Основные функции информации в организации:
• Экономическая - обеспечивает менеджеров различного уровня сведениями о многообразных экономических процессах, происходящих в организации: производстве, сбыте, стимулировании спроса и т.д.
• Управленческая - информация позволяет принимать решения управляющей подсистеме, таким образом, не допускает значительных отклонений объекта от нормального функционирования.
• Коммуникационная - поддерживается как прямая, так и обратная связь с рынком, потребителем с помощью инструментов PR, рекламы, BTL, стимулирования сбыта и т.д.
• Контролирующая и корректирующая - это функция тесно связана с управленческой функцией. Отчетная информация позволяет оценить происходящие бизнес-процессы в организации на предмет их соответствия достижению поставленных целей и задач, а также в случае необходимости изменять и совершенствовать методы и формы управления.
• Функция управления спросом - стимулирует сбыт и продажи, активизируется при использовании возможностей коммуникаций направленно воздействовать на потребителей.
• Имиджевая - информация об организации, ее деятельности, принципах ведения бизнеса, продуктах, услугах, финансовых показателях - весь этот массив информации создает определенный образ (имидж) организации как экономического субъекта в глазах потребителей и общественности. В любой организации циркулирует огромный массив информации, в связи с этим, вопрос ее классификации становится ключевым.
Классификация с большой долей условности может быть следующей:
по форме планирования:
- оперативная - срочная информация, используемая в операционном планировании; ее разновидностью является предупреждающая или сигнальная информация, вид краткосрочного прогноза.
- стратегическая - используемая в среднесрочном и долгосрочном планировании (отличается от оперативной глубиной и охваченным периодом).
По источнику формирования:
- внутренняя - циркулирующая между управленческим аппаратом и объектом управления. Внутренняя информация возникает в самой системе управления, формируется в пределах организации. Она отражает различные временные интервалы развития объекта управления, содержит сведения о целях, задачах деятельности структурных подразделений, о ходе производственного процесса. Характер, объем и степень детализации этой информации различны. Такая информация, как правило, предназначена для использования внутри самой компании.
- внешняя - информация о внешней среде организации, под которой понимаются, как отмечалось ранее, экономические и политические субъекты, действующие за пределами компании и отношения с ними. К внешней также можно отнести информацию, собираемую и разрабатываемую статистическими агентствами, различными государственными и общественными организациями, информацию, публикуемую в СМИ; информацию рекламного и коммерческого характера других фирм.
По цели использования:
-отчетно-статистическая - информация, отражающая результаты фактической деятельности предприятия для вышестоящих органов управления, структур государственной статистики, налоговой инспекции;
-плановая — для построения тактического и стратегического плана деятельности организации;
-экономическая - это информация, которая возникает и функционирует в связи с производственно-хозяйственной деятельностью людей, отражая объективные закономерности производственных отношений. Экономическая информация позволяет провести экономический анализ и оценить результаты производственно-хозяйственной и финансовой деятельности, прогнозировать экономическое развитие и выбрать его оптимальный вариант, охватывает характеристику всех экономических процессов и явлений на предприятии. Экономическая информация может существовать и в виде экономических показателей, отражающих количественную характеристику экономических процессов и явлений.
- рекламная — для продвижения, стимулирования спроса на товары и услуги компании;
- имиджевая - для создания благоприятного образа компании у широкой общественности и ее ключевых групп;
- управленческая - для принятия управленческих решений, это потоки сообщений (данных), характеризующие состояние экономической системы и обеспечивающие управление в соответствии с заданными целями.
По направлению потока:
- восходящая - от более низкого к более высокому организационному уровню;
- нисходящая - коммуникативный поток перемещается от одного уровня в организации к более низкому;
- горизонтальная - между равнозначными организационными уровнями.
По месту использования (по предназначению):
- информация для внутреннего использования - чаще всего отражает финансово-хозяйственное состояние организации. Например, данные о чистой прибыли, издержках, методах сбыта, техниках продаж, поставках, каналах сбыта и т.д.
- информация для внешнего использования — это любая информация для распространения в СМИ, среди действующих и потенциальных клиентов, конкурентов, отраслевого сообщества и для широкой общественности (публики), а также в качестве отчетности для надзорных и контролирующих органов. Информация для внешней среды зачастую подвергается неоднократному согласованию. Это могут быть комментарии руководства компании по проблемам рынка, отрасли, транслируемые в СМИ, информация о новом продукте, услуге, сообщаемая потребителям и широкой общественности (публике). Информация для внешнего использования передается по каналам СМИ, через рекламные материалы (брошюры, листовки, ролики), Интернет-сеть и т.д[44].
Вообще категорией «внешняя информация» может называться двоякая информация: та, которую организация, направляет своим целевым группам и широкой общественности, и та, которую, наоборот, организация получает извне и на которую она должна быть готова реагировать. Эти два процесса параллельны и неотделимы друг от друга.
Организация не всегда может контролировать содержание и распространение информации о своей деятельности. В основном, контролируется та информация, которая готовится внутри организации. Ключевые источники и средства информации с точки зрения возможности их контроля организацией:
неконтролируемые:
- независимые статьи;
- аналитические обзоры в СМИ;
- репортажи с места событий;
- информация на Интернет-сайтах (за исключением корпоративного сайта компании).
контролируемые:
- пресс-релизы;
- интервью;
- опровержения;
- комплекты материалов для прессы;
- информация на корпоративном сайте;
- личные выступления по радио и на телевидении;
- распространение новостей в виде слайдов и кинолент для телевидения;
- собственные печатные издания;
- информационные материалы для потребителей, брошюры, плакаты;
- справочники, пособия;
- годовые отчеты;
- выставки, экспозиции;
- финансовые выкладки;
- внешнее оформление: афиши, вывески, витрины;
- фильмы об организации;
- совещания, консультации, «круглые столы»;
- официальные речи, лекции, семинары;
- учебные программы;
- обращения к общественности;
- реклама с помощью специальных изделий: на календарях, пепельницах, ручках и т.д.
Концентрируясь на предмете исследования, а именно информационно-коммуникационной деятельности организации с внешней средой и ключевыми группами общественности, следует отметить, что информация может передаваться во внешнюю среду организации как с помощью средств массовой информации, так и не через СМИ.
Разница между распространением информации о компании через средства массовой информации и коммуникацией без привлечения СМИ может быть в форме передачи информации: Однако принципиальное отличие между организационными коммуникациями со СМИ и без них, конечно же, в охвате (reach). Только через СМИ возможно распространить за относительно короткий промежуток времени определенный объем информации, охватив наибольшее количество людей. Через СМИ достигается публичность, сообщается информация, которая является общественно-значимой, может вызвать интерес широкой аудитории (иначе СМИ ее не напечатают). В случае с рекламой с помощью канала масс-медиа распространяется информация, которая, по мнению компании, может быть интересной потребителю, вызвать его отклик, желание прибрести предлагаемый товар/услугу.
Процесс обмена информацией между субъектами, в том числе организацией и ее внешней средой, называется коммуникацией. Под коммуникацией обычно понимают общение, обмен мыслями, знаниями, чувствами, схемами поведения. Термин «коммуникация» появился в научной литературе в начале 20 века.
Существует в научной литературе узкая и широкая интерпретация понятия «коммуникация». Одни исследователи трактуют ее как процесс, участники которого стремятся передать друг другу сообщения (знаки и символы) с тем, чтобы объяснить свои предыдущие действия или планы на будущее.
Согласно другому подходу, коммуникация не просто обмен сообщениями, а процесс целенаправленного воздействия на знания, установки и поведение друг друга. Такой подход можно назвать концепцией изменения мышления. Разновидности организационных коммуникаций:
- внешние коммуникации - это связи между любой системой с внешними образованиями, которые существуют вне ее. Организация не может существовать без связей с внешней средой, и поэтому внешние коммуникации становятся обязательным компонентом функционирования этой экономической системы.
- внутриорганизационная коммуникация - интеракции в пределах организации.
По способу установления и поддержания:
- непосредственные - осуществляется напрямую в пределах визуального восприятия;
- опосредованные - взаимодействие осуществляется через посредника либо с помощью различных средств коммуникации и технических средств (видеосвязь, радио).
По степени организованности:
- случайные - возникают стихийно, незапланированно;
- неслучайные;
- запланированные.
По направленности коммуникаций:
• иерархические - с приоритетностью прямой связи;
• демократические - с приоритетностью обратной связи.
По целевым аудиториям коммуникации могут быть направлены на:
- конечного потребителя;
- на посредников;
- деловых партнеров;
- конкурентов;
- СМИ;
- государственные органы, общественные структуры.
В области экономических коммуникаций за последнее десятилетие произошли значительные изменения. От компании во все большей мере ожидают обнародования ее деятельности, а сама организация чаще испытывает потребность информировать о собственной работе. Потребность в информационной открытости породила необходимость эффективного управления информационными потоками от компании к потребителям, клиентам и инвесторам с обязательной обратной связью, информируя об организации, ее услугах, программах, в конце концов - даже о факте ее существования. А сам рынок представляет собой гигантскую сеть экономических коммуникаций, которые осуществляются на многих уровнях между различным субъектами экономической деятельности[45].
Бетекке Ван Рулер[46], нидерландский ученый в области прикладных организационных коммуникаций, выделял несколько этапов в развитии понимания роли и места коммуникаций в системе организационных процессов.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13
