Под формой документа понимаются сумма его реквизитов и содержательно-компози-ционная схема -- их взаимосвязь, последовательность и располо-жение. И только теперь, когда выбран жанр документа, а тем са-мым и его форма, возникает проблема языкового наполнения до-кумента. Итак, схема обусловленности выбора в осуществлении реализа-ции деловой речи такова: типовая официально-деловая ситуация --> жанр документа --> форма документа --> языковое наполнение до-кумента.

Приведем схемы организации текста некоторых наиболее рас-пространенных в нашей жизненной практике документов. Первый из них -- заявление. Составные части этого вида документов в их последовательности повторяют приведенный уже нами список реквизитов: (1) наименование адресата; (2) наименование адресан-та (заявителя); (3) наименование документа. Далее следуют: (4) формулировка просьбы (жалобы, предложения) и по возможности краткой, но исчерпывающей аргументации; (5) дата и (6) подпись. Схема расположения реквизитов заявления:

Например:

Начальнику отдела доставки

почтового отделения 675000

Иванову И. И.

Петрова Ивана Ивановича,

проживающего по адресу:

ул. Чайковского,

дом 76, кв. 000, телефон ......

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу сохранить за мной аренду абонентного ящика № 7214 на 2-е полугодие 2007 года.

07.04.2007 Петров

Другой распространенный жанр документа, с которым нам приходится иметь дело, -- доверенность: поручение кому-либо определенных действий, передача определенных прав дове-рителя. Реквизиты доверенности: (1) наименование документа; (2) на-именование доверителя (фамилия, имя, отчество, должность или адрес); (3) точное и исчерпывающее определение круга доверяе-мых полномочий или прав; (4) наименование доверенного лица (фа-милия, имя, отчество, должность или адрес); (5) дата; (6) подпись. При этом доверенность получает юридическую силу только тогда, когда (7) подпись доверителя заверена какой-либо организацией -- подписью должностного лица и печатью организации. Схема распо-ложения реквизитов доверенности:

Например:

ДОВЕРЕННОСТЬ

Я, Иванов Иван Иванович, проживающий по адресу: ул. Чайковского, дом 76, квартира 000, доверяю Петрову Ивану Ивановичу, проживающему по адресу: ул. Чайковского, дом 76, квартира 001, паспорт (серия, номер, выдан...) получить причи-тающуюся мне за апрель 2007 года стипендию.

08.04.2007 Иванов

Таким образом, в сфере культуры деловой речи действуют -- наряду с языковыми нормами или, вернее, до них -- нормы текстовые, регламентирующие построение текста документа, а точнее -- нормы «совокупности или совокупностей текстов», обладающих «предрешенной смысловой сеткой отношений». Здесь такие текстовые нормы регулируют закономерности реализации семантико-информационной структуры и правил ли-нейного развертывания схемы жанра документа как особого семи-отического феномена, т. е. определяют семантическую и формаль-ную организацию текста документа и его частей.

Основные различия между текстовыми и языковыми нормами сводятся к следующему: для текстовых норм важны требования к построению определенных типов и частей текста, для языковых норм характерно ограничение возможности употребления языко-вых единиц в контексте документа. Автономность этих двух типов норм доказывается возможностью нормативности одних при нару-шении норм других, ср.: возможность языковых ошибок в правиль-но построенном документе и, напротив, ошибочно построенный до-кумент при общей языковой правильности.

В процессе составления делового текста выбор его жанра иг-рает роль пускового механизма, включающего действие конкрет-ных текстовых норм: в речевом сознании пишущего возникает не-кий «образец», или эталон, покрывающий и общую схему текста документа, и его постоянные и переменные элементы, и их порядок и расположение. При этом текстовые нормы документов можно раз-личать по степени жесткости / гибкости организации: в зависи-мости от того, фиксируют ли указанные нормы такие признаки, как (а) набор параметров (реквизитов), (б) их последовательность, (в) их пространственное расположение. Можно отметить по мень-шей мере три степени жесткости текстовых норм.

1. Первый тип текста представляет собой образец-мат-рицу. Он характеризуется фиксированностью всех трех основ-ных параметров организации текста: (а) набора содержательных элементов (реквизитов), (б) их последовательности, (в) их простран-ственного расположения. Здесь имеет место наиболее жесткое ог-раничение на все параметры, наиболее полная унификация доку-ментов, таких, как, например, справка или доверенность. Жесткость организации делает схему особенно прозрачной, ср. приведенную выше схему доверенности.

Для образца-матрицы существенной является фиксированная организация постоянных элементов содержания в таких типах текс-тов, как готовые бланки справки или анкеты: в них на первый план выступает роль пробелов для обозначения переменных элементов в тексте. Иначе говоря, составление таких документов пишущим резко ограничивает его свободу: ему в принципе прихо-дится не сочинять текст документа, а отвечать на вопросы (как в анкете) или заполнять графы (как в справке или, в менее явном виде, в доверенности). И с точки зрения трудности составления документа образцы-матрицы требуют от пишущего минимума уси-лий, постоянно прямо указывая на то, что и где он должен писать.

Такая жесткость организации текста (и соответственно пере-вес постоянных элементов текста над переменными) может приво-дить к дифференциации подобных документов по так называемым ключевым словам.

2. Второй тип текста представляет собой образец-мо-дель. Он демонстрирует больший (по сравнению с образцом-матрицей) уровень гибкости нормы, большую свободу -- при фиксированности двух основных параметров текста: (а) набора основ-ных содержательных элементов (реквизитов) и (б) их последова-тельности. Но и здесь форма документа достаточно жестка, см. при-веденную выше схему заявления, с единственным по существу «твор-ческим» реквизитом: (4) формулировка просьбы (или жалобы) и ее аргументации. Эта жесткость и соответственно сила ощущения схемы позволяют пародийно обыграть форму документа, наполняя его в тексте художественного произведения совершенно не свойствен-ным деловой речи материалом. Сюда же, к текстам типа образца-модели, относится большая часть разновидностей деловых писем. Для них, в частности, характерно размещение текста письма на бланке; тем самым оказываются сообщенными такие рек-визиты, как полное и краткое наименование организации-адресан-та, ее почтовый адрес, номер телефона и телефакса, дата подписа-ния и/или отправки документа.

Ужесточение образца-модели может приводить к превраще-нию текста документа в образец-матрицу.

3. Третий тип текста представляет собой образец-схему. Это наименее жесткий тип организации документа, характеризуе-мого только одним параметром (а) фиксированности набора основ-ных элементов содержания (реквизитов), причем чаще всего имеет место употребление реквизита в качестве начального элемента, определяющего сам тип текста.

Иначе говоря, характер действия текстовых норм определяет-ся характером организации текста документа. Степень свободы выбора в процессе составления (построения) пишущим текста до-кумента обратно пропорциональна степени фиксированности пара-метров (реквизитов). На одном полюсе здесь предел жесткости ор-ганизации текста -- фиксация переменной информации как запол-нение пробела; на другом -- предел степени свободы организации текста -- обязательность лишь «шапки» документа.

III. Языковые нормы: составление текста документа

С переходом к изложению переменных элементов содержания делового текста возрастают диапазон поиска и возможности выбора языковых средств для передачи конкретных обстоятельств дела -- и соответственно возрастают трудности, стоящие перед составите-лем текста документа. Трудности такого выбора касаются в основ-ном двух языковых аспектов: (I) выбора лексики и лексических формул для адекватной передачи существа дела и (II) выбора грам-матических средств -- главным образом синтаксических конструк-ций, составляющих синтаксической структуры делового текста. Но и в этом плане трудности поиска -- и лексического, и синтаксичес-кого -- могут существенно облегчаться за счет знаний (навыка) и речевого опыта пишущего.

Можно отметить ряд стилистически окрашенных лексем-канцеляризмов, вне деловой речи, как правило, не употребляемых, таких, как: данный или настоящий (=этот); вышеуказанный (= названный ранее); нижесле-дующий (= помещаемый далее); препровождать (= отправить, пере-слать).

Некоторые слова такого рода устарели, например, уже вы-шедшие из употребления: сей (= этот), дабы (-- чтобы), буде (= если). В то же время без некоторых слов этого ряда бывает трудно обойтись.

В целом в деловой речи наметилась тенденция: там, где уста-ревшие или устаревающие слова могут быть без ущерба для содер-жания заменены другими, отдавать предпочтение последним (это упрощает изложение, приближает деловой текст к современной об-щелитературной речи), так что каковой и таковой спокойно могут быть заменены на который и такой, хотя в некоторых руководст-вах по деловой речи о них все еще спорят.

Наряду с этим в официально-деловой речи существует боль-шой набор стандартных выражений (словосочетаний), с помощью которых в деловых письмах передается определенная семантическая информация, например: (а) предупреждение: по истечении срока..., в противном случае...; (б) мотивация действия: в порядке обмена опытом..., в порядке исключения...; (в) причинно-следст-венные отношения: в соответствии с протоколом..., согласно Ва-шей просьбе....

Характерно, что список устойчивых сочетаний, специфичных для научной речи, включает в себя ряд выражений, в той же мере специфичных и для деловой речи, таких, как: вместе с тем, в свою очередь, на том основании, что и др.

П. Наряду со стандартизованными лексикой и лексическими формулами следует отметить стандартизацию средств грамматики в официально-деловой сфере.

В области морфологии для деловой речи более всего типично преобладание имени над глаголом, высокая про-дуктивность отглагольных существительных для называния дейст-вий, особенно на -ние. Это обусловлено тем, что су-ществительное выступает здесь как «ярлык», подводя данный слу-чай, событие под ряд других -- однотипных и потому значимых в сфере деловых отношений. С этим связана и такая особенность де-ловой речи, как так называемое семантическое расщепление ска-зуемого, то есть предпочтение глагольно-именного сказуемого (при-нимать участие, оказывать помощь, производить осмотр) гла-гольному сказуемому (участвовать, помогать, осматривать).

Наиболее велико число синтаксических особенностей деловой речи. Это связано с наличием набора готовых синтаксичес-ких конструкций, представляющих собой отработанные конструк-тивные средства для выражения стандартных элементов смысла, т. е. блоков и схем с определенным семантическим содержанием. Так, П. В. Веселов, говоря о специфике языка деловых писем, отме-чает, что стандартизацию здесь «следует рассматривать не столько как канонизацию конкретных выражений, сколько как стандарти-зацию их моделей». В результате можно грамматическую характе-ристику «процесса составления стандартного письма свести к вы-бору синтаксических конструкций», передающих типовые дейст-вия и обстоятельства рассматриваемого дела. Соответствен-но выделяется ряд моделей синтаксических конструкций и вариан-тов их реализации, например: Доводим до Вашего сведения или Напоминаем, что..., Просим + инфинитив; Направляем или Гаран-тируем + дополнение в винительном падеже.

Регламентация языка документов затрагивает также синтак-сические особенности словосочетания. Так, в ГОСТах -- специаль-но разрабатываемых и официально распространяемых сборниках инструкций и правил составления документов (от «Государствен-ный стандарт») -- рассматривается сочетаемость ряда ключевых (типовых) слов, например: «приказ -- издается, должностные ок-лады -- устанавливаются, контроль -- возлагается на кого-либо или осуществляется, выговор -- объявляется, порицание -- выносится». Не меньшее внимание в этом ГОСТе уделено по-рядку слов: в деловой речи преобладает прямой порядок следова-ния главных членов предложения (подлежащее + сказуемое); вы-несение обстоятельства или дополнения на первое место служит их подчеркиванию; место согласованного определения -- перед опре-деляемым словом, а несогласованного -- после определяемого сло-ва; место обстоятельства степени -- перед прилагательным, а до-полнения -- после него; место дополнения -- после глагола, в по-рядке «прямое -- косвенное» (передать + что + кому); место обсто-ятельства образа действия (наречий на -о, -е), меры и степени, при-чины и цели -- перед глаголом-сказуемым (если на них не падает логическое ударение), а обстоятельств образа действия, выражен-ных иначе, -- позади глагола.

С порядком слов связаны и отдельные текстовые формулы, например, последовательность расположения «волеизъявление пи-шущего + формулировка поручения + срок» (Приказываю т. Ива-нову представить отчет 01. 05. 74), а не иначе.

Следует отметить две особенности языка документации, нося-щие этикетный характер.

Первая -- орфографическая, она связана с написанием с про-писной буквы местоимений Вы и Ваш в качестве вежливого обра-щения (в письменной речи) к одному лицу.

Вторая этикетная особенность связана с вопросом: от какого лица должно строиться изложение текста в документе -- от перво-го или третьего? Способ изложения от третьего лица -- безличный, от имени организации,, ее структурного подразделения (типа «Ми-нистерство считает возможным...»); в приказах («Приказываю:») или заявлениях («Прошу...») употребляется первое лицо единственного числа; впрочем, автор делового письма может строить изложение и от первого лица множественного числа («Напоминаем, что...») -- тем самым он выступает как представитель организации, ее части.

Заключение

В настоящее время текстовые и языковые нормы деловой речи испытывают давление со стороны все шире развивающегося спосо-ба составления, хранения и передачи документов при помощи элек-тронно-вычислительной техники. Имеет место «автоматизация ин-формационных процессов в аппарате управления», академик А. П. Ершов называет это «компьютеризацией деловой прозы». По его мнению, деловая проза «всегда внутренне формали-зована», это «лингвистический феномен, который, сохраняя многие свойства языка в целом, в то же время самой своей сутью подготовлен для того, чтобы стать объектом механизации», благо-даря «регламентирующему действию формальной модели, лежа-щей в основе данной области производственных отношений».

Одним из результатов этого явилось то, что организационно-распорядительные документы (обслуживающие внутреннюю сто-рону деятельности организации) стали регулярно включать в схе-му документа (для всех жанров) реквизит -- пояснительный «заго-ловок к тексту». Такой заголовок выступает по существу как анно-тация документа в форме предложно-падежной конструкции: пред-лог О + название управленческого действия + указание на объект этого действия, типа О рекламации партии новых бланков. При вводе документа в компьютер этот заголовок служит базой для превращения предложно-падежного сочетания (О рекламации) в слово-дескриптор в именительном падеже (Рекламация ...).

По традиции было принято начинать текст акта с текстовой формулы: «Мы, нижеподписавшиеся, ...» (что и было закреплено в ГОСТах); но вот ГОСТ 6. 39-72 отменил это привычное начало, рег-ламентировав в данной позиции текста другую текстовую формулу со значением «основание»: «В соответствии с приказом директора завода...»

Таковы те немногие изменения, которые можно наблюдать в последнее время в регламентации языка официально-деловой до-кументации.

Список литературы

1. «Стилистика и культура речи» Т.П. Плещенко; ТетраСистемс 2001 г.

2. Горбачевич К.С. Нормы современного русского литературного языка.

3. «Культура русской речи» Л. К. Граудина

Страницы: 1, 2