12. Музыка.
Музыка должна соответствовать цели мероприятия и гармонировать с его настроем. Для празднования 8 Марта вряд ли подойдет уголовный шансон, а для юбилея управляющего крупной компанией - тяжелый рок или хип-хоп.
У входа гостей должен встречать представитель компании с атрибутами почетной должности - галстуком корпоративной расцветки, значком или эмблемой с логотипом компании на лацкане пиджака.
При выборе места проведения праздника рекомендуется заручиться письменным подтверждением (за подписью директора заведения) вашего права на обслуживание в определенный день. Иначе возможны накладки: нередки случаи, когда устная договоренность с администратором по тем или иным причинам аннулируется буквально накануне мероприятия. Арендуемую площадку необходимо осмотреть самостоятельно, даже если ее рекомендовал лучший знакомый. Обратите внимание на форму зала (должен быть хороший обзор для всех гостей), наличие сцены, места для музыкантов и аппаратуры. Поинтересуйтесь у администратора, гарантирует ли он именно такое оформление помещения в день проведения праздника, чтобы быть уверенным: ковровые дорожки не исчезнут, гардероб будет работать, столы окажутся нужной формы и пр.
Настоятельно не рекомендуется проводить торжество в помещениях компании, даже если у вас есть просторный офис или конференц-зал (столовая). Экономя на аренде помещения, вы экономите на самом духе праздника. Кроме того, организация вечеринки «в родных стенах», как правило, не обходится без привлечения (скажем прямо - эксплуатации) сотрудников, что тоже мало способствует настрою на отдых. О каком праздничном настроении, предположим, к 8 Марта, может идти речь, если сотрудницы после полного рабочего дня вынуждены идти в магазин за покупками к фуршету, а потом целый час делать бутерброды в столовой? Вряд ли они будут благодарны руководителю, «отстегнувшему» деньги на такой, с позволения сказать, «банкет».
На рабочем месте корпоративную вечеринку целесообразно организовывать лишь в случае, когда компания отмечает, например, дни рождения всех сотрудников за месяц. Но и тогда не стоит забывать об атрибутах праздника - украшении помещения, заказе фуршета в столовой или ресторане с доставкой в офис.
Определение ответственных за организацию торжества. В зависимости от количества приглашенных это может быть один сотрудник компании или группа людей, наделенных специальными полномочиями. Если таких распорядителей несколько, необходимо назначить главного ответственного за мероприятие, а зоны ответственности - четко распределить.
Подспорьем для эйчара станет обращение к услугам ивент-агентства - компании, специализирующейся именно на организации торжеств, гарантирующей «настоящий» праздник. Однако стоимость таких услуг не всегда может устроить компанию.
Организация праздника собственными силами, безусловно, имеет очень большой «плюс»: идея торжества, воплощенная самими сотрудниками, крепче сплачивает коллектив, воспринимается как результат совместной деятельности. Кроме того, инвентарь, приобретенный компанией для первого праздника, остается в ее собственности и может быть использован в дальнейшем. Если мероприятие в целом удалось и запомнилось положительными эмоциями, можно провести «работу над ошибками» (от них любители не застрахованы) и в следующий раз постараться их избежать. Если же корпоративный праздник планируется как публичный, с приглашением почетных гостей, рисковать и организовывать его лишь собственными силами не рекомендуется.
13. Меню.
В среднем на человека требуется около 1 кг пищи и 700 г спиртных напитков. В меню должны преобладать мясные и рыбные блюда, одно горячее (можно на выбор), овощи. Спиртные напитки - шампанское, вино, водка/коньяк/виски. Классическое соотношение: 1/4/2 (100 г шампанского, 400 г вина и 200 г крепких спиртных напитков на человека). Вино, как правило, предпочтительнее сухое. Безалкогольных напитков и воды нужно не менее 1,5 л на гостя. Десерт не обязателен (либо может быть минимальным: фрукты и/или торт из расчета 100 г на человека).
Администрация многих ресторанов разрешает привозить на корпоративные праздники спиртное, таким образом можно уменьшить затраты. В этом случае напитки необходимо доставить заранее, чтобы персонал ресторана подобрал посуду и закуски.
Затраты на банкет не должны составлять менее 40–50 долл. на человека, иначе люди уйдут голодными. Если же компания планирует легкий фуршет (например, во время презентации нового структурного подразделения или продукта/услуги, организации спортивного мероприятия или концерта/спектакля), соотношение меню/прочие расходы на праздник может быть в пропорции 30/70. Меню для фуршета - это легкие закуски, «одноразовые» порции (бутерброды-канапе); спиртного потребуется вдвое меньше, чем для классического банкета, однако желательно предложить более разнообразный десерт или более изысканный торт.
Если корпоративный праздник организован на природе, не допускается использовать скоропортящиеся продукты. При транспортировке продовольствия необходимо соблюдать санитарные нормы. Кроме того, количество обслуживающего персонала должно быть, как минимум, вдвое больше, чем в ресторане. Мебель для банкета/фуршета на природе можно взять в аренду (либо купить и потом использовать для последующих праздников, если в компании есть возможность ее складировать). Существует даже надувная мебель для таких мероприятий. На природе допускается использование одноразовой посуды (исключение представляет банкет/фуршет с приглашением VIP-гостей). В любом случае, этот вопрос необходимо обговорить с персоналом ресторана, помогающим компании провести торжество.
14. Украшение места праздника.
Воздушные шары - наиболее удобны и красочны. Из них легко сделать тематические украшения, составить логотип компании. Привлекательно и нарядно смотрятся фигуры из четырех–пяти шаров или гирлянды (цепочки). Для праздника, на который приглашены 100 человек, в среднем понадобится 200–300 шариков. Надувают их самостоятельно или с помощью компрессора (его можно взять в аренду). Украшать помещение шарами рекомендуется не ранее чем за два часа до начала торжества. Советуем придерживаться корпоративных цветов; как вариант можно нанести на шары логотип компании. Шести – восьми человекам на украшение воздушными шарами помещения, где планируется разместить 100 человек, потребуется не менее часа.
В первую очередь, позаботьтесь об украшении входа к месту проведения праздника (именно здесь начинается торжественное мероприятие, это своего рода его визитная карточка); проходов, сцены (или трибуны, за которой пройдут выступления); места для конкурсов.
Помимо шариков можно использовать другие аксессуары: цветы и композиции из них (в том числе из сухих или искусственных), экзотические растения, подвесные панели с различными украшениями и рисунками, декоративные ширмы, стеклянные или ледяные скульптуры, фонтаны, световое оформление, мыльные пузыри - все зависит от размера бюджета и фантазии организаторов.
Не стоит забывать о том, что параллельно с украшением помещения идет другая подготовительная работа по организации праздника. Стоит обговорить время и очередность работ с организаторами, чтобы избежать излишней суеты в этот ответственный период.
15. Приглашения.
Элегантно оформленное приглашение - это и «визитка» корпоративного праздника, и своеобразное начало торжества; оно должно мотивировать принять участие. Если мероприятие проходит в VIP-формате, рассылка приглашений обязательна. Каких-либо строгих требований к их форме и содержанию нет, главное - четко указать день, время и место проведения события. Нередко в пригласительных открытках обозначается дресс-код, продолжительность мероприятия, количество приглашенных (с указанием VIP-персон), возможность присутствия на вечере супруга или близкого друга, краткое содержание праздника. Это помогает разгрузить организаторов от необходимости отвечать на стандартные вопросы.
Приглашения вручаются (рассылаются) не позже, чем за две недели до торжественной даты. Имя приглашенного необходимо вписывать в стандартный бланк от руки, это же требование относится и к подписи. Однако допускается факсимиле синими или фиолетовыми чернилами, имитирующее подпись пером «от руки».
Открытка может быть как стандартной формы, так и оригинальной, в зависимости от профиля компании и фантазии организаторов; тематической - например, открытка в виде автомобиля (если мероприятие устраивает автомобильная компания), бутылки (производитель спиртных напитков); снежинки (производитель холодильного оборудования) и т.д. или фантазийной - в виде музыкальной шкатулки, маленькой тубы со свитком, оригинальной символической монеты компании… Нужно проявить креативность, чтобы приглашение создавало праздничное настроение уже одним своим видом.
Если праздник проводится исключительно для коллектива компании, можно использовать пригласительные открытки для розыгрышей всевозможных призов. К примеру, на каждой из них указать одну из букв названия компании (или продукта/услуги). Группа сотрудников, которая первой соберет полное название компании (или продукта/ услуги), получает приз.
16. Подарки.
На корпоративной вечеринке, организованной в качестве альтернативы премии или годовому бонусу, уместно преподнести ценные подарки сотрудникам, показавшим высокие достижения в работе за этот период. В иных случаях можно ограничиться вручением символического сувенира каждому приглашенному (в начале торжества или после его окончания как памятный подарок). Сувениром может стать полезная и не очень дорогая вещь: кружка, подставка для ручек, футболка, коврик для мыши и др. Возможно нанесение на подарки логотипа компании, но важно проявить чувство меры (мы дарим человеку сувенир, а не логотип). Конечно, если подарок вручается с целью презентации новых продуктов/услуг, фирменный знак может быть более заметным.
Сотрудников нужно поощрять призами и в ходе конкурсов, игр, соревнований. В этом случае подойдут фотоальбомы, книги, аудио- и видеодиски, брелоки, кружки, ручки и другие полезные мелочи (допустимо - с логотипом компании).
Для командных продолжительных игр рекомендуется приготовить более дорогие презенты. Нанесение корпоративной символики на ценные подарки для VIP-гостей не приветствуется.
17. Сценарий.
Сюжетную линию корпоративного праздника необходимо тщательно продумать «от и до». Обязательные элементы - поздравления (спичи), «озвучивающие» идею торжественного собрания, а также игры и конкурсы, которыми нужно охватить как можно больше людей, включая и активных болельщиков. Сценическая и культмассовая часть праздника организуется так, чтобы все участники почувствовали себя не просто работниками одной компании, а и друзьями (приложение 1).
Как правило, открывает торжество небольшая, но емкая речь руководителя. После чего слово передается топ-менеджерам и VIP-гостям. Однако возможен и такой вариант, когда приветствия следуют не друг за другом, а прерываются концертными номерами или конкурсами. После торжественной части уместно провести награждение работников компании.
Привлекательной является целостная программа сценария, посвященного определенной теме (например, «Остров сокровищ», «Али-Баба и сорок разбойников, «Песня года», «Восточные игры», «Бал Снежной Королевы», «Танцы года» и пр. - см. приложение 2). В этом случае нужны стильные декорации, костюмы и действующие лица театрализованного представления (если это сотрудники вашей компании, их нужно поощрить - на празднике они будут работать, а не отдыхать).
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6
