Формалізація системи обліку - характеристика організації облікового документообігу первинної інформації, використовуваного плану рахунків і типових господарських операцій, вживаної інформаційної системи.
Результат цього - опис облікового документообігу, таблиця плану рахунків, альбом типових господарських операцій, характеристики використовуваних інформаційних систем./1,2,7/
Формалізація системи обліку витрат і фінансової моделі компанії - визначення основних принципів обліку, угрупування і калькуляції витрат по напрямах діяльності і видам бізнесу.
Результат: опис існуючої системи обліку витрат і калькуляції
собівартості.
Формалізація системи внутрішньої звітності - характеристика документів внутрішньої звітності, використовуваних для ухвалення управлінських рішень.
Результат: опис форматів, процедур підготовки і надання документів внутрішній звітності.
Аналіз ефективності існуючих систем, методик і процедур
Система обліку витрат - дослідження можливості управління витратами з метою підвищення прибутковості компанії.
Організація обліку - вивчення відповідності системи вимогам підготовки зовнішньої і внутрішньої звітності, оперативності і достовірності використовуваної інформації, необхідного рівня аналітики.
Система планування доходів, витрат і фінансових потоків - оцінка її ефективності з погляду контрольованості, забезпечення ресурсами, підготовки планів і т.п.
Результат: визначення проблем і їх взаємозв'язку ("дерево проблем") по кожному з напрямів.
Розробка пропозицій і рекомендацій:
На основі проведених досліджень розробляються наступні документи:
1.1. Рекомендації по виділенню усередині компанії Центрів фінансового обліку
основних принципів їх функціонування (повноваження, відповідальність, система стимулювання), а також необхідних змін в організаційно-функціональній структурі./5,6,7/
1.2. Концепція розвитку систем обліку витрат і визначення фінансових результатів, планування доходів, витрат і фінансових потоків.
1.3. Варіанти пропозицій по вдосконаленню корпоративної системи обліку (включаючи конфігурацію і параметри Інформаційної системи) і їх обґрунтування.
1.4. Розгорнений план заходів щодо впровадження запропонованих рекомендацій, розвитку інформаційної системи і корпоративної системи обліку (на наступні етапи роботи).
1.5. Оцінка економічного ефекту від впровадження запропонованих варіантів.
Всі пропозиції і рекомендації винні представляються в звіті з урахуванням очікуваних організаційних змін в компанії.
Проектування організаційно-функціональної структури
Oрганізаційно-функціональна структура компанії - розподіл бізнеспроцесів між робочими місцями, підрозділами компанії, створюючи структуру підрозділів компанії (з урахуванням їх завдань, ієрархічної підлеглості).
Для ефективного досягнення мети діяльності в компанії повинні існувати адекватні цілям функціональна і організаційна структури.
Вимога адекватності означає:
- повноту (виконання всіх необхідних для досягнення цілей компанії функцій);
- цілісність і несуперечність (відповідність організаційної структури функціональною, відсутність дублювання функцій).
Розробка організаційно-функціональної структури компанії передбачає:
- проект нормативної організаційно-функціональної структури компанії;
- рекомендації по оптимальному розподілу функцій між підрозділами і співробітниками усередині підрозділів;
- визначення "функціональних портретів" посад, вимог до окремих робочих місць;
- аналіз і рекомендації по оптимізації методів реалізації функцій;
- опис процесу впровадження нормативно спроектованих функціональної і організаційної структур.
Посадова інструкція (опис робочого місця: завдання, підлеглість, має право і обов'язки, виконувані функції, методи реалізації функцій, процедури звітності, процедури роботи з документами.
Посадові інструкції є важливою і невід'ємною частиною системи управління.
Вони містять набір функцій (посадових обов'язків) і точні вказівки кожному співробітникові організації по їх виконанню. Тут дотримуються принципу: "Точний і повний опис організаційних процедур діяльності кожного співробітника компанії може забезпечити її надійне високоефективне функціонування". Метою цього процесу є підвищення керованості діяльністю компанії.
При цьому використовують наступні методи по управлінню: системний аналіз; методний аналіз; тренінги-семінари.
В результаті реалізації цих методів організаційно-функціональна структура і система посадових інструкцій зможе дозволити:
- налагодити чіткий механізм взаємодії підрозділів;
- створити у кожного співробітника організації точне уявлення не тільки про його посадові обов'язки, але і методах їх виконання, що дозволить економити час на їх виконання;
- завдяки точному і детальному опису кожної процедури співробітника понизити суб'єктивність трактування своїх обов'язків і тим самим объєктивізувати процес організаційної діяльності;
- адекватно і ефективно реагувати на виникаючі нештатні ситуації завдяки механізму адаптації, що є невід'ємною частиною спроектованої системи управління.
Розробка методики обліку витрат і визначення фінансових результатів
Ключовим етапом робіт по побудові системи контролінга на підприємстві є розробка документа під назвою Методика обліку витрат і визначення фінансових результатів (МОВ). Цей документ закладає основу побудови корпоративної системи обліку. В рамках його розробки виконуються наступні роботи:
- побудова єдиної для всіх структурних підрозділів класифікації статей витрат;
- визначення методики нормування витрат для розділення витрат на економічно виправдані (корисні) і надмірні;
- створення методики розрахунку собівартості продуктів і послуг компанії;
- розробка методики визначення фінансового результату (прибутку) в розрізі структурних підрозділів, видів бізнесу, послуг.
Для того, щоб побудувати таку методику і дати її в руки керівників підприємства, проводиться попереднє обстеження підприємства з різних точок зору. Природно, методика обліку витрат не виникає на порожньому місці - як основа використовується те краще, що вже напрацьоване в Activity Based Costing, Direct Costing і ін. і апробовано в умовах вітчизняного господарювання.
У основі побудови методики обліку витрат для конкретного підприємства лежить підхід, що полягає, декілька спрощено, в наступному: підприємство ділиться на одноманітно керовані частини - центри фінансового обліку (ЦФО). При цьому вводяться в розгляд: центри прибутку, центри витрат і центри інвестицій. Виявляється зв'язок між різними видами діяльності і їх доль в собівартості продукції.
На цьому ж етапі формалізується фінансова схема організації: кому які послуги виявляються (у тому числі і усередині холдингу), які фінансові потоки. На основі аналізу виконується оптимізація фінансової схеми з погляду оподаткування при дотриманні всіх вимог законодавства за рахунок усунення внутрішніх оборотів оподаткувань і інших методів./7/
Розробка Процедур підготовки і здачі фінансової звітності
Це логічне продовження попереднього пункту. Окрім процедур і регламентів для створення первинних фінансово-значущих документів, завжди є необхідність в звітах, довідках, вибірках, по різному агрегованих вторинних документах. Всі необхідні для ухвалення рішення документи і первинна інформація повинні поступати в ті місця і тим людям, які їх потребують.
Далі на основі методики обліку витрат і визначення фінансових результатів розробляються Регламент складання Бюджету Доходів і Витрат, Регламент складання і виконання Бюджету Руху Грошових Коштів і Процедура ціноутворення компанії. Розробка і подальше впровадження цих документів дозволяє:
- планувати доходи і витрати компанії для забезпечення її беззбиткової і прогнозування фінансового результату (що важливе для оптимізації оподаткування);
- забезпечувати проведення розумної цінової політики;
- на підставі прогнозу доходів і витрат планувати фінансові потоки
- підприємства і налагодити платіжну дисципліну.
Прокоментуємо найбільш важливі згадані вище документи і методики.
Розробка методики складання Бюджету доходів і витрат (БДВ)
Розробляючи Бюджет доходів і витрат, можна відштовхуватися від тієї ідеї, що з ринкових міркувань буває доцільно планувати як беззбитковість бізнесу підприємства на деякий проміжок часу, так і збитковість (зводячи її, природно, до мінімуму). Мета БДВ - зв'язати доходи від можливої (прогнозованою) реалізації і витрати на створення продукції у необхідній кількості.
При створенні БДВ треба заздалегідь визначити:
- норми витрат по видах бізнесу;
- для центрів витрат - мінімальний рівень витрат (не пов'язаний з розміром бізнесу - для підтримки функціонування);
- об'єм реалізації (у грошовому виразі)
Щоб визначити ці показники необхідно скористатися:
- процедурами визначення норм витрат по кожному виду діяльності;
- процедурою розробки плану по реалізації;
- процедурою визначення кошторису витрат по видах діяльності;
- іншими необхідними методиками і процедурами (допоміжними).
Таким чином, визначається, що можна зробити для забезпечення беззбитковості при даному рівні реалізації і даному рівні виробничих і невиробничих витрат, отриманих по методиці обліку витрат. При цьому, маючи БДВ, можна ухвалити рішення про перерозподіл ресурсів або скоректувати рівень того або іншого виду бізнесу підприємства (ранжирувати їх по вкладеннях). Розробка методики складання Бюджету руху грошових коштів (БРГК)./7/
Бюджет руху грошових коштів створюється на основі Бюджету доходів і витрат.
Бюджет руху грошових коштів - це, в певному значенні, - спосіб виконання Бюджету доходів і витрат. У БРГК освітлює рішення питань з пріоритетами оплати, зв'язуються вхідні і витікаючі платежі. БРГК, будучи складеним по певній методиці, включає:
- графік руху грошових коштів;
- процедуру проходження платежів.
Бюджет руху грошових коштів дозволяє у будь-який момент управляти ліквідністю підприємства, визначати наявність і терміни появи вільних грошових коштів, звільняє керівника від роботи з плановими фінансовими документами (робота з позаплановими, зрозуміло, залишається).
Проектування Методики ціноутворення
Це визначення (на основі Методики обліку витрат і Бюджету доходів і витрат) економічно обгрунтованих цін, які принесуть підприємству при заявленому об'ємі виробництва і реалізації необхідні (заплановані) доходи.
Проектування системи оплати праці
На цьому етапі передбачається виконання наступних процедур:
- Можливий перегляд або розробка штатного розкладу;
- Перерозподіл об'ємів робіт між співробітниками виходячи із знов затвердженого регламенту облікового документообігу;
- Розробка і затвердження системи матеріального заохочення і нематеріального стимулювання ефективної праці співробітників.
Проектування Плану рахунків і Типових господарських операцій
Наступним кроком до побудови чіткої моделі бізнесу підприємства є розробка корпоративного плану рахунків головної компанії і планів рахунків філіалів, які дозволяють отримувати дані відповідно до Методики обліку витрат. Під планом рахунків тут розуміється безпосередньо класифікація рахунків і субрахунків, аналітичний облік по рахунках, типові господарські операції. Цілком можливо одночасне використання декількох планів рахунків, по-різному обслуговуючих потреби підприємства в обліку. В рамках робіт по даному етапу всі параметри виробничо-господарських операцій класифікуються і знаходять своє віддзеркалення на рахунках, субрахунках, в аналітиці.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14
