В
деловых материалах часто приходится приводить цифры. Таблицы воспринимаются
визуально труднее, чем текст. Поэтому, приводя числовые данные, следует
обратить внимание на способ их выделения, расположение, логику порядка строчек
и столбцов. Более предпочтительны в деловых материалах диаграммы, графики.
Требования
к содержанию служебного документа:
•
точность и ясность изложения мыслей;
•
максимальная доступность текста для понимания, употребление простых фраз;
•
краткость, лаконичность, немногословие, отсутствие пустых фраз;
•
грамотность;
•
корректность.
Унификация
документов необходима с экономической точки зрения (сокращение труда на
составление документа), правовых требований, с технических позиций, с психологической
точки зрения (ориентация читателя).
Рекомендации к оформлению
корреспонденции
1.
Постарайтесь разместить письмо на одной странице.
2.
В первых фразах постарайтесь указать точно, о чем письмо.
3.
В заключительной фразе – суммируйте кратко вышесказанное.
4.
Используйте подчеркивание или выделение шрифтом нескольких ключевых слов или
одной-двух ключевых фраз.
5.
Излагайте содержание ясно и однозначно.
6.
Формулируйте предложение с позиции заинтересованности получателя.
7.
Используйте только лучшую бумагу.
8.
Не допускайте помарок и подчисток.
9.
Безжалостно редактируйте текст.
10.
Не пишите письмо, если не знаете точно, чего сами хотите.
11.
Помните, что письмо может храниться у адресата длительное время.
Бюрократические приемы в письме
Бюрократия
– пренебрежение к существу дела ради соблюдения формальностей.
Типовое
начало: «В связи с разъяснением технического отдела 15/78 по приказу директора
комбината 479, уточняющего инструкцию министерства 236 по постановлению
правительства 511, раскрывающего закон, принятый ранее, мы, к сожалению, не...»
Типовые
термины бюрократии, которые следует воспринимать несколько иначе:
•
оптимизировать – это означает усложнять дела, затемнять суть;
•
приемлемый – обеспечивающий интересы своих людей;
3.
Необходимы справки, подтверждающие этот документ.
4.
Вам нужно согласовать это в других подразделениях.
5.
У меня нет времени.
6.
Приходите на следующей неделе.
Письмо-отказ
Писать
письма-отказы тяжело, но нельзя это откладывать. Вы постоянно будете
возвращаться к этому, отвлекаться от текущих дел. Проявите свою интеллигентность
и профессиональную компетентность и сформулируйте отказ.
Письмо-отказ
надо сформулировать так, чтобы смягчить удар по самолюбию получателя. Можно
начать письмо позитивно, обнадеживающе, пожелать удачи. Недопустимо
использовать формулировки типа «ваша некомпетентность», «вы должны знать»,
«кроме ваши просьб у нас тысячи проблем» и т. п. Четко аргументируйте отказ
объективными условиями. Отметьте, что вы сожалеете, но вынуждены отказать.
Вежливо попрощаетесь.
Одним
из авторов открыток считают австрийского журналиста Эмануэля Германа, который в
1869 г. опубликовал статью «Новая форма письма». Однако и раньше использовались
открытые письма. Одно из известных – письмо тайного советника из Пруссии
Генриха фон Стефана, который использовал эту форму корреспонденции с целью
публичного ругательства для непорядочного поставщика. Первая партия официальных
открыток была выпущена в Австрии, и 32 миллиона штук разошлись за три месяца.
Далее началась эра открыток в Германии, Франции и России. В 1871 г. они
попадают в Канаду, а затем в США. Международное признание открытка получила в
1874 г. на основании Международной почтовой конвенции. Первые почтовые открытки
были простым листом плотной бумаги. Иллюстрированные открытки появились в 1875
г.
