Предполагая, что внедрение прошло успешно, следует рассмотреть, что же ещё существенно для автоматизации электронного документооборота. Помимо необходимого набора возможностей (таблица 3.1) наличие в системе дополнительного функционала (таблица 3.5) может значительно упростить работу с системой всем сотрудникам организации (например, настройка уведомлений и напоминаний). В некоторых случаях этот функционал просто необходим (например, WEB-доступ). Потребности заказчика в автоматизации процессов обработки документов со временем могут меняться (например, в случае изменения организационной структуры предприятия), что может привести к необходимости в развитии системы.
Например, возникает ситуация, когда заказчик, успешно эксплуатирующий систему в головном офисе организации, впоследствии принимает решение о внедрении ее в филиалы. Как видно из таблицы 3.5, наиболее полноценный дополнительный функционал за счет гибких настроек пользовательского интерфейса предоставляют системы Босс-Референт и Optima-Workflow. По остальным параметрам уверенные позиции занимают системы Directum, DocsVision и ЕВФРАТ-Документооборот.
Таблица 5. Дополнительные возможности работы с системой
СИСТЕМА ВОЗМОЖНОСТЬ
Б-Р
ГД
Д
ЕЕ-Д
CM
D
DIS
DV
LD
O-W
М
Настройка пользовательского интерфейса
+
-\+
+\-2
Настройка уведомлений и напоминаний
Интеграции с электронной почтой
-
+\-8
Web-доступ
+\-9
Территориально-распределённая работа**
+4
+\-6
+\-7
+\-10
Наличие API
Важными характеристиками СЭД являются её безопасность, надёжность и производительность (таблица 3.6). Из таблицы 3.6 следует, что системы Directum, DocsVision, Optima-Workflow и ЕВФРАТ-Документооборот позволяют обеспечить необходимый уровень надёжности и безопасности электронного документооборота. В свою очередь производительности рассматриваемых в обзоре решений достаточно, чтобы автоматизировать как небольшие, так и крупные структуры, так как производительность в большинстве случаях зависит от возможностей серверного аппаратного обеспечения. В случае создания распределенной системы электронного документооборота (отдельные серверы базы данных для каждого подразделения) количество одновременно работающих пользователей может измеряться тысячами.
Хочется отметить, что системы Босс-Референт и CompanyMedia, реализованные на платформе Lotus Notes/Domino, предлагают наиболее развитые средства администрирования при распределенной работе за счет возможностей платформы.
Таблица 3.6 Надёжность, безопасность
Система возможность
Е-Д
СМ
M
Авторизация пользователей
Шифрование документов
+\-
+\-3
+\-4
Поддержка ЭЦП
Резервное копирование БД по расписание
Протокол событий
Примечания: Заказная разработка с использованием БОСС-Крипто
o Опционально « ЭЦП И Шифрование»
o Опционально с помощью инфраструктуры Locker
o Опционально Landocs:Подсистема безопасности
Таким образом, из всех систем наилучшие показатели у системы Мотив. Это означает, что внедрение этой системы и будет для ОГУ «БелИФ» наиболее эффективным способом организации оперативного управления.
3.2 Регламент перехода на новую систему оперативного управления деятельностью
Общие положения.
Внедрение системы Мотив позволит решить следующие проблемы, связанные с организацией документооборота:
· Отсутствие единого информационного пространства, отсутствие автоматизированных организационных справочников, содержащих адреса электронной почты сотрудников.
· Проектные группы организации вынуждены локально формировать собственные системы классификаторов, а также словарей и нормативов.
· Регистрация документов проводится вручную и часто дублируется в каждом структурном подразделении. При этом используются какие-либо таблицы или списки.
· Маршрутизация документов не автоматизирована. Документ направляется только по маршруту, выбираемому очередным исполнителем, что затрудняет соблюдение регламентов, принятых в организации (особенно при согласовании документов).
· Затруднено проведение контроля за своевременным исполнением документа. Напомнить о документе при этом можно только дополнительным письмом, отправленным вручную, или позвонив по телефону.
· Невозможно осуществить автоматизированный поиск документов. Электронная почта не предполагает проведения подобной операции.
Сегодня развитие внутренних и внешних отношений ОГУ «БелИФ» ведет к тому, что нашей организации нужны: более совершенные современные технологии, которые предоставляют возможности коллективной работы, управления потоками данных (workflow), работы с образами и версиями документов, электронной почтой, интернетом; системы, которые отражают все факты деятельности в едином информационном пространстве, вводимые однократно в месте их возникновения, которые обеспечивают прозрачность системы для всех участников процессов при четком разграничении прав доступа и позволяют как управлять всеми процессами в целом, так и контролировать отдельные бизнес-процессы при работе проектных групп.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14