Оглавление
|Введение . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . |3 | |. . . . . . . . . . | | |I. Контроль, как функция управления . . . . . . . . . . . . . . . . . .|5 | |Сущность и содержание функции контроля . . . . . . . . . . |5 | |1.2. Контроль исполнения документов как разновидность | | |функции контроля. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . | | |. . . . | | |Принципы организации и контроля исполнения | | |документов. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . | | |. . . . . . | | |II. Контроль документооборота, как форма своевременности | | |исполнения документов . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .| | |. . . | | |2.1. Формы и методы контроля исполнения . . . . . . . . . . . . . .| | |2.2. Организация контроля за исполнением документов . . . . . . | | | Контроль за исполнением поручений по | | |официальным документам . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . | | |Контроль за исполнением постановлений губернатора | | |Контроль за исполнением входящей корреспонденции | | |Контроль за исполнением устных и письменных | | |обращений граждан . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .| | |. | | |Повышение эффективности контроля за исполнением | | |документов . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . | | |. . . . . . . | | |Пути повышения эффективности контроля за исполнением | | |документов в аппарате администрации области . . . . . . . . | | |Заключение . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .| | |. . . . . . . . . | | |Список использованной литературы . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .| | |. | | |Приложения . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .| | |. . . . . . . . . | |
Введение
Российское государство на протяжении четырех столетий - огромный сложный период отечественной истории - формировало и совершенствовало контрольное дело. В державе всегда осознавалась необходимость строго надзора не только ревизии прихода и расхода государственных средств, защиты обиженных, но и за деятельностью администрации. Контроль не прерывал своего существования в годы смут, войн и революционных потрясений.
Сейчас в нашем обществе раздаются голоса, что с ликвидацией административной системы можно ликвидировать или ослабить также и контроль. Однако известно, что без контроля, т. е. обратной связи, замыкающей систему управления в кольцо, невозможно длительное ее функционирование. В условиях рыночной экономики контроль играет ключевую роль, а уж о слабом контроле не может быть и речи. Особенно важное значение в настоящее время приобретает осуществление действенного контроля исполнения в системе документооборота.
Подготовить документ - это только одна из первых стадий руководства. Проверка же исполнения - центральное звено в организационной деятельности любого учреждения. Хорошо поставленный контроль исполнения вскрывает не только недостатки, предупреждает ошибки, но и придает работе государственного аппарата конкретность и оперативность.
Контроль исполнения документов дает возможность анализировать управленческую деятельность, сравнивать достигнутые результаты с запланированными, своевременно выявлять недостатки, узкие места, нерешенные проблемы и устранять их, учитывать и обобщать опыт, а главное принимать меры по совершенствованию управленческих решений.
При проверке исполнения документов можно сделать вывод, как качественно выполняется намеченное мероприятие. Безусловно, контроль исполнения - необходимый элемент руководства государством, именно здесь вскрываются недостатки и нарушения в работе учреждений, выявляются причины, порождающие негативные явления.
Предметом рассмотрения данной дипломной работы является вопрос контроля исполнения в системе документооборота.
Целью дипломной работы является анализ выполнения контрольных функций за организацией документооборота в аппарате администрации Вологодской области и разработка мероприятий по совершенствованию форм и методов контроля.
В задачи работы входит следующее : 1. Рассмотреть сущность, содержание и виды контроля как одной из важнейших функций управления. 1. Рассмотреть и провести анализ выполнения контрольных функций за документооборотом в аппарате администрации области. 1. Разработать мероприятия по совершенствованию форм и методов контроля и провести экономическую оценку их эффективности.
При подготовке дипломной работы использовались следующие методы : монографический, аналитический, интервьюирования.
Глава I. Контроль, как функция управления
1.1. Сущность и содержание функции контроля
Слово «контроль», как и слово «власть» обычно рождает прежде всего отрицательные эмоции. Для многих людей «контроль» означает прежде всего какие-то ограничения, принуждения, отсутствие самостоятельности - в общем, все то, что прямо противоположно нашим представлениям о свободе личности.
Контроль относится к числу тех функций управления, сущность которых понимается чаще всего неправильно. Ведь если контроль сводить просто к неким ограничениям, исключающим возможность действий, наносящих вред организации и заставляющих каждого вести себя строго дисциплинировано - означает, упустить из виду основную задачу управления - достижение своих целей.
Существуют различные подходы к определению понятия «контроль». Рассмотрим некоторые из них. По мнению авторов книги «Государственная служба: теория и организация»1 контроль является одной из важных функций управления, которая позволяет не только выявлять, но и предупреждать отклонения, ошибки и недостатки, искать новые резервы и возможности.
Контроль, как считает коллектив авторов книги «Общая теория управления», это проверка качества управленческой деятельности посредством сопоставления фактически достигнутого уровня промежуточных или конечных результатов и уровня, установленного решениями, постановлениями, нормами и другими нормативными документами 2 .
Словарь-справочник менеджера дает такое определение контроля: «Контроль - одна из важных функций управления, призванная обеспечивать правильную оценку реальной ситуации тем самым создавать предпосылки для внесения корректив в запланированные показатели развития как отдельных подразделений, так и всей организации»1 .
В отечественной и зарубежной литературе выделяют и другие аспекты контроля. В частности, авторы книги «Основы менеджмента» рассматривают контроль как процесс, обеспечивающий достижение целей органами власти и управления, который необходим для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем они станут необратимыми.2 Толковый словарь русского языка С. И. Ожегова трактует это понятие так : контроль - проверка, а также постоянное наблюдение в целях проверки или надзора за работой.3
Таким образом, исходя из вышеперечисленного, контроль являясь одной из важных функций управления, считается средством решения поставленных задач, чертой стиля деятельности руководителя. В системе управления контроль решает несколько задач : во-первых, с помощью контроля можно заранее обнаружить факторы, которые могут оказать существенное влияние на функционирование и развитие и, подготовившись необходимым образом, своевременно на них отреагировать. во-вторых, контроль помогает своевременно обнаружить неизбежные в деятельности органа власти нарушения, изъяны, ошибки, промахи и оперативно принять меры для их устранения. в-третьих, результаты контроля служат основой оценки работы органа власти за определенный период, эффективности и надежности системы управления 4.
Для того, чтобы контроль мог выполнить свою истинную задачу -
решение задач, стоящих перед органами власти, он должен осуществляться в соответствии с определенными принципами, а именно: быть всеобъемлющим, то есть держать в поле зрения основные сферы деятельности органа власти - внешнюю ситуацию и внутренние процессы, протекающие в ней ; иметь четкую стратегическую направленность, то есть отражать основные приоритеты органа власти и поддерживать их ; соответствовать контролируемому виду деятельности, то есть он должен объективно измерять и оценивать то, что действительно важно, так как неподходящий механизм контроля может скорее маскировать, а не собирать критически важную информацию ; быть гибким и приспосабливаться к происходящим изменениям ; быть простым и экономичным.1
Основной процесс контроля, где бы он ни осуществлялся, и какова бы ни была цель его проведения, может быть сведен к трем этапам : 1. Установление норм (стандартов). 1. Измерение соответствия выполнения этим нормам (сопоставление фактических результатов с ожидаемыми). 1. Коррекция отклонения от норм и планов.
Первый этап процесса контроля непосредственно связан с функцией планирования. На этом этапе устанавливаются стандарты и критерии оценки деятельности объекта управления, которые определяются при планировании. Стандарты, используемые для контроля отражают в форме плановых заданий, нормативов, показателей и выбираются из целей и стратегий развития объекта управления и его основных областей.
Второй этап состоит в сопоставлении фактически достигнутых результатов функционирования объекта управления с установленными стандартами. На этом этапе определяются интервалы допустимых отклонений от установленных стандартов, измеряются фактически достигнутые результаты и выявляются существенные отклонения, требующие принятия корректирующих мер.
На третьем этапе анализируются причины возникновения отклонений и выбирается один из трех вариантов поведения : ничего не предпринимать ; устранить отклонения, прежде чем они перерастут в крупные проблемы ; пересмотреть стандарты, если это необходимо.1
В реальной действительности выделяются три основных вида управленческого контроля : предварительный ; текущий контроль ; заключительный контроль.
По форме осуществления все виды контроля схожи, т. к. имеют одну цель - способствовать тому, чтобы фактически получаемые результаты были как можно ближе к требуемым, а различие между ними - только временем существования.
Предварительный контроль осуществляется фактически до начала работ, в период подготовки решения и необходим прежде всего для учета человеческих и финансовых ресурсов.
Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ руководителями подразделений. Контроль не проводится буквально одновременно с выполнением самой работы, он базируется на измерении фактических результатов, полученных после проведения работы, направленной на достижение целей. Текущий контроль обычно существует в двух формах : стратегический и оперативный. Текущий стратегический контроль сводится к сбору, обработке и оценке информации об уровне производительности труда, внедрении и использовании достижений НТР, новых методов работы, технологий, как в целом, так и в структурных подразделениях. Текущий оперативный контроль ориентирован на текущую производственную и хозяйственную деятельность, то есть соблюдение последовательности операций, норм времени на их выполнение, качество труда.
Заключительный контроль связан с оценкой выполнения планов и составлением новых, а также предполагает всесторонний анализ не только конкретных результатов деятельности за истекший период, но и сильных и слабых ее сторон. Хотя заключительный контроль осуществляется слишком поздно, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения, он имеет две важные функции : Заключительный контроль дает руководству информацию, необходимую для планирования в случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем, а также получить информацию о возникших проблемах и сформулировать новые планы так, чтобы избежать этих проблем в будущем. Заключительный контроль способствует мотивации, т.е. руководитель связывает мотивационные вознаграждения с достижением определенного уровня результативности.1
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5
