2.2 Внутрифирменная система информации
Основная цель коммуникационного процесса - обеспечение понимания информации, являющимся предметом обмена, т.е. сообщений.
Обмен информацией начинается с формулирования идеи или отбора информации. Отправитель решает, какую значимую идею или сообщение следует сделать предметом обмена. К сожалению, многие попытки обмена информацией обрываются на первом этапе, поскольку отправитель не затрачивает достаточного времени на обдумывание идеи.
Информация - сведения об окружающем мире (объектах, явлениях, событиях и т. д.), которые уменьшают имеющуюся степень неопределенности, неполноты знаний, которые можно воспроизводить путем передачи людьми устным, письменным или другим способом.[6]
2.2.1 Виды информации на предприятии
Управляющая система получает от управляемой системы информацию о состоянии заданных ею технико-экономических параметров в процессе производственной и финансово- хозяйственной деятельности. На основе полученной информации управляющая система вырабатывает команды управления и передает их в управляемую систему для исполнения. Информация, которая функционирует на предприятие в процессе управления, может быть классифицирована следующим образом:
· По форме отображения (визуальная, аудиовизуальная, смешанная)
· По форме представления (цифровая, буквенная, кодированная)
· По роли в процессе управления (аналитическая, прогнозная, отчетная, научная, нормативная)
· По качеству (достоверная, ложная и т. д.)
· По возможности использования (необходимая, достаточная, избыточная)
· По степени обновляемости (постоянная, переменная)
· По степени деятельности предприятия (экономическая, управленческая, социальная, технологическая)
· По источнику возникновения (внутриорганизационная, внешняя)
· По степени преобразования (первичная, производная, обобщенная)
· По виду носителя
· По времени поступления (периодическая, постоянная, случайная) и т.д.
Большое внимание должно уделяться со стороны менеджера вопросам сохранности информации и предотвращения ее утечки, а также построению на предприятии информационных систем.[7]
Информационные системы могут быть простыми. В этом случае происходит доставка информации от места ее возникновения до места потребления. Более распространены сложные системы информации, соответствующие сложности производства и организационной структуре управления, которые охватывают и линейное управления, и функциональные службы предприятия.
Информационные системы различаются:
· По обработке информации (централизованные и децентрализованные)
· По степени охвата информации (комплексные, локальные)
Комплексные информационные системы охватывают весь комплекс служб предприятия, а локальные предназначены для определенных функций управления.
В последнее время при построение информационных систем стали выделять бэк - офисную и фронт - офисную информацию. Бэк - офисная – такая информация, доступ к которой имеют только сотрудники предприятия (все или из определенных подразделений). Фронт - офисная - такая информация, доступ к которой имеют все желающие, например клиенты предприятия.
Важное значение имеет информация о возникновении в ходе производства отклонений от плановых показателей, требующих принятия оперативных решений.
Информация является одним из важнейших факторов, определяющих качество и эффективность принимаемых руководителями решений.
Достаточный объем информации поступает в среднем лишь к 47,6% руководителей. «Информационный голод» в большей мере испытывают высшие иерархические звенья управления, где принимаются стратегические решения.
14,2% руководителей считают поступающую информацию полнлстью соответствующей предъявляемым к ней требованиям, при этом меньше всего удовлетворены качеством информации заместители директоров: всего 505 считают получаемую информацию достаточной, столько же указывают на то, что она слабо обработана и часто несвоевременна. Это- одна из наиболее низких оценок среди руководителей всех уровней. Кроме того, на этот уровень управления идет много ненужной, а иногда и необъективной информации.
Правильность и эффективность принимаемых решений зависят не только от объемов и качества информационного обеспечения и квалификации руководителей, но и от того, хватает ли им времени на качественный анализ поступившей информации
Информационную перегрузку испытывают (субъективно) лишь 9.5% руководителей. Информационные перегрузки у руководителей высших звеньев, в частности у начальников управлений и заместителей директоров, у которых она в 1,5-2 раза выше средних показателей
Недостаточная информационная обеспеченность процесса принятия стратегических решений приводит к тому, что руководители меньше, чем следовало бы, участвуют в этом процессе.[8]
Существенную роль в принятии решений играет научно- техническая информация, содержащая новые научные знания, сведения об изобретениях, технических новинках своей фирмы и фирм- конкурентов. Это непрерывно пополняемый общий фонд и потенциал знаний и технических решений, практическое и своевременное использование которого обеспечивает фирме высокий уровень конкурентоспособности.
Информация служит основой для подготовки соответствующих докладов, отчетов, предложений для выработки и принятия управленческих решений.
Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. К информации предъявляются определенные требования:
· Краткость, четкость формулировок, своевременность поступления;
· Удовлетворение потребностей конкретных управляющих;
· Точность и достоверность, правильный отбор первичных сведений, оптимальность систематизации и непрерывность сбора и обработки сведений.
Для современных условий характерно применение высокоэффективной внутрифирменной системе информации, основанной на использовании новейших технических средств.
Управленческая внутрифирменная информационная система представляет собой совокупность информационных процессов для удовлетворения потребности в информации разных уровней принятия решений.
Информационная система состоит из компонентов обработки информации, внутренних и внешних каналов ее передачи (связей), собственно информации.
Управленческие информационные системы последовательно реализуют принципы единства производственного процесса, информации и организации путем применения технических средств сбора.
Важную роль в использовании информации играют способы ее регистрации, обработки, накопления и передачи; систематизированное хранение и выдача информации в требуемой фирме; производство новой числовой, графической и иной информации.
2.2.2 Аппарат управления внутрифирменной системы информации
Аппарат управления внутрифирменной системой информации включает:
· Вычислительный центр для обслуживания фирмы в целом;
· Центральную службу информации;
· Информационную систему в производственных отделениях, включающую отделы: обработки и анализа информации; Обработки входящей и выходящей документации; хранения и выдачи информационных материалов; вычислительной техники.[9]
2.2.3 Информационные ресурсы предприятия
Любая организация имеет информационную систему и информационные ресурсы, даже если эта организация состоит из одного предпринимателя, и он не догадывается об их существовании, а просто иногда делает записи о своем бизнесе в блокноте.
В управлении информационными ресурсами предприятия существуют как некоторые концептуальные положения, так и конкретные вопросы отдельных информационных технологий.
Информационными ресурсами нужно управлять. Нужно изучать информационные потребности, планировать и управлять информационными ресурсами. Ключевой вопрос для любой организации: Хорошо ли мы управляем информационными ресурсами?
Информация позволяет принимать обоснованные и эффективные решения. Она позволяет управлять. Но и информацией нужно управлять. Управлять процессом ее получения и использования. Если в организации задумаются о том, где и как они получают информацию о своем производстве, ценах, конкурентах, то это будет первым шагом в получении конкурентного преимущества.
В настоящее время мы вступаем в информационное общество, поэтому и менеджеры, и исполнители должны понимать основные концепции и способы применения информационных технологий и быть способными принимать важные решения относительно их использования.
Менеджеры должны уметь управлять информацией и улучшать свое дело с помощью правильного ее использования для повышения эффективности работы, производства, качества услуг и качества управления.
Управляющая часть оказывает на управляемый процесс определенное воздействие. Чтобы управляющая часть могла осуществлять управление, ей требуется сопоставлять фактическое состояние управляемого процесса с целью управления, в связи, с чем, с чем управляемый процесс воздействует на управляющую часть. Воздействие обеих частей друг на друга осуществляется в виде передачи информации. Таким образом, в системе управления всегда присутствует замкнутый информационный контур.
В рамках информационного контура имеется и передается информация о целях управления, о состоянии управляемого процесса, об управляющих воздействиях.
В настоящее время, для нормального функционирования организации существенную роль играют информационные ресурсы. Информационные ресурсы для любой организации _ это весь имеющийся объем информации в информационной системе.[10]
Страницы: 1, 2, 3, 4
