У менеджменті повинні використовуватись усі форми зовнішнього впливу на особистість працюючого для того, щоб він здійснював бажані дії за своїми власними мотивами, ніж під впливом формальних інструкцій.

3. Процес контролю та забезпечення його ефективності

3.1. Процес контролю

Процес контролю — це діялі ність об'єднаних у певну структуру суб'єктів контролю (органів контролю, керівників, контролерів, громадськихі організацій), спрямованих на досягнення-найбільш ефективним способом поставлених цілей шляхом реалізації певних задач і застосування відповідних принципів, типів, методів технічних засобів і технології контролю.

Суть процесу контролю виражають такі його характеристики: організаційна, змістовно-технічна і узагальнюючо-коригуюча.

Організаційна характеристика включає в себе вибір об'єкта контролю, організаційно-методичну підготовку і відповідає на запитання: хто і в якому порядку здійснює контроль?

Змістовно-технологічна характеристика — це розробка плану і вибір методу вивчення контрольованого об'єкта. Вонаї відповідає на запитання: що робиться у процесі контролю і як робиться?

Узагальнюючо-коригуюча характеристика включає узагальнення, а при необхідності — обговорення в колективі результатів контролю, розробку рішень і оцінку їх виконання. Тобто ця характеристика повинна дати відповідь на питання: як реалізуються результати контролю?

Для оцінки стану справ, виявлення тенденцій і можливих відхилень від плану чи розробленої програми діяльності використовується певна кількість показників.

У зв'язку з переходом економіки України до ринкових відносин виникає потреба використовувати в процесі контролю нові відносні, вартісні і натуральні показники, що характеризують розвиток підприємств (фірм) і перспективи розширення їх діяльності: прибутковість з точки зору власників акціонерного капіталу, об'єм продажу, сума активів, об'єм інвестованого і акціонерного капіталу, прибутковість акцій, кількість сегментів ринку, доля ринку, конкурентні позиції і перспективи, зміцнення ринкових позицій, впровадження нової продукції, мінімізація фінансового ризику, ріст суми дивідендів, ліквідність підприємства, соціально-психологічний клімат в трудовому колективі тощо.

Для контролю за комерційною діяльністю підприємства можна скористатись такою системою показників: 1) асортимент товарної продукції (послуг)
(існуючий, можливий і перспективний); 2) ринки реалізації (об'єм продаж, ціна, прибуток, рівень рентабельності (по кожному ринку і виду продукції));
3) місткість (ємкість) ринків, їх перспектива; 4) кон'юнктура на кожному з ринків по основних видах продукції; 5) конкурси тоспроможність кожного виду продукції підприємства; 6) виробничий потенціал (кількісні, якісні і вартісні показники) для одержання кожного виду продукції; 7) екологічні наслідки виробництва того чи іншого виду продукції; 8) рекламація на товари підприємства; 9) реклама продукції (характер, вартість, ефективність); 10) маркетинг — ефективність; 11) показники позиціювання товарів.

Процес контролю можна розбити на певні стадії або етапи.

На першому етапі формуються цілі, вибираються методи і форми контролю, розробляється програма і визначається коло контрольованих питань, безпосередні виконавці контролю, строки його здійснення, форма звіту про проведену роботу.

На другому етапі вибираються точки контролю, здійснюється збір облікових даних, матеріалів спостережень і замірів, відповідна обробка одержаної інформації; розраховують необхідні показники, проводять групування даних, складають аналітичні таблиці, графіки і діаграми, які дозволяють розкрити суть справи, провести порівняння і оцінки, спрогнозувати можливі результати.

Третій етап — це визначення рівня досягнення бажаних результатів і їх оцінка, узагальнення результатів контролю, формування висновків і пропозицій щодо зміни стану контрольованого об'єкта і здійснення при необхідності коригуючого впливу.

Сферою контролю в менеджменті є насамперед, бізнесова діяльність, різні форми підприємництва: виробниче (поширюється в основному на виробництво і споживання товарів і послуг), комерційне (обмін, розподіл, реалізація), фінансове (обмін вартості, діяльність на фондових біржах, в комерційних банках).
Специфічними сферами контролю можуть виступати зовнішньоекономічна, соціальнокультурна діяльність підприємства, діяльність, пов'язана із захистом земель, водних джерел і навколишнього середовища, тощо.

При здійсненні в процесі контролю оцінок в залежності від цілі і виду контролю враховується зовнішнє середовище. (закони і державні органи, профспілки, конкуренти, постачальники трудових, матеріально-технічних і фінансових ресурсів, споживачі), внутрішнє середовище організації (місія і конкретні кінцеві цілі організації, її структура і задачі, технологія, ресурсне забезпечення) і середовище непрямого впливу (світові події і міжнародна кон'юнктура, політичні і соціально-культурні фактори, стан економіки і науково-технічний прогрес.

Нині в промисловості, будівництві та інших галузях народного господарства широко застосовують стандарти. Для контролю підприємницької діяльності як стандарти можуть братись конкретні деталізовані цілі і критерії. Тут обмежимось зауваженням, що одночасно з критерієм слід розробляти, як правило, декілька показників, які в сукупності певною мірою відображають ситуацію про стан досліджуваного об'єкта, які існують недоробки і що слід зробити, щоб їх усунути.

[pic]
Рис. Здійснення кроків у процесі контролю

На практиці застосовують різні форми контролю. Чимало підприємств застосовують журнальну форму контролю виконання постанов, наказів, рішень, вказівок і розпоряджень. Але за такого способу контролю досить складно виявляти справжні строки виконання і що саме зроблено виконавцями.

Для контролю чимало підприємств використовують ручну або механізовані картотеки та інші засоби збирання, обробки і видачі інформації.

Такий спосіб контролю більш продуктивний, він вимагає правильної організації діловодства, що дозволяє забезпечт високу оперативність і надійність в роботі апарату управлінню Для цього в кожному підприємстві система організації документаційного процесу повинна відповідати вимогами єдиної державної системи діловодства (ЕДСД), яка встановлює правила, нормативи і рекомендації по веденню діловодства, починаючи з моменту надходження або створення документа і до здачі його в архів.

В підприємствах і об'єднаннях розробляється перелік документів, що підлягають контролю. В перелік цих документів включають постанови і рішення державних і господарських установ, колективних і колегіальних органів підприємства, накази і письмові розпорядження керівники підприємства, критичні зауваження і пропозиції, що містятьсяі в органах преси, пропозиції, заяви і скарги трудящих та інші, документи за вказівкою керівника підприємства.

На документах, що підлягають контролю, проставляється знак "К" або штамп "Контроль" і на кожен з них виписується картка. Ці картки поміщаються у контрольну картотеку, де окремо зберігаються картки на невиконані і виконай" документи.

Відповідальність за правильне ведення контрольне картотеки найчастіше покладається на секретаря під приємства. На титульній стороні контрольної карти вказується кореспондент, дата і номер документа, йогі короткий зміст і резолюція керівника. Зворотна стороні картки містить дату передачі документа для виконання прізвище виконавця та кому доручається робити відмітку про виконання і зняття з контролю.

При вчасному виконанні рішень контрольну картю погашають, а якщо рішення не виконано у визначений строк то контролюючий погоджує з керівником і виконавцем новиі строк, зазначаючи його на зворотному боці контрольне картки. Результати повторного контролю виконання рішенв також зазначають у картці.

Контрольні картки можна використати також для здійснення контролю усних вказівок і розпоряджень керівника. З цією метою в картках фіксується зміст найбільш важливих доручень й розпоряджень керівника, вказують виконавця і строки виконання.

На окремих промислових підприємствах і в об'єднаннях впроваджено і успішно функціонує універсальна автоматизована система контролю за виконанням і оцінкою якості роботи службовців (УАСКВ) на базі ЕОМ.
Універсальна автоматизована система контролю виконання рішень (УАСКВ), що почала впроваджуватись у колишньому СРСР у 80-х роках, являє собою комплекс взаємопов'язаних правил і положень, і що визначають порядок видачі завдань підрозділам і працівникам підприємства, перевірки строків виконання і кількісної оцінки якості виконання цих завдань, автоматизованої переробки інформації, пов'язаної з контролем виконання і кількісної оцінки якості роботи колективів і окремих працівників, з їх моральним і матеріальним стимулюванням.

Технічною базою УАСКВ є центральний пункт системи (ЦПС), оснащений засобами прийому і передачі інформації, а також інформаційно-обчислювальний центр (ІВЦ) — у тій частині, яка обслуговує цю систему.

Функціонування УАСКВ здійснюється за такою схемою. Всі завдання, що підлягають контролю, передаються на Центральний пункт системи і після кодування пересилаються в Інформаційно-обчислювальний центр для введення в
ЕОМ. Регулярно, до початку чергового місяця ЕОМ видає перелік завдань, які слід буде виконувати працівникам кожного підрозділу, а за 3 — 5 днів до закінчення строку виконання завдань ЕОМ видає нагадування. Виконавець повинен повідомити про виконану роботу свого керівника (куратора) і одночасно інформує про це ЦПС. При відсутності повідомлення про виконання завдання ЕОМ починає відліковувати дні запізнення, починаючи з дня, наступного після завершенім встановленого строку виконання. На підставі інформації про строки виконання завдань і оцінки їх якості ЕОМ щоденно розраховує показники кількісної роботи виконавців. Використання сучасних комп'ютерних засобів для контролю виконання рішень дає значний соціально- економічний ефект: знижується кількість невиконаних завдань, кількість запізнень із строками виконання, зростає виконавча і трудова дисципліна в колективі.

Нині менеджери підприємств на контроль витрачають 35-40% робочого часу. До того ж здійснюється ця функція часто малоефективно спостерігається дублювання і безсистемність — одні ділянки роботи контролюються зайво часто, іншії залишаються поза увагою керівників та спеціалістів; длйі контролю не досить використовується документована інформація та ін.

3.1. Здійснення ефективного контролю

Подібно до того як прийоми лікування стають все більш дієвими при- удосконаленні діагностики хворого, менеджері виконує свої функції тим успішніше, чим глибше він проникає у суть явищ і процесів, більш вміло використовує сучасні методи і прийоми контролю, а потім приймає і реалізує обгрунтовані рішення.

Ефективному контролю притаманні такі характеристики:
— стратегічна спрямованість, аналіз ключових питань діяльності організації, а не зосередження на незначних недоліках роботи;
— орієнтація на досягнення конкретного результату (усунення відхилень від програми діяльності, розробка рекомендацій тощо);
— систематичність, постійна перевірка виконання і аналіз фактичної ситуації; епізодичний і нерегулярний контроль не дозволяє своєчасно одержувати інформацію і реагувати ні процеси, що відбуваються;
— своєчасність або, точніше, завчасність контролю, попередження порушень;
— простота, пристосування параметрів контролю до виробничих потреб;
— об'єктивізація контролю, використання надійної інформації;
— пристосування до міжнародних стандартів;
— вміле використання категорій формальної логік мислення, судження, умовисновки, поняття, визначені силогізм, індукція, дедукція, аналіз, синтез і т. п.

Ефективність контролю підвищується, якщо працівники які його здійснюють, правомочні виконувати також координаційні функції.

Крім того, контроль повинен бути доцільним. Якщо контролювати кожний крок підлеглих і накладати стягнення за найменше упущення, то це неминуче матиме негативні наслідки. Поєднання контролю з іншими функціями менедж менту дасть змогу зменшити обсяг контрольних операцій чисельність працівників, що їх виконують. Зокрема, поєднуючи контроль з глибоким аналізом організації праці і виробництва, можна позбутися спрямування зусиль керівника на усунення не вирішальних, а найбільш явних дефектів у роботі підприємства. У багатьох корпораціях Японії завдяки використанню ефективних способів організації, стимулювання праці і виховання працівників чисельність персоналу технічного контролю втричі менша порівняно з американськими корпораціями.

Нерідко система контролю зорієнтована не на оцінку кінцевого результату, а пріоритет віддається проміжним стадіям виробничого процесу.
Крім того, часто контроль спрямовується головним чином на оцінку операцій, що здійснені або здійснюються і не досить контролюється якість розроблюваних планів та оперативних рішень. На практиці нерідко основна увага надається не розробці і всебічному обгрунтуванню рішень і систем підвищення зацікавленості в їх реалізації, а зусилля направляються переважно на посилення контролю за процесом виконання рішень.

Мабуть, доцільно ширше розглядати службову функцію контролю. Полягати вона повинна не тільки у вивченні процесу виконання рішень, але й активній участі у функціонуючому механізмі коректування рішень, раціоналізації всієї розпорядчої діяльності апарату управління.

Слід практикувати здійснення контролю за якістю прийнятих рішень. Дані такого контролю слід було б використовувати при оцінці індивідуальної діяльності менеджерів і вирішенні питань про їх службове просування.

Серед заходів, спрямованих на удосконалення організації контролю виконання рішень важливе значення має досягнення правильного співвідношення між безпосереднім візуальним спостереженням і дистанційним контролем. На практиці упродовж багатьох років очевидна перевага надавалась спостереженню з метою одержання інформації про стан та хід проведення виробничих та інших процесів безпосередньо на місцях їх здійснення.

Така практика призводила до зайвих втрат не тільки робочого часу менеджера, але й коштів на автотранспорт. Це стає зрозумілим, якщо врахувати, що, наприклад, в сільськогосподарських підприємствах
Летичівського району Хмельницької області в середньому за п'ять
"передбудовних" років місячний пробіг службового автомобіля становив 27.58 км, а в господарствах Черкаського району Черкаської області — 3150 км.

Тепер ситуація змінюється на краще. З одного боку, енергетична криза змушує більш обачливо підходити до використаня службових автомобілів, а з другого — чимало керівників переконались, що в багатьох випадках потрібну інформацію можна одержувати, скориставшись каналами диспетчерського зв'язку.

Диспетчерська служба господарства повинна проводити безпосередню перевірку і регулювання процесу виконання, облік і аналіз результатів виконання письмових і усних розпоряджень і вказівок в установлені строки та інформувати} про це службових осіб.

Ефективність контролю може зростати за рахунок добре, налагодженого оперативного планування. Мається на увазі своєчасна і якісна розробка календарних планів (графіків) виходу і реалізації продукції, сітьового графіка проведення польових, будівельних та інших робіт, графік статистичної звітності, графік передачі інформації на центральний диспетчерський пункт і т. п.

При здійсненні контролю за основними змінними (час, об'єм, вартість, якість, ступінь досягнення цілі) слід дотримуватись інших вимог науки і передової практики: контроль не повинен обмежуватися інцидентами, як і не практикуватись тотальний контроль, який породжує недбалість в роботі, приховане або відкрите невдоволення контрольованих працівників; ширше використовувати при здійсненні контролю принцип виключення, коли контролю" ються не всі операції чи процеси, а тільки ті з них, які виходять за межі допустимих відхилень; не контролювати через недовіру до підлеглих, позбутися підозрілості; не використовувати критичну інформацію як козирну карту, про недоліки в роботі краще говорити на робочому місці; за усіх умов контроль не повинен пригнічувати працюючих, викликати напруження в колективі, конфліктні ситуації.

Навпаки, (завдяки усуненню виявлених недоліків в роботі і об'єктивній оцінці діяльності працівників, ефективний контроль сприяє успішному досягненню цілей організації, породжує почуття впевненості і задоволення роботою працюючих.

ВИКОРИСТАНА ЛІТЕРАТУРА

1. Афонин А. Основьі мотивации труда: организационно-зконо-мические аспекти.— К.: АЗУУП, 1994, с. 44—91.
1. Гелбрейт Дж. Индустриальное общество.— М.: Прогресе, 1969, с. 178.
2. Коллектив й воспитание личности.— М.: Педагогика, 1972, с. 217
3. Неру Дж. Взгляд на всемирную историю.— М.: Прогресе, 1969, с. 318.
4. Тейлор Ф.У. Принципи наукового менеджменту. М.: Контролінг, 1991, с. 49-

57.

Страницы: 1, 2, 3, 4