Необходимо ранжировать системы по максимальному соответствию перечисленным основным критериям делопроизводства и системно-техническим требованиям, в результате определятся лидеры среди выбираемых систем.10
_______________________________________
10 А.А. Пестрецов. Сравнительный анализ программных систем делопроизводства и документооборота. Методическое пособие. М., 1998.С. 24-34
2.3.Поиск программных продуктов
При поиске и выборе программных продуктов на на рынке автоматизированных систем предъявлялись следующие требования:
· гибкость настройки и адаптация к особенностям предприятия ООО «КЭР»;
· завершенность программного продукта - система не требует вмешательства программистов для ее сопровождения;
· объединяет территориально-удаленные рабочие места в единую информационную базу;
· невысокая стоимость;
· система имеет шлюз к системе "1С:Предприятие" или имеет сертификат "1С:Совместимо";
· платформа должна содержать эффективные инструменты для решения различных задач внедрения, сопровождения и расширения информационной системы и типовые приложения.
«Внедрение АС ДОУ должна осуществлять внешняя фирма, несущая полную юридическую ответственность перед предприятием за успех проекта внедрения. К выбору фирмы-поставщика и внедренца АС ДОУ нужно подходить очень скрупулезно, так как после подписания контракта, проплаты каких-либо средств и начала внедрения АС ДОУ с этой фирмой будет непросто прекратить отношения в случае, если предприятие будет не полностью удовлетворять качество её работы. Фактически, в случае неправильного выбора фирмы-подрядчика, будут напрасно потеряны деньги, время и нервы. Конечно, при выборе АС ДОУ необходимо внимательно изучить несколько предложения, имеющиеся на рынке.»4
_________________________________________
7Бобылева М.П. Выбор программного продукта для автоматизации документооборота: использование многокритериального подхода // Делопроизводство. - 2002. -- № 2. - С. 21--26.
Очень важно также учесть, есть ли опыт успешных внедрений у поставщика АС ДОУ и насколько он соответствует специфике деятельности предприятия или организации настройки. Сравнительный анализ оформлен в таблице:
Производи-
тель и распространи-тели в России
Название
Предназначение
Возможности
НПО «Компьтер, Компания «DIRECTUM»
DIRECTUM
Автоматизация делопроизводства и управленческих процессов на основе технологии Workflow: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия.
Система состоит из следующих модулей:
1)«Управление электронными документами», что включает в себя:
- обеспечение создания, хранения, поиска (все документы размещены в едином информационном пространстве базы данных SQL сервера, что обеспечивает быстрый поиск);
- изменения различных документов (тексты, рисунки, звуки, видео).Использование любых программ, шаблонов, хранение истории изменения содержания;
-обеспечивается конфиденциальность путем настройки прав доступа, протоколирования всех действий. ЭЦП позволяет системе интегрироваться с различными системами криптозащиты.
2)«Управление деловыми процессами» включает: - автоматизацию процесса подготовки и согласования документов, учета и контроля исполнения устных и письменных распоряжений; -маршрутизация, управление задачами,
наличие возможности изменения схемы движения документа, анализа данных о выполненных заданиях.
3)«Канцелярия»обеспечивает:
- единую регистрацию всей входящей и исходящей корреспонденции, а также внутренних документов с использованием регистрационно-контрольных карточек;
-регистрацию местонахождения бумажного документа на любом этапе жизненного цикла документа:рассмотрение руководства, согласование проекта документа, исполнение и т.д.;
- осуществление контроля за своевременным исполнением поручений, резолюций и указаний руководства;
- списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;
- быстрый поиск необходимой информации по состоянию, наличию, движению бумажных документов;
- получение необходимых стандартных форм и журналов, а также статистических отчетов по документообороту организации.
4)«Управление договорами»:
организация процесса согласования и регистрации договоров и сопутствующих документов, а также оперативной работы с ними (поиск, анализ, редактирование и т.д.).
5)«Управление совещаниями»:
организация подготовки и проведения совещаний (согласование места и времени, состава участников, повестки); формирование и рассылка протокола; контроль исполнения решений совещания.
6)«Управление взаимодействиями с клиентами»:
ведение единой базы организаций и контактных лиц; ведение истории встреч, звонков и переписки с клиентами; сопровождение процесса продаж в соответствии с регламентированными стадиями; планирование маркетинговых мероприятий; анализ эффективности продаж и маркетинговых воздействий.
DocsVision,
фирма «Digital Design»
DocsVision
Создание автоматизированных корпоративных решений по управлению документами и бизнес-процессами.
Стандартные приложения:
· «Делопроизводство» законченное приложение, предназначенное для создания архивов документов, автоматизации основных делопроизводственных процедур и бизнес процессов обработки документов в организации.
· «Управление процессами» - полнофункциональная WorkFlow система описания и исполнения сложных процессов обработки информации и взаимодействия с информационными системами.
Система DocsVision "Делопроизводство" включает:
· Ведение картотеки документов;
· создание электронного архива документов компании;
· ведение справочников контрагентов и сотрудников организации;
· организацию циклов разработки согласования документов;
· организация контроля исполнения документов и заданий;
· маршрутизация документов в организации и вне её;
· автоматизация разнообразных процессов обработки документов
· организация процедур периодической обработки документов и широковещательной рассылки документов.
Средства настройки и разработки приложений дают возможность партнерам и заказчикам создавать собственные прикладные решения на базе платформы и стандартных приложений.
Модуль репликации - предназначен для создания территориально-распределенных решений на базе DocsVision.
Шлюзы к другим системам - предназначены для интеграции DocsVision и других информационных систем:
· Файловая система,
· Microsoft Exchange,
· Microsoft SharePoint,
· Microsoft Dynamics AX,
· 1С: Предприятие.
·
Компания
«Электронные офисные системы»
Система «Дело»
Автоматизация делопроизводства, архивного дела и организация электронного документооборота. Система обеспечивает в полном объеме работу, как с бумажными, так и с электронными документами.
«АРХИВНОЕ ДЕЛО» - это подсистема, входящая в качестве опции в «ДЕЛО-ПРЕДПРИЯТИЕ».
Подсистема «Архивное дело» создана для обеспечения автоматизации архивного дела в организациях, министерствах и ведомствах.
Система обеспечивает хранение РК и прикрепляемых к ней файлов.
Основной рабочей подсистемой является подсистема «Документы»
Подсистема «Отчеты» обеспечивает получение различных отчетов
Подсистема «Ведения пользователей» предназначена для регистрации пользователей и предоставления им прав
доступа к информации и функционалу системы.
Подсистема ведения справочников предназначена для настройки системы на структуру организации и особенности ее делопроизводства.
Основные функции системы:
-Регистрация документов, в том числе обращений граждан;
-ввод резолюций и контроль их исполнения;
-создание, согласование и подписание проектов документов в электронной форме;
-маршрутизация и контроль движения документов, рассылка по спискам;
-многоаспектный поиск документов с сохранением запроса;
-работа с взаимосвязанными документами;
-сканирование и прикрепление файлов документов, полнотекстовый поиск
по ним;
-ЭЦП файлов документов;
- обмен документами по электронной почте с использованием ЭЦП и шифрования;
-справочно- аналитическая работа, формирование отчетов;
-Web -доступ к базе данных;
-подготовка и согласование документов в электронной форме;
-электронная подпись файлов документов;
-криптозащита документов, отправляемых электронной почтой;
-обеспечение поточного сканирования документов;
-интеграция с приложениями MS Office;
-Web-доступ к информации.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14