3.2 Составление схемы баз данных
Выделенные объект и его атрибуты необходимо описать в терминах СУБД Access. В Access данным соответствует определённый тип:
· числовой;
· логический;
· текстовый;
· поле дата/время;
· денежный;
· поле MEMO и другие.
Приведём сортировку полей 11 таблиц по типу данных (табл. 3.2).
Таблица 3.2
Сортировка полей таблиц по типу данных
Текстовые поля
Числовые поля
Логические поля/поле дата/время
Таблица «Персоналии»
Таблица «Образование»
ФИО; месяц рождения; место рождения; национальность; семейное положение
Личный номер; личное дело №; год рождения; день рождения
Владеет ин. языками, языками народностей РФ; участвовал в боевых действиях; был в плену; имеет награды; имеет детей; дело находится в архиве
Образование; специальность по образованию; учебное заведение
Личное дело №; год окончания
нет
Таблица «Иностранные языки, языки народностей РФ»
Таблица «Боевые действия»
Владеет хорошо; владеет плохо
Личный номер
Когда; где; ранения и контузии
Личный номер; сколько времени находился
Таблица «Награды»
Таблица «Плен»
Наименование ордена, медали
Личное дело №
Дата награждения
При каких обстоятельствах; где?
Личный номер; сколько?
Таблицы «Семья», «Дети»
Таблица «Служба»
ФИО жены, мужа; адрес местожительства семьи; ФИО детей
Личный номер; год рождения жены, мужа; № дома; № квартиры; годы рождения детей
Должность с указанием органа, части; местонахождение; наименование органа, издавшего приказа
№ трудовой книжки; личный номер; № приказа
Дата вступления в должность; дата ухода; дата приказа
Таблица «Трудовая деятельность»
Таблица «Звание»
Наименование учреждения; адрес; должность
№ трудовой книжки
Дата поступления; дата ухода
Звание; кем издан приказ
Личный номер; номер приказа
Дата приказа
Поля таблиц также различаются по типу элемента управления: «поле», «список», «поле со списком». Для удобства работы с таблицами служебной карточки для некоторых полей целесообразно ввести список или поле со списком (табл. 3.3).
Таблица 3.3
Списки и поля со списком служебной карточки
Список
Поле со списком
Значения
Примечание
-
Звание
Младший лейтенант, лейтенант, старший лейтенант, капитан, майор, подполковник, полковник
Владеет иностранным языком хорошо/владеет плохо
Английский, немецкий, французский, китайский, бурятский
Список постоянно можно обновлять наиболее часто используемыми значениями
Образование
Высшее, н/высшее, общее, среднее специальное, н/среднее, военное, высшее с аспирантурой, школы и курсы МВД
Специальность по образованию
Педагог, менеджер, юрист, экономист, бухгалтер, инженер, медик, журналист
Месяц рождения
12 месяцев.
Национальность
Русский, бурят, украинец, азербайджанец, белорус
Семейное положение
Замужем, не замужем, женат, не женат, разведён, разведена
Построение всех 11 таблиц необходимо осуществлять в режиме Конструктора. В приложении 2 представлена схема данных служебной карточки формы № 2.
СУБД Access позволяет устанавливать связи между таблицами. После этого можно создавать запросы, формы и отчёты для одновременного отображения сведений из нескольких таблиц. Связь между таблицами устанавливает отношения между совпадающими значениями в ключевых полях, обычно между полями, имеющими одинаковые имена в обеих таблицах. В большинстве случаев с ключевым полем одной таблицы, являющимся уникальным идентификатором каждой записи, связывается внешний ключ другой таблицы. Например, для связывания таблицы «Персоналии» и таблицы «Награды», следует создать связь между полями «Личное дело №». Поле «Личное дело №» отображается в двух таблицах – как поле первичного ключа и как внешний ключ.
Существует три способа определения связываемых полей:
· Отношение «один-ко-многим» создаётся в том случае, когда только одно из полей является полем первичного ключа или уникального индекса (наиболее часто используемый тип отношений).
· Отношение «один-к-одному», когда оба связываемых поля являются ключевыми или имеют уникальные индексы.
· Отношение «многие-ко-многим» фактически является двумя отношениями «один-ко-многим» с третьей таблицей, первичный ключ которой состоит из полей внешнего ключа двух других таблиц.
В базе данных служебной карточки все связанные поля (кроме отношения таблиц «Семья» и «Персоналии») имеют тип отношения «один-ко-многим». Также для связанных полей в MS Access установлены следующие параметры: обеспечение целостности данных, каскадное обновление связанных полей и каскадное удаление связанных записей. В связанных полях базы данных «Служебная карточка» использованы все три параметра.
Интерфейс - это взаимодействие между системой и средой между двумя системами или двумя компонентами системы. MS Access имеет достаточно удобный интерфейс, справочную систему. Пользователям, освоившим работу с MS Word, Excel, не составит особого труда освоить и данный продукт.
Для того чтобы пользователям базы данных «Служебная карточка» было удобно вводить данные в таблицы необходимо создать форму (приложение 3). Для этого нужно создать формы всех 11 таблиц базы данных. Это делается очень просто с помощью Мастера. Затем в режиме Конструктора необходимо открыть форму «Персоналии» и с помощью элементов управления поместить туда две подчинённые формы «Звание» и «Служба», т.к. они наиболее часто используются. Для остальных форм необходимо создать кнопки с названиями таблиц. При нажатии на кнопку будет открываться определённая форма. Это достигается с помощью макросов (макрокоманда «открытие формы»), которые необходимо создать для 8 форм. С помощью кнопки будет открываться формы «Трудовая деятельность» и «Образование». Остальные будут открываться, если на соответствующем логическом элементе щелкнуть мышкой. Например, если на поле «Был в плену?» щелкнуть мышкой откроется соответствующая форма «Плен».
Приведённые в пункте 2.4. технические средства достаточны для комфортной работы с базой данных. Жёсткого диска, оперативной памяти для работы с БД вполне достаточно, принтер позволит распечатывать отчёты, необходимые выборки сведений, имеется CD RW, который позволит записывать архивные части БД на диск и переносить информацию с одного ПК на другой, источник бесперебойного питания позволит вовремя завершить работу с БД, не потеряв введённых сведений.
Затратив один раз время на создание базы данных, достигается значительная экономия времени в процессе дальнейшей работы. А именно: при ручном поиске карточки в среднем уходит 7 минут. Автоматизированная картотека не только позволит быстрее проводить поиск карточки, но и позволит одновременно искать несколько карточек, выдавать оперативно сводки данных по нескольким карточкам и т.п. На создание макета базы данных уйдёт приблизительно 1-1,5 часа. Количество служебных карточек в картотеке 5300, скорость заполнения автоматизированной картотеки 10-12 карточек/день. Так как количество рабочих дней инспектора хранилища 251 день, на заполнение БД уйдёт 1 год 8 месяцев. Начинать введение данных в ПК необходимо с карточек тех сотрудников ГУФСИН и его подразделений, личные дела которых находятся в архиве.
В MS Access предусмотрена защита от несанкционированного доступа к базе данных. Это система паролей и ограничений прав работы с БД. Так как вносить, изменять сведения БД, предоставлять справки, отчёты будет ответственный инспектор хранилища личных дел, то ему необходимо создать пароль, который будет знать он и старший инспектор хранилища (администратор БД). Администратор может установить режим «справочной системы» для заинтересованной группы пользователей, без риска изменения/удаления записей и т.п. Создание макета базы данных и техническое обслуживание планируется осуществить силами Центрального инженерно-технического отдела ГУФСИН.
3.3 Основные результаты предлагаемых мероприятий
В таблице 3.9 приведен анализ трудоемкости и периодичности выполнения отдельных процедур инспекторами хранилища личных дел, до и после внедрения проекта.
Таблица 3.9
Трудоёмкость и периодичность выполнения отдельных процедур
Процедура
Трудоемкость
Периодичность
До внедрения проекта, чел/часов
После внедрения проект, чел/часов
Поиск карточки формы № 2 в картотеке
0,12
0,05
Каждый день по 5 раз
Внесение изменений в карточку формы № 2 (подбор приказа, внесение сведений приказа в карточку)
1
0,4
Формирование сводной справки по нескольким служебным карточкам (5-6 штук)
3
0,20
Два раза в неделю
ИТОГО:
4,12
0,65
До внедрения проекта на работу со служебной карточкой инспекторы хранилища (при пятидневной рабочей неделе и 9 часовом рабочем дне) тратили 34 часов в неделю (76% недельного рабочего времени; 1768 часов в год). После внедрения проекта инспекторы будут тратить приблизительно 12 часов рабочего времени в неделю (624 часа/год), что приблизительно в три раза меньше затрачиваемого времени до внедрения проекта. Годовая экономия составит 1144 часа, при сменном фонде рабочего времени 2259 часов ((365-104-10)*9) и годовом фонде рабочего времени 1 инспектора Хранилища 1809 часов ((365-104-10-50)*9). Если до внедрения проекта на выполнение работы со служебной карточкой требовалось 5 (списочная численность) человек, то после внедрения проекта достаточно 3 человек.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Целью данной курсовой работы является совершенствование существующей информационной системы управления кадров и работы с личным составом ГУФСИН.
В работе были решены следующие задачи:
1. Проанализирована структура документооборота Управления кадров ГУФСИН по Иркутской области, программное и техническое обеспечение деятельности инспекторов управления кадров, выявлены существующие недостатки.
2. Предложен вариант построения автоматизированной БД на основе служебной карточки формы № 2, на основании которой в ГУФСИН формируется алфавитная картотека личного состава. В отсутствие личного дела позволяет получить основные биографические данные сотрудника, сведения о его службе в органах внутренних дел, Вооруженных Силах, работе в гражданских учреждениях, организациях, на предприятиях и т.п.
3. Приведено проектирование базы данных служебной карточки с использованием MS Access. Разработана структура базы данных, на основе которой можно создать определенное количество таблиц, в которых буде хранится информация по личному офицерскому и младшему начальствующему составу ГУФСИН.
4. Предложен вариант организации сети Управления кадров с выделенным сервером, а также проведен расчет затрат на программные и технические средства, необходимые для локальной сети.
5. Проведен расчет эффективности внедрения АИС.
Использование автоматизированной базы данных сотрудников ГУФСИН и его подразделений даст определённый управленческий эффект: повысится скорость предоставления отчётов, сведений об укомплектованности штата, качественном составе кадров и др.
Внедрение проекта позволит сократить численность инспекторов Хранилища на 2 человека. Срок окупаемости проекта автоматизированной информационной системы составит приблизительно 3 месяца.
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
1. Об информации, информатизации и защите информации: Федеральный закон от 20 февр. 1995 г. № 24-ФЗ (в ред. Федерального закона от 10.01.2003 № 15-ФЗ).
2. О Федеральной целевой программе «Электронная Россия (2002 - 2010 годы)»: Постановление Правительства РФ от 28 янв. 2002 г. № 65 (ред. от 26.07.2004, с изм. от 21.10.2004).
3. Вопросы Федеральной службы исполнения наказаний: Указ Президента от 13 окт. 2004 г. № 1314.
4. Автоматизация управления предприятием / В.В. Баронов и др. – М.: ИНФРА-М, 2000. – 239 с.
5. Автоматизированные информационные технологии в экономике: Учебник / Под ред. проф. Г.А. Титоренко. – М.: Компьютер, ЮНИТИ, 1998. – 400 с.
6. Архипова З.В., Пархомов В.А. Информационные технологии в экономике: Учеб. пособие. – Иркутск: Изд-во БГУЭП, 2003. – 184 с.
7. Бажин И.И. Информационные системы менеджмента. – М.: ГУ-ВШЭ, 2000. – 688 с.
8. Бахтаирова Е.А, Шестаков С.С. Автоматизированные информационные системы государственного и муниципального управления: Учеб. пособие. – Иркутск: Изд-во БГУЭП, 2004. – 152 с.
9. Братищенко В.В. Проектирование информационных систем: Учеб. пособие. – Иркутск: Изд-во БГУЭП, 2004. – 84 с.
10. Бройдо В.Л. Вычислительные системы, сети и телекоммуникации: Учебник для вузов. 2-е изд. – СПб: Питер, 2004. – 703 с.: ил.
11. Бурдуковская А.В., Ведерникова Т.И., Деревяшкина Н.М., Пешкова О.В. Компьютерные информационные технологии: Учеб. Пособие – Иркутск: Изд-во БГУЭП, 2002. С. 112-135.
12. Вишневский А. Windows Server 2003. Для профессионалов. – СПб: Питер, 2004. – 767 с.: ил.
Страницы: 1, 2, 3, 4, 5