- прохождение документов после исполнения
Рис. 2.3. Схема контроля за исполнением входящей корреспонденции
На обратной стороне регистрационно-контрольной карточки указывается информация о состоянии выполнения документа.
Письма, адресованные губернатору, через его помощника направляются ему на рассмотрение, а адресованные заместителям - по принадлежности. Рассмотренные письма с резолюциями губернатора и его заместителей, в которых указаны поручения и ответственные исполнители возвращаются обратно в канцелярию, где вносятся коррективы в базу данных ПЭВМ. Резолюция оформляется на бланке установленной формы. Образец бланка резолюций представлен в приложении 6.
В соответствии с резолюцией и поручениями, документы с регистрационно-контрольными карточками направляются ответственным исполнителям в структурные подразделения. Контроль за сроками исполнения в структурных подразделениях возлагается на специалистов приемных руководителей. В случае, если срок исполнения документа не указан в поручении, он должен быть исполнен не более, чем в месячный срок. Если в документах, поступивших из других организаций, определена дата или срок проведения мероприятия, тогда срок исполнения поручения устанавливается с учетом даты, установленного организацией, направившей документ.
Специалист приемной руководителя за 2-3 дня до истечения установленного срока делает напоминание, чаще всего, по телефону исполнителю о приближении срока исполнения. В случаях, если документ не может быть по объективным причинам исполнен в срок, исполнитель представляет мотивированную просьбу о продлении срока исполнения с указанием причин отсрочки, но не позднее, чем за 2 дня до истечения установленного ранее срока1 . Справка о продлении срока исполнения поручения, подписанная начальником структурного подразделения передается на согласование заместителю губернатора, установившего эти сроки. Согласованная справка передается через специалиста приемной руководителя в канцелярию, где вносятся коррективы в электронную регистрационно- контрольную карточку базы ПЭВМ. Специалист приемной руководителя, в свою очередь, делает соответствующие отметки в контрольно-регистрационной карточке документа.
Если поручение исполнено в срок, и о результатах сообщено заинтересованным организациям и лицам, то документ считается исполненным и снимается с контроля, при этом на документе проставляется отметка об исполнении «В дело» и согласовывается с руководителем, давшим поручение. После исполнения задания, изложенного в письме, специалист приемной делает запись в регистрационно-контрольной карточке и передает ее вместе с исполненным документом в канцелярию, где вносятся коррективы в электронную регистрационно-контрольную карточку базы ПЭВМ. Регистрационно-контрольная карточка исполненного документа с отметкой канцелярии передается обратно специалисту приемной руководителя.
3. Контроль за исполнением устных и письменных обращений граждан
Обращения граждан, в которых сообщается о конкретных нарушениях их законных прав и интересов, регистрируются и ставятся на контроль в отделе писем и приема граждан администрации области. При решении вопроса о взятии обращения на контроль учитываются : цель, которая при этом преследуется ; значимость поднятого в письме вопроса (общественного или личного) .
Контроль за своевременным и полным рассмотрением вопросов, поставленных в письмах осуществляется в отделе писем и приема граждан в соответствии с Законом Вологодской области «Об обращениях граждан» от 7 декабря 1998 года, Положением об отделе и Порядком работы с письменными и устными обращениями граждан в администрации области. Контроль за рассмотрением писем преследует прежде всего следующие цели 1 : устранение недостатков в работе органов государственного управления ; оказание помощи автору письма в удовлетворении его законной просьбы или восстановлении нарушенных прав ; получение материалов для обзоров почты, аналитических записок и информаций ; выяснение принимавшихся ранее мер по обращениям граждан или получении справки по вопросу, с которым автор обращается неоднократно.
Порядок работы с письменными обращениями граждан с момента их поступления до завершения исполнения отражен в схеме приложения 13.
Контроль за исполнением письменных обращений граждан выполняется с помощью ПЭВМ и регистрационно-контрольных карточек. Образец регистрационно-контрольной карточки представлен в приложении 8. В регистрационно-контрольной карточке указываются : 126. фамилия, имя, отчество заявителя ; 127. первичное или повторное обращение ; 128. вид обращения (предложение, заявление, жалоба) ; 129. регистрационный номер и дата получения обращения ; 130. адрес заявителя ; 131. краткое содержание обращения ; 132. поручение губернатора или его заместителей ; 133. ответственный исполнитель ; 134. сроки исполнения ; 135. отметка о снятии с контроля.
Контроль за исполнением письменных обращений граждан осуществляется губернатором, его заместителями, руководителями структурных подразделений. Ответственность за организацию контроля за исполнением письменных и устных обращений граждан возлагается на начальника отдела писем и приема граждан.
Поручения губернатора, его заместителей по реализации обращений граждан содержат конкретных исполнителей и реальные сроки их исполнения. В соответствии с резолюцией и поручениями документ через отдел писем и приема граждан направляется исполнителю.
Если поручение по исполнению обращения дано нескольким исполнителям, то работу по его рассмотрению организует и контролирует тот исполнитель, который указан в поручении первым.
Письменные обращения граждан рассматриваются в срок не более месяца, а не требующие дополнительного изучения - безотлагательно.
В исключительных случаях срок рассмотрения может быть продлен, но не более чем на один месяц. Исполнитель представляет в отдел писем и приема граждан промежуточную справку или мотивированную просьбу о продлении срока исполнения с указанием причин отсрочки, согласованную с руководителем, на которого возложен контроль. При этом заявителю должно быть сообщено о переносе срока исполнения.
За 5 дней до истечения срока исполнения обращения работник отдела по письмам и приему граждан напоминает исполнителю о приближении установленного срока. Подготовленный ответ на обращение за подписью губернатора или его заместителей передается исполнителем в отдел писем и приема граждан, где специалисты отдела писем и приема граждан направляют ответ заявителю, а также вносят соответствующие коррективы в базу данных ПЭВМ. Письменное обращение считается рассмотренным, если даны ответы на все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и заявитель проинформирован устно или письменно.
Контроль за исполнением устных обращений граждан также осуществляется руководителями аппарата администрации. Для этого проводятся дни личного приема. После беседы с пришедшими на прием руководитель, ведущий прием, принимает одно из решений по обращению1 : решение об удовлетворении обращения. При этом дается указание в письменной или устной форме соответствующему должностному лицу о выполнении в определенные сроки необходимых конкретных действий ; решение о передаче обращения для рассмотрения в соответствующие органы управления, находящиеся в подчинении данного органа управления. При этом на обращении заявителя записывается поручение с указанием исполнителя, действия, которые необходимо предпринять, и сроков исполнения обращения ; решение об отклонении обращения, с сообщением заявителю причины отказа со ссылкой на закон.
Решения по устным обращениям вносятся ведущим прием должностным лицом в учетно-контрольную карточку обращений и в ПЭВМ. Контроль за сроками исполнения поручений, данных на личном приеме, осуществляет также отдел писем и приема граждан.
К сожалению, исполнительская дисциплина в работе с обращениями граждан пока еще оставляет желать лучшего. К типичным ошибкам на отдельных этапах работы с обращениями граждан относятся : аннотация письменного обращения часто не содержит информации обо всех поставленных в нем вопросах. Выбираются и контролируются одно-два положения, нередко не самые существенные для заявителя, что влечет за собой повторное обращение ; ответ исполнителя зачастую не соответствует содержанию письма или отвечает ему частично ;
Глава III. Повышение эффективности контроля исполнения документов
3.1. Пути повышения эффективности контроля исполнения документов в администрации области
Сегодня никого не надо убеждать в том, что ключевым вопросом продолжает оставаться вопрос повышения действенности и результативности контроля. Эффективность - вот главный критерий контроля. Одним из важнейших направлений повышения эффективности контроля исполнения документов является использование ПЭВМ. В настоящее время в администрации области используется автоматизированная информационная система контроля исполнения документов, в результате внедрения которой удалось повысить достоверность результатов и оперативность контроля исполнения документов. Создание на базе существующих ПЭВМ локальных и интегрированных вычислительных сетей позволит исключить бумажные документы, т. е. перейти к безбумажной информатике, вводя и выводя информацию в ПЭВМ непосредственно, исключая бумажные носители информации (регистрационные карточки и учетные карточки).
Другим важным направлением повышения эффективности контроля исполнения документов является контроль и оценка результатов труда работников аппарата администрации. Такая оценка результатов труда государственных служащих, включая труд по контролю исполнения документов, в количественном выражении (коэффициентах или баллах) позволяет стимулировать работников в выполнении ими должностных обязанностей, в том числе и по контролю исполнения документов. По результатам работы за прошедший месяц и с учетом выполнения своих должностных обязанностей работник аппарата администрации премируется или наоборот за несвоевременное и некачественное выполнение заданий предусматривается снижение премиальных выплат.
...............Подготовка специалистов является весьма актуальной задачей. Неоценимую помощь в специальной подготовке сотрудников могут также оказать специальные семинары по изучению практики организации контроля исполнения в системе документооборота.
Заключение
Список использованной литературы
|1. |Закон Вологодской области «Об обращениях граждан» от 7 декабря 1998 г.| | |№ 311-03. | |2. |Указ Президента Российской Федерации «О мерах по совершенствованию | | |организации контроля и проверки исполнения поручений Президента РФ» от| | |06 ноября 1996 г. // Собрание актов Президента РФ. 1996. № 46. | | |Ст.5241. | |3. |Постановление губернатора Вологодской области «О создании комиссии» от| | |14 апреля 1998 г. № 456-р. | |4. |Постановление губернатора Вологодской области «Об усилении контрольной| | |работы по исполнению постановлений и распоряжений губернатора области»| | |от 22 июня 1998 г. № 496. | |5. |Инструкция по документационному обеспечению (делопроизводству) в | | |администрации области. Вологда, 1998. | |6. |Регламент администрации Вологодской области. Вологда, 1997. | |7. |Государственная система документационного обеспечения управления : | | |основные положения. М., 1996. | |8. |Веснин Р. В. Основы менеджмента. М., 1997. | |9. |Государственная служба : теория и организация. Ростов н/Д, 1995. | |10. |Кудряев В. А. Организация работы с документами. М., 1998. | |11. |Кузнецов Ю. В., Подлесных В. И. Основы менеджмента. СПб., 1998. | |12. |Мескон М., Альберт М. и Хедоури Ф. Основы менеджмента. М., 1993. | |13. |Миронов М. Письма во власть // Российская газета, 1995, 23 мая. | |14. |Общая теория управления. М., 1994. | |15. |Общий менеджмент. / Под ред. А. А. Казанцева. М., 1999. | |16. |Основы делопроизводства в государственном аппарате . / Под ред. Р. Х. | | |Богатеева. Казань,1989. | |17. |Ожегов С. И. и Шведова Н. Ю. Толковый словарь русского языка. М., | | |1994. | |18. |Покровский Е. А. Становление контрольной системы. // Президентский | | |контроль. 1997. № 5. С. 46 - 50. | |19. |Радченко А. И. Основы государственного и муниципального управления. | | |Ростов н/Д., 1997. | |20. |Словарь - справочник менеджера. М., 1996. | |21. |Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. М., 1998. | |22. |Управление персоналом : Энциклопедический словарь / Под ред. А. Я. | | |Кибанова. М., 1998. | |23. |Фалмер, Роберт М. Энциклопедия современного управления : В 5 кн. М., | | |1992. Кн. 4. | |24. |Хрипун В. Г. Предметно и конкретно. // Президентский контроль. 1998. | | |№ 7. С. 13 - 20. |
П Р И Л О Ж Е Н И Я 1 - Государственная служба: теория и организация. Ростов-н/Д., 1995. С.145. 2 - Общая теория управления. М., 1994. С. 201. 1 - Словарь-справочник менеджера. М., 1996. С.48. 2 - Мескон М., Альберт М. и Хеддоури Ф. Основы менеджмента. М., 1993. С. 225. 3 - Ожегов С. И. и Шведова Н. Ю. Толковый словарь русского языка. М., 1994. С.400. 4 - Фалмер, Роберт М. Энциклопедия современного управления: В5 кн. М., 1992. Кн.4. С.14. 1 - Веснин Р.В. Основы менеджмента. М., 1997. С.115. 1 - Общий менеджмент. / Под ред. А. А. Казанцева. М., 1999.С. 251. 1 - Кузнецов Ю. В., Подлесных В. И. Основы менеджмента. СПб., 1998. С. 16. 1 - Управление персоналом :Энциклопедический словарь. / Под ред. А. Я. Кибанова. М., 1998. С. 267. 1 - Кудряев В. А. Организация работы с документами. М., 1998. С. 221. 2 - Государственная система документационного обеспечения: основные положения. М., 1996. С. 40. 1 - Радченко А. И. Основы государственного и муниципального управления. Ростов н/Д., 1997. С. 284. 1 - Основы делопроизводства в государственном аппарате. / Под ред. Р. Х. Богатеева. Казань. 1989. С. 94. 1 - Радченко А. И. Основы государственного и муниципального управления. Ростов н / Д., 1997. С. 280. 1 - Радченко А. И. Основы государственного и муниципального управления. Ростов н/Д., 1997. С. 208. 1 - Указ Президента РФ «О мерах по совершенствованию организации контроля и проверки исполнения поручений Президента РФ» от 6 ноября 1996 г. // Собрание актов Президента РФ. 1996. № 46. Ст. 5241. 2 - Постановление губернатора Вологодской области «О создании комиссии» от 14 апреля 1998 г. № 456-р. 1 - Постановление губернатора Вологодской области «Об усилении контрольной работы по исполнению постановлений и распоряжений губернатора области» от 22 июня 1998. № 496. 1 - Регламент администрации Вологодской области. Вологда, 1997. С. 20 1 - Регламент администрации Вологодской области. Вологда. 1997. С. 17. 1 - Регламент администрации Вологодской области. Вологда, 1997. С. 14 1 - Регламент администрации Вологодской области. Вологда. 1997. С. 20. 1 - Инструкция по документационному обеспечению (делопроизводству) в администрации области.
Вологда. 1998. 1 - Миронов М. Письма во власть. // Российская газета, 1995, 23 мая. 1 - Миронов М. Письма во власть // Российская газета, 1995, 23 мая.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5
