Большая Энциклопедия Рефератов - Совершенствование информационного обеспечения организационно-функциональной структуры ГТРК "Дальневосточная"

Рефераты. Совершенствование информационного обеспечения организационно-функциональной структуры ГТРК "Дальневосточная"

Степень соответствия разрабатываемого модуля «Управление документацией» заданным критериям отражена в таблице 2.1.

Таблица 2.1 – Степень соответствия разрабатываемого модуля «Управление документацией» заданным критериям

Критерий	Соответствие разрабатываемого модуля «Управление документацией» критериям
ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ
1. Делопроизводственные функции
1.1. Создание документов (использование шаблонов документов).	+
1.2. Регистрация документов.	+ –
1.3. Контроль исполнения документов.	-
1.4. Информационно-справочная работа (поиск регистрационной карточки).	+ –
1.5. Подготовка статистических данных о документообороте.	+ –
1.6. Учет передачи подлинников и копий документов.	-
1.7. Ведение номенклатуры дел.	-
1.8. Списание документов в дело.	-
1.9. Обеспечение сохранности конфиденциальной информации.	-
1.10. Наличие справочников-классификаторов.	+ –
1.11. Учет договорной документации.	+
1.12. Хранение нормативно-справочной информации по документообороту организации.	-
2. Организация электронного архива
2.1. Ведение баз данных.	+ –
2.2. Архивирование документов.	+ –
2.3. Полно – функциональный поиск.	-
2.4. Безопасность хранения документов.	-
2.5. Организация доступа к архиву.	+
3. Обеспечение задач электронного документооборота:
3.1. Технология электронно-цифровой подписи (ЭЦП).	+ –
3.2. Работа с электронными файлами.	+ –
3.3. Средства криптозащиты.	+ –
3.4. Регистрация документов, поступивших по электронным каналам связи.	+ –
3.5. История работы с документами.	+ –
3.6. Полнотекстовый и атрибутивный поиск документов.	-
4. Управление документооборотом:
4.1. Управление потоками документов внутри организации.	-
4.2. Передача документов на исполнение.	+ –
4.3. Контроль за движения (передачи) документов.	-
4.4. Определение местонахождения документов.	+
4.5. Контроль действий пользователей.	-
4.6. Получение сводок по документообороту.	+ –
4.7. Регулирование доступа к регистрационным карточкам и файлам документов.	+ –
4.8. Маршрутизация документов.	+
4.9. Согласование документов.	+ –
4.10. Возможность использования разных грифов доступа.	+
СИСТЕМНО-ТЕХНИЧЕСКИЕ ТРЕБОВАНИЯ
1. Программная реализация
1.1. Технология клиент – сервер.	+
1.2. Технология интернет\интранет.	+
1.3. Наличие электронной почты.	+
1.4. Наличие средств разработки приложений.	+ –
1.5. Наличие средств резервного копирования.	+ –
1.6. Наличие средств сканирования документов.	+
1.7. Интеграция в информационную среду организации.	+
1.8. Интерфейс, взаимодействующий с другими программами (например, со средствами создания, сканирования и распознавания документов	+ –
1.9. Удаленный доступ к базам данных.	+
1.10. Протоколирование действий в системе; совместная работа над документами	+ –
1.11. Территориально-распределенная работа.	+
1.12. Использования интерфейса для получения аналитико-статистической информации.	+ –
1.13. Возможность интеграции в автоматизированную систему.	+
2. Эксплуатационные требования
2.1. Надежность автоматизированной системы.	-
2.2. Безопасность системы.	+
2.3. Администрирование системы.	+
2.4. Территориально-распределенная работа системы.	+
2.5. Количество одновременно работающих пользователей – до 100.	+
2.6. Средний объем документопотока (в год) – до 700000.	-
3. Адаптационные возможности
3.1. Простота и удобство при внедрении системы.	+
3.2. Обучение сотрудников организации.	+
3.3. Удобство настройки системы.	+
3.4. Возможность развития системы.	+

Таким образом, разрабатываемый модуль «Управление документацией» системы «1С: Предприятие» версии 8.0. соответствует предъявляемым системно-техническим требованиям, но не обеспечивает автоматизацию делопроизводства в полном объеме. Соответственно необходимо найти автоматизированную систему, в которой приложение по автоматизации делопроизводства соответствует всем перечисленным критериям.

3. Проектирование автоматизированной системы документационного обеспечения управления для телерадиокомпании «Дальневосточная»

3.1 Поиск и подбор продуктов информационного обеспечения

При поиске и выборе программных продуктов на рынке автоматизированных систем предъявлялись следующие требования:

– гибкость настройки и адаптация к особенностям предприятия ГТРК «Дальневосточная»;

– завершенность программного продукта – система не требует вмешательства программистов для ее сопровождения;

– объединяет территориально-удаленные рабочие места в единую информационную базу;

– невысокая стоимость;

– система имеет шлюз к системе «1С: Предприятие» или имеет сертификат «1С: Совместимо»;

– платформа должна содержать эффективные инструменты для решения различных задач внедрения, сопровождения и расширения информационной системы и типовые приложения.

Внедрение АС ДОУ должна осуществлять внешняя фирма, несущая полную юридическую ответственность перед предприятием за успех проекта внедрения. К выбору фирмы-поставщика и внедренца АС ДОУ нужно подходить очень скрупулезно, так как после подписания контракта, проплаты каких-либо средств и начала внедрения АС ДОУ с этой фирмой будет непросто прекратить отношения в случае, если предприятие будет не полностью удовлетворять качество её работы. Фактически, в случае неправильного выбора фирмы-подрядчика, будут напрасно потеряны деньги, время и нервы. Конечно, при выборе АС ДОУ необходимо внимательно изучить несколько предложений, имеющихся на рынке.

Очень важно также учесть, есть ли опыт успешных внедрений у поставщика АС ДОУ и насколько он соответствует специфике деятельности предприятия или организации настройки. Сравнительный анализ оформлен в таблице 3.1.

Таблица 3.1 – Сравнительный анализ АС ДОУ

Производитель и распространители в России

Название

Предназначение

Возможности

НПО «Компьютер, Компания «DIRECTUM»

DIRECTUM

Автоматизация делопроизводства и управленческих процессов на основе технологии Workflow: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия.

Система состоит из следующих модулей:

1) «Управление электронными документами», что включает в себя:

– обеспечение создания, хранения, поиска (все документы размещены в едином информационном пространстве базы данных SQL сервера, что обеспечивает быстрый поиск);

– изменения различных документов (тексты, рисунки, звуки, видео). Использование любых программ, шаблонов, хранение истории изменения содержания;

– обеспечивается конфиденциальность путем настройки прав доступа, протоколирования всех действий. ЭЦП позволяет системе интегрироваться с различными системами криптозащиты.

2) «Управление деловыми процессами» включает: – автоматизацию процесса подготовки и согласования документов, учета и контроля исполнения устных и письменных распоряжений; – маршрутизация, управление задачами,

наличие возможности изменения схемы движения документа, анализа данных о выполненных заданиях.

3) «Канцелярия» обеспечивает:

– единую регистрацию всей входящей и исходящей корреспонденции, а также внутренних документов с использованием регистрационно-контрольных карточек;

– регистрацию местонахождения бумажного документа на любом этапе жизненного цикла документа: рассмотрение руководства, согласование проекта документа, исполнение и т.д.;

– осуществление контроля за своевременным исполнением поручений, резолюций и указаний руководства;

– списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;

– быстрый поиск необходимой информации по состоянию, наличию, движению бумажных документов;

– получение необходимых стандартных форм и журналов, а также статистических отчетов по документообороту организации.

4) «Управление договорами»:

организация процесса согласования и регистрации договоров и сопутствующих документов, а также оперативной работы с ними (поиск, анализ, редактирование и т.д.).

5) «Управление совещаниями»:

организация подготовки и проведения совещаний (согласование места и времени, состава участников, повестки); формирование и рассылка протокола; контроль исполнения решений совещания.

6) «Управление взаимодействиями с клиентами»:

ведение единой базы организаций и контактных лиц; ведение истории встреч, звонков и переписки с клиентами; сопровождение процесса продаж в соответствии с регламентированными стадиями; планирование маркетинговых мероприятий; анализ эффективности продаж и маркетинговых воздействий.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9