Электронное хранение документов позволяет обеспечить сохранность документов, их централизованное хранение, быстрый поиск и распределенный доступ к документам, как с помощью локальной сети, так и с использованием удаленного доступа (по телефону и через Internet).

Таким образом, если Инспекция, полностью перейдет на безбумажный документооборот, то имеется возможность сэкономить значительные площади, занимаемые ранее под хранилища. Автоматизированные технологии позволят существенно ускорить делопроизводственные операции по подготовке дел к архивному хранению.

В данной работе проанализировано, каким образом в Инспекции достигается организация хранения документов в делопроизводстве. Выяснено, что текущее хранение дел Инспекции осуществляется по месту их формирования. Документы текущего и двух предыдущих лет хранятся в структурных подразделениях в соответствии с номенклатурой дел. Персональную ответственность за хранение документов несут начальники структурных подразделений Инспекции.

Номенклатура дел Инспекции предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учёта дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учёта дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел составляется на основе Положения об Инспекции, его структуры, штатного расписания, перечня типовых документов, перечня документов, образующихся в деятельности налоговых органов, с указанием сроков их хранения, а также анализа видов, состава и содержания документации Инспекции.

Номенклатура дел структурного подразделения Инспекции составляется делопроизводителем данного подразделения, согласуется с архивом Инспекции и подписывается начальником структурного подразделения.

На основе номенклатур дел структурных подразделений отдел общего обеспечения составляет сводную номенклатуру дел Инспекции.

Но в Инспекции отсутствует электронный вариант номенклатуры дел. При наличии соответствующей технической базы целесообразно наряду с традиционной бумажной формой номенклатуры иметь ее электронный вариант. Это обеспечивает ее быструю корректировку и оформление в конце года, подготовку ее к новому делопроизводственному году.

Исполненные документы Инспекции формируются в дела в соответствии с заголовками дел по номенклатуре.

Дела Инспекции формируются, децентрализовано, то есть в структурных подразделениях Инспекции. Формированием дел занимаются делопроизводители структурных подразделений.

Делопроизводство в структурном подразделении Инспекции ведёт один из работников подразделения.

Делопроизводство в Инспекции, независимо от типа носителя документированной информации, ведётся с использованием системы автоматизированного ведения делопроизводства, предназначенной для учёта и сопровождения документов.

Основное внимание в делопроизводстве Инспекции сосредоточили на повышении научного уровня, эффективности и качества работы, укреплении материально-технической базы, внедрении технических достижений в практику.

С научно-технической точки зрения рассмотрены: понятие и форма составления номенклатуры дел, правила и требования к оформлению дел, современные средства и методы хранения документов, обеспечение сохранности документов, организацию справочной работы, порядок выдачи документов во временное пользование, основные требования к хранению документов.

Обеспечение организации хранения документов в делопроизводстве является научно-технической проблемой, включая вопросы научно-исследовательского, организационного и методического характера.

Список использованных источников

1.            Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» - Закон № 125-ФЗ

2.            Федеральный закон от 20.02.1995 г. «Об информации, информатизации и защите информации»

3.            Приказ Росархива от 27.11.2000 № 68 «Об утверждении «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»

4.            Налоговый кодекс Российской Федерации (часть первая) от 31.07.1998 – ФЗ № 146

5.            Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая) от 05.08.2000 – ФЗ № 117

6.            Основные правила работы архивов организаций. М., 2002.

7.            Перечень документов, образующихся в деятельности Министерства РФ по налогам и сборам, его территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения,2004

8.            Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. М., 2000.

9.            Методические указания по составлению описей дел и научно-справочного аппарата (НСА) к ним. Б., 1998.

10.       Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011 – 93. – М.: Изд-во стандартов, 1995.

11.       Положение о Федеральной налоговой службе, утвержденное постановлением Правительства Российской Федерации от 30.09.2004 №506

12.       Положение о Межрайонной инспекции Федеральной налоговой службы по крупнейшим налогоплательщикам Алтайского края

13.       Инструкция по делопроизводству ИФНС

14.       ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

15.       ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Введен 01.01.98. – М.: Издательство стандартов

Литература:

16.       Андреева, В.И. Делопроизводство (с образцами документов на основе ГОСТов РФ): учебное пособие/ В.И. Андреева. – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 2001 – 192 с.

17.       Андреева, В.И. «Делопроизводство» (Издание 10-е, переработанное и дополненное): Практическое пособие/ В.И. Андреева. – М.: ООО «Управление персоналом», 2005 – 200 с.

18.       Архипова, Н.Г. Делопроизводство на компьютере: учебное пособие/ Н.Г. Архипова. – М., 2004. – 260 с.

19.       Барахин, А.Б. «Делопроизводство на предприятии»: практическое пособие / А.Б. Барахин. - М.: 2000.

20.       Басаков, М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: учебное пособие/ М.И. Басаков - Ростов-на-Дону, 2004.

21.       Болгова, Е.Н. Отбор на государственное хранение управленческих документов: методические рекомендации/ Е.Н. Болгова – М.: ВНИИДАД, 2001.

22.  Бондырева, Т.Н. Москва “Высшая школа”, 1989г. Секретарское дело, 2006, N 6. С. 3-10.

23.       Бункина, Н.К. Семенов, А.Н. Основные правила работы ведомственных архивов: Н.К.Бункина - М., 2002.

24.       Верховцев, А.В. «Делопроизводство в кадровой службе»: учебное пособие/ А.В. Верховцев. - М.: ИНФРА, 2001.

25.       Вялова, М.Н. Архив фирмы (негосударственной организации). Методическое пособие и Примерный перечень документов, образующихся в деятельности негосударственных организаций: М.Н. Вялова - М.: Мосгорархив, 2001.

26.       Замыцкова, О.И.Делопроизводство для колледжей: Учебник – 5 изд./ О.И. Замыцкова. – Ростов-на-Дону.: 2001 – 235 с.

27.       Иванова, А.Л. Законодательство и нормативы по обеспечению сохранности документов: А.Л. Иванова – М.: 2003 – 185 с.

28.       Кирсанова, М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документальное обеспечение управления: Учебное пособие – 4 изд./ М.В Кирсанова – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 2004.

29.       Крайнова, Л.А. Делопроизводство в кадрах: Л.А. Крайнова – М.: 2004 – 154 с.

30.       Кудряева, В.А. организация работы с документами: Учебник – 2 изд./ В.А. Кудряева – М.: 2001.

31.       Кузнецова Т.Н., Москва, Секретарское дело,1998г.

32.       Кузнецова, Т.В. Делопроизводство: Учебное пособие – 6 изд./ Т.В. Кузнецова – М.: 2003.

33.       Лихачев, М.Т. Документы и делопроизводство: справочное пособие/ М.Т. Лихачев. - М.: «Экономика», 2000.

34.       Максимович, Ю.А., Берестова В.И. Делопроизводство в кадрах: Учебное пособие – 4 изд./ Ю. А. Максимович. - М.: 2003.

35.       Мингалев, В.С. «Специальные системы документирования»/ В.С. Мингалев. - М .: 2000.

36.       Павлюк, Л.В., Киселева, Т.И., Воробьев, Н.И., Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере/ Л.В. Павлюк. - Спб.: 2000.

37.       Печникова, Т.В., Печникова, А.В. Практика работы с документами в организации: учебное пособие/ Т.В. Печникова. – М.: ЭКМОС, 2003.

38.       Пшенко, А.В. «Документационное обеспечение управления»: учебное пособие/ А.В. Пшенко. - М.: 1999.

39.       Рогозина, К.В. Документационное обеспечение управления: Учебник – 5 изд./ К.В. Рогозина. – М.: 2003.

40.       Розанова, В.А. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ: практическое пособие/ В.А. Розанова. – М.: 2003.

41.       Румынина, Л.А. Делопроизводство: Учебное пособие – 3 изд./ Л.А. Румынина - М.: 2001.

42.       Стенюков, М.В. “Документы. Делопроизводство.”/М.В. Стенюков, - М. “Приор”, 1997 - 144 с. (про комнату для хранения документов)

43.       Стенюков, М.В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия/ М.В. Стенюков. - М.: “ПРИОР”, 2004.

44.       www.yandex.ru

45.       www.5ballov.ru

Приложение А

Наименование

структурного подразделения

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

___________ № ___________

__________________________

(место составления)

на 20__ год

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12