· Оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля.
· Исключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия. Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации.
· Исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.
Основные факторы, влияющие на решение о выборе системы в ОГУ «БелИФ»
· Требования по объему хранения. Необходимо выбрать систему, поддерживающую иерархическое структурное хранение (HSM - Hierarchal Storage Management). Этот механизм хранит наиболее активно используемые данные на наиболее быстрых, но и наиболее дорогих носителях, в то время как реже используемая информация автоматически переносится на медленные и дешевые носители.
· Наличие формализуемых процедур, требующих поддержки их выполнения и автоматизации контроля (подготовки документов определенного типа, выполнения стандартных функций организации и т. д.).
· Необходимость автоматизации административного управления организацией. Степень сложности организационной структуры.
· Наличие территориально распределенных подразделений. Этот фактор накладывает определенные требования к удаленному доступу, к репликации данных и т.д.
· Наличие бумажного архива большого объема. Некоторые системы документооборота поставляются с уже интегрированными подсистемами массового ввода документов.
· Наличие не удовлетворяющей текущим потребностям системы документооборота.
· Необходимость в развитой маршрутизации документов, в управлении потоками работ (workflow managing). Как продолжение этой необходимости потребность в поддержке произвольных бизнес-процессов, возможно работающих совместно с прикладными системами поддержки этих процессов.
· Требования по срокам хранения документов. При больших сроках хранения (десятки лет) стоит серьезно подумать об организации параллельного архива на микрофильмах.
· Требования к "открытости", расширяемости системы. Возможность интеграции с существующими информационными системами и использования имеющегося оборудования.
· Необходимость хранения изображений документов. Использование в организации специфических форматов хранения документов. Необходимость поддержки инженерных и конструкторских задач, других особенностей деятельности предприятия.
· Необходимость развитых средств поиска информации. Полная поддержка системой языков имеющихся в организации документов.
· Требования к безопасности (шифрование, организация доступа, и т. д.). Возможность использования уже имеющихся в информационной инфраструктуре организации механизмов доступа в системе документооборота.
· Требования по соответствию определенным стандартам: внутренним, отраслевым, ГОСТ, международным стандартам по контролю качества, уровню организации хранения информации.
В настоящее время в России наблюдается рост интереса к системам электронного документооборота (СЭД) среди государственных и коммерческих структур. Компании-разработчики готовы предоставить СЭД как для небольших организаций численностью 5-10 человек, так и для крупных предприятий численностью тысячи человек. Всего на рынке представлено более пятидесяти решений этого класса. Но на вопрос, по каким критериям правильно выбирать систему, ответ знают далеко не все. В данном обзоре предлагается анализ наиболее популярных отечественных разработок в области автоматизации документооборота и делопроизводства.
Сегодня можно выделить следующие решения от ведущих компаний-разработчиков, работающих в сфере автоматизации работы с документами: Босс-Референт, ГранДок, Дело, ЕВФРАТ-Документооборот, CompanyMedia, Directum, DIS-системы, DocsVision, LanDocs, Optima-Workflow, Мотив.
Таблица 3.1 Основные возможности систем электронного документооборота
Система возможность
Б-Р
ГД
Д
Е-Д
СМ
D
DIS
DV
LD
O-W
М
Регистрации документов
+
Введение регистрационной карточки
Введение номенклатуры дел
Сканирование
+/-1,2
+/-1,5
+/-1
-/+
Распознание документов
Связанные документы
Прикреплённые файлы
Работа со словарями и справочниками
Срок поручений
-
Поиск:
- по реквизитам
- по виду рекивзита документа
-полнотекстовый
- с учётом морфологии
+\-
Списание документа в архив
Введение архивов электронных документов
+/-6
+/-7
+/-9
маршрутизация
Генерация отчётов
+/-³
+/-4
+/-8
Продолжение табл. 3.1
Разграничение прав доступа
Пароли
-\+
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14