Проверка принятых к учету первичных документов осуществляется оператором по проверке кассовых справок в филиале.

Содержащаяся в проверенных и принятых к учету первичных документах информация накапливается и систематизируется в регистрах бухгалтерского учета для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.

Регистры бухгалтерского учета ведутся в специальных книгах в виде машинограмм, которые получаются при использовании персональных компьютеров на автоматизированных рабочих местах бухгалтерии. Информация по мере необходимости выводится на бумажные носители.

Формы регистров бухгалтерского учета разрабатываются с учетом рекомендаций Министерства финансов Российской Федерации при соблюдении общих методических принципов бухгалтерского учета.

В соответствии с Положением о документах и документообороте

График документооборота организует главный бухгалтер.

График документооборота содержит следующие разделы:

1.Порядок создания документа:

1.1. Ответственный за оформление,

1.2. Ответственный за исполнение,

1.3.Количество экземпляров,

1.4.Срок исполнения.

2.Порядок проверки документа:

2.1. Ответственный за проверку,

2.2 .Кто представляет,

2.3.Порядок представления

2.4.Срок представления

3.Порядок обработки документа:

3.1. Исполнитель,

3.2.Срок исполнения;

4. Порядок передачи документа в архив:

4.1.Исполнитель,

4.2.Срок передачи.

Контроль за соблюдением графика документооборота осуществляет главный бухгалтер. Он несет ответственность за ведение бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности.

Главный бухгалтер обеспечивает соответствие осуществляемых хозяйственных операций законодательству Российской Федерации, контроль за движением имущества и выполнением обязательств.

Общая схема графика документооборота

Классификатором и планом распределения документов после их исполнения в дела служит разработанная в Почтамте номенклатура дел.

Номенклатура дел разработана в каждом отделе и охватывает все документы создаваемые и исполняемые в процессе работы. Номенклатуры дел отделов объединяются в сводную номенклатуру дел всей организации.

Принципы формирования дел бухгалтерского архива:

Первичные документы хранятся отдельно от регистров бухгалтерского учета;

Каждая партия первичных документов за текущий месяц, относящаяся к одному счету комплектуется в хронологическом порядке и сопровождается справкой для архива, в которой указываются месяц и год, синтетический счет, номера документов (с № по № включительно) и количество листов;

Кассовые документы, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами, счета -фактуры и другие документы должны быть подобраны в хронологическом порядке и по окончании текущего месяца переплетены.

Документы скомпонованы по утвержденным госахивом срокам хранения документов от 5 до 75 лет.

Документы с разными сроками хранения не могут быть помещены в одно дело.

Ответственность за организацию хранения бухгалтерских документов несет начальник управления.

Рабочий план счетов, документы учетной политики, бухгалтерские программы должны храниться не менее пяти лет после года в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности.

Расположение дел в номенклатуре закрепляется индексацией дел, условным обозначением каждого дела. Индекс каждого дела включает в себя номер бухгалтерии и порядковый номер дела в отделе бухгалтерского учета и финансов.

Номенклатура дел рассматривается экспертной комиссией УФПС, согласовывается с архивом и утверждается начальником управления.

Завершающим этапом работы с бухгалтерскими документами является подготовка дел к длительному хранению.

После окончания текущего календарного года документы хранятся в течении года в бухгалтерии. По окончании этого срока документы сдаются в архив Почтамта.

Экспертиза ценности документов при сдаче их в архив Почтамта с целью длительного хранения проводится экспертной комиссией, действующей постоянно, в состав которой входит главный бухгалтер.

1.2 Особенности бухгалтерского учета переводных операций

В почтовой связи к переводным операциям относятся несколько видов услуг связи, предоставляемых клиентам, а также некоторые виды внутриведомственных расчетов, а именно: прием переводов от граждан, предприятий и организаций;

- прием торговой выручки от всех организаций и предприятий торговли;

- доставка на дом пенсий, пособий;

- расчеты с отделениями банков по инкассированным денежным суммам и подкреплением наличности;

- услуги по приему платы за пользование электроэнергией от населения в сельской местности, плата за коммунальные и прочие услуги.

Переводные средства - это денежные средства, поступающие в организации связи в результате осуществления переводных операций. Для зачисления переводных средств в отделении обслуживающего банка открывается переводной счет , к которому рекомендуется открывать два субсчета:

- счет по переводным операциям;

- пенсионный счет.

Выделение пенсионного счета на отдельном субсчете объясняется целевым назначением поступающих денежных средств для выплаты пенсий и пособий от разных источников финансирования.

Операции по переводному и пенсионному счету отражаются в бухгалтерском учете на основании выписок банка по этим счетам и приложенных к ним денежно- расчетных документов. Организации связи обязаны сдавать в банк всю денежную наличность сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе в порядке и в сроки, согласованные с обслуживающими банками для зачисления на счет по переводным операциям, а для возвращения излишне перечисленных сумм от финансирующих выплату пенсий и пособий органов - на пенсионный счет.

Денежная наличность, поступившая в кассы организаций связи, может расходоваться на оплату денежных переводов, выплату пенсий и пособий, высылку подкреплений денежной наличности в отделения связи.

Организации связи по согласованию с обслуживающими их банками могут расходовать денежную наличность на оплату труда и выплату социально-трудовых льгот, оплату командировочных расходов, приобретение на автозаправочных станциях за наличный расчет горюче-смазочных материалов для производственных нужд, на хозяйственные нужды, соблюдая установленный предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами, при условии предварительного оформления в обслуживающем банке перечисления соответствующих сумм с расчетного счета организации на счет по переводным операциям.

Огромные обороты переводных сумм требуют осуществления строжайшего и систематического контроля денежных операций и денежного обращения по сети. Система последующего контроля организована в Центре автоматизированного оперативно-технического управления связью (ЦАОТУС), в котором осуществляется документальный контроль приема и оплаты переводов на основе оперативной и бухгалтерской отчетности организаций связи. Кроме того на ЦАОТУС возлагаются документальные ревизии переводных операций в организациях связи.

Переводные средства в зависимости от целевого назначения и присущего им характера учитывается отдельно.

Для раздельного учета денежных средств, составляющих полный комплект переводных сумм, в бухгалтерском учете организаций почтовой связи предусмотрены следующие счета:

-50.1 касса,

-55 специальные счета в банках,

-50.6 денежные документы,

-57 переводы в пути,

-76.1,76.2,76.3 расчеты организаций связи с клиентурой по переводным операциям,

-76.5 расчеты с разными дебиторами и кредиторами,

-79 внутриведомственные расчеты,

-76.22 расчеты по претензиям.

Средства по переводным операциям не принадлежат организации и выступают в форме расчетов и денежных средств. Расчеты по переводным операциям, отражаемые в пассиве исходного баланса, не являются собственными, заемными или привлеченными источниками. Они представляют собой наложенные на финансы собственно организации почтовой связи транзитные средства или источники и проходят через организации связи, не сливаясь с ее финансовой системой.

Организациям почтовой связи принадлежат только доходы за выполнение работ (услуг), относящихся к переводным операциям.

Состояние расчетов с клиентурой по переводным операциям отражается в приложении к балансу форме №3-связь ''Отчет по переводным операциям''

Счета, используемые при ведении бухгалтерского учета переводных операций в организациях почтовой связи