Секретарь выполняет основную задачу при работе на телефоне, т.е. освобождает руководителя от звонков к нему не адресованных.
Пример телефонного разговора, когда звонят секретарю
- Второй отдел милиции, здравствуйте.
- Здравствуйте, мне бы Дмитрия Геннадьевича.
- Он сейчас на совещании, перезвоните попозже.
- Спасибо, до свидания.
Пример телефонного разговора, когда звонит секретарь
- Центральное РУВД, здравствуйте!
- Здравствуйте, скажите пожалуйста, когда состоится совещание о подведении итогов работы за 1 квартал 2005 г.
- Совещание состоится 15 апреля.
- Спасибо, до свидания!
При работе на телефоне секретарь выполняет 3 основных момента:
- краткость;
- вежливость;
- сдержанность.
Всю необходимую информацию, полученную при телефонном разговоре, секретарь записывает в блокнот.
Запись производится по следующей форме:
Для _____________________________
Дата ______________________________
От _________________________________
По какому вопросу ______________________
Алгоритм телефонного разговора выдерживается:
1. 15 сек. – представление сторон.
2. 30 сек. – проблематизация разговора, введение в курс собеседника.
3. 80 сек. (± 20) – обсуждение ситуации.
4. 20 сек. – заключение разговора.
Продолжительность разговора: 2 мин. 25 сек.
27.03.2005 г. в 10.00 состоится координационное совещание в прокуратуре по вопросу: "Совершение правонарушений и преступлений в быту".
Передал: Калинцков.
Принял: Баева.
В данной организации прием посетителей на 4 вида не подразделяется. Сотрудники своей организации могут проходить к руководителю беспрепятственно, без доклада секретаря. Время приема посетителей проходит в любое время, определенных часов нет.
Секретарь хорошо знает распределение обязанностей и вопросов между руководящими работниками учреждения и направляет посетителей к компетентному сотруднику, освобождая тем самым руководителя от посетителей к нему не адресованных. При приходе посетителя секретарь сообщает о нем руководителю лично.
Если руководитель отсутствует по какой-либо причине, секретарь направляет посетителя к другому сотруднику или назначает другое время приема. Если прием отменяется по неожиданным обстоятельствам, секретарь сообщает об этом посетителю и договаривается о времени, на которое прием переносится.
Регистрация посетителей в специальном журнале не ведется.
При подготовке совещания секретарь выполняет следующие правила:
1. Готовит необходимые материалы совещания.
2. Составляет список участников совещания.
3. Определяет место, где будет проходить совещание. Обычно совещание проходит в кабинете руководителя.
4. Регистрация участников не ведется.
5. Согласовывает с руководителем и составляет список лиц или организаций, которым необходимо направить материалы совещания.
Секретарь на совещании не присутствует, протокол не ведется.
Пример совещания
В данной организации каждое утро в 9.00 проводится летучка сотрудников, на которой присутствуют участковые и следователи.
Также каждую неделю проводятся совещания, на котором присутствуют все сотрудники отдела (следователи, оперуполномоченные, инспектора ПДН, участковые, работники уголовного розыска).
Для подготовки служебных командировок секретарь:
1. Подбирает необходимую информацию для командировки.
2. Готовит материалы и документы, необходимые для командировки.
3. Оформляет командировочное удостоверение.
4. По возвращению руководителя секретарь обрабатывает материалы командировки (передает их отдельным сотрудникам или в соответствующие структурные подразделения).
В отсутствие руководителя секретарь должен отвечать на телефонные звонки, записывать вопросы, с которыми обращались посетители по телефону и при личном визите. В отсутствие руководителя секретарь на работу не опаздывает и не уходит раньше своего рабочего времени, так как секретарь является правой рукой руководителя и представляет интересы как руководителя, так и всей организации в целом.
3.6 Регламент работы секретаря и руководителя
1. Рабочий день секретаря и руководителя начинается в 8 часов.
2. Через час после начала рабочего дня, т.е. в 9.00 секретарь докладывает руководителю о корреспонденции.
3. Обед секретаря совпадает с обедом руководителя – 13.00-14.00.
4. В 15 часов заканчивается рабочий день секретаря.
5. В 17 часов заканчивается рабочий день руководителя.
3.7 Примерная схема рабочего дня секретаря
8.00 - приход секретаря на работу.
9.00 – получает корреспонденцию.
10.00 – докладывает руководителю о корреспонденции.
11.00 – собирает для подписи исполненные документы.
12.00 - забирает у руководителя отработанные материалы.
13.00-14.00 – обеденный перерыв секретаря.
14.00 – подшивка документов в дела.
14.45 – приводит в порядок рабочее место.
15.00 – уход секретаря с работы.
В течение дня секретарь принимает посетителей и отвечает на телефонные звонки, выполняет печатные работы, копирует и размножает материал по указанию руководителя.
4. Оформление орд и документов по личному составу
4.1 Деловые и служебные письма
Пример служебного письма
Анализ служебного письма
В данном документе имеются следующие недочеты:
1. Адресат оформлен от 11 см, а по ГОСТу Р 6.30-2003 адресат оформляется от 8,5 см.
2. В адресате между должностью и фамилией нет интервала.
3. Текст оформлен через 1 интервал.
4. Между текстом и подписью не установлен нужный интервал.
5. Инициалы стоят после фамилии.
6. От текста до подписи – 2 интервала.
Оформление письма в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003
4.2 Протоколы
Пример оформления протокола
Анализ протокола
1. Название документа написано не вразрядку.
2. От даты до места составления документа – 3 интервала.
3. Инициалы и фамилия председателя, секретаря и присутствующих оформлено не столбиком.
4. Слова "СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ И ПОСТАНОВИЛИ" расположены по центру строки.
5. Текст оформлен через 1 интервал.
7. Инициалы в подписи расположены после фамилии.
Оформление протокола в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003
4.3 Акты
Анализ акта
Недочеты документа:
1. Гриф "УТВЕРЖДАЮ" напечатан от 11 см через 1 интервал.
2. Слово "УТВЕРЖДАЮ" написан строчными буквами.
3. Название документа написано не вразрядку.
4. От даты до места составления документа – 3 интервала.
5. Введение написано не столбиком.
6. Текст напечатан через 1 интервал.
7. От текста до подписи – 2 интервала.
8. Инициалы в подписи стоят после фамилии.
Оформление акта в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003
4.4 Договоры и трудовые соглашения
Анализ договора
В документе присутствуют следующие недочеты:
2. От даты до места составления – 3 интервала.
3. От заголовка до текста – 3 интервала (в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 в договорах от заголовка до текста делают 2 интервала).
4. В подписи инициалы стоят после фамилии.
Оформление договора в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003
Пример оформления трудового соглашения
Анализ трудового соглашения
1. От названия организации до названия документа – 2 интервала, по ГОСТу Р 6.30-2003 необходимо 3 интервала.
2. От даты до места составления документа – 3 интервала, по ГОСТу необходимо 2 интервала.
3. От заголовка до текста должно быть 2 интервала, а не 3.
4. Текст оформлен через 1 интервал.
5. От текста до подписи – 2 интервала, по ГОСТу должно быть 3.
Оформление трудового соглашения по ГОСТу Р 6.30-2003
4.5 Пример оформления приказа по основной деятельности
Анализ приказа по основной деятельности
1. Название документа написано слитно.
2. От названия документа до даты – 3 интервала (по ГОСТу Р 6.30-2003 должно быть 2 интервала).
3. От места составления документа до заголовка – 2 интервала, должно быть 3 интервала.
4. От заголовка до текста – 3 интервала.
5. Слово "ПРИКАЗЫВАЮ" расположено по центру, а не от левого поля.
Оформление приказа по основной деятельности в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003
Пример оформления распоряжения
Анализ распоряжения
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7
