1. Составление проекта документа.
2. Проверка правильности составления проекта документа секретарем.
3. Передача документов на резолюцию руководителю.
4. Регистрация документа.
5. Проставление индекса на документе.
6. Подшивка копии в дело.
7. Передача исполнителю.
5.2 Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов
Регистрация документов во 2-ом отделе милиции осуществляется секретарем, который проставляет на них индекс и дату регистрации.
При регистрации документов секретарь делит их на 3 основные группы:
1. Входящие – поступающие из других организаций.
2. Исходящие – отправляемые из данной организации, т.е. из отдела.
3. Внутренние – создаваемые и остающиеся внутри организации.
Входящие документы секретарь регистрирует, сражу же, в день поступления, а не откладывает на следующий день. Исходящие и внутренние документы регистрируются только после подписи руководителя.
Для регистрации входящих, исходящих и внутренних документов ведутся специальные журналы регистрации, где секретарь записывает всю необходимую информацию о документе.
Входящие, исходящие и внутренние документы также имеют регистрационный номер, включающий в себя только порядковый номер документа, следующим за номером последнего документа, например: 1305 – порядковый номер документа по журналу регистрации.
Регистрационные номера присваиваются входящим, исходящим и внутренним документа в пределах календарного года, т.е. с 01.01.2005 г. по 31.12.2005 г.
Регистрация удобна тем, что секретарь может быстро найти нужный документ, необходимый исполнителю, при этом, не заставив исполнителя долго ждать.
Журнал регистрации входящих документов
Входящий № документа
Номер и дата документа
Автор
(от кого)
Краткое содержание (заголовок)
Исполнитель и дата исполнения
Подпись исполнителя и дата
Отметка об исполнении
1234
№ 41/453 от 12.05.2005
Народный суд
Приговор на подсудимого Шиляева А.В.
Леухин В.Н.
Леухин
22.05.2005
Исполнено
Журнал регистрации исходящих документов
Индекс и дата документа
Адресат
(кому)
Исполнитель
1152
Прокуратура Автозаводского РУВД
Отказной материал КУС 2276/7618
от 21.04.2005
Баев А.О.
Журнал регистрации внутренних документов
Кто подписал
Краткое содержание документа
Исполнитель (кому поручен документ)
Подпись исполнителя
Подпись автора документа
1305
17.05.2005
Самойлова Н.М.
Поручение по уголовному делу № 112654
Алехин А.В.
Алехин
Самойлова
5.3 Контроль за исполнением документов
Во 2-ом отделе милиции в обязанность секретаря также входит контроль за исполнением документа. Здесь применяются индивидуальные сроки исполнения, которые фиксируются в резолюции руководителя. Срок исполнения документа – 10 дней, после поступления его в отдел.
Для ведения контроля в регистрационном журнале секретарь делает отметку об ответственном исполнителе, который берется из резолюции руководителя на документе.
Контрольная картотека не ведется.
Порядок выполнения контроля за исполнением документа:
1. После проставления резолюции руководителя, документ передается для исполнения исполнителю.
2. При этом исполнитель должен расписаться в журнале, тем самым удостоверяя, что ему переданы документы для исполнения.
3. Если документ исполнен, т.е. в нем полностью выполнены все поставленные задания, то исполнитель приносит его секретарю и отмечает в журнале, что документ исполнен.
4. Если исполнитель не успевает исполнить документ в срок, то об этом докладывается руководителю и назначаются новые сроки исполнения.
Журнал контроля за исполнением документов
Входящий номер
Номер уголовного дела
Фамилия следователя
Фамилия исполнителя
Подпись исполнителя в получении документа
Подпись следователя
5.4 Номенклатура дел организации
Номенклатура – список дел, заводимых в организации с указанием сроков их хранения и проставления индекса дела.
В моем учреждении существует номенклатура дел, состоящая из документов, создаваемых в процессе их деятельности.
Во 2-ом отделе разрабатывается индивидуальная номенклатура дел, т.е. конкретно для данной организации.
Разработка индивидуальной номенклатуры дел начинает проводиться с 20 декабря, согласовывается с архивом, утверждается руководителем и с 1 января нового календарного года вводится в действие.
Для составления номенклатуры дел во 2-ом отделе милиции необходимо:
1. Уточнить круг вопросов, которыми будет заниматься организация в течение года. Этим занимается руководитель и секретарь.
2. Выявив круг документов, подлежащих включению в номенклатуру дел, секретарь приступает к составлению заголовков дел.
Заголовок дела секретарь составляет из вида документов (заявления, жалобы) или указывает род заводимого дела (переписка).
При составлении заголовков секретарь использует такие признаки, как номинальный, авторский и корреспондентский.
Номинальный признак указывает на вид документа, подшиваемого в дело. Например: Предложения, заявления и жалобы граждан и материалы их проверок.
Авторский признак – указывается на основании таких реквизитов, как название организации или подписи.
Корреспондентский – по реквизиту "адресат" и используется при составлении заголовков к делам по переписке.
3. Установить названия разделов номенклатуры дел.
Первым разделом номенклатуры дел во 2-ом отделе милиции ставится секретариат, ему присваивают индекс "1".
4. Расположить заголовки дел в номенклатуре в определенной последовательности с учетом степени важности документов.
5. Закрепить расположение всех разделов и дел в номенклатуре индексацией дел, т.е. присвоением номера разделам и делам.
6. Оформить и заполнить графы номенклатуры дел.
В первой графе проставляется индекс дела, включенного в номенклатуру дел.
Во вторую графу вносятся названия заголовков дел.
В третьей графе указывается количество дел.
В четвертой графе – срок хранения дела.
В пятой графе "Примечания" проставляются отметки в течение года.
5.4 Номенклатура дел в организации
2 Городской отдел милиции
Номенклатура дел
01.01.2005
Н.Новгород
На 2005 год
Индекс дела
Заголовок дела
Кол-во дел
Срок хранения и № статьи по перечню
Примечания
1. Организация управления
1-1
Учредительные документы организации (устав, договор и др).
Постоянно ст.37а
1-2
Должностные инструкции работникам фирмы
3 г. после замены новыми ст.56
1-3
Штатное расписание 2 ГОМ
Постоянно ст.52а
1-4
Приказы по основной деятельности
Постоянно ст.19а
1-5
Приказы о приеме на работу, переводах, увольнениях, поощрениях, премировании.
75 л. ст.19б
1-6
Приказы о предоставлении отпусков, взысканиях, командировках.
3 г. ст. 19в
1-7
Протоколы общих собраний сотрудников 2 ГОМ
Постоянно ст.17
1-8
Решения, распоряжения местных органов власти и управления
До минования надобности ст.5б
1-9
Документы ревизий фирмы органами власти, финансового контроля ( акты, справки, докладные записки и др).
Постоянно ст.27а
1-10
Докладные записки сотрудников, представляемые руководств 2 ГОМ
5 л. ст.51
1-11
Предложения, заявления и жалобы граждан и материалы их проверок
5 л.
2. Планирование
2-1
Годовой план работы 2 ГОМ по основным видам деятельности
Постоянно ст.166а
2-2
Квартальные планы работы 2 ГОМ по основным видам деятельности
3 г. ст.168б
3. Организация производственной деятельности
3-1
Переписка по вопросу работы нарсуда, прокуратуры
3-2
Переписка с ПДО-1
4. Финансирование
4-1
Годовой финансовый план 2 ГОМ
Постоянно ст.206б
4-2
Квартальные финансовые планы 2 ГОМ
3 г. ст.206в
4-3
Месячные приходно-расходные кассовые ведомости и ордера
1 г. ст.289б
5. Учет и отчетность
5-1
Годовые статистические отчеты по основной деятельности
Постоянно ст.239б
5-2
Квартальные статистические отчеты по основным видам деятельности
5 л. ст.239г
5-3
Годовые бухгалтерские отчеты и балансы
Постоянно ст.303б
5-4
Квартальные бухгалтерские отчеты и балансы
3 г. ст.310
При условии завершения ревизии
5-5
Акты о приеме, сдаче и списании имущества и материалов
То же
5-6
Авансовые отчеты
5-7
Лицевые счета
75 л. – "В" ст.311а
5-8
Расчетно-платежные ведомости на выдачу зарплаты и премий
3 г. ст.312
При отсутствии лицевых счетов – 75 л.
5-9
Доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей ( в т.ч. аннулированные)
3 г. ст.314
5-10
Гарантийные письма
3 г. ст.315
5-11
Журналы регистрации счетов, кассовых ордеров, доверенностей, платежных поручений
3 г. ст.319
5-12
Листки нетрудоспособности
3 г. ст.697
5-13
Документы об оплате листков нетрудоспособности
3 г. ст.324
5-14
Книга регистрации листков нетрудоспособности
3 г. ст.699
5-15
Хозяйственные договоры, трудовые соглашения.
3 г. ст.337
После истечения срока действия, при условии завершения ревизии
5-16
Акты приема-сдачи выполненных работ
3 г. ст.1036
5-17
Договоры о материальной ответственности
5 л
После увольнения материально-ответственного лица
5-18
Образцы подписей материально-ответственных лиц
ст.340
До минования надобности
5-19
Заказы на бланки учета и отчетности
1 г. ст.302
6. Работа с кадрами
6-1
Документы, являющиеся основанием для приказов по личному составу (заявления, справки, докладные записки и др.)
3 г. ст.429
6-2
Личные дела
75 л. – "В" ст.498в
1
2
3
4
5
6-3
Личные карточки Т-2
75 л. – "В" ст.504
6-4
Книга учета приема, перемещения, увольнения работников
75 л. ст.508
6-5
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним
50 л. ст.526б
6-6
Невостребованные трудовые книжки
50 л. ст.524
6-7
Книга учета выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним
50 л. ст.526а
6-8
Журнал учета командировок
3 г. ст.536а
6-9
Журнал учета выдачи командировочных удостоверений
3 г. ст.537
6-10
Журнал учета отпусков
3 г. ст.547
7. Документационное обеспечение управления
7-1
Журнал регистрации поступающих и отправляемых документов
3 г. ст.106б
7-2
Телефонограммы
1 г.
7-3
Журнал регистрации телефонограмм
1 г. ст.109
7-4
Описи, реестры на отправляемую корреспонденцию
1 г. ст.107
7-5
Реестры на получение посылок
7-6
Журнал учета бланков строгой отчетности
3 г. ст.110а
7-7
До минования надобности ст.95а
Согласованная с архивным органом - постоянно
7-8
Описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока
До минования надобности ст.117а
Утвержденные - постоянно
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7