Завідуючий складом керує матеріально-технічним постачанням і збутом продукції, роботою житловий комунального господарства і ін.
Основним структурним підрозділом по управлінню кадрами в організації є відділ кадрів, на який покладені функції по прийому і звільненню кадрів, а також з організації навчання, підвищення кваліфікації і перепідготовки кадрів. Начальник відділу кадрів виконує свої службові обов’язки відповідно до посадової інструкції [Додаток 7].
Діяльність кадрової служби підприємства регламентується Положенням про кадрову службу [30]. Це положення включає наступні розділи: загальні положення; задачі відділу (вказуються задачі щодо кадрового забезпечення, формування стабільного трудового колективу, зниження плинності кадрів і зміцнення трудової дисципліни); функції відділу (визначаються, виходячи із встановлених перед ним задач); права відділу (виражаються у повноваженнях начальника відділу кадрів і його працівників, обумовлених посадовими інструкціями, що затверджує керівник підприємства); відповідальність відділу (відповідальність начальника відділу кадрів, його працівників, у залежності від посадових функцій, і в цілому відділу кадрів).
Найважливіші завдання, які вирішує кадрова служба, це: соціально-психологічна діагностика; аналіз і регулювання групових і особистих взаємовідносин, відношень керівництва; управління виробничими і соціальними конфліктами і стресами; інформаційне забезпечення системи кадрового управління; управління зайнятістю; оцінка і добір кандидатів на вакантні посади; аналіз кадрового потенціалу і потреби в персоналі; маркетинг кадрів; планування і контроль ділової кар'єри; фахова і соціально-психологічна адаптація робітників; управління трудовою мотивацією; правові питання трудових відношень; психофізіологія, ергономіка і естетика праці.
До функцій кадрової служби підприємства належать:
• визначення потреби в кадрах, планування кадрового забезпечення і руху кадрів;
• організація підбору, розміщення і виховання персоналу;
• дослідження і аналіз ділових, професійних і особистих якостей працівників підприємства;
• організація діловодства з роботи з персоналом;
• оцінка і атестація персоналу підприємства;
• організація навчання і підвищення кваліфікації персоналу;
• формування кадрового резерву, підготовка керівних кадрів і управління просуванням за службою;
• поліпшення умов роботи і рішення соціальних питань; розвиток мотивації, кар'єри працівників.
На ВАТ “Рівненська кондитерська фабрика” створена розгалужена служба управління персоналом по різних напрямках діяльності, що очолюється директором по персоналу [Додаток 8]. До компетенції директора по персоналу входять наступні питання:
• філософія і політика підприємства стосовно роботи з персоналом;
• організаційна і функціональна структури підприємства;
• статистична звітність;
• трудове законодавство;
• зв'язки з професійними об'єднаннями;
• зв'язки з урядовими, міськими, місцевими профільними організаціями.
До завдань, що вирішуються кадровою службою, відноситься також документування трудових правовідносин. В процесі їх виникнення і встановлення виникає значний обсяг різноманітних документів. Найбільша частина документів кадрової служби пов'язана з рухом кадрів.
Документування руху кадрів - невід'ємний обов'язок будь-якої організації, незалежно від масштабів її діяльності і організаційно-правової форми. Під рухом кадрів розуміють: прийом на роботу; перехід на іншу роботу; звільнення; надання відпусток; відрядження. Рух кадрів відбувається за правилами внутрішнього трудового розпорядку [Додаток 9]. Документи з оформлення прийому, звільнення, переміщення працівників, надання відпусток, заохочення, стягнення складають групу документів з роботи з персоналом підприємства. До таких документів відносяться: накази з особового складу, заяви, контракти з працівниками підприємства, трудові книжки, особисті картки і т. д. Усі ці документи формують особисті справи працівників підприємства. Документація з роботи з персоналом ведеться з моменту прийому працівника до підприємства. Вона є самостійною групою, що обумовлено певними особливостями документування роботи з персоналом. Основою для використання різних форм документів є підсистема уніфікованих форм документів. Документообіг на фірмі грає дуже важливу роль. Дуже важливим є документальне оформлення угод (договорів), платіжних документів, актів виконаних робіт і ін.
Документація оформляється діловодами, і в залежності від призначення завіряється директором, головним бухгалтером. Організація роботи з документами – це створення оптимальних умов для усіх видів робіт із документами. До таких робіт відносяться: прийом і реєстрація, розгляд документів керівником, порядок проходження документів в організації й у виконанні, контроль виконання, формування справ, підготовка й передача справ в архів.
У документаційному забезпеченні підприємства виділяється три групи документів:
1) внутрішні;
2) що надходять (вхідні)
3) що відправляються (вихідні).
Кожна з цих груп має свої особливості обробки й проходження. Прийом і обробку документів, що надходять, і відправлення вихідних документів здійснює секретар-референт.
Реєстрація документів – це присвоєння йому вхідного номера й проставлення його на документі з наступним записом коротких зведень про нього в журналі-реєстрації. Реєстрація необхідна для забезпечення схоронності документа, обліку й контролю. Документи підприємства надалі або залишаються на тривале збереження в архіві, або тимчасово зберігаються, а потім передаються до знищення. Діяльність фірми супроводжується складанням різних типів документів:
- організаційні документи (структурна й штатна чисельність, штатний розклад, посадові інструкції й ін.);
- розпорядницькі документи (рішення, розпорядження, накази по основній діяльності);
- документи по особовому складу (колективний договір, накази по особовому складу, трудові книжки, особисті справи, особові рахунки);
- фінансово-бухгалтерські документи (річний звіт, головна книга, рахунки прибутку й збитків, акти, ревізії і т.п.);
- інформаційно-довідкові документи (листи, довідки, доповідні записки);
- нормативні документи від вищих органів;
- комерційні документи (контракти і договори).
Основними правовими документами у взаємовідносинах між підприємствами є комерційні контракти (договору), що представляють собою угоду сторін про встановлення й регулювання будь-яких відносин [Додатки 10,11].
Кваліфіковане ведення документації по особовому складу належить до необхідних професійних навиків працівника кадрової служби, при цьому документування будь-яких процедур повинне проводиться з дотриманням встановлених загальнодержавних правил оформлення документів.
Порядок оформлення документів, що входять в систему організаційно-розпорядчої документації, вимоги до бланків і текстів визначений ДСТУ 3017-97 [1, с. 45]. На вимоги, закладені в цьому стандарті, розробляються текстові бланки документів, складаються накази про прийом, переклад, звільнення і ін., а також протоколи, листи, доповідні і пояснювальні записки.
До складу кадрової документації входять наступні документи: трудовий договір (контракт); наказ (розпорядження) про прийом на роботу (форма Т-1); особиста картка (форма Т-2); наказ (розпорядження) про перехід на іншу роботу (форма Т-5); наказ (розпорядження) про надання відпустки (форма Т-6); наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту); табель обліку використання робочого часу; табель обліку використання робочого часу і розрахунку заробітної платні; особисті заяви працівників підприємства; графіки відпусток; доповідні записки; акти.
При прийомі на роботу працівнику необхідно пред'явити: паспорт, трудову книжку, диплом про освіту (якщо є), автобіографію, заяву про прийом на роботу. Якщо питання про прийом на роботу вирішено позитивно, адміністрація підприємства укладає з прийнятим працівником контракт. На сьогоднішній день існує цілий ряд типових форм контрактів між підприємством і працівником. Особливості контракту залежать від профілю підприємства і посади працівника.
При прийомі на роботу подається письмова заява, у якій викладають прохання про зарахування на підприємство, вказують свою професію, спеціальність і посаду. Для заяви характерні наступні реквізити: адресат, автор, найменування виду документу (заява), текст, підпис укладача, дата складання. Заява про прийом на роботу є підставою для відповідного наказу.
Наказами з персоналу підприємства оформляються: прийом, переміщення за службою, звільнення, надання відпусток, оголошення заохочень, заходи впливу до порушників і т. д. Оформляються накази з особового складу на загальних бланках. У заголовку до тексту пишуться слова: про прийом на роботу; про переведення на іншу роботу і т. д. У наказах з персоналу підприємства констатуюча частина, як правило, відсутня. Розпорядницька частина поділяється на пункти. Кожен пункт такого наказу починається дієсловом, що позначає дію: ПРИЗНАЧИТИ, ПЕРЕВЕСТИ, НАДАТИ і т. д. Потім вказується посада, структурний підрозділ, зміст дії по відношенню до особи, про яку складається наказ. Крім того, у пункті наказу про призначення на посаду вказують, на яку посаду, з якої дати і з яким окладом приймається робітник [Додатки 12-17].
Трудовий договір (контракт) складається у письмовій формі між працівником і адміністрацією підприємства в особі керівника підприємства і повинен містити наступні основні реквізити: назву виду документа, дату і місце складання, текст, підписи, друк [Додаток 18]. Контракт складається в двох екземплярах, один з яких залишається на підприємстві, а інший зберігається у працівника.
Наказ (розпорядження) про прийом на роботу заповнюється в одному екземплярі працівником відділу кадрів на всіх прийнятих, за винятком тих, що призначаються вищестоящим органом. Начальник структурного підрозділу дає висновок про можливість прийому: на зворотній стороні проекту наказу вказується, як хто може бути прийнятий на роботу що наймається, по якому розряду або з яким окладом і тривалістю випробувального терміну. На зворотній стороні проставляються також згода працівника з умовами роботи, результати переговорів, медичного огляду, відмітка про проходження інструктажу по техніці безпеки, протипожежному мінімуму і інші відмітки.
Працівник відділу кадрів на підставі наказу (розпорядження) про прийом на роботу заповнює особисту картку, робить відмітку про зарахування на роботу в трудовій книжці, а бухгалтерія відкриває особовий рахунок або відповідний йому документ.
Одним з основних документів в роботі з персоналом підприємства є особова картка, у якій вказується: П.І.Б., дата народження, громадянство, номер і серія паспорту, домашня адреса працівника, дані про стаж роботи, а також про посадові переміщення працівника вказують на підставі записів у трудовій книжці [Додаток 19]. Особова картка (форма Т-2) заповнюється на працівників всіх категорій в одному екземплярі на підставі відповідних документів, паспорта, військового квитка, трудової книжки (для сумісників копії трудової книжки, завіреної нотаріусом), диплому (свідоцтва).
Вільні рядки можуть при необхідності заповнюватися даними по розсуду організації. Після заповнення розділу "Загальні відомості" особа, що оформляється на роботу, підписує особисту картку і проставляє дату заповнення. Вільні рядки в п. 6 (6.3, 6.4) розділу 1 призначені для назви і дати закінчення другої освітньої установи вищої або середньої професійної освіти. У розділі III з кожним записом, що вноситься на підставі наказу (розпорядження) про прийом на роботу і переведення на іншу постійну роботу, адміністрація зобов'язана ознайомити працівника під розписку в графі 11. У розділі IX "Додаткові відомості" для повноти обліку осіб, що навчаються на заочній формі навчання установ вищої і середньої професійної освіти, слід проставляти дати надходження до освітньої установи і його закінчень. Особисті картки таких працівників рекомендується зберігати окремо до закінчення ними освітніх установ.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12
