Форма N7-13 "Табель учета рабочего времени" применяется при автоматизированной обработке учетных данных. В табеле по форме N Т-13:
· при записи учетных данных для начисления заработной платы только по одному виду оплаты и корреспондирующему счету, общим для всех работников, включенных в Табель, заполняются реквизиты "код вида оплаты", "корреспондирующий счет" над таблицей с графами с 7 - 9 и графа 9 без заполнения граф 7 и 8;
· при записи учетных данных для начисления заработной платы по нескольким (от двух до четырех) видам оплаты и корреспондирующих счетов заполняются графы 7 - 9. Дополнительный блок с идентичными номерами граф предусмотрен для заполнения данных по видам оплаты, если их количество превышает четыре.
Бланки табеля по форме N Т-13 с частично заполненными реквизитами могут быть изготовлены с применением средств вычислительной техники.
К таким реквизитам относятся:
· структурное подразделение
· фамилия, имя, отчество
· должность (специальность, профессия)
· табельный номер и т.п. – то есть данные, содержащиеся в справочниках условно-постоянной информации организации. В этом случае форма табеля изменяется в соответствии с принятой технологией обработки учетных данных.
Условные обозначения отработанного и неотработанного времени, представленные на титульном листе формы N Т-13.
Штатное расписание (форма N Т-3), применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом (Положением).
Штатное расписание содержит:
· перечень структурных подразделений
· наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации
· сведения о количестве штатных единиц.
При заполнении графы 4 количество штатных единиц по соответствующим должностям (профессиям)., по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы с учетом особенностей работы по совместительству в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, указывается в соответствующих долях, например 0,25; 0,5; 2,75 и пр.
В графе 5 "Тарифная ставка (оклад) и пр." указывается в рублевом исчислении месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия (КТУ), коэффициенту распределения и пр. в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, коллективными договорами, трудовыми договорами, соглашениями и локальными нормативными актами организации.
В графах 6-8"Надбавки" показываются стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты), установленные действующим законодательством Российской Федерации (например, северные надбавки, надбавки за ученую степень и пр.), а также введенные по усмотрению организации (например, связанные с режимом или условиями труда).
При невозможности заполнения организацией граф 5 - 9 в рублевом исчислении в связи с применением в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации иных систем оплаты труда (бестарифная, смешанная и пр.) указанные графы заполняются в соответствующих единицах измерения (например, в процентах, коэффициентах и пр.).
Утверждается приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом.
Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им на это лица.
Формирование дел - называется группировка исполнительных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дел.
Правильное оформление дел необходимо:
ü для оперативного поиска нужных документов;
ü обеспечения сохранности документов, так как исключает возможность попадания важных документов в дела с второстепенными документами;
ü облегчения проведения подготовки дел к сдаче в архив, так как не проводится переформирование дел;
ü защиты персональных данных работников, так как они сосредоточены в определенных папках, подлежащих особому хранению.
За формирование дел отдела кадров отвечает специально назначенный работник под непосредственным контролем руководителя отдела.
Формирование дел осуществляется в соответствии с заголовками дел по заранее составленной номенклатурой дел отдела кадров.
Заголовки дел должны быть краткими и соответствовать смысловому содержанию документов, находящихся в данном деле.
На большинстве предприятий формирование дел проводится по названиям видов документов, например: приказы, трудовые договоры, приказы и т.п.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:
· в дело помещаются документы, работа по которым завершена;
· документы, подшитые в дело, являются подлинниками или заверенными копиями;
· документы разных сроков хранения формируются в разные дела;
· документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело;
· в дело включается, как правило, один экземпляр документа;
· каждый документ, помещенный в дело, должен быть правильно оформлен (иметь дату, подпись, отметку об исполнении и т.п.);
· в дело формируются, как правило, документы одного года;
· в дело не должны подшиваться документы, подлежащие возврату, а также черновики, проекты документов;
· документы внутри дела чаще всего располагаются в обратной хронологической последовательности, то есть только что исполненные документы будут подшиты в папку сверху (используется также расположение документов по алфавиту фамилий, порядковым номерам документов или в логической последовательности решения вопроса). Чтобы облегчить поиск нужных документов внутри дела составляется внутренняя опись дела.
Внутренняя опись составляется для учета документов постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызван спецификой документации (наличие грифа секретности, особо ценные документы и т.п.)
Внутренняя опись составляется лицом, ответственным за документы дела, и подшивается в начале дела.
Планы и отчеты хранятся в делах того года, к которому они относятся по содержанию, независимо от времени их составления или утверждения.
При формировании дел используется скоросшиватели, рассчитанные в среднем на 200 листов и на годовую подшивку документов, а также папки-файлы, позволяющие подшивать в 2-3 раза больше. Папки-файлы (типа «Ьеуггг", "ОгапсГ, "Вапе1х" и т.п.) могут вестись на протяжении нескольких дел.
Поэтому для оперативного поиска документов внутри дела необходимо использовать разделители с указанием года.
Специалистами установлен оптимальный срок использования документов в делопроизводстве - 3 года. После истечения этого срока решается дальнейшая «судьба» документов: передать ли их в архив предприятия или уничтожить. Проведение такой работы называют научно-технической обработкой документов.
Научно-техническая обработка включает в себя весь комплекс работ по подготовки документов к сдаче в архив, включая экспертизу их ценности, а также уничтожение документов с истекшими сроками хранения.
С целью обеспечения сохранности документов и оперативного наведения справок в архивах Росархивом установлены правила подготовки и передачи дел на архивное хранение.
Для определения сроков хранения документов, подготовки документов к архивному хранению и отбора документов для уничтожения на предприятии создается постоянно действующая экспертная комиссия.
Экспертная комиссия назначается приказом руководителя предприятия и состоит из 3-5 человек.
Примерный состав экспертной комиссии:
Ø зам. директора
Ø ведущий специалист (юрист, работник службы делопроизводства, отдела кадров или бухгалтерии)
Ø секретарь-референт
Если на предприятии есть архив, то в состав комиссии входит архивист.
Главной задачей комиссии является проведение ежегодного отбора документов для архивного хранения и уничтожения тех документов, сроки, хранения которых истекли.
Первым этапом научно-технической обработки является определения наиболее подходящего времени для ее проведения. Если в организации очень напряженная пора авралов, подведение итогов, завершения срочных работ и т.п., то лучше перенести обработку на более спокойный период. Начало года или время отпусков, как правило, подходят лучше всего.
На заседании экспертной комиссии определяется место проведения научно-технической обработки. Комната или кабинет должны быть недоступны для посторонних посетителей, оборудованы средствами охранной сигнализации и находится в месте, удобном для сосредоточения документов структурных подразделений предприятия.
Экспертная комиссия решает вопрос определения хронологических рамок обрабатываемых документов.
Временные стоки хранения применяются всеми организациями, постоянный срок хранения применяется только теми государственными, муниципальными организациями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы, и негосударственными организациями, с которыми заключены соответствующие договоры, то есть источниками комплектования архивов.
Другие организации хранят эти документы от 10 лет до ликвидации организации в соответствии с законодательством и необходимостью практического использования документов.
По документам, сроки хранения которых не предусмотрены перечнями, экспертной комиссией предприятия выносится самостоятельное решение о продолжительности их хранения с учетом важности документов, необходимости их использования в справочных целях, обращения к ним в случае возникновения споров, исков, претензий.
В зависимости от значимости документов устанавливается следующие сроки хранения.: 1 год, 3 года, 5, 10, 15, 50, 75 лет и постоянно. При истечении сроков хранения учитываются только годы. Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.
В результате работы экспертной комиссии документы подразделяются, на три группы:
ü документы, предназначенные для архивного хранения
ü документы, подлежащие уничтожению
ü документы, необходимые для дальнейшего использования в делопроизводстве
К документам, передаваемым кадровой службой в архив, относятся:
Ø приказы по личному составу
Ø личные карточки ф. Т-2
Ø личные дела
Ø книги, журналы учета сотрудников, алфавитные книги
Ø книги, журналы учета приема, увольнения и перевода работников
Ø книги учета выдачи трудовых книжек
Ø невостребованные трудовые книжки
Ø протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий.
Дела, отобранные на архивное хранение, требуют дополнительного оформления:
· документы в деле необходимо расположить в хронологическом порядке, если он не соблюдался в процессе формирования дела;
· произвести нумерацию листов дела в правом верхнем углу простым карандашом или нумератором;
· подшить в конце дела заверительный лист, в котором указывается количество листов в деле;
· на наиболее важные документы (по личному составу или имеющие гриф ограничения доступа) составить внутренние описи дел, если они не были составлены ранее, и подшить их в начале дела;
· переплести дело или прошить его в 4 прокола;
· дополнительно указать на обложке дела количество листов согласно заверительному листу, срок хранения дела, уточнить заголовок и крайние даты дела.
Дела временного хранения (до 10 лет включительно) разрешается хранить в скоросшивателях без прошивки и нумерации листов и без уточнения крайних дат документов. Документы в подобных делах хранятся в прямой и обратной хронологической последовательности, пересистематизация их не обязательна.
На документы отдела кадров, передаваемые в архив, составляется отдельная опись - опись № 1 л/с (дел по личному составу).
Опись составляется, как правело, на документы одного года. В описи по личному составу дела располагаются в определенном порядке:
■ книги, журналы учета сотрудников (если она ведется)
■ приказы по личному составу
■ личные карточки и личные дела
■ невостребованные трудовые книжки
■ лицевые счета по заработной плате (берутся из бухгалтерии)
В конце каждой описи указывается цифрами и прописью количество включенных в нее дел. Каждое дело в описи получает свой порядковый (архивный) номер, который затем поставляется на обложке соответствующего дела.
На документы, выделенные к уничтожению, составляется акт.
Акты и описи составляются и подписываются членами экспертной комиссии, рассматриваются и утверждаются руководителем предприятия.
В период подготовки дел к передаче на хранения работником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количество дел описи. Все выявленные при проверке недостатки экспертная комиссия обязана устранить.
Прием-передача дел в архивохранилище проводится членами экспертной комиссии и архивистом. Только после передачи документов в архив предприятию разрешается производить уничтожение документов, включенных в акт.
Уничтожение документов осуществляется с помощью специальных машин, не менее чем тремя работниками предприятия.
Пройдя практику в отделе кадров ФГОУ СПО «Челябинского юридического техникума», я выяснила, что качество ведения кадровой документации зависит от добросовестности руководителя и уполномоченных им лиц.
Каждый руководитель трудового коллектива должен учитывать, что документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работников и подтверждающие трудовой стаж играют особую роль в жизни человека.
Трудно переоценивать важность безупречного оформления документов отдела кадров, правильного хранения и защиты персональных данный в них. Но, к сожалению, в настоящее время нет нормативного документа федерального уровня, в котором определялся бы единый подход к составу и правилам ведения и оформления кадровой документации. Если в кадровых службах государственных учреждений и предприятий сохраняются многолетние традиции строгого и четкого ведения документов по личному составу, то в негосударственных организациях зачастую недооценивается роль кадровой документации, игнорируется необходимость составления отдельных видов документов, не учитываются требования контролирующих органов к документам по личному составу.
Сотрудники кадровой службы по роду своей деятельности имеют доступ к персональным данным работников предприятия и всегда должны помнить о неукоснительном выполнении требований по их защите.
Работники кадровых служб всегда должны сознавать свою ответственность перед трудовым коллективом и помнить, что за сухими буквами документов стоят живые люди.
Документы по личному составу должны быть также под пристальным вниманием инспекторов труда, архивных работников. Органы Федеральной инспекции труда действуют при каждом региональном департаменте по труду. Они вправе запрашивать у администрации предприятия любые документы, необходимые им для выполнения контрольных функций.
Следовательно, одной из наиболее важных функций кадровой службы предприятия (или сотрудника, ответственного за работу с кадрами) является правильное документирование трудовых правоотношений.
В частности большое внимание нужно уделять документам, возникающим в процессе приема, перевода, увольнения работников, для того, чтобы они соответствовали правилам, формулировкам действующего законодательства.
Таким образом, процедуры, выполняемые кадровой службой при оформлении движения кадров, документируются посредством работы
с определенными документами, важнейшими среди которых являются трудовой договор (контракт), приказы по личному составу, трудовая книжка.
В результате этого, ясно, что и в интересах работника и в интересах работодателя - правильное, соответствующее всем требованиям законов и нормативов оформление, ведение и хранение документации по личному составу.
Кроме прохождения производственной практики в отделе кадров я занималась оформлением зачетных книжек студентов III курса, готовила документацию к итоговым государственным экзаменам. Вся эта работа требовала внимания и усидчивости, скрупулезности.
За период прохождения практики я углубила свои знания по делопроизводству и трудовому праву, надеюсь, приобретенные на практике знания мне пригодятся и в последующем.
1. Конституция РФ. 1993 г.
2. Гражданский кодекс РФ. Ч. 1-2.
3. Трудовой кодекс РФ. 2002 г.
4. Федеральный закон от 20.02.95 № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации».
5. постановление Совмина-Правительства РФ «О порядке ведомственного хранения документов и организации их делопроизводства» от 03.03.1993 г. № 191
6. Основы законодательства РФ об архивном фонде РФ и архивах. Постановление Верховного Совета РФ от 07.07.1993 г. № 5342-1.
7. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ. Государственная архивная служба России (Росархив). М., 1997
8. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
9. Закон Челябинской области об архивном фонде Челябинской области и архивах. Принят постановлением Челябинской областной Думы от 25.01.1996 г. № 363
10. Основные правила работы архивов организаций. Росархив, ВНИИДАД. М., 2002-152с.
11. «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформления документов ГОСТ Р 6.30-2003. Дата введения - 01.07.2003 г.
12. М.Ю. Рогожин. Деловые документы в примерах и образцах. Новый ГОСТ Р 6.30-2003. М. МЦФЭР 2003.
Размещено на
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7
