования информационных массивов, доступа и I защиты информации.
2.10. Изучает отечественный и зарубежный опыт работы с документами.
3. Обязанности
Служба для осуществления своих функций выполняет следующие обязанности:
3.1. Разрабатывает инструкции и стандарты но документапион- ному обеспечению для структурных подразделений организации. I
3.2. Разрабатывает, внедряет и ведет Табель и альбомы унифици рованных форм документов, согласовывает изменения, дополнения! и вновь разработанные формы и бланки документов и представляет! их на утверждение руководителю организации. Периодически опо- вещает абонентов Табеля об изменениях и проводит консультации по запросам абонентов.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12
