5.5 Формирование и оформление дел

Формирование дел – это группировка документов в дело в соответствии с номенклатурой дел.

Во 2-ом отделе формирование дел проводится по названиям видов документов (приказы, протоколы).

При формировании дел соблюдаются следующие правила:

1.          Каждое дело содержит не более 250 листов.

2.          В дело сгруппированы документы одного делопроизводственного года, т.е. с 1 января по 31 декабря.

3.          В дело подшиты только исполненные документы.

4.          В дело подшиты документы только в одном экземпляре.

5.          Черновики в дело не подшиты.

6.          Документы в деле расположены по хронологическому признаку, т.е. по датам (документы раннего периода расположены в начале, документы, поступившие позже, в конце подшивки).

7.          Жалобы и заявления граждан группируются по алфавиту.

8.          Документы постоянного и временного сроков хранения группируют отдельно.

9.          Каждый документ в дело имеет дату, подпись, отметку об исполнении.

Оформление дел включает в себя следующие операции:

1. Описание дела на обложке.

При оформление дел на обложку выносят следующие реквизиты:

- наименование министерства;

- наименование учреждения;

- индекс дела по номенклатуре дел, номер тома;

- даты начала и окончания формирования дел.

Обложка дела печатается на компьютере

2. Нумерация страниц.

Нумерация страниц производится арабскими цифрами, черной пастой в правом верхнем углу, с нижнего листа по верхний.

Во 2-ом отделе милиции каждое дело состоит из нескольких томов, и поэтому каждый том нумеруют отдельно.

3. Составление заверительной надписи.

Оформляется в конце дела на отдельном листе.

Пример оформления обложки дела и заверительной надписи

5.6 Хранение дел

Во 2-ом отделе милиции дела формируются в структурных подразделениях и хранятся в них до передачи в архив учреждения. Дела размещаются в запирающихся шкафах вертикально. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре.

Если документы, включенные в дело, в течение года требуются работнику учреждения, они вынимаются из дела только ответственным за формирование и хранение дел, а на их место закладывается лист-заместитель, в котором указано: когда, кому и на какой срок выдан документ.

Карта-заместитель помещается на месте выданного дела. После завершения делопроизводственного года выдача сотрудникам отдельных документов из дела не допускается. При необходимости во временное пользование выдается дело целиком.

Выдача дел в другие организации разрешается лишь руководителем организации.

Изъятие документов из дел по требованию прокуратуры или суда действует только на основании письменного распоряжения этих органов.      

5.7 Передача документов на архивное хранение

На дела, сформированные по видам и разновидностям документов, заголовки которых не полностью раскрывают их содержание, а также для дел постоянного и временного сроков хранения свыше 10 лет, а также наиболее важные документы (по личному составу или секретные документы) составляются внутренние описи, которые подшиваются в начале дела. Количество листов внутренней описи проставляется в заверительной надписи, после указания общего количества листов через знак "+".

Все дела, подготовленные на хранение, делятся на 2 группы:

1.          Дела по основной деятельности.

2.          Дела по личному составу 2-ого отдела милиции.

На каждую группу дел составляется отдельные описи:

-            опись № 1 (дел по основной деятельности);

-            опись № 1 л/с (дел по личному составу).

Опись составляется на документы одного года.

В опись № 1 дела заносятся по следующей последовательности:

-            устав;

-            протоколы общих собраний;

-            приказы по основной деятельности;

-            годовые планы;

-            отчеты.

В опись № 1 л/с дела располагаются в следующем порядке:

-            книга учета сотрудников;

-            приказы по личному составу;

-            личные дела и личные карточки;

-            лицевые счета по заработной плате;

-            невостребованные трудовые книжки.

На документы, выделенные к уничтожению, составляется акт.

Прием-передача дел в архив производится секретарем. На всех экземплярах описи, напротив каждого экземпляра описи указываются: цифрами и прописью количество фактически принятых дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи, а также подписи.

Вместе с делами в архив передаются журналы регистрации.

Только после передачи документов в архив разрешается производить уничтожение документов, включенных в акт.

Опись составляется в 3-х экземплярах:

-            1 экз. передается вместе с делами в архив;

-            2 экз. прилагается в качестве основания к протоколу заседания экспертной комиссии;

-            3 экз. остается у секретаря.

Форма внутренней описи документов дела

Форма описи дел постоянного и длительных сроков хранения

6. Оргтехника и автоматизация рабочего места секретаря

Оргтехника и автоматизация рабочего места секретаря

На рабочем месте секретаря, т.е. у меня в отделе, имеются следующие средства оргтехники:

1.          Компьютер – PLUS/UPS SYSTEMS, 15".

Athlon – микропроцессор фирмы АМД

1400 – тактовая частота в МГц

128 – оперативная память в Мb

20 – жесткий диск в Мb

32 – память видеокарты в Мb

2.          Принтер – EPSON LX-300+

Это матричный принтер, печатает при помощи красящей ленты, производит большой шум.

3. Телефон с кнопочным номеронабирателем:

по способу набора - пульсовой, т.е. набор производится с помощью серий щелчков; каждой цифре соответствует определенное количество щелчков.

по назначению - городской, т.е. в пределах города.

4. Также в отдельном кабинете располагается ксерокс, куда я неоднократно хожу ксерокопировать необходимые мне материалы. Данное устройство также включает в себя:

Факс – передача графической информации.

Сканер – устройство для ввода в компьютер изображений.

Принтер.

В отделе также имеется электронная пишущая машина, но я на ней не работаю, так как всю работу я выполняю на компьютере.

7. Ведение кадровой службы секретарем

7.1 Работа с трудовыми книжками

Как и во всех организациях, во 2-ом отделе милиции при приеме человека на работу на него заводится трудовая книжка, которая необходима для установления общего или непрерывного стажа.

Во 2-ом отделе милиции ведется следующая документация по учету трудовых книжек:

1.        Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним – ведется в бухгалтерии.

2.        Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним – ведется кадровой службой.

Заполнение трудовых книжек во 2-ом отделе милиции заключается в следующем:

1. Титульный лист трудовой книжки.

В трудовой книжке на титульном листе заполняются сведения о работнике:

ü  фамилия, имя, отчество,

ü  дата рождения,

ü  образование,

ü  профессия или специальность,

ü  дата заполнения трудовой книжки,

ü  подпись владельца книжки

Титульный лист трудовой книжки подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, в нашем отделе титульный лист подписывает инспектор по кадрам. Затем трудовая книжка заверяется гербовой печатью.

2. Занесение сведений о работе.

Раздел "сведения о работе" состоит из 4 граф:

В 1-ой графе секретарь проставляет порядковый номер вносимой записи.

Во 2-ой графе секретарь пишет дату.

В 3-ей графе указывают сведения о приеме на работу, о переводах и об увольнении.

В 4-ой графе на основании чего внесена записи.

Во 2-ом отделе милиции при внесении записи о приеме на работу соблюдают все необходимые правила, т.е.:

ü  от последней записи отступают одну строчку;

ü  указывают полное название организации.

ü  после этого указывают сведения о приеме на работу.

3. Занесение сведений о награждениях и поощрениях

Секретарь также в трудовой книжке заполняет раздел "Сведения о поощрениях", в которой делает запись о получении орденов, медалей, почетных грамот, благодарности и т.д.

Образец заполнения титульного листа трудовой книжки во 2-ом отделе милиции

Образец заполнения раздела "Сведения о работе" во 2-ом отделе милиции

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7