- материализация, осуществление каких-либо действий, процессов, которые находят выражение только в документе(например, объявление благодарности)
- средство доказательства наличия того или иного действия, события (например, свидетельство о рождении, справка об уплаченных налогах).
Все другие функции являются вторичными и реализуются особенно в разных условиях существования документа. Главное заключается в том, что каждый документ по природе своей полифункционален, и для документоведения важно установление базовых функций и обеспечение возможности их реализации путем выработки соответствующих делопроизводственных правил.
С точки зрения коммуникационных свойств документ представляет собой информацию, заключенную в типизированный или формализованный жанровый формат, содержащий обязательные реквизиты и правила расположения текста. Он может нести в себе не только сведения о сложившейся ситуации и происшедших событиях (учетная сфера и аудит), но и о развертывающихся процессах (мониторинг и консалтинг), а также о предвидении того, что только планируется и ожидается (проектная документация и экспертиза). Так осуществляется адресная передача информации, полномочий, прав и обязанностей, гарантий и инструкций, распоряжений и отчетов, писем и ответов на них. Без нее невозможны координация деятельности и управление, принятие полномочными лицами оптимальных решений и неустанный контроль над их исполнением, своевременное отслеживание социальных процессов и состояний.
Документооборот предприятия является наиболее важной составной частью управленческой деятельности, организует большинство процессов взаимодействия между подразделениями и учреждениями, находящимися в Мурманске, различных городах Мурманской области и за ее пределами.
Совещания как коммуникативная технология принятия организационных решений проводятся в традиционной форме и имеют определенные ресурсы по повышению эффективности в плане организации и предварительном решении вопросов, требующих экспертных оценок. Работа с внешними участниками коммуникаций (руководящие органы, посетители, партнеры, средства массовой информации) достаточно эффективны и имеют потенциал улучшения при выделении справочно-информационной работы в отдельное направление.
Таким образом, управленческие действия председателя дополняются коллективными заседаниями (совещаниями), на которых решаются повседневные вопросы и проблемы.
В связи с вышеизложенным, подведем итоги второй главы курсовой работы.
К основным направлениям коммуникационных процессов в Мурманском Областном Совете профессиональных союзов можно отнести:
- отношения с органами государственной власти, местного самоуправления, работодателями, их объединениями (союзами, ассоциациями), другими общественными объединениями;
- связи с общественностью, средствами массовой информации;
- личные встречи;
- работа формальных и неформальных групп;
- проведение деловых совещаний с участием начальников всех подразделений;
- межличностное общение сотрудников;
- технические средства коммуникации (телефонные переговоры, факс, Интернет, электронная почта).
Основные задачи Мурманского Облсовпрофа, решаемые с помощью коммуникаций:
- развитие и укрепление политики предприятия и проведение ее в жизнь;
- интеграцию мероприятий всех отделов и служб с учетом общих целей фирмы;
- выявление и расчет коллективных результатов;
- коллективное решение проблем с учетом обучающего эффекта.
Деятельность по развитию коммуникационных качеств организации позволяет оптимизировать основную производственную деятельность организации с учетом современных технологий управления информацией и методов психологического воздействия на человека.
Исследование теоретических аспектов коммуникации, изучение особенностей функционирования конкретного предприятия позволяет выделить ряд проблем, которые могут быть определены не только как негативные, но и как ресурсные, то есть в этих секторах организационной деятельности имеется ресурс (потенциал) развития организации.
Информация в Мурманском Областном Совете профессиональных союзов может быть разделена на три категории:
функциональная — передается всем или определенной (заинтересованной в ней) группе лиц для того, чтобы они могли выполнять свои функции. Это информация о политике, целях и задачах организации, директивы и т.п. Она поступает в разных направлениях (вертикально и горизонтально) независимо от степени централизации или децентрализации фирмы. Традиционно обмен такой информацией называется формальным общением, так как она передается по официальным каналам организации;
координационная — циркулирует между функциональными подразделениями организации (например, между отделом сбыта и отделом маркетинга). Поток координационной информации движется обычно в горизонтальном направлении. В этом случае необходимое общение происходит при встречах, посредством телефона, служебных писем, объявлений и др. По существу, это общение (взаимодействие), связанное с организацией совместной деятельности по решению задач фирмы;
оценочная — происходит общение, которое имеет отношение к статусу сотрудников, восприятию ими друг друга. Каналы передачи оценочной информации включают обычно награды, поощрения за заслуги, поощрительные письма с благодарностью за значительный вклад в деятельность организации.
Во многих случаях коммуникация направлена на поддержку правовых, финансовых и регуляторных инструментов, действующих в организации. Руководитель имеют в своем распоряжении целый набор организационных механизмов и инструментов, которые лучше работают, если их суть правильным образом доводят до соответствующих целевых групп.
Для рассматриваемой организации проблемы коммуникационной культуры могут быть описаны следующими пунктами:
1. Проблема законодательного закрепления прав деятельности предприятия, регулирования отношений с другими объединениями и организациями.
2. Проблема формальных и неформальных каналов распространения информации, а также проблема критериев оценки эффективности коммуникаций.
Фактически в Облсовпрофе проводятся оценки информационных потоков с помощью проведения опросов, анкетирования и освещения данных исследований в средствах массовой информации.
3. Проблема выбора методов сбора информации внутри организации
Внутри предприятия предусмотрены отчеты подразделений (в лице их руководителей) на совещаниях, а также в порядке исполнения планов работы в соответствии со сроками, утвержденными графиком. Анализ проводится по производственным показателям. Качество, объем и комфортность отчетных форм для исполнителя учитывается слабо, в основном оценку качества исполнения ведет председатель на основании своей компетентности и неформального опыта.
4. Проблема соотнесения «бумажных» и «электронных» носителей информации
Источник причин большинства проблем документационного обеспечения управления – изначальное противоречие между требованием централизованного управления документацией и децентрализованной технологией учета. Карточно-журнальный учет работы с документами ведется автономно в каждом подразделении. При этом процедура выяснения состояния конкретного документа состоит в последовательном сборе данных о документе во всех точках его прохождения. Чтобы обеспечить эффективное централизованное управление по некоторой совокупности документов, необходимо оперативно отслеживать и дублировать информацию из подразделений в центре. Это требует огромных накладных расходов: нужны строго регламентированные и трудоемкие технологии сбора и анализа распределенной информации, детально проработанные нормативно-методические документы и подготовленный персонал. Сегодня практически ни одна организация не может позволить себе в полном объеме поддерживать такие технологии.
Альтернативный путь – просто упростить задачу, сократив документооборот за счет передачи прав работы с документами. Однако децентрализация функций работы с документами, включая их учет и контроль, не возможна в связи с особенностями работы предприятия, которое своей деятельностью обеспечивает именно сбор, хранение и оперативную работу с информацией о собственности в регионе. Автономные компьютеры на рабочих местах служащих предприятия и локальные сети в отделах вышеперечисленных проблем принципиально не решают.
5. Проблема принятия управленческих решений с учетом коммуникационных особенностей организации.
Учитывая значительное своеобразие в формировании статуса предприятия и организации основных процессов, сопровождающих его деятельность, организационно-распорядительные решения имеют типичный, повторяющийся характер. В связи с этим большое значение имеет «простое» исполнение должностных обязанностей и максимально точное ведение документации. Однако это также определяет проблему, которую следует назвать «рутиной». Вместе с тем, современное социально-экономическое развитие, открывшее широкие возможности по регулированию социально-трудовых прав граждан, сформировало проблему объема обрабатываемой документации и значительно повысило число граждан, обратившихся в Мурманский Облсовпроф. Наплыв посетителей различного социального положения и интересов, определил повышение эмоционального фона и структуры ответственности работников предприятия. В первую очередь возросла роль психологической готовности и умений работников действовать в условиях информационных перегрузок.
Диагностирование проблемы является первым этапом в ее решении. Совершенствование деятельности Мурманского Облсовпрофа в условиях повышения его роли в управлении социально-трудовыми отношениями должно проходить как в сфере улучшения его производственных показателей, так и в сфере управления коммуникациями. Последнее утверждение подтверждается в первую очередь тем, что Мурманский Областной совет профессиональных союзов по роду своей деятельности работает именно с информацией и с людьми, вступающими в отношения по поводу защиты социально-экономических интересов и трудовых прав.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6
