В основу классификации АРМ может быть положен ряд классификационных признаков. С учетом областей применения возможна классификация АРМ по функциональному признаку:
1. АРМ административно - управленческого персонала;
2.АРМ проектировщика радиоэлектронной аппаратуры, автоматизированных систем управления и т.д.
3. АРМ специалиста в области экономики, математики, физики, и т.д.
4. АРМ производственно - технологического назначения.
Важным классификационным признаком АРМ является режим его эксплуатации, по которому выделяются одиночный, групповой и сетевой режимы эксплуатации. В первом случае АРМ реализуется на обособленной ПЭВМ, все ресурсы который находятся в монопольном распоряжении пользователя. Такое рабочее место ориентировано на решение нестандартных, специфических задач, и для его реализации применяются ЭВМ небольшой мощности.
При групповом режиме эксплуатации на базе одной ЭВМ реализуется несколько рабочих мест, объединенных по принципу административной или функциональной общности. В этом случае требуются уже более мощные ЭВМ и достаточно сложное программное обеспечение. Групповой режим эксплуатации обычно используется для организации распределенной обработки данных в пределах отдельного подразделения или организации для обслуживания стабильных групп специалистов и руководителей.
Сетевой режим эксплуатации АРМ объединяет достоинства первого и второго. В этом случае каждое АРМ строится на базе одной ЭВМ, но в то же время имеется возможность использовать некоторые общие ресурсы вычислительной сети.
Секретарская деятельность по своей сути является сложной и многофункциональной. Она выполняет ключевую в организации документооборота.
Так как потоки документов ПИК «Идел-Пресс» огромны, необходимо создание автоматизированной системы (АС) делопроизводства. АРМ “Секретаря” - это составная часть делопроизводства общества и поэтому для ее полного функционирования необходимо создание ЛВС, которая позволила бы автоматизировать все подразделения обследуемой организации.
При создании АРМ «Секретаря» необходимо опираться на основные принципы: системность, гибкость, устойчивость, эффективность.
Автоматизация системы секретариата позволит сократить время обработки документов, организовать оперативный поиск, хранение документов и избежать ошибок в процессе движения документов.
Процесс проектирования БД представляет собой последовательность переходов от неформального словесного описания информационной структуры предметной области к формализованному описанию объектов предметной области в терминах некоторой модели. В общем случае можно выделить следующие этапы проектирования:
1. Системный анализ и словесное описание информационных объектов предметной области;
2. Проектирование инфологической модели предметной области – частично формализованное описание объектов предметной области в терминах некоторой семантической модели;
3. Выбор СУБД.
4. Даталогическое или логическое проектирование БД, то есть описание БД в терминах принятой даталогической модели данных;
5. Физическое проектирование БД, то есть выбор эффективного размещения БД на внешних носителях для обеспечения наиболее эффективной работы приложения.
Далее будет подробно рассмотрена организация логической модели данных.
Логическая модель данных
Логическая организация БД - это представление пользователя о той предметной области, информация о которой должна храниться в БД. Результатом логического проектирования является концептуальная (внешняя, информационно-логическая) схема базы данных - логическая модель предметной области. Такая модель отражает три вида информации:
сведения об объектах предметной области, их свойствах и отношениях между объектами.
Такая модель не зависит от физической среды - типа ЭВМ, операционной системы и СУБД, т.е. абстрагируется от смыслового содержания данных, отражая формы представления информации и связи между данными.
В настоящее время известны три логические модели:
1. иерархическая;
2. сетевая;
3. реляционная.
Реляционные модели нашли наиболее широкое применение на персональных компьютерах.
Реляционная модель данных (РМД) строится на использовании табличных методов и средств представления данных и манипулирования ими. В РМД информация о предметной области отображается таблицей - отношением. Строка таблицы называется кортежем, столбец - атрибутом. Каждый атрибут может принимать некоторое подмножество значений из определённой области - домена. Домен, таким образом, является областью определения одного или нескольких атрибутов. Отношениям, атрибутам и доменам присваиваются имена.
Важным понятием в теории реляционных БД является нормализация, принципы которой можно сформулировать в виде следующих правил, используемых при разработке структуры БД:
1. В каждом поле таблицы должен находиться уникальный вид информации, т.е. в одной и той же таблице не должно находиться повторяющегося поля.
2. В каждой таблице должен быть первичный ключ или уникальный идентификатор, который однозначно определяет данную запись среди множества записей таблицы.
3. Каждому значению первичного ключа должна соответствовать исчерпывающая информация об объекте таблицы.
4. Изменение значения любого поля таблицы, не входящего в состав первичного ключа, не должно влиять на информацию в других полях.
Структура реляционной БД всегда разрабатывается таким образом, чтобы каждая таблица, которая в ней находится, не содержала избыточной информации. Например, в БД АРМ “Секретаря” необходимо хранить данные о входящей, исходящей и внутренней документации обследуемой организации. Как следствие, нужно хранить характеристики документа. Если для этих целей будет использоваться одна таблица, то станет очевидным нерациональное использование памяти компьютера. Поэтому информацию необходимо разбить на несколько таблиц, которые будут между собой взаимосвязаны.
При создании БД АРМ “Секретаря» необходимо создать следующие таблицы:
§ Атрибуты входящих документов
§ Атрибуты исходящих документов
§ Индексы структурных подразделений
§ Название документов
§ Резолюция
§ Сроки исполнения исходящих документов
§ Справочник по видам документов
Перед тем, как создавать таблицы, необходимо определить их структуру: набор полей и их формат. Чтобы описать очередное поле в структуре таблицы, необходимо вначале указать название поля и после этого определить тип данных, которые будут в нем храниться. Кроме этого, можно также описать назначение информации, которая будет вводиться в это поле.
Для любой таблицы в реляционной БД должен быть задан так называемый первичный ключ, который позволяет однозначно определить ту или иную запись в таблице. Он необходим для уникальности имеющихся в таблице записей.
Логическая модель БД АРМ «Секретаря».
Атрибут
Тип
Размер
Примечание
Ключевые поля
Атрибуты входящих документов
Регистрационный номер
Числовой
8 байт
Источник
Текстовый
До 255 байт
Ответственный исполнитель
Контрольный срок исполнения
Дата/время
Контролирующее лицо
Дата документа
Код документа
Поле со списком
Аннотация
Поле МЕМО
До 65535 байт
Контрольный срок ответа
Атрибуты исходящих документов
Вид документа
Адресат
Дата отправки
Название документа
Счетчик
4 байт
Уникальный первичный ключ
текстовый
Исходный номер документа
Резолюция
Дата резолюции
Автор резолюции
Исполнитель
Дата исполнения
Дата продления исполнения
Основание продления
числовой
Сроки исполнения входящей корреспонденции
Дата поступления
Действие
Логический
1 бит
Сроки исполнения исходящей корреспонденции
Справочник видов документов
Индексы структурных подразделений
Индекс подразделения
Название подразделения
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17