На обложках всех остальных дел (нормативные документы, переписка, отчеты и т.д.) указывается только год заведения дела.
В делах временного (до 10 лет включительно) хранения, которые допускается хранить в скоросшивателях, можно не проводить пересистематизацию документов в деле, не нумеровать листы дела, не составлять заверительные надписи.
В Инспекции предъявляются следующие требования к формированию дел:
· раздельно группировать в дела документы Инспекции постоянного и временных сроков хранения;
· распорядительные документы Инспекции группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями;
· документы совещаний Инспекции группируются в дела: протоколы, решения и документы к совещаниям;
· уставы, положения, инструкции, утверждённые распорядительными документами Инспекции, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела;
· приказы по основной деятельности, приказы по личному составу (о приёме, переводе, поощрении, премировании, увольнении), приказы оперативного характера (о дежурствах, взысканиях, отпусках, командировках) и приказы по административно-хозяйственным вопросам Инспекции группируются в отдельные дела;
· утверждённые планы, отчёты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы Инспекции группируются отдельно от их проектов.
Систематизация документов внутри дела
Документы Инспекции внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
· Протоколы Инспекции в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
· Документы в личных делах Инспекции располагаются по мере их поступления. Ведение личных дел государственных служащих осуществляется в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005 № 609.
· Лицевые счета рабочих и служащих Инспекции группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке по фамилиям, именам и отчествам.
· Обращения граждан по вопросам деятельности Инспекции и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от обращений граждан по личным вопросам.
· Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ – ответ помещается за документом – запросом. При возобновлении переписки по определённому вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
Формирование дел налогоплательщиков
Для формирования дела, в котором должен храниться документ, определяется само дело.
Документы налогоплательщиков формируют в дела для оперативного хранения согласно утвержденной номенклатуре дел, определив места хранения отдельно для документов:
· по регистрации, определив места хранения отдельно для юридических и физических лиц (регистрационное дело);
· по учету налогоплательщиков, определив места хранения отдельно для юридических и физических лиц (учетное дело);
· налоговых деклараций и бухгалтерской отчетности юридических лиц (налоговое дело);
· налоговых деклараций и бухгалтерской отчетности физических лиц (налоговое дело);
· решений по результатам налоговых проверок, актов выездных налоговых проверок, писем и запросов налогоплательщиков и копий ответов на них, судебных дел («досье налогоплательщика»).
Для документов, имеющих гриф «Для служебного пользования» обеспечить порядок хранения, регламентированный соответствующей инструкцией.
В Инспекции для работы с документами на бумажной основе используются следующие средства хранения:
· Лотки и кассеты, позволяющие работникам Инспекции хранить на поверхности своих рабочих столов отдельные документы и их комплексы (дела).
· Архивные коробки различной толщины: 75мм, 100мм, 150мм применяют сотрудники Инспекции как для хранения оперативной документации, так и для длительного архивного хранения. Прочная конструкция и стандартизованный размер позволяют хранить документы вертикально и горизонтально на стеллажах или в архивных коробах.
· Лоток-коробка используется работниками Инспекции как для вертикального, так и для горизонтального хранения документов на стеллажах.
· Офис сшивка многократного использования тоже приветствуется сотрудниками Инспекции. Работники отмечают ее достоинства: позволяет быстро снять всю пачку документов, значительно экономит время по сравнению с традиционными методами переплетных работ, экономит средства - регистраторы вновь доступны для оперативного накопления документов;
· Папка на резинках охотно используется сотрудниками Инспекции, так как обеспечивает удобное раскрывание и закрывание.
Использование в Инспекции данных средств хранения обеспечивает оперативное хранение документов, долгосрочно (бессрочное) хранение, их максимальную физическую сохранность.
Текущее хранение кадровых документов, картотек, книг учета осуществляется, как правило, в помещении кадровой службы. Для обеспечения их сохранности помещение оборудовано специальными шкафами или сейфами, запирающимися под ключ. Для быстрого поиска документов в шкафах размещают копию номенклатуры дел, а на корешках обложек дел - номера дел в соответствии с номенклатурой.
Трудовые книжки работников Инспекции хранятся в сейфе руководителя отдела кадров, там же хранятся печати, штампы, бланки документов, ключи от шкафов (сейфов) для оперативного хранения документов.
Работникам кадровой службы Инспекции запрещено при любой продолжительности выхода из помещения оставлять какие-либо документы или служебные записи на рабочем столе, а также работающий компьютер. В конце рабочего дня работники кадровой службы должны помещают все массивы документов, находящихся в процессе их исполнения, в металлический шкаф, и закрывают его. Ключи от шкафов сдаются руководителю отдела кадров под роспись.
Черновики документов, испорченные бланки в конце рабочего дня уничтожаются, для этого применятся шредер. Компьютеры в конце рабочего дня блокируются и отключаются от сети. В целях несанкционированного доступа к информационной базе для каждого подразделения и сотрудника установлен свой пароль.
Кроме того, технология хранения и учета кадровой документации предполагает обязательную роспись работников, подтверждающую получение на руки копий и выписок из них.
Основанием последующего (архивного) хранения документов является экспертиза их ценности, и далее следует: оформление дел, составлении описей, составление актов о выделении к уничтожению документов и сдача дел в архив организации.
Делопроизводство в структурном подразделении Инспекции ведёт один из работников подразделения.
Делопроизводство в Инспекции, независимо от типа носителя документированной информации, ведётся с использованием системы автоматизированного ведения делопроизводства, предназначенной для учёта и сопровождения документов.
В Инспекции назначается работник, отвечающий за организацию и ведение администрирования и справочной работы в системе автоматизированного ведения делопроизводства.
В структурных подразделениях персональная ответственность за организацию и ведение делопроизводства, своевременное и отвечающее установленным требованиям исполнение документов, сохранность дел возлагается на:
· начальников структурных подразделений;
· делопроизводителей структурных подразделений;
· непосредственных исполнителей.
Об утрате служебных документов Инспекции следует немедленно информировать начальника соответствующего структурного подразделения, который докладывает руководителю (заместителю руководителя) о факте утраты служебных документов. Руководитель (заместитель Руководителя) распоряжается о проведении служебной проверки. Результаты проверки сообщаются в отдел общего обеспечения и представляются в подразделение безопасности (или работнику, на которого возложены обязанности безопасности).
Изъятие подлинников документов Инспекции из дел производится уполномоченными органами исполнительной власти на основании соответствующего постановления, с уведомлением руководителя и с оставлением в деле копий изъятых документов, а также документа фиксирующего причину выдачи подлинников.
Передача заверенных копий и копий документов сторонним организациям допускается только после получения положительного решения по официальному письменному запросу, направленному руководителю Инспекции или заместителю руководителя Инспекции.
Документы, поступившие в Инспекцию в электронном виде и подписанные электронной цифровой подписью, передаются в сторонние организации в виде заверенных копий, выполненных на бумажном носителе.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12
