Название раздела

программы

Содержание раздела программы

Современный офис.

Служебные обязанности

офис-менеджера

·        современный офис, назначение и задачи работы офиса;

·        виды современных организаций и место офис-менеджера в них;

·        личные качества офис-менеджера;

·        современные принципы управления;

·        функции менеджмента “планирование”;

·        методы стратегического и тактического планирования;

·        функции менеджмента “контроль”;

·        цели, способы, признаки и последствия контрольных мероприятий

Организация, технология и психология управления персоналом офиса

·        функции менеджмента “организация”;

·        виды, достоинства и недостатки организационных структур;

·        построение организационной структуры офиса;

·        функции (основные направления деятельности) офис-менеджера;

·        зонирование офиса;

·        функция менеджмента “управление”;

·        норма управляемости;

·        сфера деятельности и виды ответственности сотрудников офиса;

·        делегирование полномочий и ответственности;

·        этика деловых взаимоотношений в рабочей группе

Сопровождение

персонала офиса:

кадровое планирование,

подбор, расстановка и сопровождение персонала

·        определение потребности в персонале, кадровое планирование;

·        штатное расписание и другие организационные документы;

·        разработка требований к персоналу, должностные инструкции;

·        методика поиска, набора и отбора персонала;

·        определение психотипов;

·        учёт личностных характеристик при подборе и расстановке кадров;

·        задачи и способы адаптации, ориентации и социализации сотрудников;

·        обучение персонала;

·        управление карьерой персонала

Мотивация персонала.

Управление конфликтами

·        функция менеджмента “мотивация”;

·        структура мотивационного процесса;

·        классификация потребностей;

·        классификация стимулов;

·        мотивационные методы и мотивационные стратегии;

·        потребности, мотивирующие руководителя;

·        типы менеджеров и их место в современном управленческом поле;

·        стили взаимоотношений в рабочей группе;

·        стадии развития группы и действия менеджера на каждой из них;

·        классификация конфликтов;

·        реальные конфликты, их причины и способы разрешения и предупреждения;

·        нонреальные конфликты; черты характера, их провоцирующие; способы их предупреждения;

·        стили поведения в конфликтной ситуации; выбор оптимального стиля;

·        стадии развития группы и действия менеджера на каждой из них;

·        признаки образования и способы деструктуризации негативно ориентированной группы

Документационное

обеспечение управления.

Основы делопроизводства

·        цели, задачи и основные принципы организации делопроизводства;

·        роль офис-менеджера в организации работы с документами в фирме;

·        классификация документов;

·        общие требования к оформлению документов, реквизиты документов, бланки документов;

·        ГОСТ Р 6.30-2003

Оформление документов.

Организация документооборота в фирме

·        особенности составления, разновидности и структура текста некоторых видов документов: докладная записка, приказ, протокол, акт, служебное письмо;

·        основные принципы организации документооборота в фирме;

·        номенклатура дел;

·        регистрация документов;

·        контроль исполнения документов;

·        организация текущего и архивного хранения документов;

·        эффективность документооборота;

·        конфиденциальное делопроизводство

Хозяйственная работа

офис-менеджера

·        организация снабжения офиса;

·        анализ предложения, структура цены товара, система скидок;

·        организация системы хранения, учёта и выдачи предметов и средств труда;

·        полная материальная ответственность, передача товароматериальных ценностей от одного материально ответственного лица другому;

·        инвентаризация хозяйства офиса;

·        материально-техническое обеспечение переговоров и презентаций;

·        участие офис-менеджеров в этих мероприятиях 

Практика договорной

работы

офис-менеджера

·        понятие договора, виды договоров, заключаемых с участием офис-менеджера;

·        форма договора на примере договора купли - продажи;

·        документальное подтверждение исполнения договорных обязательств;

·        виды ответственности за неисполнение обязательств, понятие и виды сделок;

·        обязательная письменная форма сделок – цель и способы: доверенность – накладная, гарантийное письмо;

·        договор и соглашение;

·        договор поставки и договор купли-продажи, форма договора на примере договора купли-продажи;

·        преамбулы договора, существенные условия договора, момент перехода права собственности на товар от продавца к покупателю;

·        момент исполнения стороной договорных обязательств

·        способы принудительного исполнения договоров;

·        последствия недействительности договоров;

·        виды ответственности за неисполнение обязательств: возмещение ущерба, выплата неустойки, формы и разновидности неустойки;

·        форс-мажор: понятие, механизм действия, последствия возникновения форс-мажорных обстоятельств для всех контрагентов.

Основы бухгалтерских

знаний для

офис-менеджера

·        методы бухучёта;

·        порядок получения товароматериальных ценностей;

·        правила оформления и методика проверки доверенности;

·        денежные средства на расчётном счёте; безналичные платежи;

·        денежные средства в кассе, первичные кассовые операции, наличные платежи;

·        денежные средства на валютном счёте;

·        документы, сопровождающие эти операции;

·        составление авансовых отчётов

Деловой этикет

·        общение и этика;

·        приоритеты этикета;

·        правила поведения в офисе;

·        офисный стиль одежды;

·        вербальный этикет;

·        встреча гостей и партнёров;

·        оформление и использование визитных карточек

Технические оснащения

современного офиса

·        факс, автоответчик, телефон;

·        ксерокс;

·        мини-АТС;

·        диктофон;

·        устройство ПК;

·        операционные системы;

·        начало и завершение работы с операционной системой Windows 2000/Me/XP;

·        работа с клавиатурой и манипулятором «мышь»

Организация хранения

информации.

Работа с офисными приложениями и

Интернетом

·        рабочий стол и его структура;

·        работа с меню и окнами «Мой компьютер», «Проводник»;

·        открытие папок и файлов, создание папок, переименование папок и файлов, перемещение и копирование папок и файлов, удаление файлов, восстановление файлов, поиск файлов;

·        запуск программ, обзор вспомогательных программ;

·        операция с файлами и прикладными программами;

·        создание ярлыков и использование ярлыков;

·        общие сведения о других программах MS Office 2000;

·        обзор возможностей мультимедиа, использование справочной системы;

·        исправление ошибок файлов структуры (Scan Disk);

·        архивация файлов в операционной системе Windows, запуск программ в командной строке;

·        борьба с компьютерными вирусами и профилактика «заражения» ПК;

·        особенности системы Windows 2000/Me/XP;

·        организация совместного доступа к устройствам и папкам;

·        использование электронной почты в локальной сети (MS Exchange), приём и отправка простых писем по электронной почте;

·        создание сложных писем;

·        присоединение файлов к электронному письму