2.2. Функциональные области контроля

Наиболее общими функциональными областями контроля на ООО “Транссервис ЛТД” являются:

реализация и дебиторская задолженность

снабжение и кредиторская задолженность

платежи по счетам и поступление денежных средств в кассу

расчеты с персоналом по зарплате

инвестиции

основные средства

запасы

В нижеприведенной таблице дано описание каждой из указанных функциональных областей

2.3. Организация документооборота

Правильная организация документооборота -- неотъемлемое условие успешной работы ООО “Транссервис ЛТД”.

Выполнение требований к оформлению документов обеспечивает их юридическую силу.

Согласно Положению о документах и документообороте в бухгалтер-ском учете, утвержденному Минфином СССР от 29 июля 1983 г. № 105, под документооборотом понимается создание или получение от других предприятий, принятие к учету, обработка и передача в архив первичных документов. Движение же первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком документооборота.

Первичные и сводные учетные документы можно составлять на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организа-ция обязана изготавливать за свой счет копии таких документов на бумажных носителях дая других участников хозяйственных операций, а также для работников органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством РФ, суда и прокуратуры (Федеральный закон “О бух-галтерском учете”, п. 7 ст. 9).

Согласно Закону “О бухгалтерском учете” все первичные учетные доку-менты ООО “ТРанссервис ЛТД” составляются по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а докумен-ты, не предусмотренные в таких альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дата составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном

выражении;

е) наименование должностных лиц, ответственных за совершение хо-зяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

Регистры бухгалтерского учета используются для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения их на счетах бухгалтерского учета и в отчетности. Содержание таких регистров в соответствии с Федеральным законом “О бухгалтерском учете” является коммерческой тайной организации. Статья 139 ч. I Гражданского кодекса РФ оговаривает условия, при которых документ как носитель информации может составлять коммерческую тайну организации:

* информация имеет действительную или потенциальную коммер-ческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам;

* к ней нет доступа на свободном основании, и обладатель инфор-мации принимает меры к охране ее конфиденциальности.

Ответственность за противоправные действия с документами и ин-формацией предусмотрена Уголовным кодексом РФ, введенным в действие с 1 января 1997 г. Так, ст. 183 УК РФ гласит: “Собирание сведений, составляющих коммерческую или банковскую тайну, путем похищения документов, подкупа или угроз, а равно иным незаконным способом в целях разглашения либо незаконного использования этих сведений наказывается штрафом в размере от ста до двухсот минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы или ииого дохода осужденного за период от одного до двух месяцев, либо лишением свободы на срок до двух лет”.

Незаконные действия по разглашению или использованию без согласия владельца сведений, составляющих коммерческую или банковскую тайну, совершенные из корыстной или личной заинтересованности и причинившие крупный ущерб, наказываются штрафом в размере от двухсот до пятисот минимальных размеров оплаты труда или в размере заработ-ной платы или иного дохода осужденного за период от двух до пяти ме-сяцев, либо лишением свободы на срок до трех лет со штрафом в размере до пятидесяти минимальных размеров оплаты труда или в размере зара-ботной платы или иного дохода осужденного за период до одного месяца, либо без такового (п. 2 ст. 183 УК РФ).

Типовые формы финансово-учетных документов создаются и утверждаются Министерством финансов РФ, Центральным банком РФ, Комитетом по статистике РФ, Государственной архивной службой РФ, Государственной налоговой службой РФ.

Министерства и ведомства РФ создают и утверждают типовые фор-мы внутриведомственного пользования.

При необходимости в документы можно вносить исправления, испольуя три вида оговорок: “исправленному верить”, “вписанному верить” и “зачеркнутое не читать”. Исправления должны быть согласованы с участниками хозяйственных операций, что подтверждается подписями тех же лиц, которые завизировали документ, с указанием даты внесения исправлений.

В кассовых и банковских документах исправления не допускаются.

Многие документы необходимо регистрировать в специальном журнале с присвоением им регистрационных номеров. Перечень таких документов определен инструкциями министерств и ведомств Российской Федерации, законодательством Российской Федерации.

Бухгалтерская служба ООО “Транссервис ЛТД” регистрируют выданные доверенности, платежные поручения, приходные и расходные кассовые ордера, поступающие грузы и т.п.

Номера документам присваиваются в порядке возрастания цифр. Нумерацию принято начинать с 1 января каждого года. Документам, к которым приходится обращаться часто (договоры, гарантийные письма и т.п.), присваивают регистрационный индекс, включающий обозначение года, структурного подразделения, к которому относится документ, и при необходимости указывается число и месяц составления документа.

Документ в рамках одной организации регистрируют один раз.

Должностные лица, осуществляющие в организации делопроизводство, составляют номенклатуру дел по ее структурным подразделениям (юридический отдел, финансовый отдел, бухгалтерия, дирекция, отдел главного механика, главного инженера и т.д.), по сферам деятельности (торгово-закупочная деятельность, подсобное хозяйство, производство, реализация продукции, материально-техническое снабжение ит.д.).

Для контроля за исполнением документов в ООО “Транссервис ЛТД” создана картотека в разрезе сроков, исполнителей и специфики докумен-тов. Исполненные документы формируют в дела.

Движение документов (поступление от сторонних организаций и лиц, обработка, принятие к учету, сдача в архив) регламентируется графиком документооборота. Он может быть оформлен в двух вариантах -- в виде схемы и в виде перечня работ по созданию, проверке и обработке доку-ментов, выполняемых структурными подразделениями организаций, с указанием ответственных исполнителей и сроков.

График документооборота должен быть увязан с должностными ин-струкциями и учетной политикой организации. Эти документы должны взаимодополнять друг друга. ООО “Транссервис ЛТД” не имеет полноценного вышеуказанного графика, а наличие, на наш взгляд, упрощяет систему контроля за движением документов.

Заключительным этапом движения документов является их сдача в архив. В соответствии с Положением об Архивном фонде Российской Федерации архив подразделяется на две части: государственную и негосударственную. В последней хранятся архивы и архивные фонды негосударственных объединений (корпораций, ассоциаций, акционерных обществ), общественных организаций, физических лиц.

Собственники негосударственной части Архивного фонда РФ в обя-зательном порядке предоставляют сведения о своих архивах и докумен-тах органам Государственной архивной службы по их запросам с целью государственного учета этих документов. За неустранение выявленных нарушений в предписанные сроки на организацию налагаются повтор-ные штрафные санкции.

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив организации хранятся в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах и находятся под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Бланки строгой отчетности хранятся в сейфах, металлических шкафах или спе-циальных помещениях, обеспечивающих их сохранность, или в кассе орга-низации.

В соответствии с правилами архивного дела документы прошлого года хранятся в бухгалтерии на протяжении всего текущего года, затем их сдают в архив организации. Ответственность за организацию хране-ния учетных документов несет руководитель предприятия.

Изъятие учетных документов у организаций производится только органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры, судами, налоговой инспекцией и налоговой полицией на основании постановле-ний этих органов в соответствии с действующим законодательством Рос-сийской Федерации. Изъятие оформляют протоколом, копию которого вручают соответствующему должностному лицу организации.

Главный бухгалтер или другое должностное лицо вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие докумен-тов, снять с документов копии с указанием основания и даты изъятия.

В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель организации назначает приказом комиссию по расследованию причин случившегося. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашают представителей следственных органов, органов охраны и государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляют актом, который утверждает руководитель организации.

Для установления сроков хранения документов, отбора их на хранение и уничтожение в ООО “Транссервис ЛТД” может быть создана постоянно действующая экспертная комиссия, в которую приказом руководителя орга-низации назначаются наиболее квалифицированные специалисты основных структурных подразделений под председательством одного из руководящих работников предприятия.

Необходимо также отметить тот важный факт, что для предупреждения случаев различных нарушений необходимым является то, чтобы каждый служащий предприятия точно знал за какой участок работы он отвечает. В этом случае гораздо легче проследить судьбу изчезнувших сумм и выявить нарушения. Внедрение контрольной средыв ООО “Транссервис ЛТД” начинается с анализа его организационной структуры.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10