Работа по каждому из перечисленных направлений основывается на соответствующих документах и программах (приложение), например, приказ Командующего войсками Приволжско-Уральского военного округа № 191 от 14.06.2007 "О совершенствовании работы с обращениями граждан в Приволжско-Уральском военном округе", приказ Командующего войсками Приволжско-Уральского военного округа №142 от 04.06.2004 "О правовом обучении и приеме зачетов по правовому минимуму в войсках военного округа"; программа "Патриотическое воспитание граждан Кировской области" с планом проводимых мероприятий; учебный план проведения общественно - государственной подготовки с гражданским персоналом военных комиссариатов Кировской области на 2010 учебный год, план-график проведения культурно-досуговых мероприятий, лекций и бесед в период призыва и отправки граждан в войска со сборного пункта Кировской области, План проведения занятия с офицерами военного комиссариата Кировской области на тему: Организация воспитательной работы в военном комиссариате. Формы и методы воспитательной работы с подчиненными и другие документы.
Система управления в отделении по работе с гражданами соответствует общей системе управления, базовыми элементами которой являются: "вход", "процесс", "выход", "внешняя среда".
Для анализируемой системы (система управления в Отделении по работе с гражданами) атрибуты модели представлены в таблице:
Табл.3 Анализ элементов системы управления в Отделении по работе с гражданами
№
Элемент системы
Атрибуты
1
"Вход"
Поток обращений граждан; документы, уточняющие суть обращения; поток граждан для личного приема по вопросам военной службы, поток федеральных и региональных программ по направлениям деятельности, например, программа "Патриотического воспитания молодежи Кировский области", поток приказов, постановлений, указов, регламентирующих направления работы (например, Приказ Командующего войсками Приволжско-Уральского военного округа от 14.06.2007 №191 "О совершенствовании работы с обращениями граждан в Приволжско-Уральском военном округе").
2
"Процесс"
Организация труда исполнителей, подготовка кадров, организация мотивации к труду (положение о премировании, другие виды стимулирования), координация взаимодействия между подсистемами (например, взаимодействие с другими отделами для подготовки ответа на обращение или с другими органами власти для реализации мероприятий по предусмотренным программам, например, взаимодействие с комитетом по делам молодежи в целях исполнения программы "Патриотическое воспитание граждан" контроль за исполнением предусмотренных задач: ответами на обращения, выполнением планов-графиков; координирование работы отделения по направлениям деятельности, документальное сопровождение деятельности отделения.
3
"Выход"
Проведенные мероприятия в рамках программ и направлений деятельности, например, строительство, реконструкция памятников, проведение Дня призывника, и как следствие повышение авторитета российской армии
4.
"Внешняя среда"
Законы, Указы Президента, постановления Правительства, законы и Указы Министра обороны, командующего войсками Приволжско-Уральского военного округа, квалификация кадров на рынке труда, финансирование текущей деятельности отделения, оценка качества управления со стороны Министерства обороны и информирование отделения.
Ключевое отличие управления в коммерческих организациях от управления в государственных учреждениях состоит в механизме реализации обратной связи. В коммерческих организациях этот механизм прост. Контур обратной связи содержит следующие звенья: повышение качества управления - повышение конкурентоспособности продукции - рост прибыли - направление части дополнительной прибыли на повышение качества управления. И вновь по той же цепочке.
В государственных учреждениях, действие механизма обратной связи не так прозрачно, но его можно проследить на примере Отделения по работе с гражданами ВКО Кировской области:
§ обратная связь по качеству услуг: установление нормативов качества (утверждение сроков ответа на обращения граждан, среднее количество рассмотренных обращений граждан, количество выполняемых программ по направлениям деятельности, количество мероприятий по программа и планам) - контроль отклонений от нормативов или поощрение за отсутствие таковых - анализ объема санкций - выработка управляющих воздействий (изменение мероприятий для выполнения программ, привлечение новых ресурсов, корректировка нормативов и т.д.),
§ обратная связь по другим косвенным показателям работы: планирование показателей - сопоставление фактического исполнения с планом - учет меры и качества исполнения плана при реализации санкций или поощрений работников и руководителей Отделения по работе с гражданами - составление нового плана.
Основными функциями управления учреждением являются: перспективное и текущее планирование; организация и регулирование; мотивация и координирование; контроль и учет. Таким образом, основа управленческой деятельности - это выполнение четырех общих функций, которые составляют так называемый цикл управления: планирование, организация, мотивация, контроль.
Рассмотрим осуществление функций управления в отделении по работе с гражданами ВКО:
1. Перспективное и текущее планирование, в данном отделении включает в себя составление планов, графиков проведения мероприятий с соответствии с направлениями работы, например, план-график проведения культурно-досуговых мероприятий, подготовка письменных ответов на обращения граждан, подготовка материалов для СМИ.
2. Организация и регулирование включают: организацию проведения мероприятий по направлениям работы, рассмотрение обращений граждан, обеспечение ответа на них, личный прием граждан, проведение пресс-конференций, "открытых столов" по вопросам военной службы, регулирование проводимых мероприятий, воинской и трудовой дисциплины и работы персонала в целом.
3. Мотивация и координирование предусматривают: координирование работ по направлениям деятельности, например, рассмотрение, изменение отдельных мероприятий (изменение времени личного приема граждан, изменение времени интервью), а также обеспечение взаимодействия нескольких отделений или должностных лиц для подготовки ответа на обращение. Мотивация предусматривает создание мер поощрения персонала для повышения эффективности выполнения работы, например, премирование за успешное выполнение плана или программы, достижения высоких результатов деятельности.
4. Контроль: обеспечение контроля своевременного выполнения планов и программ, контроль за сроками ответа на обращения граждан, своевременная подготовка материалов для СМИ.
Функция контроля может осуществляться в форме составления плана-графика выполнения мероприятия с указанием сроков выполнения с целью точного соблюдения этих сроков, а также мер поощрения и взыскания за своевременное или несвоевременное выполнение должностных обязанностей.
Структура и техника управления в Отделении по работе с гражданами являются включают в себя:
· структуру управления отделением, которая предусматривает разделение на должности: Начальник отделения по работе с гражданами; Старший помощник начальника отделения по работе с гражданами; Помощник начальника отделения по работе с гражданами и распределение между ними обязанностей, в соответствии с должностной инструкцией.
· компьютерную и оргтехнику, мебель, каналы передачи информации (сети связи), систему документооборота в отделении, которую можно характеризовать недостаточностью помещений для эффективной организации работы и приема граждан, отсутствием электронного документооборота, ориентацией на работу с документами на бумажном носителе.
В отделении реализуются все виды управления (институциональное, мотивационное, информационное) с преобладанием институционального, что связано со спецификой деятельности военного учреждения.
Рис.3 Виды управления в Отделении
Ø Институциональное управление связано с необходимостью исполнения приказов и директив министерства обороны, зависимостью от "команды сверху".
Ø Мотивационное управление проявляется в наличии мотивирующих трудовую деятельность стимулах финансового и нефинансового характера, например, наличие "13 зарплаты" за эффективную работу в течение года или предоставление бесплатного санаторно-курортного лечения за успехи в работе.
Ø Информационное управление, основанное на сообщении информации, характеризуется работой с новой информацией, доведением ее до личного состава.
В ходе исследования я пришла к выводу, что в Отделении по работе с гражданами преобладает институциональное управление, то есть выполнение работы основывается на определенных документах, регламентирующих весь порядок работы отделения: Инструкции по работе с гражданами, разработанными вышестоящими органами программами, например, программа патриотического воспитания граждан и в своей деятельности ориентируется на приказы начальника отделения и военного комиссара.
В ходе исследования управляемых процессов типы управления в отделении отражаются в виде:
Проектного управления (управление, предусматривающее разработку планов, мероприятий, конференций, проектов программ).
Процессного управление (управление ежедневным функционированием отделом: рассмотрение обращений граждан, составление на них ответа, личный прием граждан, составление докладов, донесений по итогам выполнения программ).
Среди методов управления (экономические, административные, социально-психологические, идеологические) в отделении преобладают административные методы.
Административные методы в виде приказов, распоряжений, указаний начальника отделении и военного комиссара.
Экономические методы управления в отделении представлены в виде премий, "13 зарплаты".
Социально-психологические методы выражены в возможности продвижения по службе за эффективную работу, предоставлении стимулов нематериального характера (путевки в санатории, билеты на культурно-досуговые мероприятия).
Идеологические методы ориентированы на пропаганду военной службы, престиж армии, и соответственно "престижность" принадлежности к военной организации. Кроме того само отделение также является носителем идеологии военной службы, так как в своей деятельности формирует у граждан благоприятное впечатление об армейской службе, ее необходимость для страны, способствует формированию патриотизма у молодого поколения.
В ходе опроса в отделении на тему: "Какие методы управления вы считаете наиболее эффективными" респонденты предпочли экономические методы управления, хотя на практике в основном реализуются административные методы управления.
Рис.4 Результаты опроса на тему: "Какие методы управления наиболее эффективны"
Актуальность проблемы качества управления в настоящее время очевидна как для отдельных российских компаний, так и для государственных учреждений. В зависимости от принадлежности объекта управления к конкретному сектору экономики или государственной деятельности, а также от его размеров и других параметров меняется набор признаков управления, характеризующих качество этого управления.
В связи с тем, что деятельность государственных учреждений регламентирована типовыми положениями в большей степени, чем в бизнесе, количество "степеней свободы" при выборе управляющих решений в рамках государственного учреждения меньше, чем на коммерческом предприятии. Однако из этого не следует делать вывод, что управление в государственном учреждении проще, чем в коммерческой организации. Управление в государственном учреждении гораздо в большей степени регламентируется нормами, приказами, распоряжениями, в частности, Отделение по работе с гражданами в своей деятельности регламентируется приказами Министра обороны, командующего войсками ПУРВО, военного комиссара Кировской области.
государственное учреждение управление военный
На сегодняшний день все военные комиссариаты функционируют в состоянии постоянного реформирования, объединения отделений, изменения задач и функции, что приводит к снижению эффективности функционирования. В ходе исследования основных направлений работы отделения по работе с гражданами можно выделить следующие проблемы функционирования отделения:
1. Проблема взаимодействия между ВКО и другими организациями, а также их удаленность от центра (территориальная проблема).
В ходе работы данное отделение постоянно взаимодействует с другими организациями (Комитет солдатских матерей, управление по делам молодежи, совет ветеранов, а также отделы ВКО в районах области). Как правило, все письма, поручения, доклады передаются лично или с помощью почты, или факса, что снижает время их исполнения (а при передаче факсом часто плохо читаемо). Я считаю, что наиболее эффективно, будет использование средств электронной почты, как наиболее удобное средство для быстрой и точной передачи необходимой информации. С целью решения данной проблемы, считаю нужным установить сеть Интернет и электронную почту в организациях, взаимодействующих с Отделением по работе с гражданами (особенно в районах области), что существенно сократит время передачи информации, а также решит проблему отдаленности других организаций и отделов ВКО в районах Кировской области.
2. Проблема отсутствия помещений для работы.
На сегодняшний день Отделение по работе с гражданами занимает всего 2 кабинета в Военном комиссариате Кировской области. При этом в основные задачи отделения входит личный прием граждан. Для того, что обеспечить эффективную организацию приема граждан, их консультирование Отделению необходимо выделить еще несколько кабинетов для эффективной организации работы.
3. Проблема правового обеспечения.
Отделение в своей работе опирается на федеральные законы, приказы Министра обороны и при этом все документы выдаются только в бумажном виде в другом отделе, что снижает эффективность работы. Более широкое использование правового обеспечения (правовые системы (Консультант + и другие правовые системы, ресурсы Интернета) обеспечит более удобную и эффективную организацию работы Отделения.
4. Проблема информационного обеспечения.
На сегодняшний день в стране в условиях постоянного реформирования военных организаций и всей военной системы население нуждается в достоверной информации, касающейся военной службы. При этом вопросы освещаются, в основном, только через СМИ и только в общих чертах, что вызывает много вопросов и разногласий в обществе, в частности, по вопросам прохождения военной службы по призыву, сроках, постоянно меняющихся отсрочках и т.п.
Получение доступа к информации со стороны граждан, будущих призывников, комитета солдатских матерей, можно обеспечить, например, путем создания сайта военкомата, освещающего вопросы военной службы по призыву и по контракту, порядок, сроки, виды отсрочек от военной службы. Постоянное обновление сайта обеспечит полную и достоверную информацию о военной службе.
5. Проблема финансирования.
Работа военного комиссариата в целом, и в частности, отделения по работе с гражданами финансируется из федерального бюджета. Для организации работы и проводимых мероприятий необходимо, чтобы были выделены соответствующие средства из бюджета, то есть прослеживается зависимость от "финансирования сверху". Решить данную проблему можно только на федеральном уровне.
6. Проблема стиля управления.
В Отделении преобладает преимущественно административный стиль управления, хотя респонденты в ходе опроса в отделении по работе с гражданами считают наиболее эффективными экономические методы (50%) и социально-психологические (30%). Преобладание административного управления объясняется спецификой функционирования отделения, его зависимостью от "команды сверху", распределение финансовых ресурсов на федеральном уровне.
Для решения данного противоречия предлагается наибольшее использование поощрения за эффективную работу, совместная разработка планов и программ, подготовка мероприятий, конференций, то есть функционирование в рамках сотрудничества, взаимодействия, а не просто выполнение приказов вышестоящих инстанций. Также предполагается предоставление возможности продвижения по служебной лестнице за эффективную работу, или, например, объявление благодарности за труд (разработанную программу, успешное выполнение плана, проведенную конференцию) на общем собрании, то есть публичное освещение успехов работника, что повышает его самооценку и стремление к дальнейшему труду и соответствует социально-психологическому методу управления.
Задача управления организациями в России в настоящее время является одной из самых актуальных для развития государства. Теоретические основы оценки качества управления в России находятся в стадии становления, и для их более глубокой разработки требуются дальнейшие исследования, а также время на получение серьезных результатов. Научные разработки в области управления организациями в основном посвящены исследованию коммерческих структур. Поэтому вопросы оценки качества управления государственными учреждениями, оказывающими бесплатные услуги населению, требуют проведения дальнейших исследований. Экономический и социальный эффект от повышения качества управления в государственном учреждении трудно поддаются количественному измерению.
Система управления Военного Комиссариата Кировской области является подсистемой системы управления ВС РФ, то есть системы более высокого уровня. Поэтому задача оценки качества работы отделения в целом (как подсистемы) может быть полноценно решена только на уровне системы. Следовательно, для оценки качества управления в отделении как подсистемы нужно использовать критерии системы (ВС РФ), то есть критерии, внешние по отношению к системе управления.
В процессе изучения основных направлений работы и системы управления Отделения по работе с гражданами были сделаны следующие выводы:
ü Задача оценки качества управления в отделении частично должна быть решена вне отделения, то есть на более высоком уровне иерархии управления (исполнение приказов, указов Министра обороны, Командующего войсками ПУРВО), а также путем исполнения соответствующих приказов военного комиссара.
ü Отделение по работе с гражданами играет важную роль в функционировании военного комиссариата Кировской области, поскольку именно оно обеспечивает реализацию механизма обратной связи, посредством взаимодействия с гражданами с помощью личного приема, рассмотрения обращений, выступлений через СМИ, и пропаганды военной службы;
ü Перед Военным комиссариатом стоит проблема отдаленности его отделов по всей Кировской области, в связи с эти необходимо наиболее эффективно использовать современные средства связи (электронная почта, ресурсы интернета).
ü Зависимость от федерального бюджета, то есть для реализации планов и программ, используются средства "направляемые сверху". То есть для оказания помощи, например, военно-патриотическим клубам или реконструкции памятника необходимо, чтобы были выделены средства для реализации программы.
Таким образом, в данном диплом проекте была исследована система функционирования и управления, а также основные направления работы Отделения по работе с гражданами Военного комиссариата Кировской области. Данное отделение выполняет все функции управления, присущие государственному учреждению, а именно, перспективное и текущее планирование; организация и регулирование; мотивация и координирование; контроль, что обеспечивает нормальное функционирование Отделения и отражает на примере работы данного отделения особенности системы управления государственным учреждением в целом, и военной организацией в частности.
A
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11
