Рисунок 2.2 - Форма учетного регистра «Журнал Ордер»

Сводный учетный регистр «Главная книга» (рисунок 2.3) формируется на основе оборотов по счетам за месяц в журналах ордерах и ведомостях: кредитовые обороты счета переносятся одной итоговой суммой за месяц, дебетовые обороты собираются из различных журналов-ордеров и учитываются развернуто. Обороты по дебету каждого счета суммируются, выводится сальдо счета на конец месяца.

Рисунок 2.3 - Форма учетного регистра «Главная книга» (ЖО)

В компьютерном варианте учета данные регистры формируются как отчеты по базе данных бухгалтерских проводок.

Хронологические и систематические записи бухгалтерских учетных данных ведутся раздельно. Бухгалтерская проводка оформляется составлением мемориального ордера (МО) на каждую операцию или группу однотипных операций. По синтетическому счету открывается аналитический учет на карточках, а в МО указывается номер карточки для соответствующего счета проводки по операции. Документы-основания для составления проводки в МО прилагаются к ордеру, в котором указывается их количество, а сами МО регистрируются в специальном журнале с указанием номера МО, даты составления и суммы по операциям ордера. После этого МО регистрируются в «Главной книге». Для каждого синтетического счета выделяется отдельный лист, каждый МО отражается в Главной книге дважды - по дебету и кредиту корреспондирующих счетов (рисунок 2.4).

На основании итоговых данных «Главной книги» составляют оборотные ведомости по простой или шахматной форме.

Рисунок 2.4 - Форма учетного регистра «Главной книги» (МО)

Оборотно-сальдовая ведомость служит для обобщения отраженной на счетах учетной информации, проверки правильности записей бухгалтерских проводок и составления баланса. Оборотно-сальдовые ведомости могут составляться по синтетическим и аналитическим счетам, применяться в сочетании с другими учетными регистрами.

Для каждого счета за учетный период указывается начальное сальдо, обороты по дебету и кредиту, вычисляется конечное сальдо. На основании оборотно-сальдовой ведомости строится бухгалтерский баланс.

Этот регистр представлен практически во всех компьютерных системах бухгалтерского учета, формируется как отчет по базе данных бухгалтерских проводок (рисунок 2.5).

Рисунок 2.5 - Форма учетного регистра «Оборотно-сальдовая ведомость»

2.4 Компьютерный вариант учетных регистров

Компьютерный учет должен соответствовать единой методологической основе бухгалтерского учета, обеспечивать:

- Ведение бухгалтерского учета на основе принципов двойной записи.

- Взаимосвязь данных аналитического и синтетического учета.

- Сплошное отражение автоматизированным способом хозяйственных операций на основании первичных учетных документов.

- Сокращение трудозатрат на ведение учета.

- Контроль достоверности вводимых данных, целостности учетной информации.

- Формирование произвольных сводов, бухгалтерских отчетов автоматизированным способом.

В компьютерном варианте бухгалтерского учета может создаваться несколько взаимосвязанных учетных регистров:

- Бухгалтерских проводок.

- Хозяйственных операций.

- Первичных учетных документов.

Каждый такой регистр является базой данных (таблицей реляционной базы данных) определенной логической структуры.

Минимальный состав реквизитов регистра бухгалтерских проводок соответствует структуре данных регистра «Книга хозяйственных операций», но имеет расширение для связи со счетами аналитического учета и регистрами хозяйственных операций и документов-оснований:

- Дата (время) проводки.

- Код (идентификатор) документа (документо-строки) для проводки.

- Код (идентификатор) хозяйственной операции.

- Синтетический счет дебета.

- Синтетический счет кредита.

- Аналитические счета для дебетовой части проводки.

- Аналитические счета для кредитовой части проводки.

- Сумма проводки.

Для соблюдения жесткого хронологического порядка используется регистрация не только даты, но времени отражения в учете бухгалтерской проводки, поскольку это более точно отражает порядок их следования. В различных КСБУ может использоваться и более развитая структура данных учетного регистра бухгалтерских проводок. В частности, для аналитических счетов возможно отражение количественно-суммового учета (материальные ценности, ОС).

Регистр хозяйственных операций используется для автоматизации ввода первичных учетных данных, когда с хозяйственной операцией связан набор бухгалтерских проводок определенной корреспонденции счетов. При регистрации операции автоматически формируются бухгалтерские проводки, сумма проводки рассчитывается автоматически на основании суммы операции. Минимальный набор реквизитов учетного регистра хозяйственных операций:

- Дата (время) операции.

- Код вида операции.

- Код (идентификатор) хозяйственной операции.

- Код (идентификатор) документа операции.

- Сумма операции.

- Содержание операции.

Для первичных документов может быть создан отдельный учетный регистр бухгалтерских документов, содержащий минимальный набор реквизитов:

- Код вида типового документа.

- Номер документа.

- Дата (время) регистрации документа.

- Сумма по документу.

Если документ связан с формированием бухгалтерских проводок, одновременно с вводом сведений по документу создается набор проводок в регистре бухгалтерских проводок. Эти проводки имеют ссылку на код (идентификатор) документа. Суммы проводок рассчитываются автоматически на основании суммы документа. Возможна также связь документа с типовой хозяйственной операцией, которая, в свою очередь, формирует набор бухгалтерских проводок.

Связь учетных регистров (рисунок 2.6) предназначена для автоматизации формирования бухгалтерских проводок при вводе сведений об операции или документе. Эта связь дает возможность многократно редактировать операцию или документ и корректно изменять связанные с ними бухгалтерские проводки.

40

Рисунок 2.6 - Связь учетных регистров

Обработка информации учетных регистров выполняется при решении задач бухгалтерского учета, формировании отчетов. Результаты обработки представляются на машинном носителе в виде выборки данных, а также в виде машинограмм и видеограмм. Так, программным способом, на основании первичных учетных регистров могут быть сформированы все ранее рассмотренные формы учетных регистров в виде выходных отчетов.

2.5 Система документов

Система документов бухгалтерского учета включает первичные учетные и выходные отчетные документы. Согласно закону о бухгалтерском учете, все хозяйственные операции оформляются оправдательными документами, которые служат первичными учетными документами. На основании первичных учетных документов и ведется бухгалтерский учет. Формы первичных учетных документов должны соответствовать альбомным формам унифицированных систем документации по учету:

- сельскохозяйственной продукции и сырья;

- труда и его оплаты;

- основных средств и нематериальных активов;

- материалов;

- малоценных и быстроизнашивающихся предметов;

- работ в капитальном строительстве;

- работы строительных машин и механизмов;

- работ в автомобильном транспорте;

- результатов инвентаризации;

- кассовых операций;

- торговых операций.

В унифицированные форме по учету кассовых операций невозможно вносить дополнительные реквизиты при сохранении всех реквизитов унифицированных форм.

В бухгалтерском учете придается большое значение юридической силе документа. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы на оформление хозяйственных операций с денежными средствами подписываются руководителем организации и главным бухгалтером.

По возможности, первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции либо непосредственно после ее окончания. Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, достоверность содержащихся в документах данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

Все организации составляют на основе данных синтетического и аналитического учета бухгалтерскую отчетность, которая состоит из следующих форм:

- Бухгалтерский баланс - форма 1.

- Отчет о прибылях и убытках - форма 2.

- Отчет об изменениях капитала - форма 3.

- Отчет о движении денежных средств - форма 4.

- Приложение к бухгалтерскому балансу - форма 5.

- Отчет о целевом использовании полученных средств - форма 6.

- Аудиторское заключение, подтверждающее достоверность бухгалтерской отчетности организации (если она в соответствии с федеральными законами подлежит обязательному аудиту).

- Пояснительная записка.

Формы бухгалтерской отчетности организаций, а также инструкции о порядке их заполнения утверждаются Министерством финансов Российской Федерации. Отчетным годом для всех организаций является календарный год - с 1 января по 31 декабря включительно. Месячная и квартальная отчетность является промежуточной и составляется нарастающим итогом с начала отчетного года. Годовая бухгалтерская отчетность предоставляется учредителям, участникам организации или собственникам имущества, территориальным органам государственной статистики по месту регистрации1. Квартальная бухгалтерская отчетность предоставляется в течение 30 дней по окончании квартала, годовая - в течение 90 дней по окончании года. Бухгалтерская отчетность должна быть публичной (в СМИ, брошюры, буклеты и другие издания).

На формах бухгалтерской отчетности обязательно наличие следующих реквизитов:

- Наименование составляющей части.

- Указание отчетной даты или отчетного периода, за который составлена бухгалтерская отчетность («на 200 г.», «за 200 г.»).

- Полное наименование организации.

- Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН).

- Государственные и муниципальные унитарные предприятия представляют бухгалтерскую отчетность органам, уполномоченным управлять государственным имуществом.

- Вид деятельности по ОКДП.

- Организационно-правовая форма / форма собственности по ОКОПФ и код собственности по ОКФС.

- Единица измерения числовых показателей по ОКЕИ (тыс. руб., млн. руб.).

- Полный почтовый адрес организации.

- Дата утверждения для годовой бухгалтерской отчетности.

- Дата отправки / принятия почтового отправления бухгалтерской отчетности или дата ее фактической передачи по принадлежности.

В условиях компьютерной системы бухгалтерского учета вышеназванные регламентированные требования к документам реализуются с соблюдением следующих требований:

- Информации первичных учетных документов с использованием Ввод электронных форм документов.

- Максимально возможное использование нормативно-справочной информации базы данных для сокращения затрат на ввод данных.

- Программный контроль достоверности и полноты ввода данных.

- Санкционированный доступ для ввода и редактирования первичных учетных данных.

- Формирование реестра первичных учетных данных и протокола внесения изменений.

Вся первичная учетная информация вводится в базу данных и обеспечивает решение учетных задач. В условиях компьютерных сетей удается существенно сократить время передачи документов на обработку. Отчетные документы являются результатом решения задач, при постановке которых определены требования к формам отчетных документов.

3. Компьютерные системы бухгалтерского учета на базе
1С: Предприятие

3.1 Типовые конфигурации программы 1С: Предприятие

История создания и развития программы 1С: Предприятие служит яркой иллюстрацией смены информационных технологий компьютерного бухгалтерского учета: от простейшего АРМ, функционирующего в операционной системе MS-DOS, до создания развитой КСБУ масштаба среднего предприятия, соответствующей требованиям российских стандартов в области бухгалтерского учета и аудита Фирма «1С» ежегодно предоставляет на освидетельствование в ГНИВЦ МНС РФ свои программные средства, предназначенные для подготовки и передачи данных в налоговые органы. Программный продукт «1С: Предприятие» версии 7.7 получил сертификат РОСС RU.ME20.H00286 на соответствие требованиям к бухгалтерской и налоговой отчетности..

Для каждого режима существует свой круг пользователей. Так, в режиме конфигуратора работают проектировщики КСБУ, осуществляющие настройку и внедрение программы. Режим отладчика используется программистами, которые модифицируют существующие или создают новые программные модули. Режим предприятия обеспечивает эксплуатацию программы бухгалтерами, менеджерами склада, работниками отдела кадров. Режим монитора используется администратором системы.

Развитие 1С: Предприятие шло в двух направлениях:

- совершенствование инструментальных средств и создание новой оболочки системы;

- разработка типовых конфигураций предметных областей.

Сложилось сообщество «пользователей 1С: Предприятие», насчитывающее сотни тысяч человек, с одной стороны. С другой стороны, к сообществу фирм, связанных с созданием типовых конфигураций, внедрением, сопровождением, обучением пользователей программы, а также с продажей программы 1С: Предприятие принадлежат сотни фирм. Примеры «наполнения» метаданными оболочки 1С: Предприятие приведены в таблице 1.

По классификации компьютерных бухгалтерских систем эта программа традиционно относится к категории бухгалтерских конструкторов, а также комплексных бухгалтерских систем. По составу функций системы управления ее можно отнести к классу информационных систем предприятия.

Таблица 1 - Примеры конфигурации «1С: Предприятие»

Страницы: 1, 2, 3, 4