Использование потенциала сотрудников за рамками их непосредственных производственных обязанностей стало в последние годы еще одной важной целью коммуникации снизу вверх. Руководство заинтересованно в предложениях по улучшению внутриорганизационного климата, информационного потока для достижения этой цели используются такие коммуникационные средства, как «ящики для предложений», система «диалог», когда сотрудники могут анонимно сделать предложение или задать вопрос, на который руководство дает публичный ответ, а также встречи-совещания в рабочих группах или бригадах. Исследования показывают[12], что, когда рядовые сотрудники имеют возможность высказывать собственные предложения и мнения и особенно когда эти предложения вызывают реакцию руководства, значительно повышается их мотивация и производительность.
Горизонтальная коммуникация осуществляется между сотрудниками, находящимися на одном иерархическом уровне: заместителями генерального директора, руководителями отделов, инженерами конструкторского бюро [13]. Основной целью горизонтальной коммуникации является обмен информацией для координации действий подразделений и сотрудников, т.е. для оптимизации производственного поведения и реализации целей организации. Значение этого вида коммуникации возрастает по мере того, как сокращаются количество иерархических уровней в организации и время, отпущенное на принятие управленческих решений, - обе эти тенденции четко прослеживаются в последнее время в современном мире. Поскольку при горизонтальной коммуникации участники находятся на одном иерархическом уровне, информационный обмен может быть более дружелюбным и эффективным, чем в случае вертикальной коммуникации. Такой обмен является хорошим средством развития компетенций сотрудников, усиления их мотивации за счет межфункционального обогащения, возможности посмотреть на проблему с другой точки зрения, расширения социальных контактов в организации. В то же время находящиеся на одном уровне работники могут конкурировать за организационные ресурсы, внимание и расположение руководства или рядовых сотрудников, что может осложнять коммуникационный процесс и отрицательно сказываться на результатах организации.
Помимо взаимодействия в рамках формальной организационной структуры, сотрудники любой организации вступают в контакты друг с другом, не имеющие непосредственного отношения к выполняемым или производственным функциям. Например, генеральный директор обсуждает со своим водителем итоги вчерашнего футбольного матча; поднимающиеся в лифте сотрудники разных отделов обмениваются мнениями о новом кафетерии; столкнувшись в курилке, начальники цехов изливают друг другу душу о невозможности выполнения квартальных планов. Подобный обмен информацией называется неформальной коммуникацией, оказывающей существенное влияние на производственное поведение сотрудников. Часто канал неформальных коммуникаций называют каналом распространения слухов.
Особенностью неформальной коммуникации является то, что она пренебрегает организационной структурой и пронизывает все иерархические уровни. Эта особенность делает всех членов организации участниками информационного обмена и придает ему особую значимость для управления человеческими ресурсами. По исследованиям американских ученых, около 90% неформального информационного обмена касается организационных вопросов[14].
Современная научно-техническая революция вводит в обиход новое понятие – информационный век. На смену аграрному обществу, основанному на земле и труде, пришло индустриальное общество, основанное на капитале и труде. Капитализированный или высокотехнологический труд стал движущей силой эпохи индустриализации. В настоящее время на смену индустриальному обществу приходит информационное общество, основой которого являются информационные технологии[15]. Обычно выделяют трехстадийную модель формирования информационного общества:
- становление экономических отраслей создания и распространения информационных технологий;
- развивающееся применение информационных технологий остальными отраслями промышленности и государственного управления;
- охват информационными технологиями потребительского рынка.
В настоящее время формируется четвертая стадия модели информационного общества:
- создание глобальной информационной сети обмена данными.
Первый этап (60 – 70-е годы ХХ века) становления информационных технологий связано с деятельностью крупнейших корпораций, таких как IBM, DIGITAL, INTEL. Этот рынок молод, весьма динамичен и подвержен резким колебаниям в связи с внедрением новых информационных технологий. В 80-е годы стали этапом развития информационных технологий связан с крупными корпоративными структурами, которые были основными потребителями информационных услуг (второй этап). Однако уже к началу девяностых годов положение совершенно меняется. Создание персональных компьютеров для малого бизнеса, а в дальнейшем и домашнего пользования радикально изменило структуру рынка информационных технологий (третий этап). В группу лидеров вошли корпорации, производящие программное и аппаратное обеспечение для персональных компьютеров (INTEL и MICROSOFT). В то же время группу лидеров покинула корпорация DIGITAL, поглощенная другим лидером производства персональных компьютеров – корпорацией COMPAQ. Четвертый этап развития информационных технологий связан с созданием электронных сетей передачи данных, в частности глобальной коммуникационной сети INTERNET, в процессе становления, которого появляются новые лидеры – AOL, CISCO. «Информация (от латинского informatio - разъяснение, изложение), первоначально - сведения, передаваемые людьми устным, письменным или другим способом (с помощью условных сигналов, технических средств, и т.д.); с середины ХХ века общенаучное понятие, включающее обмен сведениями между людьми, человеком и автоматом, автоматом и автоматом»[16]
Информацию можно трактовать как совокупность сведений, сообщений, материалов, данных, определяющих меру потенциальных знаний менеджера о процессах или явлениях в их взаимосвязи.
Под управленческой информацией понимается совокупность сведений о процессах, протекающих внутри фирмы и ее окружении, которые служат основой принятия управленческих решений[17]. Цепочка «руководитель – решение» имеет несколько скрытых звеньев, когда лицо, принимающее решение, определяет проблему, то это действие в первую очередь подразумевает, что осознаны информационные пустоты.
Специфика использования информационных систем и технологий на предприятиях, основная деятельность которых не связана с разработкой и внедрением информационных систем и услуг, состоит в том, что эти системы влияют на величину дохода не прямо, а косвенно. Современные технологии создают качественно новые возможности для руководителей, исполнителей, партнеров и клиентов. Их использование в организации доставки информационных массивов и услуг приведет к существенному сокращению затрат (финансовых, временных, трудовых) и улучшению результативности.
Любой аппарат управления представляет собой «фабрику информации». Его основная роль заключается в обработке информации подобно собственному промышленному предприятию, занимающемуся обработкой материалов и производством энергии. Аппарат управления получает информацию в самых разнообразных формах. Это могут быть:
- данные, выдаваемые компьютером в электронной форме;
- документы, передающее информацию в численной или цифровой форме;
- устная информация, передаваемая по телефону, часто в электронной форме
Между процессом получения и распространения информации аппарат выполняет ряд разнообразных действий:
1) преобразовывает информацию (например, информацию о продажах в информацию о полученной выручке и выполненной работе);
2) объединяет информацию (например, информацию о продажах с информацией о закупках в информацию о товарно-материальных запасах);
3) накапливает информацию (например, информацию о продажах для составления ежемесячных и годовых отчетов о доходах).
Как научная категория информация в управленческих структурах характеризуется рядом признаков (свойств), к числу которых относятся известная самостоятельность данных; возможность их многократного использования, сохранение у передающего или получающего субъекта; пригодность к обработке, интеграции и "сжатию" объема за счет изживания дублирующей, повторной и параллельной информации; допустимость математического анализа; системность, коммуникативность.
Информация, циркулирующая в органах государственного управления, разнородна и разнообразна. Она может относиться к внешнеполитической, экономической, социально-политической и экологической обстановке. Информация этих видов имеет самостоятельную ценность также для соответствующих малых управленческих структур, когда они выступают как органы, принимающие решения в пределах своей компетенции. Кроме того, она служит в качестве основы для нормативных документов. Необходимые сведения могут содержаться в законах, иных нормативных актах, юридических решениях, письмах, справках, сводках, обзорах, информационных бюллетенях, сознании работников госаппарата и т.д.
Информацию в органах государственного управления можно классифицировать по разным основаниям и признакам. В литературе уже делались попытки классификации социально-управленческой информации при изучении проблем информатизации и технологизации социального пространства[18]. Например, информацию разделяют на официальную и неофициальную, общую и отраслевую, горизонтальную и вертикальную, по содержанию и целевому назначению, возможным социальным последствиям, степени доступности, а также на основе ее соотношения со временем (информация о прошлом, настоящем и будущем). В рамках управленческой системы она рассматривается с точки зрения актуальности, достаточности и адекватности для принятия соответствующего управленческого решения.
При разделении информации по объектам распределения внутри органа управления на первое место ставится информация для руководителя или руководящего звена (или исходящая от них), на второе - для должностных лиц. При этом рекомендуется сведения, заслуживающие особого внимания, направлять параллельно или перекрестно двум-трем не зависимым друг от друга работникам, чтобы обеспечить большую объективность анализа и оценок.
Таким образом, в современных трактовках информация выступает как совокупность знаний, сведений и связей между ними. Превращение информации в ресурс, наряду с энергетическими, финансовыми и др., позволяет определить ее как непосредственный продукт интеллектуальной деятельности наиболее квалифицированной и творчески активной части населения[19].
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6
