Портативный сканер. Портативный сканер обеспечивает недорогой способ преобразования изображения в цифровую форму и их ввод в компьютер.
По сравнению с настольными сканерами он обладает значительно более скромными возможностями. Например, он не пригоден для использования в настольных издательских системах, к тому же малейшая вибрация приводит к обесцениванию проделанной работы. Но стоят такие сканеры значительно дешевле. Их вполне можно использовать там, где не требуется высокое качество изображения. Работа с аппаратом не требует больших навыков. Сканируемый оригинал помещается на плоскую поверхность, сканер устанавливается на одной из его сторон и, после нажатия кнопки пуска, медленно перемещается по оригиналу вручную. Сканер обеспечивает возможность выбирать разрешение сканирования (до 400 точек на дюйм). Максимальная ширина сканируемого оригинала составляет 2,5 дюйма (6,4 см) и ограничивается размером рабочей поверхности аппарата. Длина оригинала зависит от памяти компьютера. Если оригинал превышает ширину сканера, то можно обрабатывать его отдельными частями, а затем с помощью программ объединять эти части в одно изображение.
Штемпелевальные устройства (нумераторы). Они служат в фирме для печатания на документах коротких цифровых сообщений: номеров, индексов, даты и т. п.
Ламинаторы - машины для защиты документов от влаги, пыли, масла и от небрежного хранения путем нанесения на поверхность документа защитного покрытия. Документ вставляется в машину, где он подвергается термообработке, в результате которой на документ наносится с двух сторон защитная пленка, или на поверхность документа просто приклеивается липкая прозрачная пленка. В ООО Фирма «РИКА» ламинируются по заказу потребителей, ценные бумаги, объявления, обложки книг и отчетов, меню и многие другие документы.
В ООО Фирма «РИКА» применяются фальцевальные машины - устройства для выполнения различных видов фальцовки (сгибания) бумаг по заданному формату и аккуратного складывания их. Фальцевальные машины выполняют все стандартные виды фальцевания: одинарного, типа письма, зигзаг, двойного параллельного и др. Размеры полей устанавливаются оператором по заданной схеме. Производительность фальцевальной машины FKS FG 3500 до 20000 листов в час.
Брошюровальные машины. Это устройства для автоматической фальцовки и скрепления брошюр с помощью металлических скрепок. В работе магазина применяются как простой ручной, так и электрифицированный сшиватель бумаг.
Машина для уничтожения документов. Работает путем их мельчайшего разрезания и микроизмельчения и снабжена автоматическим приводом и контейнерами для уничтожаемых документов и отходов в виде бумажной пыли. Используется вид уничтожителя: офисный (продольная резка).
Телефонные каналы связи. Используются, так как они являются наиболее разветвленными и используемыми. По ним осуществляется передача звуковых и факсимильных сообщений, они являются основой построения информационно-справочных систем, систем электронной почты и вычислительных сетей фирмы.
И, наконец, фирмой активно используется персональный компьютер, причем не один, а несколько. Он подключен к абонентской телефонной сети и получает доступ к другим абонентам этой сети, к электронной почте, к телетайпам и телефаксам, работающим с этой сетью.
В настоящее время компанией создан свои веб-сайт. Фирма используют его не только как еще один рекламный проспект с картинками, но и как инструмент позволяющий упростить общение с клиентом. Компания в ближайшем будущем собирается разместить в Интернете свой сайт с историей фирмы, перечнем ее услуг и ценами, сборником нормативно-правовых актов, перечнем наиболее часто задаваемых вопросов и ответов на них, формой, заполнив которую посетитель сайта сможет не только задать свой вопрос, но и подать заявку на регистрацию своей информационной системы. Планируется также для дополнительного привлечения клиентов предоставлять скидку, тем, кто подаст заявку на сайте компании.
Что касается применения специальных программ для поддержания внутрифирменной информационной деятельности фирмы, то на предприятии существуют интегрированные программные системы Water Mark Professional, позволяющие работать с документами различного формата. Также применяется широко известная система Microsoft Office for Windows, включающая в себя СУБД Access 2.0, табличный процессор Excel 5.0, текстовый редактор Word 6.0, электронную почту Mail и ее расширение Form Designer, программы обслуживания факс-модемов At Work PC Fax и техники для презентаций Power Point и многое другое.
Итак, следует вывод, что компьютерные сети, периферийное оборудование и программное обеспечение являются составными и неотъемлемыми частями информационной системы коммерческого предприятия ООО Фирма «РИКА».
2.4 Рекомендации по совершенствованию процесса автоматизации в системе управления ООО «Фирма РИКА»
Исследовав процесс автоматизации в системе управления коммерческого предприятия ООО Фирма «РИКА», сформулированы следующие рекомендации.
На взгляд автора, построение оргструктуры управления коммерческой деятельности на предприятии ООО «РИКА» оптимально. Взятая за основу продуктово-рыночная ориентация руководством оправдана, так как, во-первых, предприятие работает как на внутренний, так и на внешний рынок, и, во-вторых, разделение малочисленных отделов фирмы положительно сказывается на определении конкретных потребителей, что важно для сбыта на коммерческом предприятии.
Предоставленные полномочия директору функций по реализации маркетинговых планов, развитию производства и сбыту обеспечивают оптимальное взаимодействие схемы: разработка - производство - сбыт. Все возникающие проблемы и разногласия решаются в рамках одной системы - во главе с директором. Это требует прохождения меньшего числа инстанций и процедур согласования.
В связи с тем, что на предприятии отсутствует маркетинговая служба, имеет место недостаточный порядок с организацией системы маркетинга. На решение проблем, которые могут возникнуть при решении коммерческих задач, может оказать влияние специалист-маркетолог. Несмотря на то, что фирма находится в стадии развития, необходима наработки опыта и нормативной базы. В связи с этим, необходимо:
· обеспечить маркетинговой службе регулярный доступ к отчетной и плановой информации по затратам на товарную продукцию, а так же - к плану денежных выплат и поступлений;
· провести с участием специалиста по маркетингу ревизию фондов предприятия и рассмотреть вопрос о реализации не использующихся;
· включить в перечень функций маркетолога организацию и обеспечение сравнительной эффективности закупок необходимой комплектации, сырья и материалов;
· обучить всех сотрудников основам стратегии предприятия в краткосрочном и долгосрочном периоде;
· для целей активизации конъюнктурно-экономических исследований приказом закрепить за маркетологом обязанность концентрации имеющейся и поступающей на предприятие информации. Обязать другие подразделения предприятия способствовать маркетинговой службе в достижении этой цели;
· разработать систему регулярной отчетности маркетинговых служб.
Что касается конкретно автоматизации офиса фирмы, то автором сделан вывод, что для успешного ведения бизнеса в исследуемой фирме используется необходимое количество офисной и оргтехнической техники соразмерно величине данного коммерческого предприятия, применены специальные информационные ресурсы, работает система информации внутри организации.
Выше изложенные методы при их реализации в текущем периоде, должны способствовать становлению коммерческой и маркетинговой деятельности на предприятии и улучшению в среднесрочном периоде финансово-экономического состояния ООО Фирма «РИКА».
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Коренные преобразования в коммерческой среде, переход от административно-командных к экономическим методам управления, развитие предпринимательской деятельности и рыночных структур, а также необходимость быстрого принятия решений привели к существенным изменениям в потоках информации, организационных формах и методах обработки и представления данных. Большинство пользователей отказались от услуг, предоставляемых крупными вычислительными центрами. С появлением персональных компьютеров, удобной и компактной оргтехники их услуги оказались невостребованными в силу ряда причин, в том числе организационных, технических и экономических.
Ни одна организация никак не может осуществлять свою деятельность без информации. В процессе нормального функционирования организации, управления ею в различного рода информации нуждаются все ее работники, от простого рабочего или служащего, до директора. Не исключением является и деятельность в этом разрезе коммерческого предприятия ООО Фирма «РИКА».
Новые технологии помогают коммерческому предприятию изменить взаимоотношения с клиентами и найти новые средства для извлечения прибыли.
Что представляют собой информационные системы и как они могут быть использованы в управленческой деятельности предприятия ООО Фирма «РИКА» - вот вопросы, которые были освещены в этой работе.
Таким образом, в настоящей работе проблема освещалась в двух сечениях: информационный менеджмент и автоматизация коммерческой деятельности торгового предприятия ООО Фирма «РИКА».
Для достижения поставленной в рамках курсового проектирования цели были решены следующие задачи:
· рассмотрено место информации и информационных систем современного коммерческого предприятия;
· охарактеризованы средства административно - управленческой связи предприятия;
· рассмотрена организация процесса управления и информационный менеджмент на коммерческом предприятии;
· охарактеризованы особенности автоматизации коммерческого предприятия;
· дана характеристика ООО Фирма «РИКА» как субъекту коммерческой деятельности;
· проанализировано управление коммерческой деятельностью в ООО Фирма «РИКА»;
· рассмотрено информационное обеспечение в процессе коммерческой деятельности ООО Фирма «РИКА»;
· даны рекомендации по совершенствованию процесса автоматизации в системе управления ООО Фирма «РИКА».
Таким образом, можно заключить, что перспективы развития коммерческого предприятия ООО Фирма «РИКА» достаточно обширны. Сегодня данная фирма - несомненный лидер среди подобных себе в республике Хакасия.
Рассмотрев процессы автоматизации управления коммерческого предприятия, проведя обзор позиции фирмы на рынке, можно дать следующие рекомендательные выводы:
Торговому предприятию ООО Фирма «РИКА» необходимо продолжать осуществлять основную цель бизнеса - создание прочного фундамента для партнерских отношений фирмы и клиента посредством политики автоматизации. Таким образом, развитие бизнеса должно идти по пути улучшения качества предоставляемых услуг и товаров, путём использования информационных систем в коммерческой деятельности.
БИБЛИОГРАФИЯ
1. Джугенхаймер Д., Уайт Г. Основы рекламного дела / Пер. с англ. Самара: Федоров, 1996.
2. Диксон П. Управление маркетингом/Пер. с англ. - М.: БИНОМ, 1998
3. Дихтлъ Е., Хершген X. Практический маркетинг. М.: Высшая школа, 1995.
4. Дойль П. Менеджмент: стратегия и тактика. - СПб.: Питер, 1999.
5. Андреев С.Н. Основы концепции маркетинга коммерческих субъектов. Маркетинг в России и за рубежом. №5, 1999.
6. Андреев С.Н. Принятие решений в маркетинговых ситуациях//Маркетинг в России и за рубежом. 1998, №1.
7. Андреев С.Н. Роль маркетинга в повышении результативности деятельности коммерческих субъектов. Маркетинг в России и за рубежом, №2, 2000.
8. Андреев С.Н., Евстафьев В.А., Лисовский С.Ф., Мельниченко Л.Н., Скоробогатых И.И. Основы предвыборного маркетинга//Маркетинг и маркетинговые исследования в России, №3 (15) июнь 1998.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8
