Рефераты. Автоматизированная система документационного обеспечения управления в ООО "КамЭнергоРемонт"

Необходимо ранжировать системы по максимальному соответствию перечисленным основным критериям делопроизводства и системно-техническим требованиям, в результате определятся лидеры среди выбираемых систем.10

_______________________________________

10 А.А. Пестрецов. Сравнительный анализ программных систем делопроизводства и документооборота. Методическое пособие. М., 1998.С. 24-34

2.3.Поиск программных продуктов

При поиске и выборе программных продуктов на на рынке автоматизированных систем предъявлялись следующие требования:

· гибкость настройки и адаптация к особенностям предприятия ООО «КЭР»;

· завершенность программного продукта - система не требует вмешательства программистов для ее сопровождения;

· объединяет территориально-удаленные рабочие места в единую информационную базу;

· невысокая стоимость;

· система имеет шлюз к системе "1С:Предприятие" или имеет сертификат "1С:Совместимо";

· платформа должна содержать эффективные инструменты для решения различных задач внедрения, сопровождения и расширения информационной системы и типовые приложения.

«Внедрение АС ДОУ должна осуществлять внешняя фирма, несущая полную юридическую ответственность перед предприятием за успех проекта внедрения. К выбору фирмы-поставщика и внедренца АС ДОУ нужно подходить очень скрупулезно, так как после подписания контракта, проплаты каких-либо средств и начала внедрения АС ДОУ с этой фирмой будет непросто прекратить отношения в случае, если предприятие будет не полностью удовлетворять качество её работы. Фактически, в случае неправильного выбора фирмы-подрядчика, будут напрасно потеряны деньги, время и нервы. Конечно, при выборе АС ДОУ необходимо внимательно изучить несколько предложения, имеющиеся на рынке.»4

_________________________________________

7Бобылева М.П. Выбор программного продукта для автоматизации документооборота: использование многокритериального подхода // Делопроизводство. - 2002. -- № 2. - С. 21--26.

Очень важно также учесть, есть ли опыт успешных внедрений у поставщика АС ДОУ и насколько он соответствует специфике деятельности предприятия или организации настройки. Сравнительный анализ оформлен в таблице:

Производи-

тель и распространи-тели в России

Название

Предназначение

Возможности

НПО «Компьтер, Компания «DIRECTUM»

DIRECTUM

Автоматизация делопроизводства и управленческих процессов на основе технологии Workflow: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия.

Система состоит из следующих модулей:

1Управление электронными документами», что включает в себя:

- обеспечение создания, хранения, поиска (все документы размещены в едином информационном пространстве базы данных SQL сервера, что обеспечивает быстрый поиск);

- изменения различных документов (тексты, рисунки, звуки, видео).Использование любых программ, шаблонов, хранение истории изменения содержания;

-обеспечивается конфиденциальность путем настройки прав доступа, протоколирования всех действий. ЭЦП позволяет системе интегрироваться с различными системами криптозащиты.

2)«Управление деловыми процессами» включает: - автоматизацию процесса подготовки и согласования документов, учета и контроля исполнения устных и письменных распоряжений; -маршрутизация, управление задачами,

наличие возможности изменения схемы движения документа, анализа данных о выполненных заданиях.

3)«Канцелярия»обеспечивает:

- единую регистрацию всей входящей и исходящей корреспонденции, а также внутренних документов с использованием регистрационно-контрольных карточек;

-регистрацию местонахождения бумажного документа на любом этапе жизненного цикла документа:рассмотрение руководства, согласование проекта документа, исполнение и т.д.;

- осуществление контроля за своевременным исполнением поручений, резолюций и указаний руководства;

- списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;

- быстрый поиск необходимой информации по состоянию, наличию, движению бумажных документов;

- получение необходимых стандартных форм и журналов, а также статистических отчетов по документообороту организации.

4Управление договорами»:

организация процесса согласования и регистрации договоров и сопутствующих документов, а также оперативной работы с ними (поиск, анализ, редактирование и т.д.).

Производи-

тель и распространи-тели в России

Название

Предназначение

Возможности

5)«Управление совещаниями»:

организация подготовки и проведения совещаний (согласование места и времени, состава участников, повестки); формирование и рассылка протокола; контроль исполнения решений совещания.

6Управление взаимодействиями с клиентами»:

ведение единой базы организаций и контактных лиц; ведение истории встреч, звонков и переписки с клиентами; сопровождение процесса продаж в соответствии с регламентированными стадиями; планирование маркетинговых мероприятий; анализ эффективности продаж и маркетинговых воздействий.

Архитектура и технические возможности системы DIRECTUM

· Архитектура системы DIRECTUM позволяет создавать масштабируемые, надежные и безопасные корпоративные решения для управления документами, бизнес-процессами, совещаниями, договорами и взаимодействием с клиентами.

· Адаптация системы DIRECTUM к специфическим нуждам организации и развитие системы вместе с ростом потребностей бизнеса обеспечивается возможностями инструмента разработки IS-Builder, который предлагает развитые средства быстрого создания новых справочников, карточек электронных документов, сценариев, экранных форм, типовых маршрутов, их отдельных блоков и других компонентов корпоративной системы электронного документооборота;

· интеграция DIRECTUM с ERP-системами, корпоративными порталами и другими составными частями ИТ-инфраструктуры организации возможна по разным направлениям, от двустороннего обмена данными до интеграции интерфейса систем, что становится возможным благодаря развитым интеграционным возможностям платформы DIRECTUM - предметно-ориентированного инструмента быстрой разработки корпоративных информационных систем IS-Builder;

· территориально-распределенная работа крупных организаций поддерживается сервером репликации, который обеспечивает прозрачный для пользователей и разработчика обмен данными - документами, задачами, заданиями, справочниками - между подразделениями организации;

· взаимодействие сотрудников через Интернет и в Интранет;

· обмен документами возможен и для независимых организаций, а не только в рамках одной организации. Специальные механизмы DIRECTUM позволяют передавать и контролировать доставку официальной корреспонденции в электронном виде на основе отраслевого формата обмена электронными документами. Обмен электронными документами между организациями-партнерами даже в случае отсутствия системы электронного документооборота у любой из сторон возможен с помощью бесплатной программы DIRECTUM OverDoc на основе специально разработанного формата структурированного электронного документа;

· инструменты администрирования DIRECTUM позволяют управлять всеми задачами администрирования - от регистрации пользователей до создания политик миграции документов между файловыми хранилищами;

· гибкие технические требования к серверам, оборудованию рабочих станций и системному программному обеспечению позволяют эффективно использовать оборудование для работы DIRECTUM.

·

Производи-

тель и распространи-тели в России

Название

Предназначение

Возможности

DocsVision,

фирма «Digital Design»

DocsVision

Создание автоматизированных корпоративных решений по управлению документами и бизнес-процессами.

Стандартные приложения:

· «Делопроизводство» законченное приложение, предназначенное для создания архивов документов, автоматизации основных делопроизводственных процедур и бизнес процессов обработки документов в организации.

· «Управление процессами» - полнофункциональная WorkFlow система описания и исполнения сложных процессов обработки информации и взаимодействия с информационными системами.

Система DocsVision "Делопроизводство" включает:

· Ведение картотеки документов;

· создание электронного архива документов компании;

· ведение справочников контрагентов и сотрудников организации;

· организацию циклов разработки согласования документов;

· организация контроля исполнения документов и заданий;

· маршрутизация документов в организации и вне её;

· автоматизация разнообразных процессов обработки документов

· организация процедур периодической обработки документов и широковещательной рассылки документов.

Средства настройки и разработки приложений дают возможность партнерам и заказчикам создавать собственные прикладные решения на базе платформы и стандартных приложений.

Модуль репликации - предназначен для создания территориально-распределенных решений на базе DocsVision.

Шлюзы к другим системам - предназначены для интеграции DocsVision и других информационных систем:

· Файловая система,

· Microsoft Exchange,

· Microsoft SharePoint,

· Microsoft Dynamics AX,

· 1С: Предприятие.

·

Производи-

тель и распространи-тели в России

Название

Предназначение

Возможности

Компания

«Электронные офисные системы»

Система «Дело»

Автоматизация делопроизводства, архивного дела и организация электронного документооборота. Система обеспечивает в полном объеме работу, как с бумажными, так и с электронными документами.

«АРХИВНОЕ ДЕЛО» - это подсистема, входящая в качестве опции в «ДЕЛО-ПРЕДПРИЯТИЕ».

Подсистема «Архивное дело» создана для обеспечения автоматизации архивного дела в организациях, министерствах и ведомствах.

 

Система обеспечивает хранение РК и прикрепляемых к ней файлов.

Основной рабочей подсистемой является подсистема «Документы»

Подсистема «Отчеты» обеспечивает получение различных отчетов

Подсистема «Ведения пользователей» предназначена для регистрации пользователей и предоставления им прав

Производи-

тель и распространи-тели в России

Название

Предназначение

Возможности

доступа к информации и функционалу системы.

Подсистема ведения справочников предназначена для настройки системы на структуру организации и особенности ее делопроизводства.

Основные функции системы:

-Регистрация документов, в том числе обращений граждан;

-ввод резолюций и контроль их исполнения;

-создание, согласование и подписание проектов документов в электронной форме;

-маршрутизация и контроль движения документов, рассылка по спискам;

-многоаспектный поиск документов с сохранением запроса;

-работа с взаимосвязанными документами;

-сканирование и прикрепление файлов документов, полнотекстовый поиск

Производи-

тель и распространи-тели в России

Название

Предназначение

Возможности

по ним;

-ЭЦП файлов документов;

- обмен документами по электронной почте с использованием ЭЦП и шифрования;

-справочно- аналитическая работа, формирование отчетов;

-Web -доступ к базе данных;

-подготовка и согласование документов в электронной форме;

-электронная подпись файлов документов;

-криптозащита документов, отправляемых электронной почтой;

-обеспечение поточного сканирования документов;

-интеграция с приложениями MS Office;

-Web-доступ к информации.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14



2012 © Все права защищены
При использовании материалов активная ссылка на источник обязательна.