д) основы общей социальной психологии и этики делового общения;
е) секретарь-референт должен быть в курсе событий, происходящих в организации (подразделении).
Инициативность. Секретарь-референт должен проявлять самостоятельность и инициативу в решении вопросов своей компетенции, не дожидаясь указаний руководителя. Однако, принимая то или иное решение, он должен быть уверен, что принятое решение пойдет на пользу делу, поддержит имидж организации.
Преданность профессии. Любовь к избранной профессии, понимание ее важности, стремление к постоянному совершенствованию своего мастерства - необходимое условие, чтобы стать не просто квалифицированным исполнителем, а действительно быть первым помощником руководителя.
Кроме перечисленных важнейших деловых качеств, секретарю-референту необходимо воспитывать в себе ряд личных качеств. Выделим наиболее существенные из них.
Трудолюбие. Приучать себя выполнять нужную для дела работу своевременно, качественно. Трудолюбие - необходимое качество секретаря-референта, стенографистки, машинистки, как и любого другого работника организации.
Добросовестность. Секретарь-референт должен обязательно, качественно и своевременно выполнить работу, которую обещал выполнить: подготовить документ, выяснить какой-либо вопрос, навести справку. Специфика труда секретаря-референта требует от него готовности оказать помощь другим, особенно в сложных, напряженных ситуациях. Нужно уметь быстро переключаться с одного вида работы на другой, правильно рассчитывать время, в частности, в период больших нагрузок в дни приема посетителей, подготовки совещаний и т.п.
У секретаря-референта должна быть уверенность, что он сделал все, от него зависящее. Не следует перекладывать на других сотрудников свои обязанности с тем, чтобы избежать ответственности за невыполненную или некачественно выполненную работу.
Аккуратность. Небрежность в работе с документами, в одежде, в организации рабочего места создает неблагоприятное впечатление о любом работнике, даже если он и обладает необходимыми деловыми и личными качествами. Следует помнить, что секретарь-референт «лицо фирмы», а «лицом» самого секретаря является качество выполняемой им работы, культура рабочего места, внешний вид.
Доброжелательность. В деловом общении секретарь-референт всегда должен быть готов оказать максимальное содействие сотрудникам, посетителям, пойти в случае необходимости на некоторые личные неудобства ради дела. Любой человек, обратившийся к секретарю-референту, должен быть уверен, что все возможное будет сделано, а отрицательный результат может быть вызван только объективными причинами.
По роду своей работы секретарь располагает значительным объемом информации и достаточно большими полномочиями, так как он фактически является первым помощником руководителя и может в определенных ситуациях действовать от его имени. Отсутствие доброжелательности, нескромность секретаря могут привести к нетактичному поведению с его стороны, чванству, заносчивости.
В разговоре необходимо употреблять только вежливые формы, не допускать фамильярности, обращения на «ты» т.д. Если секретарь знает или предполагает, то подлежащая сообщению информация является для собеседника негативной, то он должен постараться изложить ее как можно более деликатно, тактично.
Среди других личных качеств, которые нужны хорошему секретарю, можно отметить такие, как умение быстро вникать в суть дела; общительный характер, который помогает наладить правильные взаимоотношения с посетителями и сотрудниками, даже некоторый артистизм и чувство юмора.
Многие руководители, рассматривая кандидатуру на должность секретаря, обращают внимание на такие стороны, как семейная устроенность, состояние здоровья, моральная устойчивость.
Интересы. Секретарь должен стремиться к пополнению общих знаний, читать книги и периодику, проявлять живой интерес к новой информации, быть в курсе достижений в области деятельности своего руководителя и организации в целом.
Перечисленные деловые и личные качества, необходимые секретарю, не даются человеку в готовом виде. Нужны повседневный труд над собой, настойчивая и ответственная подготовка к работе в этой престижной должности.
Среди других личных качеств, которые нужны современному секретарю можно отметить и такие, как умение быстро вникать в суть событий или явлений: общительный характер и контактность, разумная осторожность в принятии решений, артистизм – качество, которое поможет секретарю преодолеть личные эмоции ради дела, провести на хорошем уровне прием посетителей и т.п. чувство юмора: способность к самостоятельному обучению, расширению кругозора.
Кроме того, следует отметить, что секретарь должен следить за своим внешним видом, соблюдать порядок на своем рабочем месте, уметь пользоваться оргтехникой и соблюдать требования делового этикета.
Успех управленческой деятельности в значительной степени зависит от того, насколько быстро и качественно происходит обработка всей необходимой документации, движение которой осуществляется по определенным маршрутам от места составления или поступления в организацию до отправки заинтересованным организациям или сдачи на хранение в архив. Это движение документов называется документооборотом. Он должен быть организован таким образом, чтобы не было задержек и скоплений документов на рабочих местах. С этой целью в организациях необходимо разрабатывать маршруты прохождения документов и устанавливать конкретные сроки их нахождения у каждого исполнителя, осуществлять контроль за их прохождением по всем рабочим местам.
Правильная организация работы с документами зависит от того, насколько четко разделены функции и обязанности между работниками предприятия. Точное знание своих обязанностей повышает ответственность каждого работника и исключает дублирование операций при работе с документами.
В обязанности секретаря в плане работы с документами входит:
а) учет, регистрация, рассмотрение и подготовка поступающей корреспонденции для доклада руководству;
б) оформление (в том числе печатание) и рассылка распределительных документов, писем, телеграмм, телефонограмм, факсов, и т.п.;
в) подготовка по указанию руководителя и согласование со структурными подразделениями проектов отдельных приказов, справок, писем, командировочных удостоверений и других документов;
г) оформление протоколов рассылок выписок из них;
д) анализ справок и докладов структурных подразделений с заключениями и предложениями по ним;
е) подготовка и своевременная рассылка материалов к заседаниям, совещаниям, конференциям, семинарам;
ё) прием и регистрация заявлений, предложений и жалоб от граждан;
ж) организация приемов посетителей;
з) прием, регистрация, хранение, учет, доставка по подразделениям и рассылка поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, подготовка дел к сдаче на государственное хранение и во внутренний архив организации и т.п.
В документационном обеспечении управления (ДОУ) можно выделить три группы документов:
а) внутренние (созданные в организации и не выходящие за ее пределы) – распорядительная, справочно-информационная документация;
б) входящие (поступающие в организацию). Сюда относятся документы вышестоящих органов управления (постановления, решения, приказы, указания, инструктивно-методические письма), документы других организаций (письма, решения, акты), обращения граждан и т.д.;
в) исходящие (отправляемые в другие организации) - письма, планово-отчетная документация.
В технологической цепочке обработки и движения документов выделяются этапы:
- прием и первичная обработка поступающих в организацию документов;
- предварительное рассмотрение и распределение документов;
- регистрация;
-контроль за исполнением;
-информационно-справочная работа;
- исполнение документов, их составление, согласование, оформление;
- отправка.
Каждый из этапов может быть выполнен как в традиционной, так и автоматизированной технологии.
Секретарь как работник, занимающийся документационным обеспечением управленческого аппарата, должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложения). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующей сопроводительной запиской, где объясняется причина возврата.
Конверты от поступающих документов оставляют в том случае, кода по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой “лично” и в адрес общественных организаций.
Предварительное рассмотрение документов проводится секратрем с целью распределения поступивших документов на:
а) направляемые на рассмотрение руководителю предприятия;
б) направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.
Без рассмотрения руководителем передаются по назначению документы, содержащие текущую оперативную информацию или адресованные в конкретные подразделения. Это позволяет освободить руководителя предприятия от рассмотрения мелких текущих вопросов, решение по которым могут принимать ответственные исполнители.
На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю предприятия и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности предприятия.
Обработка и передача документов исполнителям осуществляется в день их поступления в службу документооборота. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров.
На данном этапе документы проходят первую экспертизу ценности. Предварительное рассмотрение документов занимает большую часть рабочего времени секретаря, но автоматизировать эту работу нельзя, т. к. только человек может определить степень важности документа, наметить возможного исполнителя. Можно рационализировать эту работу, повышая уровень профессионализма секретаря.
Как видим, информационно-документационное обеспечение- главная составляющая секретарской деятельности.
Профессия секретаря требует от человека, избравшего ее, высокой подготовленности, целого комплекса личных и деловых качеств, обусловленных спецификой секретарского труда. На первый взгляд, человеку несведущему может показаться, что в работе секретаря все просто и никаких особых знаний не требуется.
Однако это далеко не так. Профессия секретаря относится к обслуживающим. Задача секретаря заключается в том, чтобы освободить руководителя от выполнения не творческих, вспомогательно-технических операций. В его обязанности входит не Толька работа по документационному обслуживанию, но и работа по организации приема посетителей, подготовке
заседаний и совещаний, по телефонному обслуживанию и т.п. Очень важным фактором в работе секретаря является хороший деловой контакт с руководителем, умение выполнять работу в стиле руководителя.
К операциям по бездокументному обслуживанию относятся такие, как выполнение технических функций по обеспечению работы руководителя, подготовка заседаний и совещаний, организация приема посетителей, телефонное обслуживание, подготовка командировок, планирование своей работы. По подсчетам специалистов, на работы по бездокументному обслуживанию секретарь затрачивает 55-60% рабочего времени. Следует учитывать то, что обязанности секретарей руководителей различных уровней управления отличаются как по содержанию, так и по объему. Нередко секретари руководителей крупных учреждений, организаций и предприятий имеют в своем подчинении сотрудников, выполняющих машинописные работы (машинистка) и работу с документами (делопроизводитель). Секретарем выполняется в большей степени функции бездокументного обслуживания прием посетителей, работа с телефоном и т.д. Секретарь руководителя структурного подразделения, как правило, выполняет помимо своих основных обязанностей значительный объем машинописных работ, ведет табель учета рабочего времени сотрудников своего подразделения.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17
