SharePoint Portal Server 2003 предоставляет мощную среду для совместной работы, позволяющую объединять, упорядочивать, искать и создавать узлы SharePoint в пределах предприятия. Узлы SharePoint для рабочих групп, документов и собраний могут быть доступны для клиентов и партнеров, что позволит расширить область действия и эффективность существующих способов сотрудничества. Портал облегчает совместную работу как отдельных сотрудников, так и рабочих групп, подразделений и предприятий. Управление версиями и утверждением документов, контроль над извлечением и возвратом документов, разделение документов на категории и возможность публикации облегчают совместную работу над документами, проектами и задачами. Кроме того, благодаря порталу специалисты имеют возможность с легкостью находить и использовать навыки нужных людей и рабочих групп, отыскивать готовые решения.
Совсем недавно в ОГУ «БелИФ» функционирует справочная правовая система «КонсультантПлюс». СПС «КонсультантПлюс» - это уникальный источник правовой информации, включающий весь спектр российского законодательства. Это экспертно-аналитический инструмент для повседневной работы с правовой информацией. Именно в ней содержатся практически все документы, необходимые в работе. Также система оснащена комментариями и консультациями специалистов. Кроме того, в ней содержатся решения спорных вопросов и электронная библиотека бухгалтерских изданий.
Важно, что документы, хранящиеся в справочной правовой системе «КонсультантПлюс», поддерживаются в актуальном состоянии и полностью соответствуют оригиналам по содержанию и оформлению. А консультации, которые могут помочь в решении самых спорных вопросов, даны специалистами государственных органов и экспертами в области налогового и бухгалтерского учета. В СПС «КонсультантПлюс» легко и удобно находить необходимые документы: все информационные банки системы связаны между собой, и система поиска позволяет быстро найти не только нормативные документы, но и комментарии к ним.
СПС «КонсультантПлюс» может состоять из многих информационных банков, но самые основные и наиболее востребованные из них это – Бухгалтер, ВерсияПроф и Деловые Бумаги. Рассмотрим их подробнее[15]:
1. «Консультант. Бухгалтер» - универсальный бухгалтерский пакет.
«КБ» состоит из 5-и информационных банков: Вопросы-Ответы, Корреспонденция Счетов, Путеводитель по налогам, Бухгалтерская пресса и книги, Нормативные Документы. Комплект из этих информационных банков практически обеспечивает бухгалтера в полном объеме всем необходимым - и нормативными документами, и консультационными материалами бухгалтерской тематики.
Первые четыре информационных банка составляют раздел "Финансовые консультации". Поиск документов в этом разделе позволяет искать документы не только стандартными средствами - по тексту, дате, названию и номеру. Но и по специальным полям - по счету из Плана Счетов, по видам налогов, выплат и расходов, а также по ключевым словам - это слова или фразы, определяющие суть консультаций.
Раздел «Законодательство» представлен Информационным Банком Нормативные Документы. Этот банк содержит все необходимые в работе бухгалтера федеральные нормативные документы - законодательство по бухучету, налогообложению, трудовому законодательству. Включены также все нормативные документы, которые упоминаются в трех информационных банках раздела «Финансовые консультации». Возможен поиск по любым реквизитам документа - по номеру, по дате, по принявшему органу, по тематике документа, по словам из названия или из текста. Широки аналитические возможности по работе с документами - можно легко отследить все связи документа с другими документами, получить редакцию документа, действующую на определенный момент времени. Удобна функция «Документ на контроле», с помощью которой можно поручить программе отслеживать изменения в документах и сообщать об этом.
Информационные банки Вопросы-Ответы, Корреспонденция Счетов, Бухгалтерская пресса и книги, Путеводитель по налогам взаимосвязаны с банком Нормативные Документы гиперссылками: по ссылкам из консультаций, схем и статей можно перейти в тексты нормативных документов, на которые ссылаются авторы и самому проанализировать ситуацию, исходя из документов действующего законодательства.
Система содержит полезную справочную информацию - все актуальные формы бухгалтерской и налоговой отчетности, таблицы минимальных размеров оплаты труда, размеров пенсии, нормы возмещения командировочных расходов и другие. Все показатели представлены в наглядных сводных таблицах на все моменты времени. Имеется интерактивный календарь бухгалтера и производственный календарь, курсы валют на каждый день и многое другое. Вся справочная информация, так же как и информационные банки, регулярно обновляется (например, курсы валют - ежедневно).
2. «ВерсияПроф» - большая универсальная система по федеральному законодательству.
Включает все правовые акты РФ общего и отраслевого значения и правовые акты, касающиеся отдельных категорий граждан. Значительную часть документов системы составляют правовые акты разъяснительного характера.
В полном объеме представлены документы по всем отраслям хозяйственной деятельности - в том числе банковской, внешнеэкономической, таможенной, рынку ценных бумаг.
Система включает акты официального разъяснения действующих норм, регулирующих отдельные сферы деятельности, документы советского периода, представляющие интерес в настоящее время.
Система адресована на самый широкий круг специалистов средних и крупных предприятий всех форм собственности и направлений деятельности. 3. «Деловые бумаги» - система для тех, кто занимается делопроизводством и документооборотом.
Включает образцы документов, используемые на практике предприятиями с различными организационно-правовыми формами и направлениями деятельности и просто документы, которые приходится часто заполнять простым гражданам - заявления, объяснительные, справки и т.д. и т.п.
Система предоставляет типовые договоры, контракты, учредительные, организационные, внутренние документы, формы отчетности предприятий, страховых и банковских учреждений. Большинство документов разработано и утверждено органами власти Российской Федерации. Остальные разработаны на заказ авторитетными юридическими фирмами.
Карточка поиска позволяет использовать для поиска номер типовой формы (если он известен), слова из названия или текста (даже если Вы знаете их приблизительно), тематику (если Вы хотите просмотреть документы, относящиеся к одной теме или вопросу). При поиске форм удобно пользоваться такими полями, как «Вид документа» (сразу можно отобрать только договора или заявления или другой тип документа), «Разработчик» (можно отобрать, например, только формы, принятые госорганами) и «Источник» (если известен официальный документ, который утвердил нужный Вам бланк, форму или другой документ).
При использовании системы в комплекте с информационными банками по федеральному российскому законодательству (например, Консультант Плюс: Версия Проф), любое упоминание нормативных документов в тексте формы или другого документа Деловых Бумаг превратится в гиперссылку на текст упоминаемого документа, по которой можно сразу попасть в официальный текст документа, при чем сразу в тот его раздел, где речь идет о найденной форме.
«Деловые Бумаги» - профессиональный инструмент референта и кадровика, полезный помощник бухгалтера и юриста (формы отчетности и образцы договоров) и огромный цифровой архив деловой документации, который будет полезен гражданам как для личного так и в трудовой деятельности, например, для госслужащего или руководителя фирмы.
Можно сделать вывод, что оснащенность персонала ОГУ «БелИФ» информационно-правовыми средствами и программами находиться на довольно высоком уровне, что очень способствует повышению эффективности основной деятельности персонала – создание, внедрения и управления ИТ-проектов на региональном уровне, а, в конечном счете, повышению эффективности управления.
С 2006 года в ОГУ «БелИФ» начались работы над созданием системы электронного документооборота для внедрения в аппарат губернатора Белгородской области.
Необходимо заметить, что принятый в настоящее время в Белгородской области обмен бумажными документами между органами государственной власти и местного самоуправления является чрезвычайно медленным и влечет значительные затраты ресурсов на функционирование курьерских и почтовых служб, экспедиций и канцелярии, вынужденной регистрировать входящие и отправлять исходящие документы. В случае функционирования автоматизированной системы к этому еще прибавляется ввод информации о документе и сканирование текста для помещения в базу документов системы. Зачастую отсутствует возможность контроля со стороны отправителя за процессом получения и регистрации документов принимающей стороной.
Эта ситуация представляется еще более неестественной, если учесть, что исходящий документ также готовится в автоматизированной системе, а текст существует в виде файла и специально распечатывается для отправки в другие организации. Выходом из этой ситуации является создание системы обмена электронными документами между органами государственной власти и местного самоуправления. Создание такой системы позволит обеспечить:
· радикальное ускорение доставки документов;
· гарантию доставки;
· доставку «под роспись» – уведомление отправителя о получении и регистрации документа получателем;
· снижение издержек.
Необходимо учитывать, что традиционный бумажный документооборот еще не скоро потеряет свое значение – в ближайшие годы важные документы все равно будут издаваться, утверждаться и доставляться в бумажном виде. Тем не менее, существуют (и в ряде организаций уже эксплуатируются) интегрированные бумажно-электронные технологии, в которых документ пересылается в электронном виде, регистрируется, и именно с электронной копией идет работа, а бумажная копия передается обычным путем.
Введение в Белгородской области законодательства, обеспечивающего юридическую значимость электронной цифровой подписи (Приложение 5), открывает возможность создания систем обмена электронными документами, не требующих дублирования электронных документов бумажными и позволяющих тем самым значительно снизить издержки органов власти и управления. Но на пути разработки такой системы у специалистов ОГУ «БелИФ» имеются объективные трудности:
1. Отсутствие каких-либо систем автоматизации документооборота в аппарате губернатора Белгородской области.
2. Разнообразие систем и форматов, используемых в аппарате губернатора.
3. Необходимость надежной аутентификации отправителей / получателей в аппарате губернатора.
4. Защита информации от изменения в процессе доставки документов между органами государственной власти и местного самоуправления.
5. Необходимость защиты конфиденциальной информации.
Основное содержание работы органов государственной власти в Белгородской области – это выработка управленческих решений, протекающая в форме работы с документами. Поэтому эффективность осуществления ими своих функций в значительной степени определяется системой работы с документами.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14
