а) административная (организационно-управленческая и координационная);

б) регулятивная (планово-отчётная);

в) контрольная (оценочно-учётная);

г) информационная (коммуникационно-документационная);

д) маркетинговая;

е) хозяйственная (организация жизнеобеспечения офиса).

Кроме того, в качестве самостоятельного направления деятельности офис-менеджера следует выделить руководство персоналом (подчинёнными).

Перечисленные функции можно сгруппировать в два функциональных блока: административный и обеспечивающий (рис.1).

Рис.1. Цель и функции офис-менеджмента

2.2 Административный функциональный блок

В составе административной функции можно выделить две взаимосвязанные подфункции: организационно-управленческую и координационную. В рамках организационно-управленческой функции офис-менеджер может решать следующие основные задачи:

а) организация работы офиса;

б) управление работой офиса в повседневном режиме;

в) управление работой офиса в условиях кризиса (кризисного реагирования);

г) организация рабочего дня руководителя;

д) организация личной повседневной работы (самоменджемент);

е) разработка административных процедур (технологии работы офиса).

В свою очередь, в рамках координационной подфункции офис-менеджер может решать следующие основные задачи:

а) координация работы сотрудников офиса между собой;

б) координация деятельности основных и вспомогательных подразделений офиса;

в) координация работы аппарата управления и структурных подразделений предприятия;

г) координация работы аппарата управления и филиалов (представительств) предприятия;

д) координация работы с арендодателями, коммунальными службами;

е) координация работы с деловыми партнёрами предприятия и СМИ.

Следующая функция в составе административного блока: регулятивная, которую также можно разделить на две подфункции – плановую и отчётную. В рамках плановой подфункции офис-менеджер решает следующие основные задачи:

а) планирование личной работы;

б) планирование работы офиса (на день, неделю, месяц);

в) текущее и перспективное планирование рабочего времени руководителя;

г) участие в планировании деятельности предприятия (подготовка соответствующего раздела в ежемесячный и ежеквартальный план работы, годовую программу организационного развития предприятия и т.д.

д) составление графиков работы персонала офиса (в т.ч. сменных, а также графиков дежурств, уборок, выездов и т.п.).

В рамках отчётной подфункции офис-менеджер, как правило, решает следующие задачи:

а) ведение отчётности по установленным формам (по вопросам деятельности основных подразделений офиса);

б) анализ отчётности по установленным формам (по вопросам деятельности вспомогательных подразделений офиса);

в) составление отчётов по вопросам текущей деятельности офиса для руководителя предприятия (по форме планов);

г) подготовка записок по отдельным вопросам деятельности офиса и предприятия (по указанию руководителя);

д) ведение служебной документации, в которой «накапливаются» исходные данные для подготовки отчётных документов (книги учёта и движения материальных средств, журнал учёта документов, журналы маршрутизации движения водителей и др.).

Особое место в административном блоке занимает контрольная функция. Осуществление контроля за происходящим в офисе и вокруг него имеет исключительно важное значение для эффективности его деятельности – об этом свидетельствуют и теория, и практика менеджмента. Контрольная функция также включает в себя две подфункции: оценочную и учётную.

В рамках первой из них офис-менеджер решает следующие задачи:

а) оценку качества работы персонала офиса и вспомогательных служб;

б) оценку исполнения сотрудниками офиса отдельных поручений руководителя;

в) оценку состояния офиса и рабочих мест сотрудников;

г) оценку состояния офисной оргтехники;

д) оценку состояния договоров, в т.ч. исполнение наиболее важных заказов, включая вопросы их комплектации и доставки и т.д.;

е) оценку состояния документации офиса.

Кроме того, для адекватной оценки различных процессов, и прежде всего повседневной деятельности сотрудников, офис-менеджер должен разрабатывать соответствующие оценочные критерии. В свою очередь, в рамках учётной подфункции офис-менеджер должен обеспечить своевременный и качественный документальный учёт оцениваемых показателей, в т.ч.:

а) учёт (количественный и качественный) работы персонала офиса и вспомогательных служб;

б) учёт полноты и своевременности исполнения сотрудниками офиса отдельных поручений руководителя;

в) учёт состояния офиса и рабочих мест сотрудников (и определение на этой основе необходимости проведения текущего и капитального ремонта помещений или реорганизации офисного пространства);

г) учёт состояния офисной оргтехники (и определение на этой основе необходимости оптимизации графика её обслуживания или её модернизации);

д) учёт состояния работы по договорам;

е) учёт состояния офисной документации.

2.3 Обеспечивающий функциональный блок

Обеспечивающий функциональный блок включает информационную, маркетинговую и хозяйственную функции.

Информационная функция офис-менеджмента при ближайшем рассмотрении «распадается» на подфункции: коммуникационную и документационную, тесно взаимосвязанные между собой. В рамках коммуникационной подфункции офис-менеджер осуществляет решение следующих задач:

а) обеспечение коммуникационного взаимодействия между офисом и руководителем предприятия;

б) обеспечение коммуникации деятельности руководителя предприятия (по различным техническим средствам и каналам коммуникации);

в) обеспечение коммуникационного взаимодействия между офисом и структурными подразделениями предприятия (в т.ч. его филиалами и представительствами);

г) обеспечение коммуникационного взаимодействия между офисом и деловыми партнёрами предприятия;

д) организация приёма, обработки и передачи информации по техническим средствам и каналам коммуникации (телефон, телефакс, электронная почта e-mail, телеграф, телекс, радиообмен, в т.ч. пейджинговая и радиосвязь и т.п.);

е) организация приёма посетителей (ресепшнс).

В рамках документационной подфункции офис-менеджер осуществляет решение следующих задач:

а) организация эффективного документооборота офиса;

б) организация деловой переписки, ведущейся на предприятии от имени руководителя;

в) организация хранения управленческой документации, ведение электронного архива офиса;

г) организация взаимодействия с почтовыми и курьерскими службами;

д) организация исполнения управленческих (прежде всего организационно-распорядительных и организационно-методических) документов, поддержание служебной документации офиса в актуальном состоянии;

е) организация информационно-справочной работы в соответствии с поручениями руководителя предприятия.

В следующей, маркетинговой, функции офис-менеджмента также можно выделить две базовые составляющие: экономическую подфункцию и подфункцию кризисного реагирования. В рамках экономической подфункции офис-менеджер выполняет следующие основные задачи:

а) участие в организации маркетинг-деятельности предприятия с упором на инструменты интегрированной маркетинговой коммуникации: рекламу, PR, стимулирование сбыта и POS;

б) управление корпоративным Интернет-ресурсом;

в) организация внутрикорпоративных мероприятий;

г) консультирование руководителя предприятия по вопросам ИМК, относящимся к компетенции офис-менеджера.

Что касается второй подфункции, то её реализация предполагает осуществление под руководством офис-менеджера комплекс задач, основу которых составляют связи с общественностью в условиях кризисного управления предприятием.

Весьма значительным выглядит перечень задач, решаемых офис-менеджером в рамках хозяйственной функции. В отличие от предыдущих функций в ней представляется целесообразным выделить не подфункции, а самостоятельные направления деятельности.

1. Финансовое обеспечение.

2. Материальное обеспечение.

В рамках деятельности по финансовому обеспечению офис-менеджер решает следующие основные задачи:

а) управление финансовыми ресурсами офиса (в т.ч. бюджетирование, предполагающее оптимизацию расходов на офис и контроль за офисными расходами, а также контроль за оплатой счетов, оформление необходимой бухгалтерской документации, взаимодействие с банком и поставщиками товаров и услуг);

б) организация договорной работы (в части, касающейся вопросов обеспечения офисной деятельности);

в) контрольно-инвентаризационная деятельность.

В свою очередь, в деятельности офис-менеджера по материальному обеспечению также можно выделить самостоятельные направления работы.

1. Организация текущего жизнеобеспечения деятельности офиса.

2. Организация мероприятий по предупреждению (устранению, нейтрализации) событий (явлений), нарушающих нормальное функционирование офиса.

В перечень задач по первому из обозначенных направлений входят:

а) организация и поддержание надлежащих (в т.ч. эргономических, микроклиматических и санитарно-гигиенических) условий работы в офисе в течение дня;

б) организация и осуществление эксплуатации помещения (здания) и коммуникаций в соответствии с установленными порядком и правилами;

в) обеспечение функционирования рабочих мест персонала офиса посредством проведения ежедневных профилактических и сервисных работ, а также путём замены (восстановления) необходимого офисного оборудования, имущества и материалов (канцтоваров, оргтехники, ЗИП и расходных материалов к ней, мебели и т.п.);

г) организация работы по отдельным видам обеспечения сотрудников офиса, в т.ч. медицинскому (в частности, медстрахование), бытовому (питание), техническому (обеспечение связью, в том числе мобильной), транспортному (грузовые и пассажирские перевозки), досуговому (подписка на периодические издания и обеспечение своевременной их доставки на предприятие) и т.д.;

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8