2) контроль исполнения документа;
3) исполнение документа;
4) подшивка (направление) исполненного документа в дело.
Если документ был зарегистрирован при поступлении в организацию, а теперь он передается в другое подразделение, в регистрационной карточке документа ставится отметка о его направлении в это подразделение, а также сведения о решении данного вопроса (резолюция).
Если документ создан внутри организации и предназначен для переписки между подразделениями (служебная записка), то он регистрируется в журнале внутренней переписки с указанием подразделения, которому предназначен данный документ. В «1 С» на данный момент не создана регистрационная форма для внутренних документов.
После отметки в журнале регистрации документы раскладываются в ячейки с названиями подразделений, если работа ведется в системе «1С», создается список рассылки.
1.3.Определение уровня автоматизации ДОУ объекта
Основной технологический инструмент работы с документами - компьютеры, установленные на рабочих местах исполнителей и объединенных в локальную вычислительную сеть с выходом в Интернет.
В целях защиты конфиденциальной информации организации, каждому пользователю определен личный пароль при входе в систему компьютера.
Рабочие места секретаря и делопроизводителя находятся в приемной. В приемной находится 2 компьютера, 2 принтера, 1 факс, 1 сканер, 1 копировально-множительный аппарат.
Блок-схема компьютерной сети аппарата управления в
ООО «КамЭнергоРемонт»
Локально-вычислительная сеть
Руководитель Сервер Отдел снабжения
Планово-сметный отдел Технический отдел
ПК
Отдел по работе с персоналом Отдел маркетинга
Финансовый отдел Бухгалтерия
Приемная Отдел качества и стандартизации
Таким образом, каждый компьютер подключается к серверу, что обеспечивает быструю скорость передачи данных, высокую надежность (например, при повреждении какого - либо кабеля вся сеть продолжает работать).
Используемое аппаратное обеспечение для сервера:
1) Процессор - Pentium 4 1.7 GHz/400MHz/256K BOX 478-PGA;
2) материнская плата GigaByte GA-81RX S478 <i845D> AGP+SB Creative CT5880;
3) оперативная память - SAMSUNG DIMM 512 Mb SDRAM <PC-133>;
4) венчестер (жесткий диск) - IDE Seagate 300,0 Gb ST3300831A (7200rpm) 8Mb;
5) монитор - LG Flatron 776FM M/Media TCO”95;
6) модем - PCI Zyxel Omni+;
7) сетевая карта - D-Link DFE-528TX PCI 10/100Mbit;
8) клавиатура - А4 Tech KSB-21533RP A-Type RF keyboard;
9) манипулятор типа - мышь - PS/2 Genius Net Scroll Plus Traveler Red (оптическая);
10) колонки - Genius SP-K10 200W PMPO.
Используемое аппаратное обеспечение для клиентской части:
1) Процессор - Pentium III 1000EB /133MHz/256K FC-PGA;
2) материнская плата GigaByte GA-BX2000+Slot <443BX> AGP ATX UDMA66;
3) оперативная память - SAMSUNG DIMM 128 Mb SDRAM <PC-2100>;
4) венчестер - IDE Seagate 120,0 Gb ST3120022 (7200rpm);
7) сетевая карта - Acorp L-100 2000 PCI 10/100Mbit;
Используемое программное обеспечение для сервера:
Системное программное обеспечение:
1) Microsoft Windows NT 4.0;
2) Microsoft Windows 2000 Server;
3) Microsoft SQL Server 2000;
4) антивирус Касперского Personal
и др.
Прикладное программное обеспечение:
1) Internet Explorer;
2) Microsoft Office Word 2003;
3) Microsoft Office Excel 2003;
4) Microsoft Office Imaging;
5) Microsoft Office Scanning;
6) Fine Reader ;
7) Outlook Express;
8) Win RAR, Win ZIP;
9) «1С:Предприятие» версия 8.0
Используемое программное обеспечение для клиентской части:
2) Антивирус Dr Web
9) «1С:Предприятие» версия 8.0.
1.4. Описание автоматизированной системы «1 С: Предприятие»
версии 8.0, внедренной в ООО «КамЭнергоРемонт»
Система "1С:Предприятие" предназначена для автоматизации управления и учета на предприятиях различных отраслей, видов деятельности и типов финансирования, и включает в себя решения для производственных предприятий (комплексное решение "1С:Управление производственным предприятием 8"), торговых предприятий, продукты для ведения бухгалтерского учета ("1С:Бухгалтерия"), для учета в бюджетных организациях расчета зарплаты и управления кадрами , разнообразные отраслевые и специализированные решения , разработанные как самой фирмой "1С", так и ее партнерами.
Ключевым направлением развития системы программ является развитие нового поколения управленческих и учетных решений на технологической платформе «1С:Предприятие 8» и реализация в них мощной функциональности, предназначенной для организации управления современным предприятием.
1.4.1.Комплексное решение «Управление производственным
предприятием»
Автоматизированная система «1С: Предприятие 8.0» в ООО «КамЭнергоРемонт» содержит два прикладных решения:
· «Управление производственным предприятием»;
· «Зарплата и управление кадрами»: с данным решением работает отдел по управлению персоналом (оформляется кадровая документация, содержатся сведения о персонале, о его перемещении), расчетный отдел бухгалтерии (содержатся сведения о заработной плате, выполняются расчетные операции), составляются служебные записки и оформляются приказы о работе в выходные дни и сверхурочное время.
"1C:Управление производственным предприятием 8" является комплексным прикладным решением, охватывающим основные контуры управления и учета на производственном предприятии. Решение позволяет организовать комплексную информационную систему, соответствующую корпоративным, российским и международным стандартам и обеспечивающую финансово-хозяйственную деятельность предприятия.
Так как ООО «КамЭнергоРемонт» предприятие холдинговой структуры общая информационная база охватывает все организации, входящие в холдинг.
«1С:Управление производственным предприятием 8" предоставляет:
- руководству предприятия и управленцам, отвечающим за развитие бизнеса, -- широкие возможности анализа, планирования и гибкого управления ресурсами компании для повышения ее конкурентоспособности;
- руководителям подразделений, менеджерам и сотрудникам, непосредственно занимающимся производственной, сбытовой, снабженческой и иной деятельностью по обеспечению процесса производства, -- инструменты, позволяющие повысить эффективность ежедневной работы по своим направлениям;
- работникам учетных служб предприятия -- средства для автоматизированного ведения учета в полном соответствии с требованиями законодательства и корпоративными стандартами предприятия.
В настоящее время специалисты отдела автоматизированных систем управления и канцелярии осуществляют разработку8 «модуля управления документацией, который рассчитан на автоматизацию делопроизводства.
8 Многие компании1С-франчайзи оказывают комплексные услуги по автоматизации на базе разработанной ею платформы «1С Предаприятие». Но в виду высокой их стоимости ООО «КЭР» разрабатывают модуль самостоятельно.
Процесс разработки модуля находится на начальной стадии - регистрации документа и работы исполнителя с документом.
1.4.2. Этапы разработки модуля «Управление документацией»9
Первый этап: процесс разработки модуля начался с создания справочников: «Контрагенты», «Общефирменные документы»
Справочник «Контрагенты» представляет собой единую информационную базу, необходимую для работы с клиентами и организациями, все сотрудники предприятия имеют доступ к справочнику. Подразделения, ответственные за формирование, редактирование и создание контактов - юридический отдел, отдел маркетинга.
Справочник содержит следующие закладки:
- Общие сведения о контрагенте (полное юридическое наименование, сокращенное, банковские реквизиты, город, регион, головная организация);
- дополнительные данные (юридический, фактический и почтовый адрес, сведения о руководителях, контактные телефоны);
- договоры, контактные лица (номера договоров, вид оказываемых услуг и проводимых работ, срок действия договора, статус организации - подрядчик, субподрядчик, ген. подрядчик, наименование подразделения, которое осуществляет работу с данным контрагентом).
Для удобства пользования данным справочником, контрагенты объединены в группы: контрагенты, банки, налоговые органы, государственные органы и бюджетные организации, прочие.
Справочник «Общефирменная документация» содержит следующие закладки:
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14
