4.1.4. Участвовать в работе совещаний руководства предприятия при рассмотрении вопросов, касающихся работы аппарата управления.
5. Взаимоотношения (связи по должности) офис-менеджера
5.1. В целях эффективного осуществления своих полномочий офис-менеджер взаимодействует
5.1.1. С руководителем предприятия – в порядке подчинённости.
5.1.2. С другими должностными лицами предприятия – при решении вопросов деятельности, отнесённых к компетенции аппарата управления предприятия.
5.1.3. С руководителями других структурных подразделений предприятия – при решении совместных задач по обеспечению управления предприятием.
5.2. Офис-менеджер имеет право вести внутреннюю служебную переписку по вопросам, отнесённым к компетенции аппарата управления предприятия, в том числе с другими структурными подразделениями и должностными лицами предприятия.
6. Ответственность и порядок оценки работы офис-менеджера
6.1. Офис-менеджер несёт административную, дисциплинарную и материальную ответственность
6.1.1. За нарушение положений руководящих документов по вопросам деятельности аппарата управления предприятия.
6.1.2. За невыполнение указаний руководства предприятия, касающихся работы офиса.
6.1.3. За несохранение государственной и служебной тайны.
6.1.4. За неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.
6.2. Оценка работы офис-менеджера осуществляется
6.2.1. Руководителем предприятия – регулярно, в процессе повседневного осуществления офис-менеджером своих служебных полномочий.
6.2.2. Аттестационной комиссией предприятия – периодически, но не реже одного раза в год на основании документированных итогов деятельности аппарата управления предприятия за оценочный период.
6.3. Основным критерием оценки работы офис-менеджера являются качество, полнота и своевременность выполнения им своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией и заключённым с офис-менеджером трудовым договором.
При этом следует помнить, что ни одна, даже самая подробная, инструкция не в состоянии отразить все нюансы и детали, связанные с осуществлением офис-менеджером своих должностных полномочий, - настолько они многообразны. Выручить в этой ситуации начинающего офис-менеджера могут дополнительные организационно-методические документы (инструкции по отдельным видам офисной деятельности), а также опыт повседневной работы.
1.4 Квалификационные требования к офис-менеджеру
и профессиональные качества
Помимо функциональных требований следует упомянуть и об отличиях в требованиях работодателей к профессиональной подготовке офис-менеджеров. Эти требования можно разделить (условно) на общие (базовые), дополнительные и специальные.
Общие требования к профессиональной подготовке офис-менеджера:
1. Опыт работы по данной профессии (в должности офис-менеджера или в аналогичной должности – помощник руководителя, секретарь и др.) от полугода до трёх лет (в зависимости от статуса должности, на которую в данном случае претендует соискатель).
2. Высшее образование (предпочтительно – по профилю предприятия, объявившего конкурс на соответствующую вакансию, в области управления или техническое).
3. Знание разговорного (как минимум) английского языка (для работы на предприятии, в организации или учреждении с персоналом из числа иностранных граждан – знание второго иностранного языка).
4. Уверенные навыки в работе на персональном компьютере (ПК), предполагающие не только умение грамотно пользоваться установленным программным обеспечением (ПО), но и самостоятельно производить инсталляцию ПО, несложную настройку и профилактику ПК, подключение периферии и пр.
5. Знание основных компьютерных программ (минимально - операционная система Windows, MS Office, Internet Explorer).
Указанные требования являются минимальными.
В представленном перечне они перечислены по важности в порядке убывания. На практике это означает, что при принятии решений о назначении соискателя на должность офис-менеджера работодатель в первую очередь обратит внимание на наличие у него практического опыта работы, его образовательный уровень и степень владения иностранным языком.
В качестве дополнительных к профессиональным качествам офис-менеджера работодателями наиболее часто упоминаются следующие требования.
1. Наличие у соискателя опыта административно-хозяйственной работы и / или работы с персоналом.
2. Дополнительное образование (второе высшее, а также различные формы повышения квалификации, в первую очередь в области менеджмента и т.п.).
3. Продвинутый уровень владения иностранным языком, например, способность выполнять письменные и / или устный перевод, умение самостоятельно читать техническую документацию и специальную литературу на иностранном языке и т.п.
4. Умение обращаться с офисной оргтехникой (ксерокс, факс, сканер, мини-АТС, устройства бесперебойного питания, зарядные устройства), в идеале – умение быстро выявить и устранить мелкие неисправности в них.
5. Владение информационными технологиями (в частности, основами программирования, HTML), умение работать с прикладным программным обеспечением (как правило, по профилю предприятия – AutoCad, PhotoShop, FineReader, комплексы 1С: Бухгалтерия, Кадры, Предприятие, Торговля, Склад и т.п.), а также со справочными правовыми системами (СПС): «Гарант», «Консультант», «Кодекс» и т.п.
Что касается специальных требований, предъявляемых работодателями к соискателям на должность офис-менеджера, то их спектр необычайно широк. В то же время предъявление подобных требований к профессионализму офис-менеджера выглядит вполне оправданным, а их отсутствие может по меньшей мере существенно затруднить для новоиспечённого «хозяина офиса» эффективное исполнение им своих должностных обязанностей, и это, в свою очередь, крайне отрицательно скажется на организации работы аппарата управления предприятием в целом.
Чтобы сложилось объективное представление о характере специальных требований к профессиональной подготовке офис-менеджера, приведём наиболее типичные из них.
1. Понимание специфики деятельности предприятия, владение соответствующей терминологией и лексиконом.
2. Профессиональное владение методами руководства в условиях, аналогичных условиям предприятия (практический менеджмент – от полугода и более).
3. Наличие некоторых специальных знаний, в частности финансов, бухгалтерии, маркетинга, логистики, методов экономического и статистического анализа и др.
4. Умение водить автомобиль, осуществлять и организовывать грамотную эксплуатацию иной специальной техники и вспомогательного оборудования (системы наружного наблюдения, средств автоматизации и механизации работ, ризографа, стиральной машины, сплит-системы или кондиционера).
5. Профессиональное владение специальным программным обеспечением либо умение самостоятельно программировать (Delphi, Oracle, Java-script, Visual Basic и т.п.).
Работодатели предъявляют и довольно суровые требования к деловым качествам соискателей на должность «офис-менеджер». Как и в случае с требованиями к профессиональным знаниям и умениям, начнём с наиболее общих, минимальных. Среди них (в порядке убывания):
1) организаторские способности, т.е. способность руководить подчинёнными сотрудниками;
2) представительная внешность (в других вариантах также - презентабельная, располагающая);
3) деловая коммуникация, в частности умение чётко и недвусмысленно излагать распоряжения, а также писать и говорить по-русски грамотно и внятно;
4) профессиональный этикет, соблюдение правил организационного поведения (по-другому – субординации) и корпоративной культуры;
5) стрессоустойчивость (тактичность, неконфликтность, доброжелательность).
В дополнение к этому списку необходимо также сказать о таких «плюсах» офис-менеджера, как: [19]
1) высокая работоспособность, в том числе в условиях кризиса, вызванного как объективными, так и субъективными причинами;
2) пунктуальность и, в частности, обладание крепкой памятью, а также способностью к самоорганизации;
3) исполнительность в сочетании с разумной инициативой и осмотрительностью в планах и действиях;
4) умение работать в команде, оставаясь при этом «первым среди равных»;
5) умение брать ответственность на себя, в особенности, когда шефа рядом нет, а решение принимать надо, причём немедленно.
Заключительная «пятёрка» критериев, характеризующая деловые достоинства офис-менеджера, по мнению работодателей, выглядит так:
1) целеустремлённость, умение расставлять приоритеты в работе;
2) обучаемость, а также умение самому обучать подчинённых сотрудников;
3) профессиональная интуиция, способность к предвидению развития ситуации;
4) настойчивость, впрочем, не имеющая ничего общего с «бараньим» упрямством;
5) оптимизм (основанный на реальном знании офисной обстановки).
Таковы наиболее общие ожидания работодателя в отношении способностей офис-менеджера.
Глава 2. Анализ деятельности офис-менеджера и разработка рекомендаций по повышению эффективности его деятельности в структуре (предприятия)
2.1 Компетенция офис-менеджера
Офис-менеджмент представляет собой специфическую разновидность управленческой деятельности, суть которой составляет управление (предприятием, организацией, учреждением, их отдельными структурными подразделениями или процессами, образующими в совокупности повседневную деятельность предприятия). Прежде всего, надо обратить внимание на основные критерии оценки такой деятельности. По причинам объективного характера (преимущественно экономического) на первое место в ряду этих критериев выходит эффективность. В узком утилитарном смысле эффективность означает рентабельность, прибыльность, соответствие реальных достижений предприятия ожидаемым (планируемым).
Отсюда следует, что в качестве цели офис-менеджмента выступает его эффективность, но эффективность, достигается не ради неё самой, а ради результативности деятельности предприятия в целом, обеспечивающей, помимо прочего, его поступательное экономическое развитие и лидерство в конкурентной борьбе.
Эффективный офис-менеджмент можно охарактеризовать как менеджмент малозатратный, гибкий и наступательный, что на практике означает следующее.
1. Совокупные затраты на осуществление офис-менеджмента должны быть несопоставимо малы по сравнению с общими затратами на организацию деятельности предприятия.
2. Усилия, предпринимаемые в рамках офис-менеджмента, должны быть не только подчинены генеральному плану действий и типовой управленческой технологии, но и служить объективным отражением реально складывающейся деловой ситуации на предприятии и вокруг него.
3. Решения, вырабатываемые офис-менеджером, должны предупреждать возможные негативные варианты развития деловой ситуации, а равно и отдельные события «со знаком минус», наступление которых в состоянии крайне отрицательно повлиять на экономическое положение предприятия.
В конечном счёте, эффективность офис-менеджмента складывается из совокупности функциональных усилий по администрированию и всестороннему обеспечению повседневной деятельности офиса.
Достижение обозначенной цели возможно посредством реализации в рамках стандартных управленческих функций целого ряда практических задач, составляющих сущность деятельности офис-менеджера.
С учётом специфики содержания деятельности офис-менеджера можно выделить следующий ряд функций:
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8
