Данные таблицы 2.3 показывают, что с помощью персонального компьютера оформляются в основном приказы, отчеты, графики отпусков и др. Но все еще имеются документы, оформляемые на бумаге: очень часто происходит внесение новых сведений в карточку № 2, оформленную на бумажном бланке с помощью ручки. Оформление карточки на ПК позволило бы инспекторам Хранилища личных дел оптимизировать свою работу.

Существенным ограничением введения автоматизированного документооборота является существующее законодательство, которое требует обязательного ведения документации (личных дел, приказов, отчётов и т.п.) в бумажном виде. Но использование автоматизированной БД карточек для справочно-поисковой работы, компьютерных форм документов не запрещается. Поэтому проектными предложениями являются:

 1) проектирование необходимой для работы базы данных сотрудников ГУФСИН (на основе данных служебной карточки формы №2) на компьютере;

2) организация локальной сети Управления кадров, с выделенным сервером;

3) покупка необходимых для работы факсов (табл. 2.6).

Таблица 2.6 Перечень проектных мероприятий

Таким образом, изменение существующей информационной технологии будет происходить по вышеуказанному перечню мероприятий.

РАЗДЕЛ 3. ПРОЕКТ РАЗВИТИЯ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ КАДРОВ ГУФСИН

3.1 Проектирование банка данных сотрудников ГУФСИН

Автоматизацию работы базы данных обеспечивает система управления базами данных (СУБД), которая манипулирует с конкретной моделью организации данных на носителе. При построении логической модели данных выбирается один из трех подходов моделирования: иерархический, сетевой, реляционный.

В данном проектировании ставится задача компьютерного учёта служебной карточки формы № 2, которая фактически представляет собой сокращённое личное дело сотрудников ГУФСИН и его подразделений. Объект исследуемой предметной области - сотрудник. Атрибутами данного объекта является набор его характеристик, указанных в строках служебной карточки (СК). Перечислим все имеющиеся атрибуты с указанием ограничений на значения при заполнении СК (табл. 3.1).

Таблица 3.1

Поля служебной карточки

Из трёх подходов моделирования выбирается реляционная модель. Данные о сотрудниках можно представить в виде таблицы, в которой каждому виду данных соответствует свой столбец, а каждому конкретному сотруднику – строка. Каждая строка этой таблицы (отношения) называется записью, а её отдельный элемент, отвечающий тому или иному столбцу, - полем. Если представить себе служебную карточку в виде таблицы, то можно обнаружить ряд недостатков:

Во-первых, некоторые поля являются достаточно сложными и включают в себя данные, которые можно (и нужно) разбить на более мелкие компоненты (это поля, в которые входят фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование и др.)

Во-вторых, для удобства работы с базой данных необходимо разделить исходную таблицу «Служебная карточка» на совокупность нескольких таблиц. Например, таблица «Персоналии», таблица «Образование», «Иностранные языки» и т.п.

Такие действия по представлению данных в теории и практике создания БД называется нормализацией.

Нормализация - это обратимый пошаговый процесс декомпозиции исходных таблиц в более простые, избавленные от нежелательных функциональных зависимостей, порождающих проблему контроля избыточности данных.

После исправления недостатков получаем следующую совокупность таблиц:

·                   Таблица 1 «Персоналии» - личный номер, личное дело №, фамилия, имя, отчество, год рождения, месяц рождения, день рождения, место рождения, национальность, семейное положение; логические поля – владеет иностранными языками, участвовал в боевых действиях, имеет награды, был в плену, имеет детей, дело находится в архиве.

·                   Таблица 2 «Образование» - личное дело №, образование, специальность по образованию, учебное заведение, год окончания.

·                   Таблица 3 «Иностранные языки, языки народностей РФ» - личный номер, владеет хорошо, владеет плохо.

·                   Таблица 4 «Боевые действия» - личный номер, когда, где, количество дней, ранения и контузии.

·                   Таблица 5 «Награды» - личное дело №, дата награждения, наименование ордена, медали.

·                   Таблица 6 «Плен» - личный номер, при каких обстоятельствах, где, сколько.

·                   Таблица 7 «Семья» - личный номер, ФИО жены, мужа, год рождения жены, мужа, адрес местожительства семьи, № дома, № квартиры.

·                   Таблица 8 «Дети» - личный номер, ФИО детей, годы рождения.

·                   Таблица 9 «Звание» - личный номер, звание, кем издан приказ, № приказа, дата приказа.

·                   Таблица 10 «Трудовая деятельность» - номер трудовой книжки, дата поступления, дата ухода, наименование учреждения, адрес, должность.

·                   Таблица 11 «Служба» - номер трудовой книжки, личный номер, дата вступления, дата ухода, должность, с указанием органа, части, местонахождение, наименование органа, издавшего приказ, № приказа, дата.

Поля «личный номер», «личное дело №», «номер трудовой книжки» повторяются не случайно, они являются ключевыми полями:

·                   Поле «личный номер» является первичным ключом в таблицах №1 и №7, вторичным ключом в таблицах №3, 4, 6, 8, 9, 11.

·                   Поле «личное дело №» первичный ключ в таблице №1, вторичный ключ в таблицах №2, 5.

·                   Поле «номер трудовой книжки» первичный ключ в таблице №11, вторичный в таблице №10.

Ключевое поле позволяет однозначно идентифицировать запись в базе данных.

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5