Один из признаков, по которому можно классифицировать базы данных, - характер хранимой информации.

Фактографические БД содержат данные, представляемые в краткой форме и строго фиксированных форматах такие БД являются аналогами бумажных картотек, например, библиотечного каталога или каталога видео теки. Другой тип БД - документальные БД. Здесь аналогами являются архивы документов, например, архив судебных дел, архив исторических документов и другие. В дальнейшем мы будем рассматривать лишь фактографические БД.

Известны три разновидности структуры данных иерархическая, сетевая, табличная. Соответственно по признаку структуры базы данных делятся на иерархические БД (например, файловая структура), сетевые БД (глобальная сеть), реляционные (табличные) БД. В последнее время наиболее распространенным типом баз данных стали реляционные БД. Любую структуру данных можно свести к табличной форме.

Любую работу компьютер выполняет под управлением программ. Значит и для работы с базами данных требуется специальное программное обеспечение. Такое программное обеспечение называется системой управления базами данных или сокращенно СУБД. Таким образом, необходимо различать собственно базы данных (БД), которые являются упорядоченными наборами данных, и системы управления базами данных (СУБД) - программы, управляющие хранением и обработкой данных [31].

Система управления базами данных (СУБД) - это программа, позволяющая создавать базы данных, а также обеспечивающая обработку (сортировку) и поиск данных.

Системой управления базами данных является приложение Access, входящее в Microsoft Office.

2. Основные принципы построения базы данных

Реляционные БД - базы данных с табличной формой организации информации.

База данных может состоять из одной таблицы - однотабличная БД, или из нескольких взаимосвязанных таблиц - многотабличная БД [15].

Структурными составляющими таблицы являются записи и поля.

Запись базы данных - строка таблицы, содержащая информацию об отдельном объекте, описываемом в БД.

Поле базы данных - столбец таблицы, содержащий определенное свойство (характеристику, атрибут) объекта. Значение полей в одной строчке относятся к одному объекту. Каждое поле имеет имя.

поле 1 поле 2 поле 3 поле 4 поле 5

Запись1

Запись2

Для каждой таблицы реляционной БД должен быть определен главный ключ - имя поля или нескольких полей, совокупность значений которых однозначно определяют запись. Иначе говоря, значение главного ключа не должно повторяться в разных записях. Например, в БД математических задач разные задачи могут иметь одинаковый уровень сложности, могут совпадать тематика, ответ. Но порядковый номер у каждой книги свой. Не всегда удается определить одно поле в качестве ключа. Если есть два индивидуальных поля для данной таблицы, то они образуют составной ключ [20].

С каждым полем связано еще одно очень важное свойство - тип поля. Тип определяет множество значений, которые может принимать данное поле в различных записях. Существует четыре основных типа для полей БД:

§ числовой;

§ символьный;

§ дата;

§ логический.

Числовой тип имеют поля, значения которых могут быть только числами. Числа могут быть целыми и вещественными (номера задач)

Символьный тип имеют поля, в которых будут храниться символьные последовательности (формулировки заданий, решения, ответы…).

Тип «дата» имеют поля, содержащие календарные даты в различной форме.

Логический тип соответствует полю, которое может принимать всего два значения: «да» - «нет» или «истина» - «ложь».

Значения полей - это некоторые величины определенных типов. От типа величины зависят те действия, которые можно с ней производить. Например, с числовыми величинами можно выполнять арифметические операции, а с символьными и логическими - нельзя.

Для полей символьного и числового типа требуется также определить их ширину. При определении ширины поля нужно ориентироваться на максимально длинное значение, которое может храниться в этом поле. В некоторых случаях для числовых полей нужно задавать не ширину, а числовой формат (целое, длинное целое, с плавающей точкой и т.п.). Поля типа «дата» и логического типа имеют стандартную ширину.

Единовременно может быть открыта только одна база данных, содержащая обязательное окно базы данных и окна для работы с объектами базы данных.

Окно базы данных - один из главных элементов интерфейса Access. Здесь систематизированы все объекты БД: таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули.

Таблица. Это базовый объект БД, все остальные объекты создаются на основе существующих таблиц (производные объекты). Объекты, составляющие таблицу, - это записи и поля. Свойства элементов таблицы определяются типами полей, форматами полей и некоторыми другими параметрами.

Запросы. В СУБД запросы являются важнейшим инструментом. Главное предназначение запросов - отбор данных на основании заданных условий. Результат отбора представляется в табличном виде.

Формы. Формы позволяют отображать данные, содержащиеся в таблицах и запросах, в более удобном для восприятия виде. При помощи форм можно добавлять в таблицы новые данные, а также редактировать и удалять существующие. Форма может содержать рисунки, графики и другие внедренные объекты. Форма - это вспомогательный объект, без которого, в принципе, можно обойтись.

Отчеты. Отчеты предназначены для печати данных, содержащихся в таблицах и запросах, в красиво оформленном виде.

Все таблицы должны быть связаны между собой. Организации связи между таблицами заключается в построении схемы.

Для связывания таблиц надо[20]:

§ выполнить команду => Сервис => Схема данных;

§ откроется окно Добавление таблицы; выделить название таблицы №1;

§ выполнить команду => Добавить; => выделить название таблицы №2; выполнить команду => Добавить => Закрыть.

Откроется окно «Связи». Надо последовательно активизировать флажки «Обеспечить целостность данных», «Каскадное обновление связанных полей» и «Каскадное удаление связанных записей». Тип связи «один ко многим» будет выбран автоматически. Далее следует выполнить команду=> Создать. Схема готова!

Осталось ее сохранить и закрыть окно.

Теперь, чтобы вывести на экран любую из созданных таб-лиц, нужно щелкнуть мышью по ее имени на закладке «Таблицы» и выполнить команду=>Открыть. Открытую таблицу можно просматривать, редактировать, можно добавлять в нее новые записи. Если вам потребуется изменить структуру таблицы, то нужно перейти в режим конструкто-ра и внести изменения.

Типы связей:

ь один к одному (двумерная таблица)

ь один ко многим (иерархическая структура)

ь многие ко многим (сетевая структура)

Формы Access - это лицо базы данных. Для выполнения ежедневных, стандартных операций в хорошо организованной базе данных чаще всего используются именно формы. Как средство для ввода данных, форма является гораздо более удобным инструментом, чем таблица. О чем мы с вами и говорили ранее. Формы можно использовать при анализе данных, а также для вызова других форм, запросов, отчетов и различных автоматических операций. Кроме того, формы используются в качестве «управляющего центра» всей базы данных.

Работа с автоформами и мастером форм

Для работы с имеющимися формами, а также для их создания необходимо выбрать пункт Формы на панели Объекты. Для создания формы выберите команду Вставка/Форма или щелкните мышью по кнопке Создать, после чего на экране появится диалоговое окно Новая форма.

Создание формы предусмотрено в следующих режимах:

* в режиме Автоформ (три автоформы: в столбец, ленточная и табличная);

* в режиме Мастера форм (четыре вида формы: в столбец, ленточная, табличная и выровненная);

* в режиме Конструктора. Кроме того, можно создать особые виды форм:

* Диаграмма;

* Сводная таблица.

Для создания формы выбора режима недостаточно - необходимо выбрать таблицу или запрос, по которой создается форма, что делается в этом же диалоговом окне.

Автоформа - это инструмент для быстрого автоматического создания форм. Этот режим позволяет создать три вида форм:

* в столбец, в которой на экран выводятся данные одной записи исходной таблицы или запроса, а все поля располагаются в один столбец;

* ленточная, в которой на экран выводятся данные нескольких записей, а для каждого поля выделяется отдельный столбец;

* табличная, в которой готовая форма выглядит как исходная таблица или запрос.

Мастер форм - это инструмент для быстрого автоматического создания форм с выбором нужных полей для вывода.

Автоформа автоматически строит простую форму на базе выбранной таблицы, не запрашивая больше никаких данных. В таких формах отображаются все поля и записи таблицы.

Переход по записям осуществляется при помощи кнопок на панели перехода, для ввода новой записи можно воспользоваться кнопками, находящимися внизу рабочего окна. Для перехода по полям формы можно воспользоваться клавишами TAB и SHIFT+TAB.

Как и любой мастер, Мастер форм предлагает выполнить последовательность шагов:

1-ый шаг - выбор полей из таблиц, которые будут представлены в форме. Здесь в отличие от режима Автоформы имеется возможность выбрать данные из нескольких таблиц или запросов, после чего нужные поля перемещают из списка доступных полей в список выбранных полей.

2-ым шагом предлагается выбрать вид представления данных (выберите «Подчиненные формы» и выделите таблицу)

3-ий шаг - выбор внешнего вида подчиненной формы (выберите табличный)

4-ый шаг - позволяет выбрать стиль формы (выберите по вашему усмотрению)

5-ым шагом назначается имя форме и предлагается либо открыть форму для просмотра и ввода данных, либо изменить макет формы. Сохраните формы.

Создание и редактирование форм в режиме конструктора