Если поручение не может быть выполнено в установленные сроки, исполнитель представляет по нему промежуточную справку или мотивированную просьбу о продлении срока исполнения с указанием причин отсрочки, но не позднее, чем за 2 дня до истечения установленного ранее срока. Справка о продлении сроков исполнения поручения, подписанная начальником структурного подразделения, направляется на согласование заместителю губернатора, установившему эти сроки. Согласованная справка передается через помощника в сектор контроля, где вносятся коррективы в электронную регистрационно- контрольную карточку.
Если поручение выполнено в срок, то справки, информация о выполнении поручения за подписью заместителя губернатора направляются в сектор контроля, а затем вместе с оригиналом правительственного документа передается губернатору для согласования или визы. Причем, если поручение было дано нескольким исполнителям, то справка по исполнению должна быть завизирована всеми соисполнителями или содержать ссылку на согласование с ними ответа. Форма справки представлена в приложении 7.
Если губернатор соглашается с полученной справкой, то поручение по исполнению правительственного документа считается исполненным, о чем делается соответствующая запись в электронной регистрационно-контрольной карточке в базе данных сектора контроля. Поручения по исполнению правительственного документа, не требующие непосредственного доклада об их исполнении, считаются выполненными по факту: отправка информации, заключений по проектам, если они не возвращены на доработку или выпуск постановлений губернатора.
Если исполнение поручений по правительственному документу требует выполнение мероприятий, указанных в документе - подготовке проекта распорядительного документа губернатора, то исполнитель представляет проект распорядительного документа губернатора или отчет о выполнении мероприятий первому заместителю губернатора на согласование. После принятия губернатором соответствующего распорядительного документа по решению вопросов, поставленных в правительственном документе или отсылке отчета о выполнении правительственного документа, последний снимается с контроля.
Анализируя существующую систему контроля за исполнением поручений губернатора по правительственным документам, можно отметить, что :
2.2.2 Контроль за исполнением постановлений губернатора
В системе документооборота контролю за своевременным исполнением документов губернатора области (постановлений) уделяется большое внимание. Схема контроля за исполнением постановлений губернатора представлена на рис. 2.2. Рассмотрим эту схему подробнее.
Распорядительные документы губернатора, в которых содержатся контрольные вопросы, то есть конкретные по времени, исполнителям и форме поручения, передаются сектором документирования отдела документационного обеспечения управления делами в сектор контроля. В секторе контроля распорядительные документы регистрируются в базе данных ПЭВМ и заполняется электронная регистрационно-контрольная карточка. |Сектор документирования | |Первые заместители | |отдела документационного | |губернатора области | |обеспечения управления | | | |делами | |Организация исполнения | | | |резолюций. | | | |Контроль за сроками исполнения| | | |исполнением (помощник) | | | |Подведение итогов исполнения | | | |документа. | | | | | |Сектор по работе с официальными| |Начальники структурных | |документами отдела | |подразделений | |документационного обеспечения | |1. Организация исполнения | |управления делами (сектор | |поручений. | |контроля) | | | |1. Постановка на контроль, | | | |доведение до | | | |исполнителей. | | | |2. Контроль за сроками | | | |исполнения. | | | |3. Сбор материала об | | | |исполнении. | | | | | |Ответственные работники | | | |структурных подразделений | | | |(исполнители) | | | |Работа по исполнению | | | |резолюций. | | | |Оформление контрольного дела.| | Контрольное управления | | | |департамента государственной | | | |службы и вопросов местного | | | |самоуправления | | | |Постановка на контроль. | | | |Проверка полноты исполнения | | | |документа. | | | |Сбор материала об исполнении. | | | |Подготовка проекта | | | |постановления о снятии с | | | |контроля. | | |
- прохождение документов на исполнение.
- прохождение документов после исполнения.
Рис. 2.2. Схема контроля за исполнением постановлений губернатора Образец регистрационно-контрольной карточки представлен в приложении 3.
На лицевой стороне электронной регистрационно-контрольной карточки указывается : 88. вид документа (постановление губернатора) ; 89. орган, издавший документ ; 90. номер документа ; 91. дата издания документа и его регистрационный номер ; 92. краткое содержание документа (чему посвящен документ) ; 93. ответственный исполнитель ; 94. номер пункта контролируемого документа ; 95. краткое содержание задания этого пункта ; 96. срок исполнения ; 97. отметка о снятии с контроля.
На обратной стороне регистрационно-контрольной карточки указывается информация о ходе исполнения указанного пункта и заключение о выполнении контролируемого документа в целом.
Документ с регистрационно-контрольной карточкой одновременно направляется в приемную заместителя губернатора, на которого возлагается контроль (о чем делается запись в тексте документа) и в контрольное управление департамента государственной службы и вопросов местного самоуправления (далее - контрольное управление).
Заместитель губернатора обязан принять меры для своевременного и качественного исполнения документа, поэтому он определяет из числа руководителей или работников курируемых подразделений, ответственного исполнителя и определяет периодичность анализа и рассмотрения хода реализации данного документа. Контроль за сроками исполнения указаний заместителя губернатора осуществляет его помощник. Помощник оформляет контрольное дело и вместе с документом и поручением заместителя губернатора направляет его исполнителю, при этом регистрационно-контрольную карточку оставляет в своей картотеке. Образец контрольного дела представлен в приложении 4. Исполнитель, получивший контрольное дело в 10-дневный срок разрабатывает план организационных мероприятий по выполнению документа и представляет его на утверждение заместителю губернатора, который дал поручение по контролю.
В плане предусматривается : последовательность и способы решения поставленных в документе задач ; сроки исполнения мероприятий ; ответственные за исполнение этих мероприятий ; график проверок фактического исполнения.1
Документ подлежит исполнению в указанные в тексте сроки. Если срок исполнения в тексте не указан, то по согласованию с руководителем, на которого возложен контроль, устанавливается примерный срок : квартал, полгода, год - в зависимости от содержания поручения в документе. Если документ (постановление) содержит ссылку на определенные мероприятия, то документ исполняется в соответствии со сроком их проведения.
За 10 дней до наступления промежуточного или конечного срока исполнения документа помощник первого заместителя губернатора предупреждает исполнителя о приближении срока исполнения. За 5 дней до истечения срока исполнитель должен оформить контрольное дело в котором должны быть документы, свидетельствующие о контрольных действиях : план организации выполнения документа ; протоколы заседаний, на которых рассматривался ход выполнения документа ; промежуточные и итоговые справки об их реализации ; статистические данные ; материалы вневедомственного и ведомственного контроля ; статьи из газет и т. д. ; информация, запрошенная от органов местного самоуправления или других организаций-исполнителей.
При необходимости продления сроков выполнения документа, исполнитель представляет в сектор контроля промежуточную информацию, на имя губернатора, согласованную с заместителем, с мотивированной просьбой о продлении срока реализации. В промежуточной информации указывается аргументированные причины внесенного предложения, а также конкретные меры, принимаемые для выполнения документа. Решение о продлении срока исполнения документа принимается губернатором на основании предоставленной информации. Сектор контроля сообщает в приемную заместителя и исполнителю о принятом губернатором решении и вносит коррективы в базу данных ПЭВМ, в электронную регистрационно-контрольную карточку.
Если документ исполнен, то исполнитель оформляет итоговую справку за подписью руководителя структурного подразделения на имя заместителя губернатора и вместе с контрольным делом направляется в контрольное управление на рассмотрение, где проверяется полнота исполнения документа, вносятся свои замечания и предложения. Документ считается исполнен, если решены поставленные в нем задачи. Если контрольное управление не имеет замечаний и предложений, то документ с контрольным делом и итоговой справкой передается на согласование заместителю губернатора, на которого возложен контроль. Согласованный документ возвращается в контрольное управление, при этом помощник заместителя губернатора информирует сектор контроля о ходе реализации документа, а также вносит коррективы в свою базу данных ПЭВМ.
Контрольное управление на основании представленных контрольных дел по согласованию с заместителем губернатора готовит проект постановления о снятии с контроля.
Анализируя существующую систему контроля за исполнением постановлений губернатора, можно отметить, что : в секторе контроля и контрольном управлении осуществляется постоянный контроль за исполнением постановлений и распоряжений губернатора ; руководство администрации регулярно информируется о ходе выполнения постановлений и распоряжений ; установлен контроль за выполнением требований регламента работы администрации в части, касающейся снятия постановлений, распоряжений губернатора с контроля и на контрольное управление возложена задача подготовки заключения обоснованности снятия документа с контроля. 112.
2. Контроль за исполнением входящей корреспонденции
Контроль за исполнением входящей корреспонденции в администрации области осуществляется в порядке общего делопроизводства в соответствии с инструкцией по делопроизводству, утвержденной постановлением губернатора от 08.05.98 г. № 373. Схема контроля за исполнением входящей корреспонденции представлена на рис. 2.3. Рассмотрим эту схему более подробно.
Все документы, поступившие в администрацию области проходят соответствующую регистрацию, классифицируются и ставятся на контроль сектором документооборота отдела документационного обеспечения управления делами (далее - канцелярия). Контроль за исполнением входящей корреспонденции выполняется с помощью ПЭВМ и регистрационно-контрольных карточек. Образец регистрационно-контрольной карточки представлен в приложении 5.
В регистрационно-контрольной карточке указывается : корреспондент ; содержание письма ; поручение губернатора или его заместителей ; ответственный исполнитель ; срок исполнения ; отметка о снятии с контроля. | | |Губернатор области | | | | |Рассмотрение документа , | | | | |определение формы исполнения. | | | | |Рассмотрение материалов о ходе | | | | |выполнения документов, закрытие | | | | |«В дело». | | | | | | | |Сектор документооборота отдела | |Первые заместители | | |документационного обеспечения | |губернатора области | | |управления делами ( канцелярия )| |Рассмотрение документов, | | | | |определение формы исполнения | | |Регистрация документов, | |Организация исполнения | | |подготовка документов к | |резолюций. | | |рассмотрению. | |Контроль за исполнением | | |Постановка на контроль, доведение| |(специалист ) | | |до исполнителей, контроль за | |Рассмотрение материалов о ходе | | |сроками исполнения, сбор | |выполнения | | |материала о реализации | |документов, закрытие «В дело». | | |поручения. | | | | |3. Подготовка ежемесячных | | | | |списков. | | | | |4. Закрытие «В дело». | | | | | | |Начальники структурных | | | | |подразделений | | | | |Организация исполнения | | | | |резолюций. | | | | |Контроль за сроками исполнения | | | | |(специалист) | | | | | | | | | |Ответственные работники | | | | |структурных подразделений | | | | |(исполнители) | | | | |Работа по исполнению резолюций. | | | | |Подготовка материалов об | | | | |исполнении. | |
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5