Для решения перспективных и текущих вопросов руководитель Инспекции, а в его отсутствие один из заместителей, каждую пятницу с 8-30 часов проводит производственные совещания (планёрки) с участием заместителей руководителя и начальников отделов.
Отдел общего обеспечения в ходе совещаний ведёт протокол, а также учёт поручений руководства Инспекции и осуществляет контроль за их исполнением. Заместители руководителя Инспекции и начальники отделов несут персональную ответственность за своевременное и качественное исполнение данных поручений.
По итогам контрольно-экономической работы один раз в год в Инспекции проводятся общие собрания трудовых коллективов. Организационную работу по подготовке общего собрания коллектива Инспекции и ведение протокола осуществляет отдел общего обеспечения Инспекции.
Экономическая учёба работников Инспекции проводится один раз в месяц (второй вторник) с 8-30 часов, в отделах – согласно планам работы отделов.
Ответственность за регулярное проведение занятий возлагается на начальников отделов. Общий контроль осуществляет отдел общего обеспечения (специалист по кадрам).
По нарушителям законодательства о применении контрольно-кассовой техники (ККТ) рассматриваются материалы ежедневно и принимаются решения курирующим заместителем или руководителем Инспекции.
По работе с предприятиями недоимщиками по мере необходимости проводится заседание комиссии курирующим заместителем.
Общая характеристика отдела работы с налогоплательщиками
Отдел по работе с налогоплательщиками является структурным подразделением Межрайонной ИФНС России по крупнейшим налогоплательщикам Алтайского края.
Отдел по работе с налогоплательщиками в структуре Инспекции создан 5 ноября 2001 года. С 1 января 2002 года преобразован в отдел по приему налоговой отчетности и информированию налогоплательщиков, с 1 января 2003 года – в отдел по работе с налогоплательщиками.
В процессе своей деятельности любое юридическое лицо создает документы, количество которых напрямую зависит от размеров предприятия и наличия у него обособленных подразделений. Как и любое юридическое лицо, Инспекция обязана хранить свои документы.
Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учёт, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в архив Инспекции.
По срокам хранения все документы Инспекции можно условно разделить на два вида:
· документы, которые должны храниться определенной время, то есть документы с временным сроком хранения;
· документы, которые должны храниться постоянно.
Расчет срока хранения документов производится с 1 января года, который следует за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2006 году, начинается с 1 января 2007года. Расчет срока хранения для некоторых документов имеет свои особенности.
Текущее хранение дел Инспекции осуществляется по месту их формирования. Текущее хранение также делиться на два подвида:
· хранение документов в процессе их исполнения;
· хранение исполненных документов.
Документы во время их исполнения находятся у исполнителя, который хранит их в специальных папках. На данных папках содержится с надпись «На подпись», «Срочно» и другое, а также фамилия, инициалы, телефон исполнителя.
Документы текущего и двух предыдущих лет хранятся в структурных подразделениях в соответствии с номенклатурой дел. Персональную ответственность за хранение документов несут начальники структурных подразделений Инспекции.
До передачи документов делопроизводителю ответственность за их сохранность несут те работники Инспекции, у которых они находятся или которым они переданы.
Работники Инспекции хранят у себя только документы, находящиеся у них на исполнении.
Текущее хранение документов означает их хранение в подлинниках. Поэтому в кадровой службе Инспекции все приказы хранятся в подлинниках. Копии приказов по личному составу: приему на работу, поощрениям, взысканиям, увольнении и так далее дополнительно помещаются для хранения в личные дела работников.
Порядок организации текущего хранения личных дел в Инспекции следующий:
· личные дела в бумажном виде хранятся в папках, которые нумеруют по страницам и прошивают;
· обложки личных дел также нумеруют, им присваивают порядковый номер дела, соответствующий общему количеству дел;
Все дела Инспекции хранятся в шкафах в вертикальном положении; в каждом шкафу должна быть копия номенклатуры дел (или выписка из неё), хранящихся в этом шкафу; на корешках обложек (папок) должны быть указаны цифровые обозначения дел.
Делопроизводитель Инспекции имеет у себя номенклатуру всех дел, хранящихся в данном структурном подразделении, и описи дел, сданных на хранение в архив Инспекции.
Каждый исполнитель обязан иметь у себя выписку из номенклатуры дел, относящихся к кругу его непосредственной работы.
Номенклатура дел Инспекции – систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в Инспекции, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке (Приложение И).
Номенклатура дел Инспекции предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учёта дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учёта дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Номенклатура дел составляется на основе Положения об Инспекции, его структуры, штатного расписания, перечня типовых документов, перечня документов, образующихся в деятельности налоговых органов, с указанием сроков их хранения, а также анализа видов, состава и содержания документации Инспекции.
Номенклатура дел структурного подразделения Инспекции (Приложение К) составляется делопроизводителем данного подразделения, согласуется с архивом Инспекции или с лицом, ответственным за ведение архива, и подписывается
начальником структурного подразделения.
Номенклатуры дел структурных подразделений Инспекции на следующий год разрабатываются до 15 ноября текущего года.
Вновь созданное структурное подразделение Инспекции обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел своего подразделения и представить её в отдел общего обеспечения. На основе номенклатур дел структурных подразделений отдел общего обеспечения составляет сводную номенклатуру дел Инспекции.
Сводная номенклатура дел Инспекции подписывается начальником отдела общего обеспечения, согласуется с экспертной комиссией (ЭК) Инспекции, с архивным отделом администрации города (района) (при наличии договора об отношениях и сотрудничестве) и утверждается Руководителем. Первый утверждённый экземпляр сводной номенклатуры дел является документом постоянного хранения и включается в номенклатуру дел в раздел подразделения ДОУ.
Сводная номенклатура дел согласуется с архивным отделом администрации города не реже одного раза в 5 лет, если не было структурных изменений в Инспекции.
После утверждения сводной номенклатуры дел Инспекции структурные подразделения получают от отдела общего обеспечения выписки из соответствующих её разделов для использования в работе.
Сводная номенклатура дел Инспекции в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Сводная номенклатура дел составляется и согласуется заново в случае изменений структуры Инспекции и функций его структурных подразделений.
Названиями разделов номенклатуры дел Инспекции являются названия структурных подразделений. Разделы сводной номенклатуры дел располагаются в соответствии с утверждённой структурой Инспекции.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые (независимо от вида носителя информации) участки работы и вопросы деятельности Инспекции.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел для группировки документов с пометкой «Для служебного пользования».
В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
Графы номенклатуры дел Инспекции и структурных подразделений заполняются следующим образом:
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включённого в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Инспекции цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах этого структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен чётко, в обобщённой форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:
· название вида дела (переписка, документы к заседаниям и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);
· название Инспекции и его структурного подразделения;
· название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);
· краткое содержание документа дела;
· название территории, с которой связано содержание документов дела;
· дата (период), к которым относятся документы дела;
· указание на наличие копий документов в деле.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12
