Автоматизация выполнения отдельных функций управления требует их расчленения на более мелкие части - функциональные задачи, для решения которых разрабатываются алгоритмы и пишутся программы.

1.3 Этапы автоматизации

Этап I. Оптимизация бухучета.

Как уже отмечалось, автоматизация имеет смысл лишь тогда, когда она что-то улучшает в бухгалтерии, поэтому начинать надо с выявления того, как и что можно улучшить. Дело в том, что все хорошие современные программы по автоматизации бухучета - очень гибкие системы, они позволяют настраивать на нужды конкретного предприятия буквально все, начиная от плана счетов и кончая формами отчетности в налоговую инспекцию. Проводится анализ имеющейся на предприятии системы бухучета, а именно:

1. Применяемый план счетов и использование конкретных счетов.

2. Применяемая аналитики по различным счетам.

3. Использующиеся типовые проводки для отражения типовых хозопераций.

4. Формы и содержание первичной документации.

5. Формы учетных регистров.

Анализ производится на предмет того, что можно изменить для улучшения бухгалтерского учета.

Этап II. Выбор масштабов автоматизации

Под выбором масштабов автоматизации понимается то, в каком объеме будет автоматизироваться бухгалтерия и в каком порядке будут переведены на компьютер разделы бухучета. Эта проблема тем более актуальна, чем крупнее автоматизируемая организация. Когда речь идет о небольшой фирме, где бухучет ведет один - два бухгалтера, то проблема не стоит вообще, бухучет надо автоматизировать полностью и сразу весь, потому, что объем работ по автоматизации в малых организациях невелик.

При выборе масштабов автоматизации есть еще один аспект. Он состоит в том, что информация, получаемая из бухучета требуется и в других структурных подразделениях предприятия, например в отделе сбыта - информация о состоянии расчетов с покупателями и отгрузке продукции, в отделе снабжения - информация об остатках на складах и их номенклатуре (аналитике), прогрессивно мыслящее руководство хочет знать о состоянии дебиторской и кредиторской задолженности (также в аналитике по должникам и кредиторам), объемах реализации и ее структуре, о структуре затрат и о многом другом. Хорошо автоматизированный бухучет в состоянии дать всю эту информацию с учетом всех специфических требований, значит нужно определить весь объем информации, требуемый для внутреннего пользования в организации и произвести настройку программы так, чтобы эта информация выдавалась, для этого производится совещание с заинтересованными службами предприятия и руководством и определяется что конкретно и в каком виде им требуется.

Этап III. Постановка задачи.

Когда определено, что будет изменяться в бухучете (Этап I) и какие разделы в каком порядке будут автоматизироваться (Этап II), следует четко определить, что автоматизированный бухучет будет давать на выходе. На выходе бухучет дает:

1. Первичные документы.

2. Учетные регистры для бухгалтерии.

3. Регистры и информацию для внутренних нужд предприятия.

4. Бухгалтерскую отчетность и расчеты по налогам и другим платежам.

Если не сделать заранее четкую постановку задачи, то может получиться, что программа будет настроена таким образом, что требуемые регистры и первичные документы вообще получаться не будут.

Этап IV. Выбор программного средства.

Только тогда когда спланирована оптимизация бухучета, определен масштаб и порядок автоматизации и завершена постановка задачи можно переходить к выбору программы. В противном же случае выяснится, что купленная заранее или по принципу "подешевле" программа просто не имеет достаточных возможностей для эффективной автоматизации предприятия и придется покупать новую. Для того чтобы во множестве программных продуктов, их версий и производителей найти путеводную нить к оптимальному для предприятия варианту следует понимать самое главное: просто плохих и просто хороших программ нет, значит нет и лучшей программы на все случаи жизни. Все те программные продукты, которые широко известны, продаются и рекламируются сейчас в России - хорошие продукты, они доказали это тем, что их знают, покупают и используют на протяжении уже нескольких лет множество предприятий.

Этап V. Вопросы техники.

Технические вопросы, связанные с компьютерами не входят в бухгалтерские функции, но, тем не менее, очень важны. Само по себе слово "компьютер" ничего о компьютере не говорит. Важна мощность (производительность) компьютера, которая зависит от нескольких его переменных параметров, называемых вместе "конфигурация компьютера".

Еще один технический вопрос - это вопрос установки компьютерных сетей, который встает, если внедряется сетевая программа. Существует большое количество различных типов сетей, сильно отличающихся по стоимости дополнительных аппаратных и программных средств для функционирования сети. Однако следует отметить, что если в сеть объединено немного (до 4-5 компьютеров), то сеть, требуемая для них будет стоить недорого и устанавливается достаточно легко, более же крупные сети требуют серьезных дополнительных затрат. Установкой сетей занимаются те же самые фирмы, которые продают компьютеры и делают "апгрэйд".

2. Анализ объекта исследования - ООО «Росинвест»

2.1 Характеристика объекта исследования

Организационно-правовая форма и наименование юридического лица: Общество с ограниченной ответственностью «Росинвест».

ООО «Росинвест» зарегистрировано Межрайонной инспекцией Федеральной налоговой службы № 2 по Республике Бурятия, свидетельство о внесении записи в единый государственный реестр юридических лиц от 11.10.2007 г.

Общество создано с целью удовлетворения общественных потребностей и извлечения прибыли.

Уставный капитал Общества составляет 10000 руб. Уставный капитал составляется из номинальной стоимости долей его участников, распределенных между двумя физическими лицами.

Высшим органом управления Общества является собрание участников Общества. К исключительной компетенции общего собрания участников относятся следующие вопросы:

определение основных направлений деятельности Общества, в том числе изменение уставного капитала Общества;

изменение Устава Общества, в том числе изменение уставного капитала Общества;

внесение изменений в учредительный договор;

образование исполнительных органов Общества и досрочное прекращение их полномочий;

избрание и досрочное прекращение полномочий ревизора Общества;

утверждение годовых отчетов и годовых бухгалтерских балансов;

принятие решения о распределении чистой прибыли Общества между участниками Общества;

утверждение документов, регулирующих внутреннюю деятельность Общества;

принятие решения о размещении Обществом облигаций и иных эмиссионных ценных бумаг;

назначение аудиторской проверки, утверждение аудитора и определение размера оплаты его услуг;

принятие решения о реорганизации и ликвидации Общества;

назначение ликвидационной комиссии утверждение ликвидационных балансов;

решение иных вопросов, предусмотренных ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью».

Единоличным исполнительным органом Общества является Директор.

Директор Общества избирается Общим собранием участников Общества сроком на 3 года.

В соответствии с Учётной политикой ООО «Росинвест» на 2007 г. бухгалтерский и налоговый учёт ведётся с использованием компьютерной техники и бухгалтерской программы. Бухгалтерию ведет один человек. Предприятие имеет расчетный счет в ОАО АК «БАЙКАЛБАНК», который находиться по ул. Красноармейская 28. Офис организации расположен по улице Лебедева 10 а.

Основной сферой деятельности было выбрано лесозаготовка и оптовая, мелкооптовая торговля лесоматериалами. С тех пор и по сей день цели и сфера организации не менялась.

ООО «Росинвест» занимается заготовкой обработанной и не обработанной древесины, все зависит от заказчика, а также продажа производственного мусора местному населению в ближайшие населенные пункты в виде материала для растопки печей.

Численность организации составляет порядка 60 человек, во главе организации стоит генеральный директор, именно на нем лежит вся ответственность за деятельности организации.

Организационная структура организации является линейно штабной, так как имеет «штаб»: бухгалтерия, и «штаб»: юридическая консультация.

Главной особенностью организации является это выход на международный рынок.

В первые два месяца функционирования организации переживало большие трудности, связанные с практическим отсутствием серьезных заказчиков, с не налаженностью производства, отсутствие квалифицированных кадров, а также с бюрократичностью некоторых проверяющих организаций, но со временем ряд проблем исчезло, исчезли проблемы с производством, сейчас оно работает с как единый слаженный механизм, хотя в каждом механизме бывают сбои в нашем же варианты это так называемые «форс мажорные обстоятельства». Так же исчезла проблема с отсутствием постоянных заказчиков, ими являются компании из КНР, отправка осуществляется железнодорожным транспортом.

Организация не делает никаких инвестиций, не берет кредитов, оборот осуществляется за счет заказчиков.

В соответствии с приказом №1 Об Учетной политике ООО «НТМ» на 2009 год. Бухгалтерский учет ведет лично руководитель. Способ начисления амортизационных отчислений по основным средствам выбран линейный. Переоценка первоначальной стоимости основных средств не производится Переоценка нематериальных активов также не производится. Способ отражения в бухгалтерском учете амортизационных отчислений по нематериальным активам производится путем накопления соответствующих сумм на отдельном счете. Оценка списания материально-производственных запасов (включая товары, кроме учитываемых по продажным ценам) производится по средней себестоимости. Синтетический учет заготовления материалов ведется по фактической себестоимости заготовления. Списание затрат по ремонту основных средств сразу на издержки производства и обращения. Оценка незавершенного производства в массовом и серийном производстве ведется по фактической себестоимости. Оценка товаров в организациях розничной торговли осуществляется по покупным ценам. Признание выручки от выполнения работ, оказания услуг, продажи продукции с длительным циклом изготовления считается по завершению выполнения работы, оказания услуги, изготовления продукции в целом. Организация не создает резервы по сомнительным долгам. Проценты по выданным векселям учитываются в составе прочих расходов в тех отчетных периодах, к которым относятся данные начисления. Проценты по причитающимся к оплате облигациям учитываются в составе прочих расходов в тех отчетных периодах, к которым относятся данные начисления. Способ определения стоимости финансового актива при его выбытии по первоначальной стоимости каждой единицы бухгалтерского учета финансовых вложений. Налоговый учет в организации ведется на основе регистров бухгалтерского учета и налогового учета. Налоговый учет в организации ведется по методу начисления.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6