- бланки документов;
- документы предприятия (приказы, распоряжения, инструкции, стандарты предприятия и т.д.);
____________________________________
9 Проект положения об автоматизации документационного обеспечения управления в ООО «КамЭнергоРемонт».
- справочники номеров телефонов работников ООО «КЭР»;
- инструкции по работе с системой.
В данный справочник регулярно включают новые закладки и сведения.
Второй этап начался с распределения обязанностей и назначения лиц, ответственных за ведение документооборота в электронном виде в подразделениях.
Третий этап: был автоматизирован процесс создания и регистрации документа, созданы регистрационные карточки документов.
На данном этапе возникли проблемы в работе исполнителей с документами:
1) И входящие, и исходящие документы находятся в одной закладке, т. е., объединены, и в случае не установления отбора по виду документа при создании новой карточки, проставляются ошибочно регистрационные номера;
2) регистрационный номер автоматически не проставляется, приходится набирать вручную, что тоже приводит к дублированию, ошибкам и сбою в нумерации;
3) регистрационная карточка входящего и исходящего документа содержат одинаковые реквизиты и лишние данные, например в исходящих документах: номер контрагента, дата контрагента, что вызывает трудности в заполнении;
4) нет взаимосвязи документов и регистрационных карточек, например: «в ответ», «во исполнение»;
5) при регистрации необходимо сканирование, сканеры в большинстве подразделений отсутствуют.
После регистрации документа секретарь (при работе с входящим документом) или лицо, ответственное за делопроизводство устанавливает доступ к данному документу и отправляет по электронной почте исполнителю уведомление о том, что необходимо рассмотреть документ.
Разработка занимает много времени, реквизиты регулярно меняются. Дальнейшие операции с документами не автоматизированы.
1.4.3. Предложения по организации разработки модуля
«Управление документацией»
Внедрение должно начинаться с решения организационных вопросов:
1. Необходимо сформировать рабочую группу по автоматизации делопроизводства из числа специалистов предприятия (директор по экономике и финансам, начальник отдела АСУ, секретарь, делопроизводитель, начальник и инженер отдела управления качеством и стандартизацией ) и специалистов, оказывающих консультационные услуги по системе «1С: Предприятие», необходимо назначить ответственных за отдельные виды работ.
2. Разработать оргпроект с составлением схем и алгоритмов движения документов и работы с документами (Приложение 4), с составлением табеля и форм документов. Проводится работа по выявлению типовых управленческих операций, создаются шаблоны. Эти мероприятия позволят грамотно определить исполнителей и ответственных, сократить время на создание регистрационных карточек, справочников, обеспечить взаимосвязь процессов работы с документами.
При разработке алгоритмов необходимо проводить интервьюирование основных пользователей, включая руководителей подразделений.
3. Необходимо проводить обучение работников, ответственных за ведение делопроизводства в подразделениях.
После решения организационных вопросов решаются технологические и стоимостные вопросы:
4. Необходимо сначала разработать модуль, провести «пилотный» запуск технологии и только после положительных результатов вводить в эксплуатацию.
5. Необходимо оценить затраты по разработке и внедрению модуля, на обучение специалистов предприятия, на оплату консультационных услуг специалистов.
6. Необходимо приобрести соответствующие технические средства (например, сканеры), обеспечить качественную и бесперебойную работу исполнителей с системой.
Все перечисленные методы позволят рассчитать затраты на разработку модуля «Управление документацией» и эффект от внедрения. Но, как правило, самостоятельная разработка предприятием модуля - очень длительный и дорогостоящий процесс, в результате которого возникают ошибки, в случае которых приходится возвращаться на начальные этапы разработки.
Есть альтернативный вариант решения проблемы автоматизации ДОУ ООО «КамЭнергоРемонт» - выбрать и внедрить уже разработанный модуль по автоматизации делопроизводства и бизнес-процессов на базе существующей системы «1С: Предприятие» версии 8.0., известных и зарекомендовавших себя на российском рынке компаний-разработчиков. Это позволит сократить временные и трудовые затраты, к тому же стоимость готового программного продукта не намного выше стоимости разработки.
Для выбора соответствующей системы, модуля или приложения необходимо провести анализ существующих систем, рассчитать затраты и эффективность.
Вывод по главе 1
Таким образом, была дана характеристика предприятия ООО «КамЭнергоРемонт». Это крупное промышленное предприятие с большим объемом документооборота, где функции по организации делопроизводства осуществляют секретарь и делопроизводитель.
Так как предприятие имеет много уровней управления, то вопрос автоматизации является актуальным, потому, что при традиционном (бумажном) документообороте возникают трудности, которые снижают эффективность и быстроту принятия управленческих решений (особенно это касается поиска документов). На предприятии отсутствует ведение информационно-справочного аппарата, нужные записи и документы ищет секретарь или делопроизводитель путем пролистывания журналов или просматривая зарегистрированные документы в «1С».
Существует автоматизация отдельных операций с документами: регистрация в системе «1С:Предприятие версии 8.0», использование оборудования для уничтожения документов, хранение документов в электронном виде; получение документов по электронной почте (Интернет); копирование с помощью копировально-множительного аппарата; сканирование; распечатка на принтере; отправка документов исполнителю по электронной почте; оформление документов (использование шаблонов); подготовка и набор текстов на компьютере и т.д. Но этого недостаточно. Необходима комплексная автоматизация делопроизводственного процесса, с момента создания документа до момента списания в дело, включая ведение информационно-справочного аппарата, учет документов, обеспечение сохранности.
На предприятии существует проблема организации документооборота с удаленными участками и производственными управлениями: затруднен контроль исполнения документов (приходится постоянно звонить в другие города, искать исполнителей, получать сведения о результатах работы, запрашивать отчеты), затруднена доставка документов посредством почты, не достаточно обеспечена сохранность документов, что также вызывает необходимость внедрения автоматизированной системы, которая позволит координировать работу с документами на участках.
При разработке модуля «Управление документацией» возникли трудности из-за неграмотно организованного процесса и недостаточного изучения объекта.
В итоге сделан следующий вывод: для того, чтобы соответствовать статусу современного успешного промышленного предприятия, решить проблему автоматизации ДОУ ООО «КамЭнергоРемонт», необходимо полностью отказаться от традиционных форм работы с документами, доработать и внедрить готовое разработанное приложение соответствующей автоматизированной системы, которая обладает возможностью интегрироваться с системой «1С: Предприятие». Выбираемое приложение должно соответствовать предъявляемым требованиям: функциональным и системно-техническим.
2.1.Составление перечня предъявляемых основных
функциональных и системно - технических требований к системе
автоматизации ДОУ
Функциональные и системно-технические требования ориентированы на соответствие предлагаемой технологии госу-дарственным нормативным актам и корпоратив-ным нормам ДОУ, обеспечение удобства пользо-вания системой, качественного и бесперебойного ее функционирования.
Степень соответствие разрабатываемого модуля «Управление документацией» заданным критериям отражена в таблице:
Критерий
Соответствие разрабатываемого модуля «Управление документацией» критериям
ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ
1.Делопроизводственные функции
1.1.Создание документов (использование шаблонов документов).
+
1.2.Регистрация документов.
+ -
1.3.Контроль исполнения документов.
-
1.4.Информационно-справочная работа (поиск регистрационной карточки).
1.5.Подготовка статистических данных о документообороте.
1.6.Учет передачи подлинников и копий документов.
1.7.Ведение номенклатуры дел.
1.8.Списание документов в дело.
1.9.Обеспечение сохранности конфиденциальной информации.
1.10.Наличие справочников-классификаторов.
1.11.Учет договорной документации.
1.12.Хранение нормативно-справочной информации по документообороту организации.
2.Организация электронного архива
2.1.Ведение баз данных.
2.2.Архивирование документов.
2.3.Полно - функциональный поиск.
2.4.Безопасность хранения документов.
2.5.Организация доступа к архиву.
3.Обеспечение задач электронного документооборота:
3.1.Технология электронно-цифровой подписи (ЭЦП).
3.2.Работа с электронными файлами.
3.3.Средства криптозащиты.
3.4.Регистрация документов, поступивших по электронным каналам связи.
3.5.История работы с документами.
3.6.Полнотекстовый и атрибутивный поиск документов.
4.Управление документооборотом:
4.1.Управление потоками документов внут-ри организации.
4.2.Передача документов на испол-нение.
4.3.Контроль за движения (передачи) доку-ментов.
4.4.Определение местонахождения документов.
4.5.Контроль действий пользователей.
4.6.Получение сводок по документообороту.
4.7.Регули-рование доступа к регистрационным карточкам и файлам документов.
4.8.Маршрутизация документов.
4.9.Согласование документов.
4.10.Возможность использования разных грифов доступа.
СИСТЕМНО-ТЕХНИЧЕСКИЕ ТРЕБОВАНИЯ
1. Программная реализация
1.1.Технология клиент - сервер.
1.2.Технология интернет\интранет.
1.3.Наличие электронной почты.
1.4.Наличие средств разработки приложений.
1.5.Наличие средств резервного копирования.
1.6.Наличие средств сканирования документов.
1.7.Интеграция в информационную среду организации.
1.8.Интерфейс, взаимодействующий с другими программами (например, со средствами создания, сканирования и распознавания документов
1.9.Удаленный доступ к базам данных.
1.10.Протоколирование действий в системе;
совместная работа над документами
1.11.Территориально-распределенная работа.
1.12.Использования интерфейса для получения аналитико-статистической информации.
1.13.Возможность интеграции в автоматизированную систему.
2. Эксплуатационные требования
2.1.Надежность автоматизированной системы.
2.2.Безопасность системы.
2.3.Администрирование системы.
2.4.Территориально-распределенная работа системы.
2.5.Количество одновременно работающих поль-зователей - до 100.
2.6.Средний объем документопотока (в год) - до 700000.
3. Адаптационные возможности
3.1.Простота и удобство при внедрении системы.
3.2.Обучение сотрудников организации.
3.3.Удобство настройки системы.
3.4.Возможность развития системы.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14
