Таким образом, сотрудники клиентского отдела при существующем неавтоматизированном документообороте тратят от 65% до 80% своего рабочего времени не на основные, но на обеспечивающие виды деятельности. Далее проанализируем показатели производительности труда сотрудников департамента аренды (табл. 6). На производительность труда влияют следующие факторы: удельный вес (Уд) операционного персонала в общей численности персонала, количества отработанных дней одним операционным сотрудником за год (Д), продолжительности рабочего дня (П), среднечасовой выработки рабочих (ЧВ).
Первый и очевидный момент – эффективность деятельности Департамента Аренды снижается, т.к. выручка от реализации услуг сократилась на 8,7% за 2008 год. Но указанное снижение зависит не только внутренних, но и от внешних факторов – на снижение выручки также влияет объем снижения платежеспособного спроса на услуги, которые предоставляет Департамент Аренды.
Таблица 6 Анализ производительности труда в Департаменте Аренды ООО «Анелик», за 2007 – 2008 гг.
Показатель
2007 год
2008 год
(+,-)
%
среднегодовая численность персонала Департамента Аренды
41
59
18,0
43,9
среднегодовая численность операционного персонала (ЧР)
24
28
4,5
19,1
удельный вес операционного персонала в общей численности (Уд)
0,58
0,48
-0,1
-17,2
отработано одним рабочим дней за год (Д)
215
216
1,0
0,5
отработано часов всеми сотрудниками
38857
51995,5
13139,0
33,8
средняя продолжительность рабочего дня (П), ч
7,6
8,5
0,9
11,8
реализовано услуг, тыс. руб.
25489
23276
-2213,0
-8,7
выработка на одного операционного сотрудника
среднегодовая (ГВ), тыс. руб.
1071,9
821,9
-250,0
-23,3
среднедневная (ДВ), тыс. руб.
118,6
107,8
-10,8
-9,1
среднечасовая (ЧВ), тыс. руб.
15,6
12,7
-2,9
-18,7
∆ГВуд = ∆Уд*Д0*П0*ЧВ0, тыс. руб.
-2548,9
∆ ГВд = Уд1*∆Д*П0*ЧВ0, тыс. руб.
56,9
∆ГВп = Уд1*Д1*∆П*ЧВ0, тыс. руб.
1455,6
∆ГВчв = Уд1*Д1*П1*∆ЧВ, тыс. руб.
-2574,7
Следующие отрицательные факторы влияния, которые снизили производительность труда персонала в Департаменте Аренды:
- Отрицательное влияние оказало на выработку одного операционного сотрудника сокращение удельного веса данной категории в общей численности персонала (стоимость фактора влияния -2548,9 тыс. руб.);
- Также отрицательное влияние оказало сокращение среднечасовой выработки при увеличении средней продолжительности рабочего дня (стоимость фактора влияния -2574,7 тыс. руб.).
Очевидно, что увеличение фактически отработанного времени в 2008 году связано в основном с отсутствием автоматизации деятельности в целом Департамента Аренды и отсутствием автоматизации документооборота в частности.
Кроме этого, как показано на функциональной схеме в приложении 1, основой всех бизнес-процессов является необходимый каталог объектов. Следовательно, каталог объектов должен обновляться в режиме on-line, показывать свободные и доступные объекты, а также зарезервированные или находящиеся в процессе оформления.
Только таким образом клиентам Департамента Аренды будет предоставлено полное и объективное информационное предложение. Т.к. именно информационное предложение об имеющихся в наличии объектах не только генерирует денежный поток, но и составляет конкурентное преимущество в посреднической деятельности, к коей относится деятельность по предоставлению услуг аренды.
Кроме указанных выше основных причин, обуславливающих необходимость автоматизации документооборота в Департаменте Аренды, имеются следующие причины:
- Повышение уровня взаимодействия сотрудников Департамента Аренды (т.к. многие бизнес-процессы пересекаются и взаимосвязаны);
- Повышение уровня взаимодействия между сотрудниками Департамента Аренды и Департамента Эксплуатации (т.к. именно Департамент Эксплуатации предоставляет объекты туристической недвижимости Департаменту Аренды);
- Установление оперативной обратной связи между сотрудниками как внутри Департамента Аренды, так и вне его.
Все указанные выше причины, обуславливающие необходимость автоматизации будут служить целям повышения эффективности деятельности Департамента Аренды в целом и снижению нагрузки на сотрудников, что будет способствовать производительности труда.
По итогам изложения главы первой данного дипломного проекта обоснована необходимость автоматизации документооборота в Департаменте Аренды ООО «Анелик».
Глава 2. Выбор программного обеспечения
2.1 Проектирование архитектуры АСУ
Методологические аспекты при формировании автоматизированной системы документооборота предприятия базируются на следующих принципах: комплексность или системность, непрерывность, законность, плановость, экономичность, сочетание гласности и конфиденциальности[6].
Где лежат сегодня резервы повышения общей эффективности предприятия: уменьшение стоимости хранения информации за счет:
- сокращения площадей, на которых хранится информация;
- уничтожения малоэффективных бумажных документов;
- более компактного хранения бумажных документов;
- переноса бумажных архивов в более дешевые по стоимости хранения, удаленные места, например за город;
- увеличения скорости поиска и доступа к необходимым документам.
Существуют оценки, что до 90% времени сотрудников тратится на так называемую обеспечивающую функцию, а именно на поиск необходимых для работы документов[7]. Это проблема усугубляется при коллективном использовании документов, когда надо найти документы, созданные другим сотрудником, и наконец, она становится практически невыполнимой в том случае, если организация является территориально-распределенной. Соответственно существует возможность практически на порядок повысить:
- эффективность сотрудников;
- сократить расходы на копирование, канцелярские принадлежности и т.п.;
- сократить время на передачу документов между исполнителями.
Кроме того, немаловажно отметить еще и фактор повышения безопасности при работе с документами - организация глубокой системы защиты документов, в зависимости от операций и пользователей, позволяет защитить документы от несанкционированного доступа. Кроме того, запись всех операций с документов позволяет восстановить всю историю действий с ними.
Первоначально рассмотрим общие требования к системе автоматизированного документооборота[8]:
I. Масштабируемость
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15