Положение о делопроизводстве (службе ДОУ) — это документ, устанавливающий основные правила организации деятельности данного структурного подразделения. Необходимость во введении в действие указан кого документа вытекает из требований ГСДОУ. Примерный текст положения о службе ДОУ представлен в приложении 12 к ГСДОУ. При разработке проекта Положения о службе ДОУ предприятия (с учетом специфики деятельности последнего) целесообразно, кроме того, принять во внимание примерный текст положении, представленный в прил. 1 к Методическим рекомендациям ВМИИДАД ФАС РФ «Ведение делопроизводства в организации».
Положение об архиве — это документ, устанавливающий основные правила организации деятельности данного структурного подразделения. Если же архив представляет собой структурное подразделение в составе делопроизводства службы ДОУ предприятия, то в положении излагаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции данного структурного подразделения (например, отдела архивного хранения). Необходимость во введении в действие указанного документа вытекает из предписаний разд. 10 Основных правил работы архивов организаций. Примерный текст Положения об архиве государственного предприятии (организации, учреждения), разработанный в 1992 г., может быть взят за основу при подготовке проекта соответствующего документа, учитывающего специфику деятельности предприятия. При разработке Положения об архиве, функционирующего на правах структурного подразделения в составе делопроизводства (службы ДОУ), представляется целесообразным принять во внимание примерный текст Положения об архивном отделе органа местного самоуправления".
К основным организационно-распорядительным документам, конкретизирующим регламентацию делопроизводства (ДОУ). Следует отнести:
инструкцию по делопроизводству (ДОУ);
инструкции по отдельным направлениям (вопросам) делопроизводства (ДОУ)*;
должностные инструкции работников делопроизводства (службы ДОУ).
Рассмотрим их подробнее.
Инструкция по делопроизводству (ДОУ) — это документ, устанавливающий
общие требования к документированию управленческой деятельности, организации работы с документами и функционированию делопроизводства (службы ДОУ), а также к порядку применения положении нормативно-правовых актов и организационно-распорядительных документов по вопросам делопроизводства (ДОУ), изданных федеральными, территориальными, отраслевыми (ведомственными) и местными органами управления, в процессе осуществления соответствующей деятельности структурными подразделениями и должностными лицами предприятия (организациями, учреждениями). Необходимость во введении в действие указанного документа вытекает из положений разд. 5 ГСДОУ. Разработку проекта инструкции по делопроизводству целесообразно производить на основе Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти с учетом специфики деятельности предприятия (организации, учреждения). Кроме того, следует иметь в виду, что отдельные положения Типовой инструкции по делопроизводству — в частности, регламентирующие порядок оформления управленческих документов — нуждаются в актуализации в связи с принятием и внедрением ГОСТ Р6.30-2003. При определении структуры инструкции по делопроизводству необходимо принять во внимание соответствующие предписания Методических рекомендаций ВНИИДАД ФАС РФ «Унификация текстов управленческих документов». Наконец, при подготовке содержания документа следует в должной мере учесть предписания Методических рекомендаций ВНИИДАД ФАС РФ «Ведение делопроизводства в организации».
Инструкция по отдельному направлению (вопросу) делопроизводства (ДОУ) — это документ, конкретизирующий требования инструкции по делопроизводству (ДОУ) применительно к одному из направлений (вопросов) указанной деятельности. Необходимость в подобных инструкциях возникает в случаях, когда по тем или иным причинам требуется более тщательная регламентация определенных действий, видов работ, выполняемых в процессе документирования либо управления документацией предприятия. Например, посредством таких инструкций может осуществляться регламентация повседневной деятельности структурных подразделений в составе делопроизводства (службы ДОУ), в частности по обеспечению сохранности документов, состоящих на архивном хранении. Кроме того, соответствующими инструкциями могут регламентироваться организация рабочих мест, меры по охране труда и технике безопасности при ведении (осуществлении) делопроизводства (ДОУ) и т.п.
Должностная инструкция— это документ, регламентирующий деятельность конкретного работника или соответствующей категории работников и устанавливающий порядок применения работником (работниками соответствующей категории) положений нормативно-правовых актов и организационно-распорядительных документов по вопросам делопроизводства (ДОУ) в процессе осуществления своих повседневных полномочий. Необходимость во введении в действие должностных инструкций вытекает из положений разд. 5 ГСДОУ, при этом полномочия работников, не относящихся к персоналу делопроизводства (службы ДОУ), допущенных к работе с документами (в частности при ведении деловой переписки), регламентируются соответствующими положениями должностных инструкций этих работников— к примеру, излагаемых в отдельном разделе или параграфе документа. Разработка проекта должностной инструкции должна производиться на основе квалификационных требований к должности (должностной категории) и соответствующих положений ГСДОУ29. Кроме того, должны быть приняты во внимание предписания Методических рекомендаций ВНИИДАД ФАС РФ «ОРД. Требования к оформлению документов».
Наконец, к основным нормативно-методическим документам, конкретизирующим регламентацию делопроизводства (ДОУ), следует отнести:
нормы времени на выполнение видов работ по делопроизводству (ДОУ);
правила подготовки управленческих документов;
разъяснения к правилам подготовки управленческих документов;
указания (внутренние указания, организационно-методические указания, указания оперативного характера).
Нормы времени на выполнение видов работ по делопроизводству.(ДОУ) предназначены для расчета затрат времени на подготовку и обработку управленческих документов, а также для определения квалификационного и численного состава работников делопроизводства (службы ДОУ). Разработка норм времени производится на основе укрупненных (межотраслевых) нормативов времени на выполнение работ по делопроизводству (ДОУ), материалах, отражающих результаты изучения организации труда, а также результаты фотохронометражных наблюдений за выполнением видов работ и отдельных операций (действий) работниками соответствующих подразделений. Нормы времени подлежат периодическому уточнению. В необходимых случаях — например, при введении новых видов работ по делопроизводству (ДОУ) или изменении технологии подготовки и (или) обработки управленческих документов — в нормы времени вносятся соответствующие дополнения.
Правила подготовки управленческих документов устанавливают нормы и требования, обязательные для выполнения структурными подразделениями и должностными лицами при подготовке тех или иных видов управленческих документов. Обычно разработка подобных правил производится для уточнения порядка подготовки наиболее важных управленческих документов либо относительно новых видов документов, подготовка которых сопряжена с теми или иными особенностями"1.
Разъяснения к правилам подготовки управленческих документов разрабатываются в дополнение к вновь введенному в действие нормативно-правовому акту или организационно-распорядительному документу. По сути, это практический комментарий к ключевым положениям акта (документа), в должной мере учитывающий специфику деятельности предприятия и ведения (осуществления) делопроизводства (ДОУ). Обычно разъяснения сохраняют свою силу до введения в действие на предприятии соответствующего локального акта, организационно-распорядительного или нормативно-методического документа внесения изменений в соответствующие акты (документы).
Указания предназначены для согласования между собой положений нескольких нормативно-правовых актов (организационно-распорядительных документов), регламентирующих определенный вид (направление) деятельности предприятия. На основе указаний обеспечивается взаимодействие соответствующих структурных подразделений (должностных лиц). При этом:
внутренние указания, как правило, применяются для обеспечения взаимодействия должностных лиц одного или нескольких структурных подразделений (например, в составе делопроизводства (службы ДОУ) — в частности при подготовке документов к переводу с оперативного на архивное хранение;
указания оперативного характера служат для обеспечения взаимодействия различных структурных подразделений (например, делопроизводства, службы персонала и бухгалтерии) при выполнении задач, имеющих особую значимость для обеспечения надлежащего функционирования предприятия — в частности по оформлению вновь принятым работникам трудовых книжек нового образца;
организационно-методические указания разрабатываются в целях регламентации определенного вида (направления) деятельности предприятия в течение конкретного периода времени (месяц, квартал, полугодие, год) — в частности по организации планирования работ по делопроизводству и отчетности о ее результатах.
Отметим в заключение, что, помимо перечисленных локальных актов, организационно-распорядительных и нормативно-методических документов, предприятие в целях надлежащей регламентации Делопроизводства (ДОУ) вправе разрабатывать и вводить в действие некоторые другие их виды, в том числе методические рекомендации, внутренние стандарты, регламенты, схемы с соответствующими описаниями и т.п. Необходимость в разработке и внедрении подобных актов и документов может быть обусловлена особенностями организации делопроизводства (ДОУ) предприятия, а также объемом и содержанием функций и задач, возлагаемых в этой связи на соответствующие структурные подразделения (должностных лиц).
Глава 3
ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ОСНОВЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ПРЕДПРИЯТИЯ
После ознакомления с правовыми основами делопроизводства (ДОУ) предприятия представляется вполне логичным приступить к рассмотрению организационных основ данного пила деятельности. Подчеркнем, что эффективность делопроизводства (ДОУ) во многом зависит именно от правильной его организации.
И здесь нам вновь не обойтись без знакомства с соответствующими определениями. Поясним, что в контексте настоящего пособия организацию делопроизводства (ДОУ) следует рассматривать и в качестве процесса управления, и в качестве структуры, обеспечивающей выполнение соответствующих функций и задач.
3.1. Организация делопроизводства как процесс управления
Процесс управления делопроизводством как обеспечивающей деятельностью включает:
изучение условий, в которых предполагается осуществлять делопроизводство (ДОУ) — в частности, выявление реального соотношения между потребностями предприятия в реализации тех или иных функций и задач по подготовке и обработке документов и его организационными, финансовыми, материальными, техническими и иными возможностями;
подготовку и принятие управленческих решений;
•информирование структурных подразделений (должностных лиц) о принятых решениях и вытекающих из них задачах (действиях), объеме и содержании последних, а также сроках и последовательности их выполнения;
подготовку структурных подразделений (должностных лиц) к выполнению принятых управленческих решений, включая предоставление им соответствующей информации (в том числе документированной) и полномочий;
организацию и поддержание взаимодействия между структурными подразделениями (должностными лицами) при подготовке и в ходе выполнения ими задач (действий);
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12
