Документ може бути записаний у різних форматах.
Для прискорення введення змісту документа використовуються такі вбудовані засоби, як автотекст та автозаміна. Словник автотексту містить набір найбільш поширених або вживаних слів та словосполучень. При введенні перших чотирьох літер такого елементу на екрані з’являється підказка з повним текстом елементу. Для завершення вводу такого елементу достатньо натиснути клавішу Enter. Користувач може також самостійно обрати елемент автотексту (наприклад, власне прізвище), використавши команду Вставка - Автотекст - Автозаміна. Автозаміна дозволяє спростити введення довгих слів та словосполучень шляхом введення більш короткої послідовності символів. Крім того, цей засіб автоматично виправляє слова з помилками за умови, що правильний варіант слова міститься в словнику автозаміни.
Редагування документа передбачає зміну вмісту або параметрів документа. Для внесення виправлень у набраний документ необхідно спочатку завантажити цей документ, тобто відкрити його. Для відкриття документа потрібно обрати пункт меню Файл - Открыть. На екрані з'явиться вікно, у якому потрібно задати маршрут (текстове вікно Папка) та ім'я файлу (текстове вікно Имя файла). Так само, як і у випадку запису файла, маршрут у більшості випадків користувачеві потрібно задати самостійно. Текстове вікно Тип файлов дозволяє задати додаткові обмеження на типи файлів, які будуть відображатись у цьому вікні. За умовчанням, у вікні відображаються лише файли, що є документами Word. Якщо користувачеві наперед невідомий тип файлу, рекомендується встановити у цьому вікні значення Все файлы.
Поширеними операціями при редагуванні документа є використання контекстного пошуку та заміни фрагментів документа.
Внесення змін у документ вимагає вміння роботи з фрагментами документа, тому розглянемо основні прийоми роботи з фрагментами.
Виділення фрагмента
Ця дія відбувається за допомогою маніпулятора при натиснутій лівій кнопці. Виділений фрагмент відмічається іншим кольором. Для виділенням великого фрагмента, який займає об'єм більше однієї екранної сторінки, доцільно скористатись такою послідовністю дій:
а) встановити курсор на початок фрагменту;
б) натиснути подвійним клацанням кнопку ВДЛ у рядку стану вікна Word;
в) перемістити курсор у кінець фрагменту.
Виділення окремих елементів документа (слова, рядка тощо) також можна здійснити за допомогою маніпулятора більш зручними способами. Вони наведені у наступній таблиці:
№
Дія
Як виконати
1
Виділення слова
Дворазове клацання на слові
2
Виділення рядка
Одноразове клацання зліва від рядка
3
Виділення абзацу
Триразове клацання всередині абзацу або дворазове клацання зліва від абзацу
4
Виділення всього тексту
Триразове клацання зліва від тексту
З виділеним фрагментом можна проводити такі дії: копіювати та переносити фрагмент, змінювати шрифт та вирівнювання, мову перевірки орфографії тощо. Для зняття відмітки виділення достатньо виконати одноразове клацання в довільному місці документа.
Зміна мови перевірки орфографії
Для цього необхідно:
а) виділити весь документ (або той фрагмент, для якого потрібно перевірити орфографію);
б) обрати пункт меню Сервис - Язык - Выбрать язык;
в) встановити потрібну мову.
Для виправлення слова з помилкою необхідно:
а) встановити курсор на слово;
б) викликати меню;
в) зі списку обрати потрібне слово-заміну. Якщо таке слово відсутнє, виправлення помилки здійснюється вручну.
Зміна параметрів абзацу
Для зміни параметрів абзацу виділяти його не обов'язково. Достатньо перемістити курсор у будь-яке місце абзацу. Далі обрати пункт меню Формат - Абзац і задати нові параметри.
Копіювання (перенесення) фрагменту
а) виділити фрагмент;
б) скопіювати його в буфер (кнопка панелі інструментів);
в) перемістити курсор у місце вставки фрагмента);
г) вставити фрагмент (кнопка панелі інструментів).
При перенесенні фрагменту в інший документ перед виконанням вставки необхідно перейти у вікно цього документа.
Версія Word-2000 має розширений Буфер обміну. Він може містити одночасно до 12 фрагментів. Виклик панелі Буфера обміну здійснюється командою Вид - Панели инструментов - Буфер обмена. Про вміст окремої комірки буфера можна зробити висновок по підказці, яка з’являється, коли покажчик миші навести на відповідну комірку. Додатковими можливостями по редагуванню тексту є використання засобів Автозаміна, Автотекст, використання контекстного пошуку та заміни, а також використання засобів автоматизації перевірки правопису.
Виправлення тексту, який підлягає редагуванню, здійснюється в кілька прийомів.
1. Виправлення-вичитка - порівняння передрукованого тексту з відредагованим, вивіреним варіантом, прийнятим як зразок.
Тут часто зустрічаються неточності та помилки, допущені друкарками. В цьому випадку слід знову перечитати текст. Виправлення робляться вже безпосередньо в самому тексті чорнилом. При розмноженні тексту машинописним способом вичитується кожен примірник. В ряді випадків кожен примірник завіряється окремо.
2. Виправлення-скорочення - викидання з тексту довгих та заплутаних речень, мало суттєвого матеріалу.
Цей прийом виправлення тексту застосовується:
а) у текстах, які носять загальний характер, перенасичені неаргументованими посиланнями, цитатами;
б) у текстах, перенасиченими однотипними прикладами, цифрами;
в) для спрощення складних синтаксичних конструкцій (недаремно в інструкціях з діловодства говориться про лаконічність викладу інформації, при якому аналіз і обґрунтування з питання не повинні перевищувати 4-5 сторінок).
3. Виправлення-переробка - застосовується в тих випадках, коли автор погано володіє літературною мовою. Цей прийом дозволяє зберегти фактичний матеріал, надати документу офіційно-ділового стилю.
Службовець, який займається діловодством, повинен вміти надати допомогу при написанні документів різного характеру, впорядкувати інформацію належним чином.
4. Виправлення-обробка - комплексний вид виправлень. Він містить:
аналіз та остаточний відбір фактичного матеріалу;
оцінку та покращання композиції рукопису;
мовне виправлення тексту;
перевірку правильності зовнішнього оформлення.
У процесі виправлення-обробки рецензент не повинен підміняти собою автора. Всі виправлення повинні узгоджуватися з автором!
У процесі редагування важливе значення мають аналіз та перевірка фактичного матеріалу.
Факти - основа змісту кожного документа, до них ставляться особливі вимоги. По-перше, достовірність даних повинна бути абсолютною, тобто всі дані повинні бути перевірені і відповідати темі (питанню). Автор може помилитися відносно прізвищ, чисел, хронологічних дат, джерел походження інформації, назви міст - тут ділознавець повинен звірити фактаж з енциклопедій, довідників, словників та інших інформаційних джерел.
Окрім того, помилки можуть бути допущені різними способами та технічними пристроями (неправильно запрограмованою машиною, протоколістом та ін).
По-друге, повнота відомостей повинна бути достатньою для висвітлення питання, проблеми, об’єктивного їх вирішення. Повнота відомостей особливо важлива, якщо документ призначений для чисто практичного завдання, яке має господарське чи політичне значення. В першу чергу це стосується актів, доповідних записок, протоколів, звітів, контрактів та ін. Однак, зайві деталі теж є недоліком.
По-третє, важлива і актуальність відомостей. Важко спиратися на такі факти, які не будуть важливими в даний момент, в даній ситуації. Особливо це стосується документування скарг населення (службових осіб), які містять негативні характеристики діяльності певних структур або висвітлюють злободенні факти. Відповіді на скарги в такому випадку завжди повинні бути вичерпні та конкретні.
В деяких випадках під час редагування використовують технічні способи виправлення помилок.
Спосіб перший - підчистка: лезом або гострим ножем під кутом 45 градусів до площини легкими доторками до паперу ліквідовують помилку (не більше 5 знаків або одне слово). Натискати не слід, бо можна зробити дірку. Цей спосіб можливий тільки для цупкого паперу. Після підчистки на вільне місце знову наносять необхідні позначки.
Спосіб другий - підрізка. Означає ті ж прийоми використання леза, але під кутом не менше 15 градусів до поверхні. Може використовуватися тільки для документів, виготовлених на щільному папері типу ватману та тонкого картону. Після зрізання поверхневого шару його згладжують і знову наносять необхідні знаки.
Спосіб третій - перебивка. За допомогою коректурних листочків паперу білого кольору з нанесеною на них фарбою можна ліквідувати незначні огріхи в текстах. Коректурний листок вкладають у проміжок між буквовказувачем і оборонним валом каретки друкарської машинки, перебивають відповідні знаки, поки не з’явиться на папері білий відбиток, а тоді вдруковують необхідну інформацію. Перебивна інформативних даних не повинна перевищувати 5 друкованих знаків. При цьому слід враховувати колір паперу документа. Тільки білий! Папір іншого відтінку для такого способу перебивки не придатний.
Спосіб четвертий - перебивка кількаразова. Якщо шрифт друкованого тексту не є насиченого чорного кольору, то можна перебити по 2-3 рази один знак, змінюючи його форму і позначку на необхідну (літери, подібні за обрисами). Наприклад, букву „о” можна перебити і замінити на букви „а", „с”, „е", „є” і т. ін.
Спосіб п’ятий - використання коректурної рідини білого кольору. Спочатку рідина наноситься на помилкові знаки (текст) пензликом. Коли вона підсохне, неправильно надруковану інформацію можна замінити необхідною, враховуючи кількість друкованих знаків з проміжками між ними.
Папір з водяними знаками та специфічною фактурою поверхні не годиться для виправлень ніяким способом.
Використання того чи іншого способу допускається тільки після урахування цільового призначення документа, його змісту та ролі в документообігу окремо взятого закладу.
Коректурні виправлення допускаються в обмеженій кількості згідно з ГОСТ 6.38-90, але рекомендується такі виправлення в більшості випадків тільки для документів внутрішнього призначення.
Фінансові документи та документи бухгалтерського характеру ніяким виправленням не підлягають.
Завдання
Яка роль основних логічних законів при редагуванні тексту документа? Навести приклади.
Які загальні вимоги до документа?
Назвати етапи роботи над службовим документом.
У період становлення редагування розглядали як процес, що не може бути розмежований на окремі складові. У ньому як неподільному процесі виділяли такі синтетичні методи як вичитування, скорочення, опрацювання та перероблення, наголошуючи при цьому на методах виправлення. Поступово цей синтетичний підхід зазнав певних змін: редагування продовжували розглядати як єдиний процес, проте наголос ставили вже не на виправленні, а на аналізі авторського оригіналу. Із незначними змінами такий підхід зберігся дотепер.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20
