Анализ выполнения должностных обязанностей осуществляется по следующим формулам.

Квдо – коэффициент выполнения должностных обязанностей.

Квдо = Qф / Qз   ,   где

Qф – объем фактически выполненных заданий; Qз – объем запланированных заданий.

Квдо =  61 / 74 = 0,82

Кор – коэффициент оперативности работы:

Кор = Qс / Qф,   где

Qс – число работ выполненных в срок; Qф – число работ выполненных фактически.

Кор = 59 / 61 = 0,97

Кк – коэффициент качества выполненных должностных обязанностей:

Кк = 1 – Р/Qф  , где

Р – число жалоб, неверных работ и т.п.

Кк = 1 – 2 / 61 = 1 – 0,03 = 0,97

Ктд – коэффициент общей трудовой дисциплинированности:

Ктд = Ö Квдо + Кор + Кк    ,

Ктд = Ö  0,82 + 0,97 + 0,97 = 1,66

Анализируя вышеизложенные коэффициенты можно утверждать, что начальник отдела кадров успешно справляется со своей деятельностью, работает оперативно и качественно.

2.8.Схема функциональных взаимосвязей подразделения

Таблица 2.11

Схема функциональных взаимосвязей подразделения

Данная схема отражает горизонтальные взаимосвязи функциональных подразделений аппарата управления.

О – отвечает за выполнение данной функции, подготавливает и оформляет окончательный документ

П - представляет  исходные данные, информацию, необходимые для выполнения данной функции

У – участвует в выполнении данной функции

С -  согласовывает подготовленный документ или отдельные вопросы в процессе выполнения функций

Р – принимает решение, утверждает, подписывает документ.

2.9.Информационная система структурного подразделения

Таблица 2.12

 Рис. 2.10 Схема документооборота и информационных потоков

В итоге, согласно, проведенному анализу повторяющихся и дублирующих  документов  в подразделении нет.

 Анализ схемы документооборота позволяет сделать вывод о том, что информационный поток между ОК и отделами  излишен. Поскольку вся информация проходит через зам. Ген. Директора по  общим вопросам и поступает в отделы.

Определим уровень делопроизводства в ОК по формуле.

Код – ( К1 + К2 + К3) / 3

Исходные данные:

К1 = Д1 / Д2  - уровень оперативности работы с документами и другими источниками информации,  где

Д1 – количество входящих документов и других источников информации, своевременно и правильно переданных для исполнения;

Д2 – общее количество входящих документов и других источников информации.

К2 = Д3 / Д4 – уровень оперативности размножения документов,  где

Д3 – количество документов и других источников информации,  своевременно размноженных;

Д4  - общее количество документов и других источников информации, представленных для размножения.

К3 = Д5 / Д6 – уровень оперативности работы с письмами,  где

Д5  - количество писем, своевременно дошедших до адресата;

Д6 – общее количество отправленных писем.

К1 = 112 / 119 = 0,94

К2  =  59 / 67 = 0,88

К3 = 71 / 74 = 0,96

Итак, уровень делопроизводства в отделе кадров достаточно высок, работы с документами протекают оперативно, письма своевременно доходят до адресатов и т.д.

В подтверждение вышеуказанного вывода, находим:

Код = (0,94 + 0,88 + 0,96)    =   0,92

3

Отметим, что идеальным является Код = 1.

2.10  Регламент управления

  ПОЛОЖЕНИЕ                                                               УТВЕРЖДАЮ:

_________________

Об организации                                                                    Ген. директор  

 Кадровой службы                                    «___»   _________200__г.

Общие положения

За организацию кадровой службы на предприятии отвечает генеральный директор. В соответствии с Законом РФ «О предприятиях и предпринимательской деятельности» директор назначает начальника отдела кадров, который подчиняется непосредственно ему.

Директор контролирует выполнение требований начальника отдела кадров по предоставлению всеми подразделениями, имеющими отношение к политике кадров, документов и сведений, оформленных надлежащим образом.

В целях эффективного использования кадрового потенциала организуется кадровая служба в виде самостоятельного структурного подразделения, именуемого отделом кадров.

В своей повседневной деятельности, кадровая служба руководствуется законами, указами, положениями, инструкциями и рекомендациями высших органов государственной власти РФ, а также решениями местных органов власти по вопросам кадров и внутренними распоряжениями руководителя предприятия.

Кадровая служба состоит из 3 человек.

Начальник отдела- Отвечает за планирование, организацию и ведение кадровой политики и контроля за ней на предприятии

Ведущий специалист – Отвечает за планирование и разработка мероприятий по кадровой политике организации

Ведущий специалист – отвечает за проведение и обработка результатов, проведенных мероприятий по кадровой политике предприятия

Квалификационный состав и должностные инструкции, разработанные в организации, могут меняться с учетом изменения организационно-производственных условий и внедрения средств оргтехники и компьютерной технологии.

Функции кадровой службы выражаются через должностные инструкции работников.

Создание, реорганизация и ликвидация кадровой службы оговариваются на общем собрании акционеров предприятия и осуществляются, в соответствии с определенным в инструкции порядком.

2. Функции и задачи отдела кадров

2.1 Определение потребности в персонале:

2.1.1 Планирование качественной потребности в персонале.

2.1.2 Выбор методов расчета количественной потребности в персонале.

2.1.3 Планирование количественной потребности в персонале.

2.2 Обеспечение персоналом:

2.2.1 Получение и анализ маркетинговой информации.

2.2.2 Отбор персонала, его деловая оценка.

Развитие персонала:

Планирование и реализация карьеры и служебных перемещений.

Организация и проведение обучения.

Использование персонала:

Определение содержания и результатов труда на рабочих местах.

Производственная социализация.

Адаптация персонала к трудовой деятельности.

Высвобождение персонала.

Правовое и информационное обеспечение:

Правовое регулирование трудовых взаимоотношений.

Учет и статистика персонала.

Разработка кадровой политики.

3.Права кадровой службы

3.1 Работники отдела кадров вправе требовать от сотрудников предприятия предоставления документов, удостоверяющих личность, а также сведения о составе семьи, образовании и трудовом стаже.

3.2 Сотрудники отдела кадров вправе проводить опросы, анкетирование и т.п., с целью получения информации о персонале.

3.3 работники отдела кадров, с согласия генерального директора, вправе проводить мероприятия, направленные на развитие и эффективное использование персонала организации.

4.Ответственность

4.1 Кадровая служба организации несет ответственность за сохранность, сданных работниками документов.

4.2 Отдел кадров несет полную ответственность за сохранность доверенной работниками информации.

4.3 Все работники отдела кадров несут дифференцированную ответственность, в соответствии со своими должностными инструкциями.

5.Поощрения

5.1 По результатам деятельности предприятия между работниками подразделений распределяются денежные средства в виде премиальных выплат, в соответствии с «Положением о премировании» сотрудников фирмы.

Должностная инструкция                                               Утверждаю:

__________________

Начальника  отдела                                                                 Ген. Директор

Кадров                                                                «___»________200__г.

1.Основные положения

Начальник отдела кадров:

-назначается и освобождается от занимаемой должности приказом генерального директора предприятия;

-административно подчиняется непосредственно генеральному директору;

-в практической деятельности руководствуется Гражданским кодексом РФ, уставом предприятия, квалификационным справочником должностей и т.п.;

Начальник отдела кадров должен находиться на рабочем месте в часы, предусмотренные распорядком рабочего дня на предприятии.

В задачи начальника отдела кадров входит планирование и контроль за реализацией кадровой политики предприятия.

Количество дней очередного отпуска начальника отдела кадров, составляет 24 календарных дня.

Оплата труда начальника отдела кадров, осуществляется согласно штатного расписания.

2.Должностные обязанности

2.1 Начальник отдела кадров, осуществляя координацию деятельности кадровой службы, обязан обеспечить:

-использование современных средств автоматизации учетно-вычислительных работ, прогрессивных форм и методов кадровой политики;

-учет движения персонала в организации;

-контроль за проведением мероприятий, составляющих кадровую политику организации;

-необходимую помощь другим службам в использовании данных о движении персонала на предприятии;

-достоверную информацию по кадровым вопросам;

-сохранность документов  сотрудников предприятия и всей информации о них.

2.2 Начальник отдела кадров обязан:

-присутствовать на совещаниях у генерального директора по кадровым вопросам;

-активно участвовать в подготовке мероприятий кадровой политики;

-быть честным и добросовестным сотрудником предприятия.

3.Права:

3.1 Начальник отдела кадров вправе устанавливать служебные обязанности для подчиненных ему работников, с тем чтобы каждый работник знал круг своих полномочий и нес ответственность за их выполнение.

3.2 Требования начальника отдела кадров, в части порядка представления необходимых документов, являются обязательными для всех служб предприятия.

3.3 Назначения, увольнения и перемещения персонала предприятия, производятся по согласованию с начальником отдела кадров.

4.Ответственность:

4.1 Начальник отдела кадров несет ответственность в случаях:

-потери документов, предоставленных сотрудниками предприятия;

-составления недостоверной отчетности по вине отдела кадров;

-разглашения конфиденциальной информации;

-неправильного ведения делопроизводства;

-других нарушений инструкции, нормативных актов, невыполнения своих обязанностей, предусмотренных настоящей Инструкцией.

5.Основные взаимосвязи

5.1 Получает от начальников производственного и финансового подразделений организации информацию о движении персонала и реакции на мероприятия, проводимые отделом кадров.

5.2 Предает производственному и финансовому подразделению информацию, касающуюся кадровых вопросов.

5.3 Получает от генерального директора приказы и распоряжения по кадровым вопросам.

6.Дополнения и изменения

6.1 В соответствии с учетом  меняющихся организационно-производственных условий и внедрения средств оргтехники и компьютерной технологии, функции отдельных работников и их квалификационный состав, в том числе и начальника отдела кадров, могут меняться, с целью приспособления к текущим условиям.

7.Квалификационные требования

7.1 На должность начальника отдела кадров может претендовать лицо, с высшим образованием в области менеджмента,  и стажем работы в данной сфере не менее 5 лет.

 2.11Оценка уровня организации системы управления структурным подразделением

Кфу = 0,6

Кру = 0,5

Кфа = 0,85

Кср = 0,9

Код = 0,92

Косу = 0,6 + 0,5 + 0,85 + 0,9 + 0,92      =   0,75

5

Согласно полученному коэффициенту, характеризующему эффективность управления структурным подразделением в целом, следует отметить, что уровень общего выполнения всех функций управления осуществляется  на 75%. Наименьшие коэффициенты наблюдаются у функций ритмичности управления и дублирования функций управления. В связи с чем, начальнику подразделения предлагается разработать для каждого сотрудника отдела должностную инструкция, где будут жестко регламентированы исполняемые им функции, а также пересмотреть Положение об отделе, с учетом составленных должностных инструкций.

Библиографический список

1.                 Вейл П. Искусство менеджмента. – М.: Новости, 1997

2.                 Веснин В.Р. Менеджмент для всех. – М.: Юрист, 1994.

3.                 Вудвкок М., Френсис Д. Раскрепощенный менеджер. – М.: Дело,1991

4.                 Гаузнер Н. Иванов С. Инновации в управлении. –М.: Дело, 1995.

5.                 Грачев М.В. Управление ресурсами. – М.: Наука, 1990

6.                 Герчикова В.П. Управление персоналом и эффективность предприятий – М.: Наука, 1998

7.                 Драккер П.Ф. Управление нацелено на результат. М.: Дело, 1995

8.                 Задоркин В.И., Пилипенко И.И. Организация труда руководителей. – М.: МЭГУ, 1994

9.                 Ивановская Л.В. Обеспечение системы управления на предприятии .- М: ГАУ, 1995

10.            Кибанов А.Я., Захаров Д.К. Организация управления персоналом на предприятии. – М.:ГАУ, 1994

11.            Красовский Ю.Д. Руководство трудовым коллективом – М.: Наука, 1992

12.            Кричевский Р.Л.  Если вы – руководитель…- М.: Дело, 1998

13.            Ладанов И.Д. Практический менеджмент – 1,2 часть- М.: Ника, 1992

14.            Менеджмент организации/ Под ред. Румянцевой З.П. – М.: Инфра, 1995

15.            Мескон М.Х. и др. Основы менеджмента. -  М.: Дело, 1992

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6